Đại dịch COVID-19 được dự đoán sẽ thay đổi căn bản cách thức hoạt động của nhiều doanh nghiệp trong tương lai gần. Khi chính phủ công bố dịch trên khắp cả nước và thực thi lệnh “giãn cách xã hội” thì làm việc online tại nhà chính là giải pháp duy nhất cho các doanh nghiệp tiếp tục hoạt động tại thời điểm hiện tại. Vậy làm thế nào để các nhà lãnh đạo công ty, các cấp quản lý và người lao động có thể thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi đột ngột này?
Dưới đây là lời khuyên từ những chuyên gia tư vấn chiến lược nhân sự hàng đầu giải đáp Top 7 câu hỏi thường gặp nhất khi doanh nghiệp triển khai làm việc online và quản lý doanh nghiệp trên các nền tảng số, từ đó mạnh mẽ phát triển vượt qua thời gian khủng hoảng này.
Các tổ chức đã chuẩn bị gì cho sự chuyển đổi đột ngột này?
Với tình hình dịch bệnh vẫn chưa có dấu hiệu giảm nhiệt như hiện nay thì quy mô và phạm vi các doanh nghiệp phải làm việc online từ xa là rất lớn. Có thể lên đến 5.000 hoặc 10.000 nhân viên được yêu cầu phải làm việc tại nhà, đây là điều chưa từng xảy ra. Vì vậy, hầu hết mọi doanh nghiệp đều không được thiết lập để chuẩn bị cho sự thay đổi đột ngột này.
Đọc thêm: Dịch bệnh do virus Corona: tác động nặng nề về kinh tế
Vậy các nhà lãnh đạo và các cấp quản lý phải làm gì để giúp nhân viên nhanh chóng thích ứng với biến cố này?
Lập tức trang bị cho nhân viên đủ công cụ để tiếp tục vận hành công việc một cách bình thường. Mọi người đều cần công cụ và quyền truy cập thông tin đầy đủ. Mốt số vấn đề nhà quản lý doanh nghiệp cần nhận ra ví dụ như:
- Liệu nhân viên đã có đủ máy tính xách tay?
- Nhân viên có thể truy cập vào hệ thống thông tin của doanh nghiệp khi làm việc từ xa không?
- Những lỗi kỹ thuật nào có thể xảy ra?
- Phần mềm trên máy tính của họ có đủ chức năng để hoàn thành công việc?
- Chất lượng và thời gian các cuộc họp online cần thay đổi gì trong thời gian khó khăn như thế nào?
- Còn những nhân viên không có máy tính xách tay hay thiết bị di động thì sao?
- Làm thế nào để bạn chắc chắn rằng họ có quyền truy cập vào các tài nguyên họ cần để làm việc?
Các nhà quản lý trực tiếp phải rất nhanh chóng đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có quyền truy cập đầy đủ, vì vậy không ai cảm thấy bị bỏ lại phía sau.
Đọc thêm: Top 5 điều doanh nghiệp nên làm tại mùa dịch COVID-19
Ba ưu tiên hàng đầu mà các nhà lãnh đạo phải làm ngay để thúc đẩy văn hoá doanh nghiệp từ xa?
Có hơn 10.000 cuốn sách trên thị trường dành riêng cho các cấp lãnh đạo hướng dẫn về cách quản lý nhân viên từ xa. Đây hẳn là một trong những điều khó khăn nhất với các nhà quản lý khi thời đại 4.0 lên ngôi. Các nhà lãnh đạo phải nhanh chóng cập nhật công nghệ và thích ứng nhanh chóng để không bị tụt hậu.
Đầu tiên, nhà quản lý phải chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm luôn cảm thấy gắn kết với công ty và nắm bắt được mọi thông tin cập nhật mới nhất về tình hình doanh nghiệp. Nhà quản lý phải làm tốt công tác truyền thông này, vì khi làm việc ở nhà, người lao động có xu hướng tâm lý cảm thấy bị bỏ lại, họ sẽ hoang mang tự hỏi những gì đang xảy ra với đồng nghiệp ở công ty, với khách hàng và mục tiêu chung của dự án và công ty. Các giao tiếp trao đổi công việc thường xuyên vô cùng quan trọng trong thời điểm này, nên nhà quản lý nên chú ý gửi email hay chia sẻ nhiều hơn với nhân viên.
Đọc thêm: Làm việc từ xa – Làm thế nào để thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp?
Những thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động của nhân viên như thế nào?
Nếu các nhà lãnh đạo làm tốt công tác truyền thông nội bộ và quản lý thì năng suất của doanh nghiệp chắc chắn sẽ không giảm sút, duy trì đều đặn, thậm trí còn được tăng cường vì không tốn thời gian di chuyển chậm chạp do tắc đường hay những công việc không tên gây xao nhãng tại văn phòng.
Tất nhiên, khi làm việc online ở nhà, nhân viên vẫn sẽ gặp phải những vấn đề cần giải quyết với bố mẹ, con cái nhưng thời gian này cũng phần nào gia tăng chất lượng cuộc sống nhân viên.
Tuy nhiên, một vấn đề lớn doanh nghiệp có thể sẽ gặp phải đó chính là khả năng giải quyết vấn đề có thể bị chậm trễ khi các nhân viên không thể trực tiếp gặp nhau để cùng đưa ra phương án ngay lập tức. Nhưng nhìn chung, năng suất của doanh nghiệp vẫn sẽ được duy trì ở mức độ bình thường.
Nếu chính sách cách ly xã hội đã diễn ra trong một thời gian, làm thế nào để bạn đo lường năng xuất nhân viên của mình?
Thời gian kết thúc cách ly xã hội là bao giờ thì chưa ai có thể khẳng định. Vậy nếu phải làm việc online trong một thời gian đủ dài thì nhà quản lý đánh giá năng suất của mỗi cá nhân trong công ty bằng cách nào?
Câu trả lời từ những chuyên gia tư vấn hàng đầu đó là: “Bạn phải tin tưởng nhân viên của mình”. Đây là một thời đại và là thời điểm mà chúng ta phải chú ý đến lời khuyên của Ernest Hemingway: “Cách tốt nhất để tìm hiểu xem bạn có thể tin tưởng ai đó hay không là tin tưởng họ”.
Nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể không nhìn thấy những gì mọi người đang làm. Nhưng hãy truyền cảm hứng và quản lý họ bằng những phương pháp phù hợp, giao cho nhân viên nhiệm vụ, kiểm tra chúng như bạn luôn luôn thực hiện và hy vọng họ thực hiện theo đúng kỳ vọng. Nhà quản lý không thể theo dõi quá trình, vì vậy đánh giá sẽ phải dựa phần lớn trên kết quả.
Làm việc từ xa đã có từ rất lâu. Và ngày nay chúng ta có tất cả các công nghệ cần thiết để không chỉ làm việc mà còn hợp tác. Các doanh nghiệp thời đại 4.0 đều có các công cụ truyền thông xã hội toàn doanh nghiệp cho phép lưu trữ và thu thập dữ liệu, từ đó rút ra các thực tiễn tốt nhất để học tập.
Phần mềm quản lý giao việc digiiTask ra đời như một giải pháp toàn diện cho nhà quản lý doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Ngoài tính năng quản lý giao việc cá nhân còn có thêm tính năng phân quyền tương ứng với quan hệ cấp trên/cấp dưới trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nhà quản lý sẽ còn nhận thấy dễ dàng và đánh giá công việc qua hệ thống báo cáo của phần mềm quản lý giao việc.
Trong dịch COVID-19, phần mềm digiiTask là một giải để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, phòng tránh những rủi ro như chậm tiến độ, công việc không đạt yêu cầu…
Làm thể nào để khuyến khích các cuộc họp phức tạp và mang nhiều cảm xúc khi mọi người không có cơ hội làm việc trực tiếp với nhau?
Nhà quản lý nên chú ý chỉ nên nêu ra một hoặc hai chủ đề gây tranh cãi trong thời gian này vì nhiều nhân viên có thể sẽ không còn thời gian hoàn thành công việc sau buổi họp hay chỉ cần đi vài bước chân để dễ dàng giải quyết các bất đồng quan điểm sau giờ họp.
Vì vậy hãy thật cẩn trọng khi đưa các vấn đề này vào trong các cuộc họp online, chú ý cách bạn trình bày và tìm thời điểm thật khôn ngoan.
Mặc khác, chúng ta không thể phủ nhận được sự hiệu quả của cách tiếp cận vấn đề từ nhiều góc nhìn khác nhau, nó góp phần rèn luyện tư duy phản biện trong đội nhóm ngày một sắc bén hơn. Nhưng môi trường làm việc ảo trên các nền tảng số, nhiều người cảm thấy không an toàn về mặt tâm lý nên khó trình bày quan điểm cá nhân của mình. Do đó, nhà quản lý đôi khi có thể phải khuyến khích sự tranh luận cần thiết này để tìm ra giải pháp tốt nhất cho những quyết định quan trọng của công ty.
Bạn có thấy cuộc khủng hoảng này thay đổi hoàn toàn cách hoạt động của đội nhóm và doanh nghiệp trong tương lai không?
Với dự đoán từ những chuyên gia nhân sự hàng đầu, cuộc khủng hoảng này sẽ nâng cao năng lực làm việc của một số nhân sự trong công ty. Nhiều nhà quản lý đã luôn muốn thử nghiệm nó như là cách mở rộng phạm vi hoặc lực lượng lao động của họ. Không hẳn tất cả mọi người sẽ tiếp tục áp dụng hình thức làm việc này khi dịch bệnh qua đi, nhưng với kinh nghiệm đương đầu với những thách thức mới để vượt qua khó khăn sẽ mở rộng vốn hiểu biết và nâng cao kỹ năng công nghệ của nhiều nhân viên.
Đọc thêm: Top 7 ứng dụng phần mềm để làm việc tại nhà hiệu quả
Top 10 việc làm tại nhà “hái ra tiền” thời Covid-19
Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
