Triển khai giải pháp quản lý tài liệu (Document Management System – DMS) là triển khai một hệ thống phần mềm giúp các tổ chức lưu trữ, quản lý, và theo dõi tài liệu một cách hiệu quả. DMS mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp triển khai, về các mặt kinh tế, hiệu quả quản lý và kinh doanh.
Giải pháp quản lý tài liệu là gì?
DMS – Giải pháp quản lý tài liệu (Document Management System) là một hệ thống phần mềm giúp các tổ chức lưu trữ, quản lý, và theo dõi tài liệu một cách hiệu quả. Một DMS điển hình cung cấp các tính năng như:
- Lưu trữ tài liệu: Cho phép lưu trữ tài liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, bao gồm văn bản, hình ảnh, video, và âm thanh, trong một kho lưu trữ điện tử an toàn.
- Quản lý phiên bản: Theo dõi các phiên bản khác nhau của tài liệu khi chúng được chỉnh sửa, giúp người dùng có thể quay lại phiên bản trước đó nếu cần.
- Chia sẻ và cộng tác: DMS cho phép nhiều người dùng cùng truy cập và chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực, giúp cải thiện sự hợp tác trong tổ chức.
- Bảo mật: Cung cấp các biện pháp bảo mật như mã hóa, kiểm soát truy cập, và theo dõi hoạt động người dùng để đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng.
- Tìm kiếm và truy xuất: Cung cấp công cụ tìm kiếm mạnh mẽ giúp người dùng dễ dàng tìm thấy tài liệu cần thiết thông qua từ khóa, thẻ, hoặc thuộc tính khác.
- Tích hợp với các hệ thống khác: Một DMS có thể tích hợp với các phần mềm khác như ERP, CRM, hoặc các công cụ lưu trữ đám mây, tạo ra một môi trường làm việc liền mạch.
Triển khai giải pháp quản lý tài liệu giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu giấy tờ, và tăng cường khả năng tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn.
Tại sao DN cần Triển khai Giải pháp Quản lý Tài liệu?
DN cần triển khai giải pháp quản lý tài liệu (Document Management System – DMS) vì các lý do sau:
- Tăng cường hiệu suất làm việc: Giải pháp quản lý tài liệu giúp tổ chức tài liệu một cách có hệ thống, dễ dàng truy xuất và chia sẻ. Điều này giảm thời gian tìm kiếm và xử lý tài liệu, giúp nhân viên tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
- Tiết kiệm chi phí: Quản lý tài liệu hiệu quả giảm việc sử dụng giấy tờ, chi phí in ấn, lưu trữ vật lý và không gian văn phòng. DMS cũng giúp giảm sai sót và chi phí liên quan đến việc quản lý tài liệu thủ công.
- Bảo mật thông tin: DMS cung cấp các tính năng bảo mật tiên tiến như mã hóa, phân quyền truy cập, và theo dõi hoạt động. Điều này đảm bảo rằng các tài liệu quan trọng được bảo vệ khỏi việc truy cập trái phép và mất mát dữ liệu.
- Tuân thủ quy định pháp lý: Nhiều ngành công nghiệp yêu cầu DN tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về quản lý tài liệu. DMS giúp DN duy trì hồ sơ đầy đủ và dễ dàng tuân thủ các yêu cầu này, tránh các rủi ro pháp lý.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc: DMS hỗ trợ tự động hóa các quy trình xử lý tài liệu, như phê duyệt, chỉnh sửa, và lưu trữ. Điều này không chỉ giảm các bước thủ công mà còn giúp đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong quản lý tài liệu.
- Hỗ trợ làm việc từ xa: Với DMS, nhân viên có thể truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh làm việc từ xa đang trở nên phổ biến.
- Cải thiện khả năng hợp tác: DMS cho phép nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực, đồng thời theo dõi các thay đổi, giúp tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong đội ngũ.
- Tăng cường khả năng phục hồi dữ liệu: DMS cung cấp khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu nhanh chóng, giúp bảo vệ DN khỏi mất mát dữ liệu do các sự cố như thiên tai, lỗi hệ thống hoặc tấn công mạng.
Nhờ vào những lợi ích trên, triển khai giải pháp quản lý tài liệu giúp DN hoạt động hiệu quả hơn, bảo mật tốt hơn, và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của thị trường và khách hàng.
Triển khai giải pháp quản lý tài liệu: Lợi ích so với hệ thống quản lý tài liệu truyền thống?
So với hệ thống quản lý tài liệu truyền thống, giải pháp quản lý tài liệu (DMS) mang lại nhiều lợi ích kinh tế đáng kể:
- Giảm chi phí lưu trữ vật lý: Hệ thống quản lý tài liệu truyền thống yêu cầu không gian lưu trữ lớn để chứa các tài liệu giấy, dẫn đến chi phí thuê không gian và bảo quản cao. DMS loại bỏ nhu cầu này bằng cách lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử, giảm không gian cần thiết và chi phí liên quan.
- Tiết kiệm chi phí in ấn và văn phòng phẩm: Việc số hóa tài liệu và quy trình làm việc giúp giảm đáng kể việc sử dụng giấy, mực in, và các vật dụng văn phòng phẩm khác. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí trực tiếp mà còn góp phần bảo vệ môi trường.
- Tăng cường hiệu suất làm việc và giảm chi phí nhân công: DMS giúp tự động hóa nhiều quy trình như tìm kiếm, phê duyệt, và chia sẻ tài liệu. Điều này giúp giảm thời gian và công sức của nhân viên, từ đó giảm chi phí lao động và tăng hiệu suất làm việc. Nhân viên có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn thay vì lãng phí thời gian cho các công việc thủ công.
- Giảm rủi ro và chi phí phát sinh: Với hệ thống quản lý tài liệu truyền thống, việc mất mát hoặc hư hỏng tài liệu là điều khó tránh khỏi và có thể gây ra những thiệt hại lớn về tài chính. DMS giảm rủi ro này thông qua việc sao lưu, bảo mật dữ liệu, và khả năng phục hồi dữ liệu nhanh chóng sau các sự cố.
- Cải thiện tuân thủ và giảm rủi ro pháp lý: DMS giúp DN dễ dàng tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến việc quản lý và lưu trữ tài liệu. Điều này giúp tránh các chi phí phạt và kiện tụng có thể phát sinh từ việc không tuân thủ quy định.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm chi phí vận hành: DMS cho phép tự động hóa các quy trình quản lý tài liệu, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và giảm chi phí vận hành. Việc tích hợp DMS với các hệ thống khác như ERP, CRM giúp tạo ra luồng công việc liền mạch và hiệu quả, từ đó giảm chi phí liên quan đến lỗi hoặc trùng lặp công việc.
- Tăng cường khả năng làm việc từ xa, tiết kiệm chi phí di chuyển và văn phòng: Với DMS, nhân viên có thể truy cập và làm việc với tài liệu từ bất cứ đâu. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí di chuyển mà còn có thể giảm nhu cầu về không gian văn phòng vật lý.
Tóm lại, so với hệ thống quản lý tài liệu truyền thống, DMS mang lại lợi ích kinh tế lớn nhờ giảm chi phí vận hành, lưu trữ, nhân công, và tăng cường khả năng quản lý rủi ro và tuân thủ quy định. Điều này giúp DN hoạt động hiệu quả hơn và tối ưu hóa lợi nhuận.
Triển khai Giải pháp Quản lý Tài liệu yêu cầu đầu tư ban đầu như thế nào?
Việc triển khai một giải pháp quản lý tài liệu (DMS) thường yêu cầu đầu tư ban đầu ở các khía cạnh sau:
- Chi phí phần mềm: DN cần đầu tư vào phần mềm DMS. Tùy thuộc vào nhà cung cấp và quy mô của DN, chi phí này có thể biến động đáng kể. Một số phần mềm có thể yêu cầu mua bản quyền sử dụng vĩnh viễn, trong khi các phần mềm khác áp dụng mô hình thanh toán theo dạng thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm.
- Chi phí phần cứng: Nếu DN chọn triển khai DMS trên cơ sở hạ tầng tại chỗ (on-premises), sẽ cần đầu tư vào máy chủ, lưu trữ, và các thiết bị mạng cần thiết để hỗ trợ hệ thống. Đối với các giải pháp DMS dựa trên đám mây, chi phí phần cứng sẽ ít hơn, nhưng vẫn có thể phát sinh chi phí cho việc nâng cấp thiết bị đầu cuối (như máy tính cá nhân) để đảm bảo khả năng tương thích.
- Chi phí triển khai và tùy chỉnh: DMS cần được tùy chỉnh để phù hợp với các quy trình và yêu cầu cụ thể của DN. Điều này có thể bao gồm tích hợp với các hệ thống hiện có (như ERP, CRM), thiết kế quy trình làm việc, và cài đặt hệ thống. Chi phí triển khai cũng bao gồm dịch vụ từ các nhà cung cấp hoặc các đối tác triển khai.
- Chi phí đào tạo: Nhân viên cần được đào tạo để sử dụng DMS một cách hiệu quả. Điều này có thể bao gồm chi phí cho các buổi đào tạo trực tiếp, tài liệu học tập, và thời gian dành cho việc học hỏi hệ thống mới.
- Chi phí chuyển đổi dữ liệu: DN đã có một hệ thống quản lý tài liệu cũ hoặc lưu trữ tài liệu dưới dạng vật lý, cần chi phí cho việc chuyển đổi và nhập liệu vào hệ thống DMS mới. Điều này có thể bao gồm việc số hóa tài liệu giấy, nhập liệu thủ công, và chuyển đổi dữ liệu từ các hệ thống khác.
- Chi phí bảo trì và hỗ trợ: Sau khi triển khai, hệ thống DMS cần được bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo hoạt động liên tục và an toàn. Chi phí này có thể bao gồm cập nhật phần mềm, hỗ trợ từ nhà cung cấp, và các dịch vụ bảo mật.
- Chi phí tuân thủ và pháp lý: Trong một số ngành, việc triển khai DMS có thể yêu cầu DN tuân thủ các quy định pháp lý và bảo mật cụ thể. Điều này có thể đòi hỏi đầu tư vào tư vấn pháp lý, chứng nhận bảo mật, và các biện pháp tuân thủ khác.
Tuy rằng yêu cầu đầu tư ban đầu có thể khá lớn, nhưng lợi ích kinh tế dài hạn mà DMS mang lại (như đã đề cập ở phần trước) thường vượt xa chi phí ban đầu này. Việc đầu tư vào DMS giúp DN tiết kiệm chi phí, tăng cường hiệu suất làm việc, và đảm bảo an toàn cho tài liệu và thông tin quan trọng.
Đối với những DN đang sử dụng tài liệu lưu trữ giấy, việc chuyển sang DMS có thể gặp thách thức gì?
Chuyển từ việc sử dụng tài liệu lưu trữ dạng giấy sang sử dụng hệ thống quản lý tài liệu (DMS) có thể mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đi kèm với một số thách thức quan trọng:
Chi phí và thời gian chuyển đổi dữ liệu:
- Số hóa tài liệu: Doanh nghiệp sẽ phải số hóa hàng loạt tài liệu giấy hiện có, một quy trình tốn nhiều thời gian và chi phí, đặc biệt nếu có lượng tài liệu lớn hoặc nếu tài liệu cần được xử lý cẩn thận (ví dụ, tài liệu cũ hoặc dễ hỏng).
- Nhập liệu thủ công: Đối với những tài liệu không thể quét và trích xuất tự động, việc nhập liệu thủ công có thể cần thiết, điều này đòi hỏi nguồn lực nhân sự và thời gian.
Kháng cự thay đổi từ nhân viên:
- Thói quen công việc: Nhân viên đã quen với việc sử dụng tài liệu giấy có thể gặp khó khăn trong việc thay đổi thói quen, chuyển sang làm việc trên hệ thống kỹ thuật số.
- Thiếu kỹ năng công nghệ: Một số nhân viên có thể không đủ kỹ năng hoặc không tự tin sử dụng công nghệ mới, đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào đào tạo và hỗ trợ liên tục.
Chi phí đào tạo và quản lý thay đổi:
- Đào tạo sử dụng DMS: Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về cách sử dụng hệ thống mới, bao gồm cả những quy trình mới liên quan đến việc tạo, lưu trữ, và chia sẻ tài liệu.
- Quản lý thay đổi: Cần có các chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả để đảm bảo rằng nhân viên hiểu được lợi ích của DMS và có thể thích nghi với quy trình mới mà không gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Khả năng tương thích và tích hợp hệ thống:
- Tích hợp với hệ thống hiện có: DMS cần phải tích hợp với các hệ thống hiện có như ERP, CRM, hoặc các phần mềm kế toán. Nếu không có sự tích hợp tốt, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với sự gián đoạn trong quy trình làm việc.
- Tương thích tài liệu: Một số tài liệu có thể cần được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số, và việc đảm bảo tài liệu số hóa có thể sử dụng và tương thích với các hệ thống khác cũng là một thách thức.
Chi phí đầu tư ban đầu và duy trì:
- Đầu tư ban đầu: Như đã đề cập trước đó, việc triển khai DMS đòi hỏi đầu tư vào phần mềm, phần cứng, và chi phí chuyển đổi. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng nguồn vốn và tính toán lợi ích lâu dài so với chi phí ban đầu.
- Bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật: Sau khi triển khai, hệ thống DMS cần được bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên để đảm bảo hoạt động liên tục và an toàn.
Quản lý bảo mật và quyền truy cập:
- Bảo mật dữ liệu: Khi chuyển từ tài liệu giấy sang hệ thống kỹ thuật số, bảo mật thông tin trở thành mối quan tâm lớn hơn. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hệ thống DMS cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
- Quản lý quyền truy cập: Việc xác định và thiết lập quyền truy cập cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng trong DMS cũng là một thách thức, đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ để tránh truy cập trái phép.
Rủi ro gián đoạn hoạt động kinh doanh:
- Gián đoạn trong quá trình chuyển đổi: Trong quá trình chuyển đổi từ giấy sang kỹ thuật số, có thể xảy ra gián đoạn hoạt động kinh doanh, đặc biệt nếu có sự cố kỹ thuật hoặc nếu nhân viên không thể nhanh chóng thích nghi với hệ thống mới.
- Thời gian học tập và thích nghi: Quá trình thích nghi với hệ thống mới có thể làm giảm hiệu suất tạm thời khi nhân viên học cách sử dụng các công cụ và quy trình mới.
Mặc dù những thách thức này có thể đáng kể, nhưng với kế hoạch chuyển đổi chi tiết, hỗ trợ từ các chuyên gia, và sự quản lý thay đổi hợp lý, doanh nghiệp có thể vượt qua và tận dụng tối đa những lợi ích mà DMS mang lại.
Những doanh nghiệp loại nào sẽ hưởng lợi nhiều từ DMS?
Những loại doanh nghiệp sau sẽ hưởng lợi nhiều từ việc triển khai giải pháp quản lý tài liệu (DMS):
Doanh nghiệp có khối lượng tài liệu lớn:
- Công ty luật: Các công ty luật thường phải quản lý lượng lớn hồ sơ pháp lý, hợp đồng, và tài liệu liên quan đến các vụ án. DMS giúp lưu trữ, tìm kiếm và quản lý những tài liệu này một cách hiệu quả, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin khách hàng.
- Ngân hàng và tổ chức tài chính: Các ngân hàng và tổ chức tài chính thường phải quản lý hàng ngàn tài liệu như hợp đồng vay, hồ sơ tín dụng, và báo cáo tài chính. DMS giúp tự động hóa việc lưu trữ, truy cập và tuân thủ quy định pháp lý.
Doanh nghiệp thuộc ngành sản xuất:
- Công ty sản xuất: Trong ngành sản xuất, việc quản lý tài liệu liên quan đến quy trình sản xuất, thiết kế sản phẩm, và tài liệu kỹ thuật rất quan trọng. DMS giúp đảm bảo rằng các tài liệu này luôn được cập nhật, dễ dàng truy xuất và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe:
- Bệnh viện và phòng khám: Các tổ chức chăm sóc sức khỏe cần quản lý một lượng lớn hồ sơ bệnh án, kết quả xét nghiệm, và thông tin bệnh nhân. DMS giúp lưu trữ thông tin y tế điện tử (EMR), hỗ trợ truy cập nhanh chóng và bảo mật thông tin nhạy cảm của bệnh nhân.
- Công ty dược phẩm: Việc quản lý tài liệu nghiên cứu, phát triển, và thử nghiệm thuốc là rất quan trọng đối với các công ty dược phẩm. DMS hỗ trợ trong việc tổ chức và tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của ngành.
Doanh nghiệp có nhiều văn phòng chi nhánh hoặc làm việc từ xa:
- Tập đoàn đa quốc gia: Với nhiều văn phòng ở các quốc gia khác nhau, các tập đoàn đa quốc gia cần DMS để đảm bảo tài liệu được truy cập và quản lý một cách nhất quán trên toàn cầu.
- Công ty làm việc từ xa: Các công ty có lực lượng lao động làm việc từ xa cần DMS để nhân viên có thể truy cập tài liệu từ mọi nơi, đồng thời duy trì tính bảo mật và khả năng hợp tác trực tuyến.
Công ty có yêu cầu cao về tuân thủ quy định:
- Công ty bảo hiểm: Các công ty bảo hiểm phải lưu trữ và quản lý lượng lớn tài liệu liên quan đến hợp đồng, khiếu nại, và thông tin khách hàng. DMS giúp đảm bảo các tài liệu này tuân thủ các quy định pháp lý và được bảo mật an toàn.
- Doanh nghiệp trong ngành năng lượng và tiện ích: Các doanh nghiệp trong ngành năng lượng và tiện ích cần quản lý tài liệu liên quan đến hợp đồng, dự án, và tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn. DMS giúp dễ dàng theo dõi và quản lý các tài liệu này.
Doanh nghiệp cần tăng cường bảo mật và kiểm soát truy cập:
- Công ty công nghệ: Trong ngành công nghệ, bảo mật thông tin là ưu tiên hàng đầu. DMS cung cấp các giải pháp bảo mật tiên tiến và kiểm soát truy cập chặt chẽ, giúp bảo vệ tài liệu quan trọng như mã nguồn, thiết kế sản phẩm, và tài liệu dự án.
- Công ty hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển: Những doanh nghiệp này cần DMS để bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, quản lý tài liệu nghiên cứu, và kiểm soát truy cập một cách chặt chẽ.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và bất động sản:
- Công ty xây dựng: Quản lý các tài liệu dự án như bản vẽ, hợp đồng, và tài liệu pháp lý là một phần quan trọng của ngành xây dựng. DMS giúp tổ chức và truy xuất các tài liệu này dễ dàng, đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ thời gian.
- Công ty bất động sản: Các công ty bất động sản cần quản lý một lượng lớn tài liệu như hợp đồng mua bán, thỏa thuận thuê, và hồ sơ tài sản. DMS giúp lưu trữ, tìm kiếm, và quản lý các tài liệu này một cách hiệu quả.
Nhìn chung, các doanh nghiệp thuộc các ngành có khối lượng tài liệu lớn, yêu cầu cao về tuân thủ quy định và bảo mật, hoặc cần tối ưu hóa quy trình làm việc sẽ nhận được nhiều lợi ích nhất từ việc triển khai DMS.
Nên triển khai DMS khi doanh nghiệp còn nhỏ hay đợi quy mô tăng lên rồi mới triển khai?
Việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu (DMS) ngay từ khi doanh nghiệp còn nhỏ có thể mang lại nhiều lợi ích lâu dài và giúp tránh những khó khăn khi doanh nghiệp phát triển. Dưới đây là các yếu tố cần cân nhắc khi quyết định thời điểm triển khai DMS:
Tối ưu hóa quy trình làm việc ngay từ đầu:
- Tổ chức tài liệu hiệu quả: Khi triển khai DMS từ sớm, doanh nghiệp có thể thiết lập một quy trình lưu trữ và quản lý tài liệu nhất quán, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất tài liệu khi cần. Điều này tránh được tình trạng lộn xộn khi số lượng tài liệu tăng lên theo thời gian.
- Tiết kiệm thời gian: DMS giúp giảm bớt thời gian tìm kiếm và quản lý tài liệu, giúp nhân viên tập trung vào công việc chính và nâng cao năng suất ngay từ giai đoạn đầu của doanh nghiệp.
Chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn:
- Giảm chi phí chuyển đổi sau này: Nếu doanh nghiệp đợi đến khi quy mô tăng lên mới triển khai DMS, việc chuyển đổi từ hệ thống giấy tờ hoặc hệ thống không hiệu quả sang DMS có thể tốn kém và phức tạp hơn. Khi bắt đầu với DMS ngay từ khi còn nhỏ, doanh nghiệp sẽ tránh được chi phí và thời gian chuyển đổi trong tương lai.
- Khả năng mở rộng dễ dàng: Hầu hết các hệ thống DMS hiện đại đều được thiết kế để dễ dàng mở rộng quy mô. Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống DMS có thể mở rộng theo nhu cầu mà không cần thay thế hoặc làm gián đoạn hoạt động.
Đáp ứng yêu cầu pháp lý và bảo mật sớm hơn:
- Tuân thủ quy định: Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng phải tuân thủ các quy định pháp lý về bảo mật và lưu trữ tài liệu. Việc triển khai DMS giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định này từ sớm, tránh được rủi ro pháp lý.
- Bảo mật tài liệu: Một hệ thống DMS cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ ngay từ khi bắt đầu, giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn.
Hỗ trợ phát triển doanh nghiệp:
- Hỗ trợ ra quyết định: Khi doanh nghiệp phát triển, lượng thông tin cần quản lý cũng tăng lên. DMS giúp doanh nghiệp tổ chức và truy cập thông tin một cách hiệu quả, hỗ trợ quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp nhỏ với hệ thống DMS có thể cạnh tranh hiệu quả hơn, nhờ vào quy trình làm việc tinh gọn, khả năng phục vụ khách hàng nhanh chóng, và tuân thủ tốt các quy định pháp lý.
Giảm kháng cự từ nhân viên:
- Thích nghi dễ dàng: Khi doanh nghiệp còn nhỏ, số lượng nhân viên ít hơn và việc triển khai, đào tạo sử dụng hệ thống mới sẽ dễ dàng hơn. Khi hệ thống đã trở thành một phần quen thuộc của quy trình làm việc, nhân viên mới sẽ dễ dàng tiếp nhận mà không gặp kháng cự.
Tạo nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng:
- Chuẩn hóa quy trình: DMS giúp chuẩn hóa quy trình làm việc và quản lý tài liệu ngay từ đầu, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển và mở rộng sau này.
- Linh hoạt khi mở rộng: Khi doanh nghiệp mở rộng, việc mở rộng hệ thống DMS cũng dễ dàng hơn, đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong quản lý tài liệu dù quy mô có thay đổi.
Kết luận:
Nên triển khai DMS khi doanh nghiệp còn nhỏ. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý tài liệu ngay từ đầu mà còn giúp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro, và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Việc đầu tư vào DMS từ sớm sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn là chờ đợi đến khi doanh nghiệp phát triển mới triển khai.
Tham khảo: Phần mềm Quản lý Tài liệu digiiDOC, hoặc liên hệ Hotline: 0886595688
