Chúng ta vốn thường thấy vai trò quan trọng của data trong việc phát triển kế hoạch kinh doanh hay định hướng marketing, phát triển khách hàng, nhưng dường như lại chẳng mấy để ý đến Phân tích dữ liệu nhân sự và xây dựng bộ chỉ số theo dõi nhân sự. Phát triển con người vốn là một mục tiêu cấp thiết của doanh nghiệp nhưng họ lại bỏ quên hoặc chưa tận dụng hết loại tài sản quý giá này.
Trong phòng HR, có rất nhiều dữ liệu ý nghĩa cần được thu thập và diễn giải ra insights ví dụ như: dữ liệu về tuyển dụng, thành tựu phát triển của nhân sự, hiệu suất, phát triển cá nhân, profile năng lực, hay sự thỏa mãn của nhân viên và rất nhiều thông tin khác nữa. Nếu biết vận dụng đúng cách thì đây không chỉ là những con số vô tri và nó nằm trong mối quan hệ nguyên nhân, hệ quả, giải thích cho tình trạng nhân sự và hiệu suất của công ty tại một thời điểm.
Tuy nhiên thu thập được những thông tin này cũng không dễ dàng, nó cần có sự thay đổi từ thói quen, cách thức quản lý thông tin của doanh nghiệp và công cụ hỗ trợ. Quản lý nhân sự qua giấy tờ hay excel giờ là không đủ trong thời đại 4.0 – khi mà BigData sẽ trở thành mạch máu chạy khắp cơ thể và vận hành các cơ quan. Phòng Nhân sự cũng không nằm ngoài vòng tròn liên quan khi doanh nghiệp phát triển theo hướng Data Driven Decision.
Phân tích dữ liệu nhân sự là gì?
Phân tích dữ liệu nhân sự được hiểu là quá trình đưa các thông tin từ các hoạt động liên quan đến nhân sự vào trong một bộ đo lường, từ đó lý giải được một cách logic về nguyên nhân, tình trạng nguồn nhân lực. Sau đó là sẽ là nguồn đầu vào chất lượng để đưa ra những phán đoán cho viễn cảnh và vạch ra hướng đi phù hợp nhất.
Theo Forbes, đầu ra quan trọng nhất của phân tích dữ liệu nhân sự là một hoạt động chỉ ra đâu là kế hoạch và hành động phù hợp nhất để đảm bảo trước mắt là chất lượng nguồn nhân lực và sau là hiệu suất của doanh nghiệp.
HR analysis hay people analysis là những công việc chiến lược của phòng nhân sự. Bởi lẽ, trước đây, người ta hay dựa vào cảm tính hoặc những yêu cầu cứng nhắc trong JD để quyết định lựa chọn ứng viên. Hay khi có phản ứng không tốt từ phía nhân viên thì phòng HR mới xem xét lại chính sách lương thưởng, hoặc đề xuất thêm trợ cấp để giữ chân nhân tài. Tuy nhiên với công việc phân tích và dự đoán trước thì mọi cảm tính và sự bị động sẽ hoàn toàn được xóa bỏ. Tùy vào cơ chế và chính sách hiện hành của doanh nghiệp mà nhà quản lý biết đâu là ứng viên sáng giá, đâu là chính sách phù hợp để giữ chân người tài.
7 Lý do ích của việc phân tích dữ liệu nhân sự
Theo một nghiên cứu về quản lý nhân sự và phân tích tại trường Wharton tại đại học Pennsylvania, chỉ có 5% nguồn đầu tư cho Big Data tại doanh nghiệp là dành cho bộ phận HR. CÙng chỉ có 9% doanh nghiệp tự tin nói rằng họ có hiểu biết tốt về các yếu tố tài năng thúc đẩy hiệu suất trong tổ chức của họ. Con số cho công ty có hệ thống khen thưởng phù hợp với mục tiêu tổ chức của họ chỉ mới dừng lại ở mức 11% và 23% không có kế hoạch lương thưởng cho từng nhân sư, phòng ban.
Thực tế cho thấy mức độ triển khai phân tích dữ liệu nhân sự ở doanh nghiệp còn rất thấp. Đó là bởi vì họ chưa biết đến 7 lý do tại sao nên bắt tay ngay vào việc diễn giải những con số thành dữ liệu có ý nghĩa.
1. Tối ưu hóa công tác tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên phù hợp
Trước mỗi đợt tuyển dụng, việc đánh giá lại JD và đưa ra những yêu cầu, trách nhiệm thêm để đáp ứng nhu cầu của vị trí là điều cần thiết. Nhưng việc này không thể chỉ dựa trên sự cảm tính hoặc phán đoán mà nó nên xuất phát từ việc đánh giá từ tình trạng và tính chất công việc trong bối cảnh mới.
Để tìm ra ứng viên phù hợp nhất, doanh nghiệp cần xác định khoảng trống mà nhân viên cũ để lại. Lúc này những dữ liệu đã phân tích và ghi nhận từ trước sẽ là kim chỉ nam dẫn lỗi. Một bản JD chi tiết với đầy đủ yêu cầu về nội dung công việc, kỹ năng, kinh nghiệm cùng tinh thần thái độ sẽ được vạch ra rõ ràng. Những “gạch đầu dòng” trong bản JD sẽ được củng cố bằng những số liệu để chắc chắn rằng người tiếp theo ngồi vào sẽ là phù hợp nhất.
2. Chuẩn bị kế hoạch nhân sự
Phân tích Data có thể giúp các nhà lãnh đạo nhân sự và doanh nghiệp hiểu và xác định các cơ hội phát triển. Việc áp dụng phân tích dữ liệu và con người có thể giúp doanh nghiệp đưa ra dự đoán và phản ứng kịp thời trước các cơ hội tăng trưởng.
Khi tiếp cận dữ liệu theo cách này, các nhà lãnh đạo nhân sự có thể tác động đến các quyết định kinh doanh trong thời gian thực, cho phép tăng cường tính chủ động trong việc lập kế hoạch tăng trưởng lực lượng lao động và dự báo nhu cầu trong tương lai để đáp ứng với sự phát triển của tổ chức. Đây là một sự chuẩn bị dài hơi nhưng rất cần thiết.
3. Tăng mức độ gắn kết nhân viên
Phân tích dữ liệu nhân sự là đặc biệt cần thiết để tăng gắn kết nhân viên. Bởi nó cần cho công tác đánh giá năng lực, công nhận và khen thưởng. Ngoài ra, từ các dữ liệu được phân tích, nhà quản lý nhân sự có thể tìm ra những trường hợp nhân viên đang mất đi động lực hay có hiệu suất giảm sút.
Tất cả các phân tích dữ liệu xung quanh KPI, thái độ, tính chuyên cần đều có thể được nêu bật cho HR khi các cá nhân cần thêm sự trợ giúp. Doanh nghiệp sẽ có những chính sách động viên, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Đây sẽ làm tăng mức độ cam kết với công việc và doanh nghiệp khi nhân viên được đánh giá đúng và hỗ trợ kịp thời.
4. Củng cố việc ra quyết định chính xác
Phân tích dữ liệu cho phép các nhóm nhân sự nắm được nhiều thông tin hơn và từ đó có chiến lược hơn. Dashboard bao gồm dữ liệu đã được thu thập và phân tích sẽ hỗ trợ HR có thể hiểu câu chuyện của tổ chức, những gì đang xảy ra và quan trọng là những xu hướng đang được dự đoán dựa trên dữ liệu lịch sử.
Một loạt các quyết định lớn có thể được thực hiện nhờ vào việc sử dụng Big Data bao gồm tuyển dụng, quản lý hiệu suất, lập kế hoạch kế nhiệm và trải nghiệm tổng thể của nhân viên.
5. Giảm tỷ lệ nghỉ việc
Trải nghiệm nhân viên tốt sẽ là nhân tố quan trọng để giữ chân nhân viên, tăng sự cam kết với doanh nghiệp. Muốn đánh giá sự hài lòng và mức độ hạnh phúc của nhân viên, doanh nghiệp cần theo dõi qua bộ chỉ số. Việc phân tích các điểm chạm trong hành trình nhân viên sẽ giúp nhà quản lý xác định được đâu là điểm chưa hài lòng và cách để đáp ứng.
Bức tranh mà phân tích dữ liệu có thể vẽ ra sẽ giúp HR xác định được các mẫu và xu hướng giữa các nhóm, phòng ban. Làm nổi bật các vấn đề có thể sắp phát sinh và phản hồi trong thời gian thực cho các vấn đề tiêu hao đang diễn ra. Chắc chắn rằng với một trải nghiệm được xây dựng dựa trên dữ liệu của chính nhân viên sẽ làm tăng mức độ hài lòng và giảm tỷ lệ nghỉ việc
6. Xác định lỗ hổng kỹ năng của nhân viên
Dữ liệu về kỹ năng của nhân viên trong toàn tổ chức có thể được tận dụng để tạo ra hiệu quả lớn. Bằng cách sử dụng các mô hình dự đoán và AI trong lĩnh vực này, bộ phận Nhân sự có thể xác định các cơ điểm mạnh, điểm yếu trong năng lực nhân viên, kế hoạch đào tạo phù hợp và đánh giá mức độ thăng tiến, phát triển.
Bằng cách tận dụng tốt hơn các kỹ năng đã có trong tổ chức và xác định những kỹ năng có thể được nâng cao sẽ giúp các cá nhân tự tin đảm nhiệm công việc và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Lần lượt nó tạo ra phản ứng dây chuyền khi tăng năng suất, sự thỏa mãn và sự cam kết.
7. Xác định các quy trình nhân sự không hiệu quả
Sức mạnh của phân tích là chúng không chỉ hỗ trợ HR trong việc nhìn từ bên ngoài vào doanh nghiệp. Mà chúng còn cho phép nhân sự xác định những gì có thể được cải thiện trong chính nội tại của phòng. Bằng cách sử dụng Big Data, bộ phận nhân sự có thể dễ dàng xác định bất kỳ quy trình nào không mang lại kết quả hoặc có sai sót. Quá trình này cũng hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc xây dựng các chiến lược dựa trên cơ sở bằng chứng để cải thiện việc ra quyết định. Hơn nữa, sức khỏe tổng thể của tổ chức có thể được hồi sinh và nâng cao bằng cách tiếp cận này.
Bộ chỉ số theo cần theo dõi
Có nhiều cách khác nhau để theo dõi các chỉ số trong Nhân sự thông qua phần mềm quản lý, khảo sát, dữ liệu theo dõi. Tuy nhiên, để đưa vào quản lý và theo dõi, nhà quản lý cần xác định bộ chỉ số chỉnh để làm đầu vào cho dòng chạy dữ liệu.
1. Chỉ số vắng mặt (ABSENTEEISM)
Đây là thước đo tỷ lệ vắng mặt trung bình tính theo phần trăm tổng số ngày làm việc của tất cả nhân viên. Đây là một KPI nhân sự rất quan trọng vì nó thể hiện động lực và sự gắn bó của nhân viên với công việc và công ty. Những người lao động có động lực và sự gắn bó thấp thường có tỷ lệ xin nghỉ phép cao hơn.
Điều quan trọng là phải xem xét số liệu này theo thời gian và giảm bớt nó, vì nó chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn. Và vì thế một phần mềm chamas công, lưu lại chính xác thời gian nghỉ phép của nhân viên có thể tiết lộ chỉ số này.
2. Chi phí tuyển dụng trên mỗi nhân tài (Cost per hire)
Nó là chỉ số đo lường lượng tài nguyên doanh nghiệp cần đầu tư cho mỗi nhân viên mới. Chỉ số này bao gồm tất cả các chi phí tuyển dụng (quảng cáo / tiếp thị, khuyến khích giới thiệu, chi phí thời gian của nhà tuyển dụng từ việc xem xét và lựa chọn CV và sau đó tiến hành phỏng vấn), đào tạo (chi phí thời gian của người quản lý / người hướng dẫn, tài liệu và chi phí thời gian của một nhân viên mới).
Những chi phí này tích lũy và có thể đè nặng lên ngân sách của công ty, nhưng phải tìm được nhân tài đủ tiêu chuẩn phù hợp với công ty thì đó là một khoản đáng phải bỏ ra. Và không còn cách nào khác và phải tối ưu từng khâu, bằng phần mềm hỗ trợ tuyển dụng, onboarding, và phần mềm đào tạo giúp giảm thời gian và công sức.
3. Tỷ lệ chuyển đổi (Conversion rate)
KPI này đo lường tỷ lệ của tổng số ứng viên được thuê vào cuối quá trình. Không có khoản phí cụ thể nào được quy định để tuyển dụng hiệu quả, nó phụ thuộc vào công ty, khu vực và ngành của bạn. Nhưng đây là số liệu doanh nghiệp có thể sử dụng để xem xét kỹ hơn tất cả các bước liên quan và so sánh các phương pháp tuyển dụng khác nhau mà bạn đã triển khai để chọn phương pháp hiệu quả nhất, trong khi vẫn tính đến các chỉ số khác (chẳng hạn như tỷ lệ duy trì trong 90 ngày sau khi tuyển dụng). Mục tiêu chính của việc đo lường tỷ lệ chuyển đổi là tìm ra kênh những ứng viên tốt nhất với chi phí thấp nhất.
4. Thời gian để lấp đầy chỗ trống (Time to fill)
Số liệu này chỉ đơn giản là đo thời gian trôi qua từ khi một lời mời làm việc được đưa ra đến khi một nhân viên mới được thuê cho công việc cụ thể đó. Giống như tỷ lệ chuyển đổi tuyển dụng, nó giám sát hiệu quả của quá trình tuyển dụng về thời gian sử dụng các nguồn lực để lấp đầy một vị trí tuyển dụng. Suy cho cùng thời gian càng lâu chi phí tuyển dụng càng tăng, kết quả công việc càng giảm do thiếu hụt nhân sự. Cần theo dõi chỉ số này để tìm ra kênh tuyển dụng cũng như phương pháp tuyển hợp lý nhất giúp cắt giảm thời gian.
5. Tỷ lệ nghỉ việc (Turnover rate)
Tỷ lệ nghỉ việc đo lường số lượng nhân viên của doanh nghiệp nghỉ việc du là tự nguyện hay không. Chỉ số này chỉ ra một phần thành công của doanh nghiệp trong việc xây dựng môi trường, chính sách để giữ chân nhân viên.
Có nhiều trường hợp, lý do nghỉ việc không hoàn toàn là lỗi của doanh nghiệp, vậy khi đó việc rời đi đều có lợi cho cả hai bên. Tuy nhiên, nếu chỉ số này tăng cao bất thường thì đó lại là vấn đề rất đáng xem xét. Tỷ lệ nghỉ việc tăng có thể dẫn dắt doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân và có biện pháp phù hợp để khắc phục nó.
6. Thời gian cống hiến trung bình (Average length of stay)
KP này là một chỉ báo tốt về chuyện doanh nghiệp có giỏi trong việc giữ chân nhân tài hay không. Chỉ số nhân sự này theo dõi số tuần, tháng hoặc năm trung bình mà một nhân viên ở lại công ty.
Như đã nêu ra ở trên, mỗi nhân viên được tuyển vào đều tiêu tốn doanh nghiệp một chi phí, tùy vào vị trí mà có sự khác biệt. Ngoài ra, chi phí ấy còn dễ dàng tăng giá nếu thời gian ở lại doanh nghiệp của nhân sự ấy ngắn. Nhân sự ở lại lâu bao lâu (đi kèm với hiệu suất) thì công ty càng được lợi bấy nhiêu. Doanh nghiệp sẽ nhận được lợi tức đầu tư cao hơn.
Chỉ số này thậm chí còn mạnh mẽ hơn khi được đo bằng các KPI khác, chẳng hạn như tỷ lệ nghỉ việc: một khoảng thời gian ngắn, tỷ lệ nghỉ việc cao cho thấy dấu hiệu không tốt và lý do cho điều này nên được đánh giá càng sớm càng tốt.
7. Chi phí đào tạo (Training cost)
Chỉ số này được áp dụng khi bạn muốn đo lường số tiền bạn đã đầu tư vào việc thuê nhân viên mới và cập nhật trình độ học vấn. Đây là một số liệu hữu ích để theo dõi chi phí phát triển của nhân viên và đưa ra quyết định thông minh hơn khi nói đến việc phát triển bộ kỹ năng của họ sau khi tuyển dụng.
Chi phí đào tạo không nên giới hạn ở những người mới thuê – ngày nay, ngày càng nhiều người lao động muốn phát triển công việc tốt hơn và không ngừng học hỏi ở vị trí của họ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực sự mạnh tay đầu tư vào lĩnh vực này do lo sợ chi phí cost per hire tăng. Nhưng nếu không có đầu tư cho mục đào tạo thì đây rất có thể là một nguyên nhân khiến chỉ số turnover rate tăng.
Lúc này, doanh nghiệp cần quản lý tốt giữa chi phí đào tạo và hiệu suất công việc đầu ra của nhân viên để xác định việc đầu tư cho kế hoạch phát triển nhân sự là sắc đáng. Kết hợp với các chỉ số khác, doanh nghiệp có thể tìm ra vấn đề cho việc chi phí đào tạo tăng cao nhưng kết quả vẫn thấp và tìm ra giải.
Theo dõi bộ chỉ tiêu với phần mềm digiiHRcore
Xác định một chỉ số để là câu chuyện riêng, mỗi doanh nghiệp sẽ tùy vào hoàn cảnh và nhu cầu theo dõi để lựa chọn các tiêu chí. Nhưng dù bất kể đó là chỉ số gì thì cũng cần phải theo dõi trong thời gian dài mới mang lại đủ ý nghĩa. Lúc này, có một phần mềm quản lý thông tin nhân sự, lưu trữ các dữ liệu và tự động tổng hợp báo cáo qua các kỳ, các năm sẽ là trợ lý đắc lực của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý dữ liệu nền tảng digiiHRcore – giúp doanh nghiệp hiện thực hóa công việc phân tích dữ liệu nhân sự – trợ lý chuyên sâu tiến tới chuyển đổi số. Phần mềm được xây dựng với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. digiiHRcore là công cụ hữu hiệu để quản lý thông tin nhân sự trong doanh nghiệp. Đây cũng là công cụ giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ tài liệu nhân sự trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp, là nơi đồng bộ tập trung dữ liệu nhân sự. Dữ liệu nhân sự ngày càng được làm giàu, làm tiền đề cho hoạt động phân tích nhân sự, xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực.
Quản lý Dữ liệu nhân sự
Cập nhật, lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất dữ liệu nhân sự (thông tin nhân sự, nhân thân, thông tin tài chính, sức khỏe…) của nhân sự. Phần mềm cho phép đồng bộ dữ liệu và các bản scan hồ sơ nhân sự trên cùng một phần mềm để tăng khả năng lưu trữ và truy xuất dễ dàng. Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ theo dõi quá trình nhân sự liên quan (quá trình làm việc, bổ nhiệm, thăng tiến, hợp đồng lao động, đào tạo, thay đổi lương và chế độ…).
Quản lý chính sách nhân sự
digiiHRcore cho phép tạo chính sách nhân sự, bao gồm các thông tin về đối tượng của chính sách, thời hạn hiệu lực của chính sách và cách thức tính toán các công thức trong chính sách. Quản lý, lưu trữ, tìm kiếm các phiên bản chính sách nhân sự dưới dạng dữ liệu quy ước, công thức tính toán, đối tượng và thời hạn hiệu lực. Một số chính sách tiêu biểu như chính sách lương, chính sách phụ cấp, chính sách ngày nghỉ, ngày lễ… Các chính sách lương thưởng sẽ được cập nhật thường xuyên theo vòng đời của nhân sự, đảm bảo những phản ảnh đúng thực trạng lương thưởng của từng cá nhân.
Có hệ thống báo cáo sinh động
Từ các thông tin được lưu trữ, digiiHRcore có chế độ báo cáo tổng hợp giúp nhà quản lý nắm bắt các chỉ số một cách nhanh chóng. Nhìn vào hệ thống dashboard của digiiHRcore có thể nắm bắt nhanh lượng phân bổ lương, phúc lợi, tỷ lệ nhân viên thôi việc và số lượng nhân viên onboard. Ngoài ra, nhà quản lý có thể nắm bắt kênh tuyển dụng hiệu quả cho từng nhóm công việc để doanh nghiệp có kế hoạch tập trung.
Lời kết
Khi phòng HR vốn quen với lối lưu giữ dữ liệu qua giấy tờ, trên excel, thì việc học cái mới và thay đổi mình cũng được coi là một thức thách của doanh nghiệp. Tuy nhiên đây là một sự thay đổi cần thiết khi mà chúng ta đã bước sang cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 – thời đại của Big Data và AI. Phòng Nhân sự giờ đã mang một vài trò mới, không chỉ là đơn vị hành chính lưu giữ quản lý nhân sự thông thường mà giống như một bộ phận chiến lược cần có dự đoán và kế hoạch phát triển, dẫn dắt doanh nghiệp “khỏe từ bên trong”.
