Từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn đa quốc gia, việc quản lý hiệu quả thông tin và tài liệu đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ, tuân thủ quy định pháp luật và duy trì lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, lĩnh vực quản lý tài liệu có thể khá phức tạp với nhiều thuật ngữ quản lý tài liệu chuyên môn. Để giúp bạn nắm vững kiến thức cơ bản và tiên tiến trong lĩnh vực này, chúng tôi đã tổng hợp 70 thuật ngữ quan trọng trong quản lý tài liệu mà mọi chuyên gia và người quản lý nên biết.
Tài liệu (Document)
Đầu tiên trong 70 thuật ngữ quản lý tài liệu – Tài liệu là bất kỳ thông tin nào được ghi lại dưới dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh hoặc video. Trong môi trường doanh nghiệp, tài liệu có thể bao gồm hợp đồng, báo cáo, email, bản ghi nhớ, hóa đơn, và nhiều loại khác. Tài liệu có thể tồn tại dưới dạng vật lý (giấy) hoặc kỹ thuật số (file điện tử).
Quản lý tài liệu (Document Management)
Quản lý tài liệu là quá trình có hệ thống để tạo, lưu trữ, tổ chức, theo dõi và truy xuất tài liệu trong một tổ chức. Mục tiêu của quản lý tài liệu là tối ưu hóa việc sử dụng thông tin, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu, và tăng cường hiệu quả làm việc. Quản lý tài liệu hiệu quả bao gồm việc thiết lập các quy trình, chính sách và sử dụng công nghệ phù hợp.
Hệ thống quản lý tài liệu (Document Management System – DMS)
DMS – một thuật ngữ quản lý tài liệu quan trọng là một phần mềm hoặc tập hợp các công cụ được thiết kế đặc biệt để quản lý tài liệu điện tử. Hệ thống này thường cung cấp các tính năng như lưu trữ tập trung, kiểm soát phiên bản, tìm kiếm nâng cao, phân quyền truy cập, và tự động hóa quy trình làm việc. DMS giúp tổ chức quản lý khối lượng lớn tài liệu một cách hiệu quả, đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ các quy định pháp lý.
>>> ĐỌC THÊM về 10 phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả nhất cho doanh nghiệp
Lưu trữ (Archiving)
Lưu trữ là quá trình bảo quản tài liệu lâu dài cho mục đích tham khảo trong tương lai hoặc để tuân thủ các quy định pháp lý. Quá trình này bao gồm việc xác định tài liệu cần lưu trữ, chuyển đổi sang định dạng phù hợp (nếu cần), và lưu trữ an toàn. Lưu trữ hiệu quả đảm bảo rằng tài liệu quan trọng có thể được truy cập và sử dụng khi cần, ngay cả sau một thời gian dài.
Metadata
Metadata là “dữ liệu về dữ liệu”, cung cấp thông tin mô tả về một tài liệu. Siêu dữ liệu thường bao gồm các thông tin như tác giả, ngày tạo, tiêu đề, từ khóa, và các thuộc tính khác. Metadata đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, tìm kiếm và quản lý tài liệu hiệu quả. Ví dụ, metadata cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu dựa trên các tiêu chí cụ thể mà không cần mở từng tài liệu.
Phân loại (Classification)
Classification – phân loại là quá trình sắp xếp tài liệu vào các danh mục hoặc nhóm dựa trên đặc điểm chung như chủ đề, loại tài liệu, hoặc mục đích sử dụng. Phân loại hiệu quả giúp tổ chức tài liệu một cách có logic, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất. Hệ thống phân loại có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng tổ chức.
Indexing
Indexing là quá trình tạo danh mục hoặc chỉ mục cho tài liệu, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin. Trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, indexing thường được thực hiện tự động bằng cách phân tích nội dung tài liệu và metadata. Indexing hiệu quả cải thiện đáng kể tốc độ và độ chính xác của việc tìm kiếm tài liệu.
Workflow
Trong quản lý tài liệu, workflow đề cập đến quy trình tự động hóa luồng công việc liên quan đến tài liệu trong tổ chức. Workflow có thể bao gồm các bước như tạo tài liệu, xem xét, phê duyệt, và phân phối. Hệ thống workflow tự động hóa giúp tăng hiệu quả, giảm thời gian xử lý và đảm bảo tuân thủ các quy trình chuẩn.
Phiên bản (Version Control)
Version Control là quá trình theo dõi và quản lý các phiên bản khác nhau của một tài liệu. Mỗi khi tài liệu được chỉnh sửa, một phiên bản mới được tạo ra và lưu trữ. Version Control cho phép người dùng xem lại lịch sử chỉnh sửa, so sánh các phiên bản, và quay lại phiên bản trước đó nếu cần. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường cộng tác, nơi nhiều người có thể làm việc trênlì cùng một tài liệu.
OCR (Optical Character Recognition)
Optical Character Recognition – OCR là công nghệ chuyển đổi hình ảnh văn bản (ví dụ: tài liệu quét) thành văn bản kỹ thuật số có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được. OCR phân tích hình ảnh của ký tự và chuyển đổi chúng thành mã ASCII hoặc Unicode. Công nghệ này đặc biệt hữu ích trong việc số hóa tài liệu giấy, cho phép tìm kiếm toàn văn và chỉnh sửa nội dung.
Bảo mật tài liệu (Document Security)
Bảo mật tài liệu bao gồm các biện pháp và kỹ thuật được sử dụng để bảo vệ tài liệu khỏi truy cập trái phép, sửa đổi hoặc phá hủy. Các phương pháp bảo mật có thể bao gồm mã hóa, kiểm soát truy cập dựa trên vai trò, chữ ký số, và theo dõi hoạt động. Bảo mật tài liệu là yếu tố quan trọng để bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu.
Chia sẻ tài liệu (Document Sharing)
Chia sẻ tài liệu là khả năng cho phép nhiều người truy cập và làm việc trên cùng một tài liệu. Trong môi trường số, chia sẻ tài liệu thường được thực hiện thông qua các nền tảng đám mây hoặc hệ thống quản lý tài liệu nội bộ. Tính năng này cho phép cộng tác hiệu quả, đồng thời duy trì kiểm soát và theo dõi quyền truy cập.
Tìm kiếm toàn văn (Full-text Search)
Tìm kiếm toàn văn là khả năng tìm kiếm nội dung trong toàn bộ văn bản của tài liệu, không chỉ giới hạn ở tiêu đề hoặc metadata. Công nghệ này cho phép người dùng tìm kiếm bất kỳ từ hoặc cụm từ nào trong tài liệu, giúp truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác hơn.
Chữ ký điện tử (Digital Signature)
Digital Signature – hay chữ ký điện tử là một phương pháp xác thực điện tử để xác minh nguồn gốc và tính toàn vẹn của tài liệu kỹ thuật số. Chữ ký điện tử sử dụng mã hóa để tạo ra một “dấu vân tay” duy nhất cho mỗi tài liệu, đảm bảo rằng tài liệu không bị thay đổi sau khi ký và xác nhận danh tính của người ký.
Audit Trail
Audit Trail là bản ghi chi tiết về tất cả các hoạt động liên quan đến tài liệu, bao gồm việc tạo, truy cập, chỉnh sửa và xóa. Bản ghi này cung cấp lịch sử đầy đủ về những gì đã xảy ra với tài liệu, ai đã thực hiện các hành động, và khi nào. Audit Trail rất quan trọng cho mục đích tuân thủ, bảo mật và giải quyết tranh chấp.
Collaboration
Collaboration trong quản lý tài liệu đề cập đến khả năng nhiều người dùng làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu hoặc dự án. Các tính năng cộng tác thường bao gồm chỉnh sửa đồng thời, bình luận, theo dõi thay đổi và chia sẻ tài liệu. Collaboration hiệu quả cải thiện năng suất và chất lượng công việc bằng cách tận dụng kiến thức tập thể.
Check-in/Check-out
Check-in/Check-out là quy trình kiểm soát truy cập tài liệu để ngăn chặn xung đột khi chỉnh sửa. Khi một người dùng “check out” một tài liệu, họ có quyền chỉnh sửa độc quyền và tài liệu bị khóa đối với người khác. Sau khi hoàn thành chỉnh sửa, người dùng “check in” tài liệu, giải phóng nó cho người khác sử dụng. Quy trình này đảm bảo tính nhất quán và ngăn chặn việc ghi đè không mong muốn.
Content Management System (CMS)
CMS là một phần mềm được sử dụng để quản lý nội dung kỹ thuật số, bao gồm tài liệu web và các loại nội dung khác. CMS cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, xuất bản và quản lý nội dung mà không cần kiến thức chuyên sâu về lập trình. Trong quản lý tài liệu, CMS thường được sử dụng để quản lý tài liệu trực tuyến và nội dung web.
Cloud Storage
Cloud Storage là phương pháp lưu trữ tài liệu và dữ liệu trên các máy chủ từ xa, có thể truy cập qua internet. Dịch vụ này cho phép người dùng lưu trữ, truy cập và đồng bộ hóa tài liệu từ nhiều thiết bị. Cloud Storage cung cấp tính linh hoạt, khả năng mở rộng và thường có các tính năng bảo mật tích hợp.
Data Migration
Data Migration là quá trình chuyển dữ liệu và tài liệu từ một hệ thống hoặc định dạng sang hệ thống hoặc định dạng khác. Điều này thường xảy ra khi tổ chức nâng cấp hệ thống quản lý tài liệu hoặc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Data Migration đòi hỏi lập kế hoạch cẩn thận để đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy cập của dữ liệu.
Disaster Recovery
Disaster Recovery là kế hoạch và quy trình để khôi phục tài liệu và dữ liệu sau sự cố hoặc thảm họa như hỏa hoạn, lũ lụt hoặc tấn công mạng. Kế hoạch này bao gồm các biện pháp sao lưu thường xuyên, lưu trữ ngoài trang web và quy trình khôi phục nhanh chóng. Mục tiêu là đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh và giảm thiểu mất mát dữ liệu.
File Format
Thuật ngữ File Format cho biết cấu trúc chuẩn hóa để lưu trữ thông tin trong tệp máy tính. Mỗi loại tệp (như .docx, .pdf, .jpg) có định dạng riêng xác định cách thông tin được mã hóa và lưu trữ. Trong quản lý tài liệu, việc hiểu và quản lý các định dạng tệp khác nhau là quan trọng để đảm bảo khả năng tương thích và truy cập lâu dài.
Folder Structure
Folder Structure là tổ chức phân cấp của thư mục được sử dụng để lưu trữ và phân loại tài liệu. Một cấu trúc thư mục tốt giúp dễ dàng điều hướng và tìm kiếm tài liệu. Trong hệ thống quản lý tài liệu, cấu trúc thư mục thường phản ánh cấu trúc tổ chức hoặc quy trình kinh doanh của công ty.
Quyền truy cập (Access Rights / Permissions)
Quyền truy cập là một khái niệm về thuật ngữ quản lý tài liệu quan trọng trong quản lý tài liệu, xác định mức độ tương tác mà một người dùng được phép có với tài liệu hoặc hệ thống. Chúng bao gồm:
- Quyền đọc: Cho phép xem nội dung tài liệu.
- Quyền ghi: Cho phép chỉnh sửa hoặc thêm thông tin vào tài liệu.
- Quyền thực thi: Cho phép chạy hoặc sử dụng tài liệu (đối với các tệp thực thi).
- Quyền xóa: Cho phép loại bỏ tài liệu khỏi hệ thống.
- Quyền quản trị: Cho phép thay đổi cài đặt hoặc cấu hình liên quan đến tài liệu.
Quyền truy cập có thể được cấp cho cá nhân, nhóm hoặc vai trò cụ thể trong tổ chức. Việc quản lý quyền truy cập hiệu quả là chìa khóa để duy trì bảo mật thông tin, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu.
Mục hành động (Action Item)
Mục hành động là một sự kiện, nhiệm vụ, hoạt động hoặc hành động được ghi chép lại cần phải diễn ra trong một khoảng thời gian cụ thể. Đặc điểm của mục hành động bao gồm:
- Mô tả cụ thể về nhiệm vụ cần thực hiện.
- Thời hạn hoàn thành.
- Người chịu trách nhiệm thực hiện.
- Trạng thái hiện tại (ví dụ: chưa bắt đầu, đang thực hiện, hoàn thành).
- Mức độ ưu tiên.
Mục hành động giúp theo dõi tiến độ của các quy trình liên quan đến tài liệu, đảm bảo rằng mọi bước trong quy trình đều được thực hiện đúng thời hạn và bởi đúng người.
Chú thích (Annotations)
Chú thích là các đánh dấu kỹ thuật số trên một tài liệu bao gồm ghi chú dán, đánh dấu, hộp văn bản, bình luận, biên tập, v.v. Cho phép người dùng tương tác với tài liệu mà không làm thay đổi nội dung gốc, tạo điều kiện cho việc xem xét và phê duyệt hiệu quả.
Thuộc tính (Attribute)
Attribute là một đặc tính hoặc đặc điểm mô tả một đối tượng hoặc tài liệu như loại nội dung, tiêu đề hoặc tác giả. Thuộc tính cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm bằng cách sử dụng các thuộc tính đó trong các thuật ngữ tìm kiếm. Việc hiểu và áp dụng đúng các khái niệm này sẽ giúp tối ưu hóa quá trình quản lý tài liệu, tăng cường bảo mật và cải thiện hiệu quả làm việc trong tổ chức.
Content Governance
Thuật ngữ Content Governance – Quản trị nội dung là một khung chiến lược toàn diện nhằm quản lý hiệu quả việc tạo, phân phối và duy trì nội dung trong một tổ chức. Nó bao gồm việc thiết lập các chính sách, quy trình và hướng dẫn rõ ràng để đảm bảo nội dung được tạo ra và quản lý một cách nhất quán, chính xác và phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Điều này giúp tạo ra trải nghiệm người dùng nhất quán, giảm thiểu tình trạng phình to nội dung và tạo ra các giao thức nội bộ.
Các công cụ quản trị phổ biến mà các tổ chức sử dụng bao gồm quy trình làm việc nội dung, phân loại và hướng dẫn về phong cách, cùng với các công cụ quản lý hồ sơ bao gồm các dấu vết kiểm toán để tuân thủ.
Bằng cách triển khai một chiến lược quản trị nội dung mạnh mẽ, các tổ chức có thể cải thiện đáng kể chất lượng và nhất quán của nội dung của họ, đồng thời giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả hoạt động.
Controlled Document
Tài liệu được kiểm soát là những tài liệu chính thức, có tầm quan trọng đặc biệt đối với hoạt động, tuân thủ pháp lý hoặc quản lý chất lượng của một tổ chức. Tài liệu được kiểm soát được sử dụng để đưa ra quyết định kinh doanh, cung cấp thông tin hiện tại và chính xác, và liên quan đến tính hợp pháp, chất lượng, an toàn hoặc hoạt động của một doanh nghiệp.
Vì lý do này, chúng được quản lý bởi các chính sách quản lý tài liệu để bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu và thông báo cho các bên liên quan về các bản cập nhật khi chúng xảy ra. Ví dụ bao gồm bản vẽ kỹ thuật, quy trình và thông số kỹ thuật.
Document Classification
Phân loại tài liệu là quá trình có hệ thống phân loại và tổ chức tài liệu dựa trên các tiêu chí được xác định trước. Phân loại tài liệu là một khía cạnh thiết yếu của quản lý thông tin vì nó liên quan đến việc nhóm các loại tài liệu tương tự vào các danh mục. Mỗi phân loại có các yêu cầu cụ thể về lưu trữ, khả năng truy cập, quyền, phê duyệt, sử dụng, theo dõi sửa đổi, lưu giữ và đánh giá theo lịch trình cho từng cấp độ phân loại.
Việc thiết lập các thông số này cho phép bạn dễ dàng xác định danh mục phù hợp cho một tài liệu và áp dụng các “quy tắc” tương ứng liên quan đến phân loại chi phối của tài liệu đó.
Document Lifecycle
Vòng đời tài liệu là một khái niệm quan trọng trong quản lý tài liệu, mô tả các giai đoạn mà một tài liệu trải qua từ khi tạo ra đến khi hết hạn hoặc bị hủy. Hiểu rõ và quản lý hiệu quả vòng đời tài liệu là chìa khóa để đảm bảo tính toàn vẹn, tính sẵn có và giá trị của thông tin trong suốt quá trình sử dụng.
Ví dụ, một bản vẽ kỹ thuật mới ban đầu được tạo và nộp để phê duyệt (IFA). Sau khi được phê duyệt và khắc phục các thiếu sót, bản vẽ đó được cấp để thi công (IFC) và sẽ được cập nhật lại sau khi nhận được các đường ranh giới đỏ thi công, tại thời điểm đó, bản vẽ sẽ được cấp để hoàn thiện.
Controlled version
Thuật ngữ quản lý tài liệu – Controlled Version – kiểm soát phiên bản là một phương pháp quản lý tài liệu tiên tiến, tập trung vào việc quản lý và theo dõi các phiên bản khác nhau của một tài liệu trong suốt vòng đời của nó. Khác với kiểm soát sửa đổi chỉ tập trung vào việc theo dõi các thay đổi, kiểm soát phiên bản bao gồm cả việc quản lý cách xử lý và phân phối các phiên bản tài liệu.
Các yếu tố chính của kiểm soát phiên bản:
- Đánh số phiên bản: Mỗi phiên bản được gán một số hoặc mã định danh duy nhất.
- Quản lý phân phối: Đảm bảo chỉ phiên bản mới nhất được phân phối cho người dùng.
- Quy trình thu hồi: Thiết lập quy trình để thu hồi các phiên bản cũ khỏi lưu thông.
- Lưu trữ có hệ thống: Các phiên bản cũ được lưu trữ an toàn để tham khảo và kiểm tra.
- Kiểm soát truy cập: Giới hạn quyền truy cập vào các phiên bản cũ để tránh nhầm lẫn.
- Theo dõi lịch sử: Duy trì lịch sử đầy đủ của tất cả các phiên bản và thay đổi.
Kiểm soát phiên bản hiệu quả giúp đảm bảo tính nhất quán, giảm thiểu rủi ro sử dụng thông tin lỗi thời và hỗ trợ tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định.
Uncontrolled Document
Một tài liệu không được kiểm soát không ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh và được hiểu rằng thông tin được trình bày trong đó có thể không phải là thông tin hiện tại và do đó, không nên được sử dụng để cung cấp hướng dẫn chính thức. Bất kỳ thay đổi nào đối với một tài liệu không được kiểm soát chỉ dành cho mục đích thông tin và sẽ không được theo dõi, cập nhật hoặc lưu trữ chính thức vì nó không tồn tại trong DMS hoặc không được yêu cầu ký ra khỏi đó. Ví dụ bao gồm Email, Thư, Hình ảnh và tệp làm việc hoặc tệp rác.
Remote Access
Truy cập từ xa là khả năng kết nối và tương tác với một hệ thống máy tính hoặc mạng từ một vị trí bên ngoài địa điểm vật lý của hệ thống đó. Công nghệ này cho phép người dùng làm việc, truy cập dữ liệu và sử dụng tài nguyên mạng từ bất kỳ đâu có kết nối internet, mang lại tính linh hoạt và hiệu quả đáng kể cho các tổ chức hiện đại.
Information Governance
Information Governance là khung quản lý tổng thể cho thông tin trong tổ chức. Nó bao gồm các chính sách, quy trình và tiêu chuẩn để quản lý thông tin từ khi tạo ra đến khi hủy bỏ. Information Governance đảm bảo rằng thông tin được sử dụng hiệu quả, tuân thủ các quy định pháp lý và bảo vệ khỏi rủi ro.
Knowledge Management
Knowledge Management là quá trình tạo, chia sẻ, sử dụng và quản lý kiến thức và thông tin của một tổ chức. Trong quản lý tài liệu, Knowledge Management liên quan đến việc tổ chức và cung cấp quyền truy cập vào thông tin quan trọng để hỗ trợ ra quyết định và cải thiện hiệu suất tổ chức.
Lifecycle Management
Lifecycle Management trong quản lý tài liệu đề cập đến quá trình quản lý tài liệu từ khi tạo ra đến khi hết hạn hoặc bị hủy. Nó bao gồm các giai đoạn như tạo, xem xét, phê duyệt, xuất bản, lưu trữ và cuối cùng là hủy bỏ. Quản lý vòng đời hiệu quả đảm bảo rằng tài liệu được xử lý đúng cách trong suốt thời gian tồn tại của chúng.
Paperless Office
Paperless Office là khái niệm về môi trường làm việc giảm thiểu hoặc loại bỏ việc sử dụng giấy. Mục tiêu là chuyển đổi tất cả tài liệu và quy trình sang dạng điện tử. Paperless Office có thể cải thiện hiệu quả, giảm chi phí và tác động môi trường, đồng thời tăng cường bảo mật và khả năng truy cập thông tin.
Records Management
Records Management là quản lý có hệ thống các hồ sơ kinh doanh từ khi tạo ra đến khi hủy bỏ. Nó bao gồm việc xác định, phân loại, lưu trữ, bảo vệ và cuối cùng là hủy bỏ hồ sơ theo các quy định pháp lý và chính sách của tổ chức. Records Management đảm bảo tính toàn vẹn, khả năng truy cập và giá trị chứng cứ của hồ sơ kinh doanh.
Scanning
Scanning là quá trình chuyển đổi tài liệu giấy thành hình ảnh kỹ thuật số. Trong quản lý tài liệu, scanning là bước quan trọng trong việc số hóa tài liệu vật lý, cho phép lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ dễ dàng hơn. Scanning thường được kết hợp với OCR để tạo ra tài liệu kỹ thuật số có thể tìm kiếm được.
Tagging
Tagging là quá trình gán nhãn hoặc từ khóa cho tài liệu để dễ dàng phân loại và tìm kiếm. Tags có thể mô tả nội dung, chủ đề, hoặc các thuộc tính khác của tài liệu. Hệ thống tagging hiệu quả cải thiện khả năng tìm kiếm và tổ chức tài liệu, đặc biệt trong các kho lưu trữ lớn.
Taxonomy
Taxonomy trong quản lý tài liệu là hệ thống phân loại có cấu trúc cho tài liệu và thông tin. Nó cung cấp một cách nhất quán để tổ chức và mô tả nội dung, thường dựa trên các thuộc tính như chủ đề, loại tài liệu hoặc bộ phận. Taxonomy tốt cải thiện khả năng tìm kiếm và điều hướng trong hệ thống quản lý tài liệu.
Workflow Automation
Workflow Automation là việc sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình liên quan đến tài liệu trong tổ chức. Điều này có thể bao gồm việc tự động hóa các tác vụ như phê duyệt tài liệu, định tuyến, thông báo và lưu trữ. Workflow Automation giúp tăng hiệu quả, giảm lỗi và cải thiện khả năng theo dõi quy trình.
Access Control
Thuật ngữ Access Control trong quản lý tài liệu là việc quản lý quyền truy cập vào tài liệu dựa trên vai trò và trách nhiệm của người dùng. Nó đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể xem, chỉnh sửa hoặc xóa tài liệu cụ thể. Access Control là yếu tố quan trọng trong bảo mật thông tin và tuân thủ quy định.
Bulk Upload
Bulk Upload là khả năng tải lên nhiều tài liệu cùng một lúc vào hệ thống quản lý tài liệu. Tính năng này tiết kiệm thời gian đáng kể khi xử lý số lượng lớn tài liệu. Bulk Upload thường đi kèm với khả năng áp dụng metadata và phân loại tự động cho các tài liệu được tải lên
Data Extraction
Data Extraction là quá trình trích xuất thông tin cụ thể từ tài liệu để sử dụng trong các ứng dụng khác. Điều này có thể được thực hiện tự động bằng cách sử dụng các công cụ phân tích văn bản hoặc AI. Data Extraction giúp chuyển đổi thông tin từ tài liệu không có cấu trúc sang dữ liệu có cấu trúc, cho phép phân tích và xử lý dễ dàng hơn.
Document Imaging
Document Imaging là quá trình chuyển đổi tài liệu giấy thành hình ảnh kỹ thuật số có thể tìm kiếm được. Nó bao gồm quét tài liệu và thường kết hợp với OCR để tạo ra tệp kỹ thuật số có thể tìm kiếm và chỉnh sửa được. Document Imaging là bước quan trọng trong việc chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ.
Electronic Document
Electronic Document là tài liệu được tạo, lưu trữ và truy xuất bằng phương tiện điện tử. Chúng có thể bao gồm văn bản, bảng tính, bản trình bày, email và nhiều định dạng khác. Electronic Documents có ưu điểm là dễ dàng chia sẻ, tìm kiếm và chỉnh sửa, đồng thời tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý.
File Plan
Thuật ngữ File Plan là kế hoạch tổ chức và quản lý tài liệu trong một tổ chức. Nó xác định cách tài liệu được phân loại, lưu trữ và quản lý trong suốt vòng đời của chúng. File Plan thường bao gồm hệ thống phân loại, lịch trình lưu giữ và quy trình xử lý tài liệu.
Optical Mark Recognition (OMR)
OMR là công nghệ nhận dạng dấu hoặc ký hiệu đặc biệt trên tài liệu, thường được sử dụng để xử lý các biểu mẫu như phiếu điều tra hoặc phiếu trắc nghiệm. OMR cho phép chuyển đổi nhanh chóng dữ liệu từ biểu mẫu giấy sang dạng kỹ thuật số.
Permission Levels
Permission Levels là các mức độ quyền truy cập khác nhau được gán cho người dùng trong hệ thống quản lý tài liệu. Chúng xác định những gì người dùng có thể làm với tài liệu (ví dụ: chỉ đọc, chỉnh sửa, xóa). Permission Levels giúp duy trì bảo mật và kiểm soát truy cập vào thông tin nhạy cảm.
Retention Schedule
Retention Schedule là lịch trình xác định thời gian lưu giữ các loại tài liệu khác nhau. Nó chỉ định khoảng thời gian mà mỗi loại tài liệu cần được giữ lại trước khi được hủy bỏ hoặc chuyển sang lưu trữ dài hạn. Retention Schedule đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ.
Search Engine
Search Engine trong hệ thống quản lý tài liệu là công cụ cho phép người dùng tìm kiếm nhanh chóng và chính xác tài liệu dựa trên các tiêu chí như từ khóa, metadata hoặc nội dung. Là yếu tố quan trọng trong việc cải thiện năng suất và truy xuất thông tin.
Version History
Version History là bản ghi chi tiết về các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu theo thời gian. Nó cho phép người dùng xem, so sánh và khôi phục các phiên bản trước đó của tài liệu. Version History là công cụ quan trọng để theo dõi sự phát triển của tài liệu và giải quyết các xung đột chỉnh sửa.
Zonal OCR
Zonal OCR là kỹ thuật OCR được áp dụng cho các vùng cụ thể trong tài liệu thay vì toàn bộ trang. Điều này đặc biệt hữu ích khi xử lý các biểu mẫu có cấu trúc, nơi thông tin quan trọng luôn xuất hiện ở các vị trí cố định. Zonal OCR cải thiện độ chính xác và hiệu suất của quá trình trích xuất dữ liệu.
Batch Processing
Batch Processing là phương pháp xử lý nhiều tài liệu cùng một lúc trong hệ thống quản lý tài liệu. Thay vì xử lý từng tài liệu riêng lẻ, Batch Processing cho phép áp dụng cùng một quy trình hoặc hành động cho một nhóm tài liệu. Điều này cải thiện đáng kể hiệu quả khi làm việc với số lượng lớn tài liệu.
Content Filtering
Content Filtering là quá trình lọc nội dung tài liệu dựa trên các tiêu chí cụ thể. Trong quản lý tài liệu, điều này có thể bao gồm việc lọc ra các tài liệu chứa thông tin nhạy cảm hoặc không phù hợp. Content Filtering giúp duy trì tính an toàn và tuân thủ trong việc quản lý thông tin.
Digital Rights Management (DRM)
DRM là công nghệ được sử dụng để bảo vệ bản quyền và kiểm soát việc sử dụng tài liệu kỹ thuật số. Nó có thể hạn chế việc sao chép, in ấn hoặc chia sẻ tài liệu không được phép. DRM đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức làm việc với thông tin độc quyền hoặc nhạy cảm.
Document Assembly
Document Assembly là quá trình tạo tài liệu mới bằng cách kết hợp các phần từ nhiều tài liệu khác nhau. Công nghệ này thường được sử dụng trong các lĩnh vực như pháp lý hoặc bảo hiểm, nơi các tài liệu có thể được tạo ra từ các mẫu và nội dung tiêu chuẩn. Document Assembly cải thiện hiệu quả và nhất quán trong việc tạo tài liệu.
Electronic Records Management (ERM)
ERM là quá trình quản lý hồ sơ điện tử trong suốt vòng đời của chúng, từ khi tạo ra đến khi hủy bỏ. Nó bao gồm việc tổ chức, lưu trữ và kiểm soát truy cập vào hồ sơ điện tử. ERM đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và khả năng sử dụng của hồ sơ điện tử theo thời gian.
Full-Text Indexing
Full-Text Indexing là quá trình tạo chỉ mục cho toàn bộ nội dung của tài liệu để tìm kiếm nhanh chóng. Hệ thống tạo một chỉ mục của tất cả các từ trong tài liệu, cho phép tìm kiếm nhanh chóng và chính xác. Full-Text Indexing cải thiện đáng kể hiệu suất tìm kiếm trong các kho lưu trữ tài liệu lớn.
Information Architecture
Information Architecture là cấu trúc tổ chức thông tin và tài liệu trong hệ thống. Nó xác định cách thông tin được tổ chức, gắn nhãn và điều hướng. Một Information Architecture tốt giúp người dùng dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần và hiểu mối quan hệ giữa các phần khác nhau của hệ thống.
Metadata Schema
Metadata Schema là cấu trúc tiêu chuẩn cho metadata trong hệ thống quản lý tài liệu. Nó xác định các trường metadata sẽ được sử dụng, định dạng của chúng và mối quan hệ giữa chúng. Một Metadata Schema tốt đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong việc mô tả tài liệu.
Records Retention
Records Retention đề cập đến thời gian lưu giữ hồ sơ theo yêu cầu pháp lý hoặc quy định của tổ chức. Nó xác định thời gian cần giữ các loại hồ sơ khác nhau và cách xử lý chúng sau khi hết thời hạn lưu giữ. Records Retention đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quản lý hiệu quả không gian lưu trữ.
Workflow Diagram
Workflow Diagram là biểu đồ minh họa quy trình xử lý tài liệu trong tổ chức. Nó thể hiện các bước, quyết định và luồng công việc liên quan đến tài liệu. Workflow Diagram giúp trực quan hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu.
E Signature
eSignature (chữ ký điện tử) là hình thức chữ ký được sử dụng để xác thực tài liệu kỹ thuật số. Nó có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trong nhiều trường hợp. eSignature cải thiện hiệu quả bằng cách cho phép ký tài liệu từ xa và giảm nhu cầu in ấn.
Document Retention
Document Retention là quá trình lưu giữ tài liệu trong một khoảng thời gian cụ thể theo quy định hoặc chính sách của tổ chức. Nó xác định thời gian cần giữ các loại tài liệu khác nhau và cách xử lý chúng sau khi hết thời hạn lưu giữ. Document Retention đảm bảo tuân thủ pháp lý và quản lý hiệu quả tài nguyên lưu trữ.
Intelligent Character Recognition (ICR)
ICR là công nghệ nâng cao của OCR, có khả năng nhận dạng chữ viết tay và các phông chữ khác nhau. ICR sử dụng thuật toán học máy để cải thiện độ chính xác trong việc nhận dạng ký tự. Công nghệ này đặc biệt hữu ích khi xử lý các biểu mẫu điền tay hoặc tài liệu lịch sử.
Legal Hold
Legal Hold là yêu cầu bảo quản tài liệu liên quan đến vụ kiện hoặc điều tra pháp lý. Khi một Legal Hold được áp dụng, tổ chức phải ngừng mọi hoạt động xóa hoặc sửa đổi đối với các tài liệu liên quan, ngay cả khi chúng đã hết thời hạn lưu giữ thông thường. Legal Hold đảm bảo rằng bằng chứng tiềm năng được bảo toàn cho quá trình tố tụng pháp lý.
Workflow Rules
Workflow Rules là các quy tắc xác định cách xử lý và di chuyển tài liệu trong quy trình làm việc. Chúng có thể tự động hóa các quyết định và hành động dựa trên các điều kiện cụ thể, như chuyển tài liệu đến người phê duyệt tiếp theo hoặc gửi thông báo khi một nhiệm vụ được hoàn thành. Workflow Rules cải thiện hiệu quả và nhất quán trong quy trình quản lý tài liệu.
Kết luận
Quản lý tài liệu không chỉ đơn thuần là việc lưu trữ và sắp xếp giấy tờ; nó là một lĩnh vực phức tạp và liên tục phát triển, đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về nhiều khía cạnh khác nhau. 70 thuật ngữ mà chúng ta đã khám phá trong bài viết này chỉ là phần nổi của tảng băng, nhưng chúng cung cấp nền tảng vững chắc cho bất kỳ ai muốn nâng cao kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực quản lý tài liệu. Bằng cách nắm vững những thuật ngữ quản lý tài liệu này, bạn không chỉ cải thiện khả năng giao tiếp trong môi trường chuyên môn mà còn có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn về chiến lược quản lý tài liệu cho tổ chức của mình.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc liên tục cập nhật kiến thức và áp dụng các công nghệ mới trong quản lý tài liệu sẽ là chìa khóa để duy trì hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng cạnh tranh. Hãy xem việc học hỏi và áp dụng những thuật ngữ quản lý tài liệu này như một bước đầu tiên trong hành trình không ngừng phát triển của bạn trong lĩnh vực quản lý tài liệu. Hãy nắm chắc 70 thuật ngữ quản lý tài liệu này sẽ là chìa khóa để cho bạn có thể quản lý tài liệu một cách hiệu quả đấy!
