5W2H là gì? Quản lý công việc với 5W2H

5W2H là gì? 5W2H có ý nghĩa như thế nào trong quản lý công việc? Vai trò của 5W2H đối với doanh nghiệp ra sao?

Bạn nào từng học tiếng Anh hoặc học một về phương pháp lập kế hoạch, chắc không thể nghe đến công thức 5W2H? Nhưng không chỉ có vậy, 5W2H thực sự là một công thức thần kỳ, có thể giúp bạn trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Bài viết này chỉ bàn đến việc áp dụng 5W2h để lập kế hoạch công việc.

Vậy 5W2H là gì?

5W2H hiểu đơn giản là 1 cụm viết tắt các từ tiếng Anh đại diện cho 1 công thức lập kế hoạch công việc:

• Why (tại sao phải làm)
• Who (ai làm)
• What (làm việc gì)
• When (làm khi nào)
• Where (làm ở đâu)
• How (làm như thế nào)
• How much (cần bao nhiêu tiền hay nguồn lực để làm).

Nếu bạn lập kế hoạch cho 1 công việc, đây là những câu hỏi căn bản bạn phải trả lời. Nếu nhìn vào kế hoạch dự án, hay Work-Breakdown Structure, bạn cũng thấy những thành phần này. Quá hay phải không nào.

Nói đơn giản, 5W2H là 1 công thức lập kế hoạch công việc đơn giản mà bạn có thể dễ dàng giải thích cho 1 học sinh trung học cơ sở.

Ý nghĩa của 5W2H trong quản lý công việc?

Công thức 5W2H giúp cá nhân hoặc nhóm làm việc hoàn thành công việc cá nhân, nhóm hay doanh nghiệp. Cụ thể, công thức này giúp:

Mục tiêu của công việc là gì?

Trả lời câu hỏi Why chính là xác định mục đích của công việc. Bạn làm công việc này để hoàn thành 1 chỉ tiêu KPI của phòng, hay một chỉ tiêu KPI cá nhân? Hay đơn giản là bạn muốn có năng lực tốt hơn để làm việc?

Xác định công việc cần làm?

Xác định công việc cần làm (What) là câu hỏi đầu tiên của công thức 5W2H. Nghĩa là bạn cần xác định nhiệm vụ chính xác cần thực hiện để đáp ứng mục tiêu công việc.

Ai là người tiến hành công việc?

Trả lời câu hỏi Who, nghĩa là trả lời ai là người sẽ thực hiện công việc. Nếu đó là bạn, thì rất đơn giản. Trưởng hợp bạn giao việc cho nhân viên, cần trả lời câu hỏi này. Nếu bạn phối hợp với người khác, câu hỏi này cũng giúp bạn xác định đối tác cần thiết để cùng hoàn thành công việc.

Thời hạn hoàn thành công việc?

When, hay khi nào công việc cần hoàn thành. Trả lời câu hỏi này cần cân nhắc mục tiêu công việc và nguồn lực mà bạn có. Thời gian quá xông xênh có thể khiến bạn hoặc người thực thi xao nhãng. Ngược lại, deadlines quá gấp có thể ảnh hưởng chất lượng công việc.

Xác định địa điểm làm?

Where? Công việc cần thực hiện ở đâu? Tại Văn phòng? Ở Công trường? Tại nhà máy? Thông tin này giúp cho việc lập kế hoạch chuẩn xác hơn.

Công việc cần làm như thế nào?

How – nghĩa là trả lời câu hỏi Cần thực hiện công việc như thế nào? Các thức thực hiện công việc (tự làm hay đi thuê), bằng tay hay bằng công cụ, tất cả đều có ảnh hưởng qua lại với các yếu tố khác như người thực hiện, thời hạn hoàn thành hay nguồn lực/tài chính cần có.

Cần bao nhiêu tiền để hoàn thành công việc?

How much? Chi phí đương nhiên là câu hỏi cần trả lời khi lập kế hoạch công việc. Chi phí cũng ảnh hưởng qua lại với tiến độ, cách thức triển khai công việc. Nếu đi thuê, bạn phải có đủ tiền. Nếu tự làm trong nội bộ, bạn phải có đủ các nguồn lực khác như nhân lực, máy móc… Sai lầm của rất nhiều người khi lập kế hoạch công việc là bỏ qua yêu cầu về tài chính.

Vai trò của 5W2H đối với doanh nghiệp

Với sự đơn giản nhưng tường minh của nó, mô hình hay công thức 5W2H có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp hay nhóm dự án nào. Các cá nhân cũng có thể dùng 5W2H để lên kế hoạch công việc cho mình. 5W2H giúp:

• Xác định mục tiêu công việc, dự án rõ ràng
• Xác định chính xác công việc cần làm
• Trả lời câu hỏi ai là người thực hiện công việc
• Thiết lập kỳ hạn hoàn thành cho công việc
• Tìm phương án thực thi công việc hiệu quả nhất
• Ước tính nguồn lực tài chính cho công việc

Không phải lúc nào bạn cũng sử dụng hết 7 câu hỏi này. Tuy nhiên dù bạn có dùng hết 7 yêu tố khi lập kế hoạch công việc hay không thì logic nó vẫn vậy.

Phần mềm digiiTeamW – Quản lý công việc thông minh theo 5W2H.

Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW có thể giúp bạn lập kế hoạch công việc và quản lý công việc theo 5W2H.

• Kết nối KPI/OKR doanh nghiệp giúp việc xác định mục tiêu công việc (Why) rõ ràng
• Tạo đầu việc – giúp xác định chính xác công việc cần làm
• Xác định người quản lý thực hiện công việc – trả lời câu hỏi Ai
• Thiết lập kỳ hạn hoàn thành cho công việc – When
• Cho phép chọn nhân sự, ghi chú yếu cầu khác, tạo đầu việc con – nghĩa là xác định phương án thực thi – trả lời câu hỏi How – Như thế nào
• Ước tính nguồn lực tài chính cho công việc – phù hợp với quản lý công việc và dự án

Ứng dụng khác trong cuộc sống thì sao

Chuyện không liên quan lắm, nhưng bạn thử áp dụng công thức 5W2H để giải thích cách làm 1 bài văn tả cảnh, tả người, tường thuật cho cho em hay con bạn đang học cấp 2 mà xem? Bạn sẽ thấy công thức làm 1 bài văn tưởng không dễ mà dễ không tưởng.

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC.