Một công ty tăng trưởng nhanh đương nhiên là điều đáng mừng. Nhưng điều này cũng gây ra nhiều vấn đề cho doanh nghiệp do quy mô nhân sự tăng nhanh trong khi hệ thống quản lý không kịp điều chỉnh và việc quản lý số liệu bằng các công cụ thủ công trở nên khó khăn hơn. Trong trường hợp đó, áp dụng phần mềm nhân sự hiệu quả là một giải pháp phù hợp để giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự bài bản hơn, qua đó phục vụ tốt hơn cho chiến lược kinh doanh của công ty.
Vậy…
- Phần mềm nhân sự là gì?
- Tại sao tôi nên sử dụng phần mềm nhân sự?
- Phần mềm nhân sự gồm những modules nào?
- Thế nào được coi là một phần mềm nhân sự?
- 5 yếu tố cần có để triển khai phần mềm nhân sự một cách hiệu quả?
- 8 bước để áp dụng phần mềm nhân sự tối ưu nhất?
Nếu bạn mong muốn triển khai một phần mềm nhân sự hiệu quả thì đây chính là bài viết dành cho bạn.
Cùng xem ngay nhé!
Phần mềm nhân sự là gì?
Đây là một giải pháp số hóa, được thiết kế giúp cho việc quản lý và tối ưu hóa các hoạt động của quản trị nguồn nhân lực, cũng như giúp đạt được các mục tiêu nhân sự của tổ chức.
Phần mềm giúp cho các nhà quản lý và nhân viên có thể phân bổ thời gian, nguồn lực của mình một cách năng suất và hiệu quả hơn.
Hiện nay, các phần mềm quản lý nhân sự thường có hai hình thức sử dụng chính: mua và thuê. Bạn muốn sở hữu phần mềm mang tính bảo mật tuyệt đối, coi nó như một tài sản nội bộ của công ty thì mua là một giải pháp hiệu quả. Tuy nhiên nhược điểm của hình thức mua là chi phí cao, thường là không phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hình thức còn lại là thuê, nghĩa là các phần mềm này sẽ được sử dụng trên dữ liệu đám mây và được tính phí sử dụng theo thời gian và quy mô nhân sự.
Bên cạnh đó, các phần mềm tương tự hiện nay đã có thể dễ dàng tích hợp được với các phần mềm quản lý dữ liệu khác mà doanh nghiệp sử dụng của bên thứ ba như: TPS (Transaction Processing Systems – Hệ thống xử lý giao dịch), SCMS (Supply Chain Management Systems – Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng), ERP (Enterprise Resources Planning – Hệ thống quản trị tích hợp kinh doanh),….
Các phần mềm quản lý nhân sự cũng có thể được điều chỉnh với mức độ tùy biến cao để phù hợp với những nhu cầu, mục tiêu hay ngân sách khác nhau của các tổ chức và cá nhân. Nói ngắn gọn, thì hiện nay phần mềm quản lý nhân sự đã được điều chỉnh để phù hợp với tất cả các quy mô và loại hình doanh nghiệp trên thị trường.
Tại sao chúng tôi nên sử dụng phần mềm nhân sự?
Có rất nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, nhưng một trong những lợi ích to lớn nhất của việc áp dụng nó vào doanh nghiệp đó là khả năng giảm thiểu thời gian trong việc thực hiện các công việc lặp lại hàng ngày, gây tốn nhiều thời gian, hay những công việc quản lý ít có ảnh hưởng.
Do vậy, nó cho phép những nhà quản lý có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những nhiệm vụ mang tính năng suất để đạt được những kết quả chiến lược dài hạn. Cụ thể với quản lý phòng nhân sự, những công việc lặp lại và tốn thời gian như lưu trữ dữ liệu hồ sơ, liên hệ ứng viên qua email, tiến hành xây dựng quy chế lương bằng văn bản, tổng hợp kết quả thực hiện công việc các phòng ban bằng excel rồi trình lên giám đốc, xây dựng báo cáo….
Thì nhờ đây, nhờ đó các phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ hết các công việc trên, họ có thể tập trung vào những chức năng mang nhiều giá trị hơn như là tạo động lực, tham vấn xây dựng văn hóa tổ chức cho ban lãnh đạo, duy trì lực lượng nhân sự và những mảng chức năng có ảnh hưởng lớn khác. Cùng với đó thì việc kết xuất dữ liệu dễ dàng giúp cho các nhà quản lý thấy được tổng quan quá trình thực hiện kế hoạch của công ty hoặc bộ phận quản lý.
Ngoài ra, phần mềm còn có nhiều lợi ích khác như:
- Giảm thiểu lỗi trong quá trình chuyển đổi dữ liệu từ giấy tờ lên bảng tính excel. Ví dụ như các phần mềm này có thể liên kết trực tiếp với các phần mềm bán hàng, lấy dữ liệu bán hàng từ đó để phục vụ cho việc quản lý thực hiện công việc. Nó sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, giảm nhẹ khối lượng công việc cũng như giảm thiểu được lỗi một cách đáng kể.
- Cải thiện việc quản lý văn thư các loại và dữ liệu liên quan đến nhân sự trong tổ chức
- Sắp xếp hợp lý hóa các quá trình thực hiện công việc
- Theo dõi kết quả thực hiện công việc theo thời gian thực, giúp cho việc góp ý diễn ra kịp thời
- Những phân tích dữ liệu nhân sự được thực hiện chính xác hơn
- Cải thiện trong việc kế hoạch nhân lực kế cận
Phần mềm nhân sự gồm những modules nào?
Một số phần mềm hoặc phân hệ của phần mềm quản lý nhân sự dưới đây có thể giúp tổ chức của bạn đạt được các mục tiêu chiến lược về nhân sự, như:
- Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS): Phần mềm thông tin nhân sự HRIS đóng vai trò cốt lõi trong việc quản lý các dữ liệu nhân sự cần thiết cho các chức năng của nhân sự như tuyển dụng, theo dõi ứng viên, lưu trữ dữ liệu cán bộ công nhân viên, quản lý thù lao và phúc lợi, duy trì việc tuân thủ các nội quy và quy định lao động tại tổ chức,… HRIS có thể là một phần mềm độc lập hoặc cũng có thể được tích hợp với các phần mềm nhân sự khác, hoặc có thể là cơ sở dữ liệu trong một hệ thống phần mềm nhân sự.
- Cơ cấu tổ chức (Organizational Structure Tool hoặc OST). Là phần mềm dùng cho thiết kế hoặc tái xây dựng lại cơ cấu tổ chức một cách khoa học, từ đó xác định được ma trận phân bổ chức năng, nhiệm vụ của công ty, bộ phận và ra được sản phẩm cuối cùng là tập hợp các bản mô tả công việc cho tất cả các vị trí trong công ty.
- Quản lý năng lực (Competency Assessment Tool). Một trong những chức năng quan trọng cần thực hiện trong công ty là đào tạo và phát triển, giúp tổ chức nâng cao năng lực của nhân viên để từ đó đạt được những kết quả thực hiện công việc tốt hơn. Tuy nhiên thì việc xác định rằng nhân viên đó có đủ năng lực để đảm nhiệm vị trí đó không, hoặc cần ưu tiên đào tạo những kĩ năng gì thì vẫn là một bài toán khó cho doanh nghiệp. Phần mềm này giúp tổ chức xây dựng từ điển năng lực, khung năng lực cho các vị trí chức danh, từ đó lấy đây làm cơ sở để đánh giá năng lực hiện tại của đội ngũ nhân sự trong tổ chức.
- Quản lý công việc (Task Management). Là một phần mềm hiệu quả trong việc giúp cho việc quản lý công việc, giao việc cho nhân viên, giám sát tiến độ thực công việc diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn.
- Quản lý hiệu quả (Performance Management). Phần mềm có thể bao gồm phân hệ quản lý hiệu suất công việc giúp cho trưởng phòng nhân sự cũng như các trưởng bộ phận khác và ban lãnh đạo có thể thiết lập, đưa ra được các mục tiêu kế hoạch cần thực hiện, theo dõi tiến độ thực hiện công việc cho các nhân viên của mình. Kết quả này được sử dụng cho nhiều quyết định quan trọng như thực hiện đào tạo, xác định lương thưởng, quyết định bổ nhiệm… cho các vị trí khác nhau trong tổ chức. Với việc được đánh giá một cách khách quan như vậy thì những nhân viên trong công ty sẽ cảm thấy những thứ họ nhận được là xứng đáng với những gì họ bỏ ra, từ đó nâng cao động lực làm việc. Về mặt dài hạn, những kết quả của thực hiện công việc được lưu trữ qua các thời kỳ có thể dùng để như là căn cứ để đưa ra những xu hướng, dự đoán giúp đưa ra những chiến lược, định hướng phát triển hợp lý cho tổ chức trong tương lai.
- Theo dõi ứng viên (Applicant Tracking Systems – ATS). Phần mềm theo dõi ứng viên giúp cho quá trình tuyển dụng ứng viên của một tổ chức từ đầu đến cuối được tổ chức hợp lý hóa. ATS xử lý các nghiệp vụ từ đăng bài tuyển dụng trên website của công ty đến những website việc làm, dự trữ các dữ liệu ứng viên và lọc các ứng cử viên tiềm năng cho vị trí cần tuyển.
- Quản lý đãi ngộ (Payroll Software). Là phần mềm quản lý hệ thống lương và trả lương cho các vị trí trong một công ty. Nó giúp nhà quản lý nhân sự xây dựng hệ thống lương, quy chế trả lương một cách khách quan, hiệu quả và phù hợp với mô hình mà doanh nghiệp đang hoạt động.
Thế nào là một phần mềm nhân sự tốt?
Một phần mềm quản lý nhân sự tốt phải đáp ứng nhiều tiêu chí khác nhau và với mỗi một nhóm người trong một tổ chức thì lại đòi hỏi phải đáp ứng được những nhu cầu khác nhau:
Đối với ban lãnh đạo của công ty
Trên góc nhìn của lãnh đạo ở một tổ chức hay một doanh nghiệp, phần mềm phải giúp họ có thể nhìn nhận được quá trình thực hiện công việc của công ty một cách tổng thể, dễ dàng thấy được những biến động xu hướng trong việc phát triển cũng như về lực lượng nhân sự của công ty. Nó cũng cần có những báo cáo theo thời gian thực để giúp nhà quản lý liên tục đưa ra những giải pháp hay những thay đổi kịp thời để giúp công ty đạt được những mục tiêu chiến lược đề ra.
Các quản lý bộ phận/phòng ban trong công ty
Quản lý tại mỗi một bộ phận trong công ty thì lại có những quan điểm khác nhau về một phần mềm quản lý nhân sự tốt. Với quản lý phòng nhân sự thì có thể là quản lý quá trình tuyển dụng, quản lý ứng viên một cách dễ dàng, giúp hỗ trợ được các hoạt động như xây dựng hệ thống quản lý thực hiện công việc cho công ty,…
Một phần mềm quản lý nhân sự tốt với phòng tài chính kế toán là việc sử dụng phần mềm đó không được vượt quá ngân sách đã hoạch định, phải phù hợp về mặt tài chính của công ty. Hay với phòng IT thì lại là phần mềm quản lý nhân sự đó cần có cần linh hoạt, dễ dàng tích hợp với những phần mềm của bên thứ ba nhưng cũng cần đảm bảo tính ổn định cao và ít xảy ra lỗi.
Dưới góc nhìn của nhân viên trong công ty
Đối với những người lao động trong công ty, một phần mềm quản lý nhân sự đủ tốt là có thể giúp họ xử lý được các nghiệp vụ hàng ngày một cách dễ dàng, hiệu quả hơn. Phần mềm đó cũng phải đảm bảo việc dễ sử dụng và có giao diện thân thiện với người dùng.
Có thể tóm gọn lại là, phần mềm quản lý nhân sự tốt không những giúp công ty dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ, theo các mục tiêu chiến lược mà còn cần đạt hiệu quả về mặt sử dụng và tối ưu về chi phí.
5 yếu tố để sử dụng Phần mềm nhân sự một cách hiệu quả?
Bạn đã có một phần mềm quản lý nhân sự tốt nhưng vẫn không thể sử dụng nó một cách hiệu quả, cuối cùng gây ra lãng phí nguồn lực thời gian.
Trên thực tế thì có rất nhiều những doanh nghiệp gặp phải các trường hợp trên. Vậy làm thế nào để có thể triển khai phần mềm nhân sự hiệu quả?
Dưới đây là 5 yếu tố cần có để giúp việc triển khai diễn ra được hiệu quả hơn
Tính cần thiết của việc sử dụng phần mềm
Trước Ban lãnh đạo cũng quản lý các bộ phận cần ngồi lại và phân tích việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, so sánh giữa lợi ích đem lại với từ phần mềm như dễ dàng quản lý thông tin nhân viên, quản lý thực hiện công việc dễ dàng, giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhà quản lý với những chi phí về tài chính, những bất cập về thay đổi, thời gian tiêu tốn cho việc đào tạo nhân sự phần mềm, cộng thêm các yếu tổ về quy mô và tiềm lực rồi cân nhắc xem xét có nên thực sự sử dụng phần mềm nhân sự đó không.
Sự đồng thuận và hỗ trợ liên tục từ toàn bộ ban lãnh đạo
Những thay đổi bất kể to hay nhỏ thì cũng đều đem lại những khó khăn, bất cập trong chính nội bộ của doanh nghiệp đó. Sự đồng thuận của lãnh đạo cũng như toàn bộ nhân viên trong công ty là yếu tố tiên quyết ảnh hưởng đến việc phần mềm nhân sự áp dụng thành công hay thất bại.
Vì vậy trước khi thực hiện triển khai phần mềm tại công ty, ban lãnh đạo phải tiến hành những cuộc họp giúp thống nhất tư tưởng của mọi người trong công ty, giúp họ hiểu rõ về những lợi ích của việc sử dụng phần mềm đó liên quan đến kết quả thực hiện công việc của từng cá nhân cũng như mục tiêu của toàn tổ chức. Bên cạnh đó ban lãnh đão cũng cần liên tục động viên, hỗ trợ và tạo điều kiện để quá trình triển khai sử dụng được diễn ra hiệu quả hơn.
Tính khả thi của kế hoạch triển khai phần mềm
Kế hoạch liên quan đến việc triển khai phần mềm phải được lập ra một cách tỉ mỉ và chính xác. Tuy nhiên cũng phải đảm bảo tính khả thi của kế hoạch triển khai như thời gian cần dùng cho triển khai, nguồn lực cần đầu từ vào việc triển khai phần mềm,…
Tính thực tế trong kỳ vọng và mong muốn của người sử dụng đối với phần mềm
Không phủ nhận rằng phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp cho các nhà quản lý xử lý được rất nhiều các nghiệp vụ thường ngày, từ đó giúp giảm bớt khối lượng công việc cho các quản lý và tiến hành kiểm tra nó một cách hiệu quả hơn. Tuy nhiên, tổ chức cũng cần lưu ý rằng đây chỉ là phần mềm mang tính hỗ trợ, một số các chức năng quan trọng vẫn cần đến sự thực hiện trực tiếp của các nhà quản lý. Bên cạnh đó, các công ty cũng nên dự đoán từ trước các bất cập khi áp dụng phần mềm, những khó khăn ban đầu để tránh việc kỳ vọng quá nhiều so với thực tế
Có mô tả phần mềm một cách rõ ràng
Để giúp việc triển khai phần mềm này được diễn ra một cách hiệu quả hơn, ngoài việc đào tạo sử dụng phần mềm thì các phần mô tả về cấu trúc, chức năng, cách sử dụng phần mềm cũng cần được văn bản hóa lại một cách rõ ràng để giúp cho việc đạo tạo những nhân viên mới sau này được diễn ra một cách dễ dàng hơn, cũng như giúp các nhân viên có được nguồn tài liệu tham khảo khi quên cách sử dụng phần mềm.
8 bước giúp triển khai phần mềm nhân sự hiệu quả
Dưới đây là 8 bước có thể giúp triển khai một phần mềm nhân sự một cách tối ưu nhất. Nhà điều hành cũng có thể tham khảo ý kiến chuyên gia về điều kiện áp dụng thành công phần mềm này.
- Bước 1: Lựa chọn phần mềm phù hợp. Đây là một việc không dễ dàng nếu người chịu trách nhiệm mua sắm, lựa chọn phần mềm không nắm hiểu rõ những phần mềm hiện đang được cung cấp và ưu nhược điểm của từng phần mềm cũng như những lý do phần mềm nhân sự không đáp ứng được nhu cầu quản lý.
- Bước 2: Lập kế hoạch nguồn lực cần sử dụng cho việc triển khai phần mềm
- Bước 3: Thực hiện đào tạo cho đội ngũ nhân sự trong công ty về việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự. Nếu là công ty có quy mô lớn thì có thể tiến hành đào tạo một số nhân sự chính tại các phòng ban để họ đào tạo lại cho nội bộ, từ đó giúp giảm thiểu cho chi phí cho quá trình triển khai.
- Bước 4: Triển khai dùng thử: Có nhiều cách triển khai sử dụng thử như “Sử dụng thử thí điểm”: Việc triển khai sử dụng thử này sẽ được tiến hành tại một vài bộ phận của tổ chức (một bộ phận hoặc một chi nhánh của công ty). Hay “Sử dụng thử toàn bộ”: Áp dụng trực tiếp phần mềm nhân sự này cho toàn bộ hệ thống tại công ty.
- Bước 5: Triển khai áp dụng phần mềm trên toàn hệ thống của công ty
- Bước 6: Sau một thời gian sử dụng thì tiến hành trao đổi với nhà cung cấp về việc hiệu chỉnh phần mềm nhân sự sao cho phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và thực tế sử dụng tại công ty
- Bước 7: Tiến hành hoàn chỉnh tài liệu mô tả về phần mềm để làm tài liệu phục vụ cho công tác đào tạo cho các nhân viên mới.
- Bước 8: Thực hiện bảo trì phần mềm: sửa lỗi, cải thiện giao diện tính năng qua thời gian.
