Trong vai trò nhà quản trị, việc sở hữu các kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả là điều vô cùng quan trọng. Để thành công trong việc quản lý và phát triển nhân sự, những kỹ năng này giúp bạn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, tăng cường sự đồng lòng và nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 10 kỹ năng quản lý nhân sự mà nhà quản trị cần có để đạt được sự thành công trong việc quản lý nhân sự.
Quản lý nhân sự là một trong những nghệ thuật lãnh đạo. Một nhà quản lý nhân sự chuyên nghiệp không chỉ cần có chuyên môn vững vàng, từ đánh giá năng lực của nhân viên, đến phân bổ công việc, định hướng và giám sát thường xuyên. Ngoài ra, còn nên trau dồi những kỹ năng mềm để tương tác, duy trì sự gắn kết với nhân viên và thúc đẩy họ đạt được năng suất làm việc tối đa.
Kỹ năng quản lý nhân sự là gì?
Kỹ năng quản lý nhân sự là tập hợp các khả năng, đặc điểm và kiến thức mà một nhà quản trị cần có để quản lý và điều hành hiệu quả các hoạt động liên quan đến nhân viên trong tổ chức. Đây là những kỹ năng cần thiết để xây dựng một môi trường làm việc tích cực, tạo động lực cho nhân viên và đạt được sự thành công trong việc quản lý nguồn nhân lực.
Vai trò của kỹ năng quản lý nhân sự
Kỹ năng quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, góp phần quyết định đến sự phát triển và thành công của tổ chức. Nhờ kỹ năng này, nhà quản trị có thể xây dựng và duy trì một đội ngũ nhân viên chất lượng, phù hợp với yêu cầu công việc và tiềm năng phát triển. Kỹ năng quản lý nhân sự giúp định hướng và quản lý công việc một cách hiệu quả, giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và mục tiêu của mình.
Bên cạnh đó nhà quản trị sử dụng kỹ năng này để tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hợp tác và sự đồng lòng giữa các thành viên trong tổ chức. Kỹ năng quản lý hiệu suất và phát triển nhân viên giúp nhà quản trị đánh giá và theo dõi hiệu suất làm việc, từ đó đưa ra các biện pháp phát triển cá nhân và nâng cao hiệu quả công việc.
Cuối cùng, nhờ kỹ năng này, nhà quản trị có thể giải quyết xung đột và quản lý thay đổi trong tổ chức, đảm bảo sự ổn định và tiến bộ của doanh nghiệp. Những kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển một tổ chức thành công và bền vững.
Các kỹ năng quản lý nhân sự mà nhà quản lý cần có
Kỹ năng lãnh đạo
Một kỹ năng vô cùng cần thiết đối với các nhà quản trị nhân sự là kỹ năng lãnh . Kỹ năng này sẽ giúp người quản lý lên kế hoạch, đưa ra mục tiêu rõ ràng và giao việc phù hợp với từng nhân viên. Nó là tập hợp các kỹ năng và phẩm chất mà một người lãnh đạo cần phải sở hữu để dẫn dắt, quản lý và tạo động lực cho một nhóm người hoặc tổ chức. Lãnh đạo không chỉ liên quan đến vị trí chức danh, mà còn là một khía cạnh của hành vi và tư duy trong mọi lĩnh vực cuộc sống.
Một người lãnh đạo xuất sắc có khả năng định hướng và tạo lập mục tiêu cho tổ chức hoặc nhóm. Họ biết cách xác định tầm nhìn và xây dựng chiến lược để đạt được mục tiêu đó. Lãnh đạo cũng cần có khả năng phân tích tình hình, nhìn xa trông rộng và đưa ra các quyết định chiến lược quan trọng.
Kỹ năng xây dựng đội nhóm
Nhà quản trị cần có khả năng xây dựng và phát triển đội nhóm. Việc tạo ra một môi trường làm việc hợp tác, thúc đẩy sự đoàn kết và tăng cường tinh thần làm việc nhóm sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
Kỹ năng xây dựng đội nhóm là khả năng của một người lãnh đạo để hình thành và quản lý một nhóm người làm việc hiệu quả. Xây dựng đội nhóm bao gồm việc lựa chọn thành viên, thiết lập mục tiêu, xác định vai trò và trách nhiệm, thúc đẩy sự hợp tác và tạo một môi trường làm việc tích cực.
Kỹ năng xử lý tình huống
Kỹ năng xử lý tình huống là một khía cạnh quan trọng của kỹ năng lãnh đạo. Đó là khả năng của một người lãnh đạo để đối mặt và giải quyết những tình huống khó khăn, bất ngờ và không đoán trước được trong môi trường làm việc.
Để thành công trong việc xử lý tình huống, người lãnh đạo cần có khả năng đánh giá và phân tích một cách nhanh chóng, để hiểu rõ các yếu tố quan trọng và tác động của tình huống lên tổ chức và các thành viên trong nhóm. Họ cũng cần có tư duy linh hoạt và sáng tạo để tìm ra các giải pháp mới và thích ứng với thách thức.
Trong quá trình làm việc, bộ phận quản lý nhân sự sẽ giải quyết rất nhiều tình huống mâu thuẫn giữa người lao động và doanh nghiệp và phải giải quyết bài toán khó này để không làm mất lòng hai bên. Người làm nhân sự cần có một “cái đầu tỉnh và một trái tim nóng”. Đó là lý do những người làm nhân sự, đặc biệt với nhóm quản lý trực tiếp, cần phải học kỹ năng xử lý tình huống.
Kỹ năng giải quyết xung đột
Kỹ năng giải quyết xung đột là một khía cạnh quan trọng của kỹ năng lãnh đạo. Nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có khả năng lắng nghe và hiểu các bên liên quan, tìm kiếm giải pháp chung và sử dụng kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Họ cũng cần biết kiểm soát cảm xúc và quản lý căng thẳng trong quá trình giải quyết xung đột.
Khi xử lý xung đột, người lãnh đạo cần tạo môi trường cho mọi người thoải mái chia sẻ quan điểm và lắng nghe lẫn nhau. Họ cần khuyến khích sự hợp tác và tìm kiếm giải pháp chung, sử dụng các kỹ thuật giao tiếp hiệu quả để truyền đạt thông điệp và tạo động lực. Đồng thời, người lãnh đạo cần kiểm soát cảm xúc và tạo một môi trường yên tĩnh để mọi người tự thể hiện và giải tỏa căng thẳng.
Sau khi xung đột được giải quyết, người lãnh đạo cần xem xét hậu quả và rút ra bài học từ kinh nghiệm đó. Họ có thể đánh giá những phương pháp hiệu quả và thực hiện các thay đổi cần thiết để tránh xung đột trong tương lai.
Kỹ năng chuyên môn
Một người quản lý nhân sự có kinh nghiệm cần phải linh hoạt và có đầy đủ những kỹ năng quản lý nhân sự của nhà quản trị hiệu quả như:
- Dự đoán được nhu cầu nhân sự, dựa theo tình hình tăng trưởng kinh doanh của doanh nghiệp.
- Biết cách hoạch định và cơ cấu lại nhân sự doanh nghiệp, đảm bảo rằng nhóm nhân sự tiềm năng được trọng dụng ở những vị trí phù hợp.
- Phân tích và vẽ được chân dung nhân sự tiềm năng cần tuyển dụng.
- Chịu trách nhiệm thúc đẩy các bên đưa thông tin về số lượng nhân sự cần thiết và bản miêu tả, công việc và vị trí yêu cầu.
- Xây dựng và triển khai các buổi phỏng vấn nhân sự thành công và hiệu quả.
- Chuẩn bị được những câu hỏi và trả lời cần thiết cho một buổi phỏng vấn để tìm ra nhân sự tài năng.
- Phát triển được hệ thống liên lạc và cung cấp thông tin nội bộ hai chiều (quản lý và nhân viên).
- Xây dựng được các chương trình hội nhập nhân viên mới, và các chương trình đào tạo nhân sự doanh nghiệp cần thiết.
- Quản trị mục tiêu, để xây dựng khung năng lực, khung đánh giá mục tiêu, đảm bảo định hướng phát triển của nhân sự khi làm việc trong tổ chức.
Kỹ năng giao tiếp trong quản lý nhân sự
Người quản lý nhân sự cần phải làm chủ kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Đó là sự nhạy bén và khéo léo trong lời ăn tiếng nói để tránh xảy ra hiểu lầm, mâu thuẫn đáng tiếc. Đồng thời, họ cũng là những “chuyên gia tâm lý” hiểu rõ tính chất từng công việc để luôn sẵn sàng hỗ trợ nhân viên với những lời khuyên thích hợp nhất.
Các nhà quản lý có thể hoàn thiện kỹ năng giao tiếp hằng ngày bằng cách:
- Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình
- Có phong thái, giọng nói thật tự tin và thuyết phục
- Có hiểu biết rộng về xã hội và thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh
- Tinh ý, luôn tiếp thu lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống
- Ăn nói lưu loát, có khả năng truyền đạt tốt cho mọi người.
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Trong quá trình làm việc, người làm về nhân sự sẽ phải đối mặt với rất nhiều tình huống mâu thuẫn giữa người lao động và doanh nghiệp. Và yêu cầu bạn phải giải quyết bài toán khó này mà không làm mất lòng cả hai bên. Vì vậy, nhà quản lý nhân sự không chỉ cần có một “cái đầu lạnh và một trái tim nóng” để dung hòa các mối quan hệ. Mà còn phải sở hữu kỹ năng kỹ năng đàm phán và thuyết phục, để:
- Thương lượng với nhân viên mới, cũ về lương, thưởng
- Đứng ra hòa giải giữa nhân sự và doanh nghiệp trong mọi xung đột, tranh chấp,…
- Thuyết phục cấp trên chấp nhận những kế hoạch do bộ phận nhân sự đề xuất với doanh nghiệp.
- Sử dụng trong tuyển dụng nhân sự để thương lượng mức lương, vị trí,…
Luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu
Không chỉ quản lý nhân sự mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng cần nên biết “lắng nghe”. Kỹ năng lắng nghe giúp họ luôn đồng hành với nhân viên và kịp thời điều chỉnh những quan hệ lao động một cách kịp thời trước mọi thay đổi, biến cố. Có thể nói, một quản lý nhân sự giỏi nhiều khi cần phải biến mình thành một nhà thuyết khách, ngoại giao giỏi, để giúp động viên, hợp lực toàn công ty đưa doanh nghiệp đi lên. Và yêu cầu cao nhất chính là phải lắng nghe như thế nào để nhân viên, cấp dưới cảm nhận được sự tập trung chú ý và đánh giá cao ý kiến của họ từ bạn.
Đồng thời, các nhà quản lý nhân sự cũng cần chủ động đặt mình vào vị trí của người lao động để thấu hiểu và đồng cảm. “Đọc vị” được người đối diện không chỉ giúp bạn có thể định hướng và làm chủ câu chuyện. Mà còn có thể đánh giá chính xác được tiềm năng của họ. Kỹ năng này sẽ giúp bạn dễ dàng tiếp cận, chia sẻ và chăm sóc tốt hơn cho đời sống vật chất lẫn tinh thần của người lao động, nhằm giữ chân nhân viên giỏi và tránh tình trạng “nhảy việc”.
Kỹ năng tạo động lực
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản lý nhân sự là truyền cảm hứng để đưa nhân viên của họ ngày càng tiến xa hơn trong môi trường doanh nghiệp. Nếu như các khoản tiền thưởng là khích lệ tài chính, thì lời khen sẽ tạo ra động lực tinh thần thúc đẩy nhân viên của bạn làm việc hăng say, sáng tạo hơn. Đó có thể là những bằng khen, tuyên dương trước công ty, hoặc đơn giản chỉ là một câu nói: “Anh làm tốt lắm!”. Công nhận những cống hiến một cách chính đáng và kịp thời sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn, như có thể gia tăng đến 200% hiệu quả làm việc của nhân viên.
Khen – chê nhân viên là cả một nghệ thuật trong thu phục lòng người. Song song với lời khen, nhà quản lý nhân sự cùng cần quan tâm đến cách thức để khéo léo chỉ ra sai lầm của nhân viên. Nếu bạn chê một cách trực tiếp, khắt khe với từ ngữ thiếu văn hóa sẽ dễ khiến họ ấm ức và từ bỏ công ty ngay lập tức. Một nguyên tắc ngắn gọn cần luôn nhớ là “vừa đấm, vừa xoa”, vì bản chất họ vẫn là những nhân viên tốt. Nhà quản lý nhân sự thực thụ sẽ khéo léo khiến nhân viên có thể nhận biết được lỗi lầm nhưng không làm họ bị tổn thương hay bị xúc phạm để nỗ lực sửa chữa cho tốt hơn.
Kỹ năng sáng tạo
Một bí mật có thể bạn chưa biết: hầu hết nhân viên cảm thấy ấn tượng và được truyền cảm hứng bởi một nhà lãnh đạo không phải lúc nào cũng chọn con đường an toàn thông thường. Trong rất nhiều tình huống, quản lý nhân sự sẽ phải đưa ra quyết định mà không có các yêu cầu rõ ràng. Đòi hỏi bạn phải có kỹ năng tư duy sáng tạo. Lúc này, họ có thể thử nghiệm các giải pháp chưa có tiền lệ để sai lầm hoặc tạo ra bước đột phá.
Phương pháp phát triển kỹ năng quản lý nhân sự
Nghề nhân sự không đòi hỏi bạn phải bắt đầu bằng một bằng cấp chuyên nghiệp, điều quan trọng là bạn phải yêu nghề và mài giũa các phẩm chất, kỹ năng cần thiết. Để có thể giữ vị trí quản lý đối với nghề nhân sự, các bạn trẻ hãy bắt đầu với những công việc cụ thể. Nếu có tố chất phù hợp và phát triển tốt các kỹ năng chuyên môn thì vấn đề thăng tiến chỉ là thời gian.
- Đọc sách, tự học từ các video hướng dẫn trực tuyến.
- Ngày nay, sách vở và các khóa học miễn phí về kỹ năng quản lý có rất nhiều trên các nền tảng chia sẻ như Youtube.
- Tham gia các khóa học online trả phí
- Một cách khác tốn kém hơn nhưng giúp bạn có động lực hơn là tham gia các khóa học online trả phí trên các nền tảng elearning như Coursera.
- Tham gia các khóa học trực tiếp tại các chương trình đào tạo public hoặc in-house do công ty tổ chức, với các giảng viên chuyên nghiệp.
- Tự học, tự rèn luyện những kỹ năng còn yếu thông qua công việc và thực hành cụ thể.
- Tham khảo, học hỏi từ những người đi trước, những nhà quản lý mà bạn ngưỡng mộ.
Bạn có thể tham khảo các khóa đào tạo kỹ năng quản lý chuyên nghiệp.
