Quản lý công việc nhóm hiệu quả đòi hỏi một sự tổ chức kỹ lưỡng và sự phối hợp tốt giữa các thành viên. Điều này phụ thuộc lớn vào năng lực quản lý đội nhóm của người đứng đầu. Cũng như sự phối hợp nhịp nhàng, bổ trợ lẫn nhau của từng thành viên trong nhóm. Bài viết này chia sẻ một số kinh nghiệm cần lưu tâm để quản lý công việc nhóm một cách tối ưu.
1. Xác định mục tiêu và kế hoạch cụ thể
Bạn luôn cần phải đưa ra những mục tiêu và kế hoạch cụ thể, rõ ràng khi giao việc cho các thành viên trong nhóm. Mỗi công việc cần được nhìn từ bao quát toàn cảnh đến các hoạt động chi tiết. Các mục tiêu khi đưa ra nên cân nhắc theo tiêu chí “SMART”: Cụ thể, Đo lường được, Có khả năng lực hiện, Có tính thực tế và trong khung thời gian.
Khi đưa ra mục tiêu, cần đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều hiểu rõ mục tiêu đó. Bạn mong muốn họ làm gì, kết quả cần đạt được ra sao, trong khoảng thời gian nào, mục tiêu của việc đó là gì. 70% nhân viên thực hiện không sát mục tiêu là bởi 30% sự truyền đạt mục tiêu không rõ ràng từ nhà quản lý. Mục tiêu cụ thể và đo lường được giúp thành viên dễ dàng hơn trong việc định hình và thực hiện công việc của họ.
2. Phân công nhiệm vụ rõ ràng
Điều quan trọng tiếp theo cần lưu tâm trong quản lý công việc nhóm đó là cần biết phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các thành viên. Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp tránh chồng chéo công việc, tránh lãng phí nguồn lực khi nhiều người làm cùng một việc mà lại không hiệu quả. Khi bạn không phân công nhiệm vụ rõ cho từng thành viên, họ sẽ có xu hướng là tôi mạnh điểm nào thì tôi sẽ đăng ký làm việc đó.
Nếu là giao nhiệm vụ trong dự án, thì bạn cần xác định nhiệm vụ cho họ dựa trên năng lực, kinh nghiệm và thế mạnh của từng thành viên. Nếu là giao việc trong công việc thì ngoài các yếu tố trên, cần thiết là căn cứ cả vào mô tả công việc của vị trí mà họ đang đảm nhận. Khi phân công nhiệm vụ xong, bạn vẫn cần có sự xác nhận để đảm bảo các thành viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình và các yêu cầu về kết quả hoàn thành.
3. Thúc đẩy giao tiếp cởi mở trong quản lý công việc nhóm
Giao tiếp trong thực hiện công việc nhóm hết sức cần thiết. Bởi có giao tiếp, bạn và từng thành viên mới nắm được thông tin, tình trạng thực hiện. Để kịp thời hỗ trợ và điều chỉnh công việc của thành viên theo đúng hướng mục tiêu. Đừng để đến khi quá trễ thời gian mới nhìn lại, thảo luận thì lúc đó nhóm của bạn đã mất một khoảng thời gian quá dài và hao phí nguồn lực cho phần việc không phù hợp.
Thúc đẩy giao tiếp cởi mở trong quản lý công việc nhóm cần bắt nguồn đầu tiên từ nhà quản lý. Tạo môi trường, tạo điều kiện và khuyến khích giao tiếp, thảo luận, trao đổi là điều cần thiết. Giao tiếp có thể thông qua các cuộc họp định kỳ báo cáo tiến độ, thảo luận qua các nhóm riêng, kênh trực tuyến, trao đổi trực tiếp, đưa ra phản hồi và hỗ trợ giải quyết vấn đề.
4. Sử dụng công cụ quản lý công việc hoặc dự án
Bạn có thể quản lý công việc nhóm bằng các cách quản lý và giao việc truyền thống như qua văn bản, tài liệu, giao việc thảo luận trực tiếp, gửi email… Bạn cũng có thể tận dụng những phần mềm hiện đại để nâng cao hơn hiệu quả trong quản lý công việc nhóm. Các công cụ này sẽ giúp bạn quản lý tối ưu hơn và chặt chẽ hơn toàn bộ nguồn lực và tình trạng công việc. Lựa chọn cách thức nào phụ thuộc vào điều kiện, nguồn lực, bối cảnh và sự ưu tiên của doanh nghiệp.
Một số công cụ quản lý công việc và dự án hữu ích như digiiPM (Phần mềm Quản lý Dự án và Công việc), Asana, Trello hoặc Microsoft Teams để theo dõi tiến độ công việc, giao nhiệm vụ và giao tiếp trong nhóm. Các công cụ này không những hỗ trợ giao việc tốt mà còn hỗ trợ theo dõi tình trạng hoàn thành công việc, tương tác theo công việc…
Phần mềm quản lý công việc có thể hỗ trợ bạn trong việc luôn nắm bắt mọi thông tin và quá trình thực hiện công việc của nhân viên mọi lúc, mọi nơi mà không phải lúc nào cũng cần hỏi. Như vậy, nhân viên cũng có cảm giác được tự chủ trong công việc của mình mà không phải lúc nào cũng bị sếp giám sát trực tiếp một cách áp lực.
5. Khuyến khích sáng tạo và hợp tác
Sự sáng tạo và hợp tác, chia sẻ trong công việc là nền tảng để kết quả của từng cá nhân và tập thể đạt mục tiêu cao nhất. Bạn cần tạo môi trường thoải mái, khuyến khích mọi người chia sẻ những ý tưởng, cải tiến dù nhỏ nhất. Sẵn sàng tiếp nhận, xem xét những ý kiến từ đội nhóm để thúc đẩy công việc. Hợp tác và làm việc nhóm sẽ tăng cường hiệu suất và chất lượng công việc của nhóm.
6. Đánh giá, phản hồi và điều chỉnh
Bạn không chỉ đặt mục tiêu, phân công công việc rồi lãng quên nó. Bởi không phải cá nhân nào cũng hoàn toàn tự giác trong công việc. Và bạn cũng không phải lúc nào cũng chắc chắn rằng mọi việc đang đi đúng mục tiêu. Quản lý công việc nhóm cần có sự theo dõi, đánh giá kết quả hoàn thành. Cần có sự điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo các công việc diễn ra một cách suôn sẻ.
Bạn cũng có thể cần đánh giá, xem xét để chỉ ra những vấn đề mà nhân viên đang gặp phải nhằm rút kinh nghiệm cho những hoạt động sau này. Đạt được mục tiêu là quan trọng, song cách thức phối hợp và thực hiện thế nào hiệu quả và phù hợp cũng hết sức cần thiết. Nhờ đó, các công việc sẽ luôn được cải tiến và nâng cao hiệu quả.
7. Giải quyết xung đột
Một vấn đề thường xảy ra trong quá trình quản lý công việc nhóm đó là xung đột. Xung đột xảy ra giữa các thành viên trong nhóm. Xung đột xảy ra giữa các công việc phát sinh. Nếu có xung đột xảy ra giữa các thành viên, hãy giải quyết chúng một cách cởi mở và công bằng.
Tuy nhiên, nhà quản lý cũng cần thúc đẩy sự cạnh trang lành mạnh giữa các cá nhân. Điều này sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, hiệu suất cao và luôn phát triển.
8. Quản lý sự thay đổi
Quản lý sự thay đổi là một phần quan trọng của quản lý công việc nhóm. Nhiều yếu tố bất ngờ hoặc thay đổi về các vấn đề nguồn lực, bối cảnh, kỳ vọng, mục tiêu…việc chủ động và có bản lĩnh xử lý, dẫn dắt đội nhóm vượt qua sự thay đổi là vô cùng quan trọng. Nhằm đảm bảo dự án vẫn tiến triển một cách hiệu quả.
Chủ động quản lý sự thay đổi sẽ giúp toàn nhóm thích ứng và phản ứng nhanh chóng mà không bị quá ảnh hưởng đến giải quyết công việc. Nhà quản lý có thể nhận diện và đánh giá được các rủi ro liên quan, từ đó giảm thiểu được rủi ro liên quan.
9. Hậu quả khi quản lý công việc nhóm không tốt
Khi quản lý công việc nhóm không tốt sẽ dẫn đến những hạn chế thường gặp sau:
- Thất bại trong đạt được mục tiêu: Nếu không đưa ra mục tiêu và phân công công việc hiệu quả, nhóm có khả năng không hoàn thành các công việc theo đúng mục tiêu, thời hạn.
- Hiệu suất làm việc thấp: Sự thiếu hợp tác, giao tiếp kém và sự không rõ ràng về nhiệm vụ có thể dẫn đến hiệu suất công việc thấp, làm việc rời rạc, tốn thời gian làm đi làm lại.
- Mất lòng tin và không hài lòng: Khi các thành viên không cảm thấy được sự hỗ trợ, phản hồi, thiếu định hướng hoặc thiếu ghi nhận, họ có thể trở nên bất mãn và mất lòng tin vào nhóm và lãnh đạo.
- Xung đột và mất đoàn kết: Sự không thống nhất trong quản lý có thể dẫn đến xung đột và mất đoàn kết trong nhóm. Những mâu thuẫn không được giải quyết có thể làm giảm hiệu suất và tinh thần làm việc của nhóm.
- Sản phẩm hoặc dịch vụ kém chất lượng: Nếu không có sự quản lý chặt chẽ, sản phẩm cuối cùng hoặc dịch vụ có thể không đạt được chất lượng mong đợi, gây hậu quả đến uy tín của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
- Mất nguồn lực: Sự không hiệu quả trong quản lý có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực, bao gồm thời gian, tiền bạc và năng lượng của các thành viên và tổ chức.
- Thất bại trong cạnh tranh: Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, một quản lý không hiệu quả có thể dẫn đến sự mất mát cơ hội và thậm chí là thất bại trước các đối thủ.
Lời kết
Quản lý công việc nhóm hiệu quả ảnh hưởng đến từng cá nhân, đội nhóm và cả tổ chức. Một tổ chức có khả năng mạnh mẽ bắt nguồn từ một trong các yếu tố quan trọng đó chính là quản lý. Quản lý công việc nhóm sẽ không chỉ giúp tăng hiệu suất làm việc của từng thành viên mà còn tối ưu được nguồn lực của doanh nghiệp. Nhà quản lý cần chọn lựa những cách thức quản lý thông minh và hiệu quả cao như tận dụng lợi thế từ các công cụ, phần mềm quản lý. Từ đó khai thác tối ưu được các nguồn lực trong tổ chức, đáp ứng được mục tiêu đặt ra.
Vũ Thị Thanh Hằng
CEO | Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
