Tại một số thời điểm trong cuộc sống, bạn có rất nhiều công việc cần thực hiện, nếu bạn không trang bị các kĩ năng cần thiết để quản lý công việc một cách khoa học, không những bạn không thể hoàn thành các công việc được giao mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung của nhóm và của công ty. Dưới đây chúng tôi chia sẻ 7 cách quản lý công việc đơn giản giúp bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch công việc trong tương lai và quản lý chúng một cách hiệu quả
1. Chuẩn bị mọi thứ một cách luôn luôn và sẵn sàng
Đây là quy tắc đầu tiên, quan trọng nhất và rõ ràng nhất khi quản lý các nhiệm vụ. Khi bạn đánh giá một nhiệm vụ để lên kế hoạch trước cho nó, bạn phải xem xét tất cả các tình huống có thể xảy ra. Điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó phạm sai lầm? Điều gì xảy ra nếu người chịu trách nhiệm không xuất hiện tại nơi làm việc? Phân tích tất cả các khả năng (trong phạm vị có thể) và sẵn sàng vượt qua mọi trở ngại trên con đường của bạn.
2. Sử dụng Kanban để lập kế hoạch công việc
Kanban là một phương pháp Agile dựa trên Phương thức Sản xuất Toyota với bốn nguyên lý:
– Trực quan hóa công việc: Bảng Kanban là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello.
– Giới hạn công việc đang làm: Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn WIP còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải việc chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.
– Tập trung vào luồng làm việc: Việc áp dụng nguyên lý giới hạn WIP và phát triển những chính sách hướng theo nhóm giúp nhóm có thể tối ưu hóa hệ thống Kanban để cải tiến luồng làm việc trơn chu.
– Cải tiến liên tục: Nhóm đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm để từ đó có những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm.
3. Tách nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn và cung cấp hướng dẫn chi tiết
Chia một nhiệm vụ lớn, phức tạp thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, có thể đạt được một cách chắc chắn. Một trong những mẹo quản lý công việc khác là cung cấp các hướng dẫn chi tiết, rõ ràng để các thành viên trong nhóm luôn biết họ cần làm gì.
4. Khởi đầu với các công việc đơn giản
Bắt đầu với một nhiệm vụ lớn, phức tạp có thể dẫn đến chán nản và khiến nhóm của bạn định hướng một cách sai lầm. Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi thực hiện những nhiệm vụ lớn hơn sau khi bạn đã hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn và có nhiều kinh nghiệm về chúng.
5.Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm
Thực hiện nhiều công việc cùng một lúc đồng nghĩa với việc bạn phải dàn trải sự tập trung và sức lao động của mình cho nhiều nhiệm vụ khác nhau, tuy nhiên không phải ai cũng có khả năng cân bằng và thực hiện nhiều việc cùng một lúc mà vẫn đảm bảo hiệu quả. Vì thế, chỉ nên tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm, đảm bảo sự chú ý cần thiết để đạt được hiệu suất cao nhất.
6. Luôn luôn cẩn trọng
Bạn cần hình thành một lối tư duy phản biện, luôn xem xét mọi thứ dưới góc độ nó hoàn toàn có thể sai. Nói như thế không phải khuyến khích mọi người tư duy tiêu cực và bi quan, mà là nhắc nhở chúng ta phải luôn cẩn trọng trong từng bước thực hiện công việc, chuẩn bị trước cho mọi trường hợp có thể xảy ra và dự phòng phương án khắc phục trong cả trường hợp xấu nhất. Đây là một yêu cầu quan trọng trong quản lý công việc nói riêng và quản trị các hoạt động thường ngày nói chung.
7. Thực hiện trước các công việc có tính thách thức hơn
Chúng ta là con người, chúng ta có xu hướng theo bản năng là tránh những điều khó khăn, hoàn toàn dễ hiểu vì đó là bản chất của chúng ta. Tuy nhiên, điều không tốt ở đây là tránh các nhiệm vụ khó khăn và thách thức (hoặc thậm chí cả những việc bạn không thích làm) đến mức bạn cảm thấy mệt mỏi và lo lắng, trải qua những ngày làm việc với nỗi sợ hãi và chán nản. Điều đó hoàn toàn không nên.
Hãy nghĩ một cách tích cực rằng, nếu bạn tập trung tất cả sức lực và lòng can đảm để giải quyết những nhiệm vụ khó khăn vào buổi sáng, bạn sẽ cảm thấy vui vẻ để hoàn thành công việc trong phần còn lại của ngày và có thêm động lực để tiếp tục những nhiệm vụ khác. Nếu bạn sử dụng một ứng dụng hoặc phần mềm để giúp bạn quản lý các nhiệm vụ của mình, bạn đã đi trước một bước so với đối thủ. Các ứng dụng này, chẳng hạn như digiiTASK, cung cấp cho bạn các kỹ thuật logic, thông minh để ưu tiên và tăng năng suất của bạn.
Nếu bạn chuẩn bị kế hoạch công việc cho ngày mai vào cuối ngày hôm trước, bạn sẽ biết chính xác mình cần làm gì và có thể tìm ra cách tốt nhất để hoàn thành các nhiệm vụ công việc của mình.
Quản lý công việc hiệu quả với phần mềm digiiTASK
Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK của OOC là phần mềm hỗ trợ quản lý công việc thông qua việc lập danh sách công việc cần thực hiện, giao việc cho nhân viên, theo dõi quá trình thực hiện và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.
Dưới đây là một số tính năng chính của phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK:
- Tạo/đăng ký công việc dễ dàng (chi tiết công việc, tình trạng công việc, người/bộ phận chịu trách nhiệm, người liên quan, kết quả đầu ra, deadline….) và giao việc cho các thành viên trong nhóm/bộ phận.
- Quản lý công việc của cá nhân, nhóm, bộ phận, công ty dưới dạng danh sách, lịch ma trận ưu tiên (Priority Matrix) – giúp quản lý công việc một cách tập trung, và có ưu tiên.
- Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK có giao diện dashboard sinh động, tổng hợp các thông tin quan trọng giúp người dùng dễ dàng quản lý công việc theo tình trạng, độ ưu tiên.
- Hệ thống báo cáo của phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK giúp người quản lý đánh giá nhanh việc thực hiện công việc của nhân sự thuộc nhóm/bộ phận, công ty.
- Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK của OOC có thể được cài đặt dưới dạng mobile-app giúp người dùng có thể quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi, đa dạng trên nhiều thiết bị (máy tính, laptop, smartphone, tablet…).
Tham khảo thêm 9 phẩm chất để thăng tiến trong công việc
10 kĩ năng mềm quan trọng hàng đầu
