7 bước tối ưu quy trình tuyển dụng hiệu quả

Last updated on 05/07/2022

Quản lý quy trình tuyển dụng là một việc luôn việc cần tối ưu ở mỗi doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là đăng tin tuyển dụng và chờ ứng viên gửi CV. Phòng nhân sự cần có một chiến lược tối giản nhưng vẫn đủ tối ưu để đạt kết quả tuyển dụng. Quy trình 7 bước dưới đây gợi ý để doanh nghiệp xây dựng một quy trình tuyển dụng hiệu quả. 

Quy trình tuyển dụng hiệu quả là gì?

Tuyển dụng là một chuỗi các hoạt động cần làm để lấp đầy một hay nhiều vị trí trống. Quy trình này bắt đầu từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng đến việc tuyển chọn và quyết định tuyển dụng ứng viên. 

Một quy trình tuyển dụng hiệu quả không chỉ đơn giản là là tuyển dụng thành công. Hơn thế nó cần được tối ưu để giảm chi phí tuyển dụng trên mỗi ứng viên. Việc quản lý quy trình tuyển dụng một các hiệu quả ngoài ra còn đem lại lợi ích to lớn thương hiệu tuyển dụng cho doanh nghiệp. Với mỗi, doanh nghiệp có thể tối ưu để nâng cao trải nghiệm ứng viên. Từ đó, mang lại mang hình ảnh công ty đến gần với ứng viên. 

Những lợi ích cho tối ưu quy trình tuyển dụng là quá rõ ràng. Tuy nhiên để tối ưu nó, phòng nhân sự cần có những chiến lược với 8 bước dưới đây.

Đọc thêm: 12 lời khuyên giúp bạn phỏng vấn thành công vào các công ty tư vấn chiến lược

8 bước tối ưu quy trình tuyển dụng

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng và phân tích công việc

Xác định nhu cầu và xây dựng mô tả công việc được xem là những nội dung chính tại bước  chính này. Có thể do thiếu hụt hay khối lượng công việc tăng lên, phòng ban cần xác định rõ số lượng tuyển dụng mới, thời gian tuyển dụng, mức độ ưu tiên để lên kế hoạch xác thực nhất. Trong khi đó, quản lý trực tiếp (line manager) hoặc team leader cần làm việc để xây dựng lên một bản mô tả công việc chi tiết. Bản mô tả cần bao gồm:

• Thông tin công ty

Nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể tạo những ấn tượng tốt về doanh nghiệp của mình nhờ một phần giới thiệu ấn tượng đầy đủ. Nó nên bao gồm những thông tin chính về lĩnh vực ngành nghề, quy mô, văn hóa, con người và những đặc điểm riêng biệt của doanh nghiệp. Phần giới thiệu không cần quá dài dòng nhưng cần cô đọng để nêu được những điểm nổi bật.

• Nội dung công việc

Phần này cần được mô tả một cách chi tiết từ nội dung các nhiệm vụ, vai trò, trách nhiệm mà ứng viên cần đảm nhiệm. Cần sắp xếp các yêu cầu, nhiệm vụ công việc theo mức độ ưu tiên để đồng thời xây dựng thang đo đánh giá. 

Khi xây dựng bản mô tả cũng cần, nhà quản lý cũng cần đặt tên vị trí (job title) sát với với công việc thực tế. Cần tránh những title “đao to búa lớn” không tương xứng với nội dung dễ gây cảm giác “đầu voi đuôi chuột” với ứng viên.

• Yêu cầu ứng viên

Doanh nghiệp cần giao tiếp rõ ràng về yêu cầu năng lực, kỹ năng mềm, kinh nghiệm, bằng cấp. Thái độ làm việc và tinh thần cộng tác cũng cần được làm rõ để cả hội đồng tuyển dụng và ứng viên theo dõi. Bản mô tả cũng nên trình bày mạch lạc về những yêu cầu cốt lõi và không bắt buộc. 

• Chế độ phúc lợi

Đây được xem làm phần đáng mong đợi nhất khi đi tìm tin tuyển dụng. Quản lý cần xác định một mức chi trả phù hợp đi kèm các trợ cấp, chế độ bảo hiểm. Việc giao tiếp một cách rõ ràng có thể đem lại uy tín, sự minh bạch cho thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp. 

Xây dựng bản mô tả càng chi tiết đem lại nhiều lợi ích cho hiệu quả tuyển dụng. Bởi lẽ, đây chính là thước đo chấm điểm và chọn lọc của nhà tuyển dụng. Trong khi vị trí này có thể thu hút những ứng viên phù hợp nhất. Và chắc chắn tối ưu bản mô bản công việc là thành công bước đầu trong việc tối ưu quy trình tuyển dụng.

2. Thông báo tuyển dụng

Sau khi xác định nhu cầu và mô tả công việc, phòng nhân sự sẽ truyền tải chúng tới những ứng viên tiềm năng. Các thông tin nên được cô đọng để ứng viên có cách tiếp nhận dễ dàng nhất. Nhà quản lý nên chọn lọc những cách xuất hiện phù hợp với giá trị và tầm vóc của doanh doanh nghiệp. Việc này được tối ưu thông qua các platform tuyển dụng 

Hiện nay, có rất nhiều nền tảng đăng tin tuyển dụng, cũng có nhiều phương pháp xuất hiện ứng viên. Ví dụ như: dựa các mối quan hệ, mạng xã hội, các site tuyển dụng trả phí hay từ chính cơ sở dữ liệu ứng viên của riêng công ty. Ngoài cách đăng tin truyền thống trên fanpage và website, doanh nghiệp có thể đầu tư vào các kênh quảng cáo Facebook, công ty headhunt, … Tuy nhiên để tối ưu, doanh nghiệp cần có sự cân nhắc và chọn lọc nền tảng tuyển dụng phù hợp với giá trị của công ty hoặc nhóm ứng viên tiềm năng công ty đang nhắm tới. 

3. Thu nhận và chọn lọc hồ sơ

Sau khi đăng tin tuyển dụng, đây là lúc phòng tuyển dụng chút thành quả từ những hoạt động từ 2 bước trước. Tại bước này, nhân viên tuyển dụng sẽ chọn lọc những hồ sơ tiềm năng. Dựa vào những yêu cầu về trình độ, năng lực, bằng cấp trong bản mô tả, nhân viên tuyển dụng sẽ chọn ra những ứng viên tiềm năng. 

Điều quan trọng trong bước này là cần người có kinh nghiệm và chuyên môn đủ cao để không bỏ lỡ ứng viên. Thông thường tìm được ứng viên đáp ứng hết các tiêu chí là điều không tưởng, người chọn lọc hồ sơ cần nhìn ra tiềm năng của những ứng viên chưa đủ điều kiện. 

4. Phỏng vấn ứng viên

Chốt được danh sách ứng viên cuối cùng, nhân viên tuyển dụng sẽ bắt đầu gửi thư mời và lên lịch phỏng vấn. Với từng yêu cầu công việc và buổi phỏng vấn có thể diễn ra với nhiều giai đoạn như phỏng vấn sơ bộ với quản lý nhân sự, phỏng vấn chuyên môn với quản lý trực tiếp.  

Trong buổi phỏng vấn, nhà quản lý cần có xây dựng trước bộ câu hỏi kết hợp cả chuyên môn và kỹ năng mềm. Những câu hỏi tình huống được xem là bài thử thách toàn diện giúp nhà tuyển dụng có thể đánh giá cùng lúc tư duy, kỹ năng, và phản xạ của ứng viên. Ngoài ra, trong buổi phỏng vấn này, nhà quản lý cũng cần nhìn thấy được sự yêu thích công ty và nhiệt huyết với công việc. Việc này này đặc biệt cần thiết để chọn ra những ứng viên có cam kết dài hạn với doanh nghiệp.

Một nội dung không thể thiếu trong buổi phỏng vấn là những chia sẻ về quy định và chế độ đãi ngộ. Đừng quên gia tăng sự yêu thích của ứng viên bằng những chế độ lương, phụ cấp hấp dẫn.

Đọc thêm: Tập hợp những điều ứng viên nên hỏi khi phỏng vấn xin việc

5. Thử việc

Chọn lựa ứng viên phù hợp và gửi thư tuyển dụng thành công, quy trình tuyển dụng sang bước tiếp theo: quá trình tuyển dụng. Ở giai đoạn này, quản lý sẽ đánh giá năng lực thực tế và mức độ phù hợp của ứng viên. Nhà quản lý cần có kế hoạch onboard và hướng dẫn công việc sát sao. Một phần là để hỗ trợ nhân sự mới nắm bắt công việc nhanh chóng, mặt khác đánh giá sát sao. Trong khoảng thời gian này, ứng viên cũng có quyền nghỉ việc bất cứ lúc nào, ấn tượng tốt để giữ chân ứng viên cũng là điều cần được lưu tâm. 

Tuy nhiên để tránh những không may, đội tuyển dụng cũng nên có kế hoạch phòng trừ bằng cách phỏng vấn lại, thử việc  lại hồ sơ của các ứng viên trước đó. 

6. Quyết định tuyển dụng 

Với những ứng viên vượt qua vòng thử việc, doanh nghiệp sẽ đề xuất ký hợp đồng chính thức.  Sau khi ký kết, ứng viên đã chính thức trở thành nhân viên và phòng nhân sự coi như hoàn thành công tác tuyển dụng. Tuy nhiên một quy trình tuyển dụng được tối ưu vẫn chưa kết thúc.

7. Đo lường và tổng kết

Thông thường, quy trình tuyển dụng sẽ đóng lại khi khi nhân sự mới ký kết hợp đồng làm việc chính thức. Tuy nhiên, để đảm bảo quy trình tuyển dụng ngày được tối ưu thì phòng tuyển dụng cần ngồi lại và đo lường hiệu suất. Số lượng ứng viên qua các vòng, tỉ lệ giữa nhân viên tuyển thành công và ứng viên, chi phí cho mỗi headcount, … đều cần được báo cáo trong các kỳ tổng kết. Không chỉ quan tâm đến kết quả tuyển dụng, các yếu tố như chi phí, thời gian cũng cần được tính đến kỹ càng. Đánh giá lại quá trình là việc cần thiết để tối ưu.

Ngoài ra, thông tin các ứng viên chưa được offer cũng là một nguồn dữ liệu quý giá. Doanh nghiệp nên có một nền tảng để lưu giữ loại thông tin này, phục vụ cho các đợt tuyển dụng tương lai.