Thị trường phần mềm ERP toàn cầu dự kiến sẽ đạt giá trị 41,69 tỷ USD vào năm 2020, chứng tỏ sức ảnh hưởng của hệ thống này là không thể chối cãi. Mặc dù con số trên rất ấn tượng, tuy nhiên với những người chưa từng trải nghiệm qua phần mềm này thì sẽ khó có thể hiểu vì sao hệ thống ERP ngày càng trở nên quan trọng như vậy đối với các doanh nghiệp.
Nhưng khi thị trường được dẫn dắt bởi xu hướng toàn cầu hóa thì việc tìm kiếm một ra công cụ có thể mang lại lợi thế cạnh tranh hiệu quả cho doanh nghiệp cần được ưu tiên hàng đầu.
Triển khai hệ thống ERP hiệu quả có thể là chìa khóa giúp các doanh nghiệp vươn mình dẫn đầu thị trường.Nhiều tổ chức có thể tìm ra công cụ tối ưu đó thông qua việc áp dụng phần mềm ERP. 
Công dụng của hệ thống ERP là gì?
Hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) được các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để quản lý các chức năng kinh doanh của họ trong một hệ thống tập trung và tích hợp. ERP thường được sử dụng trong chuỗi cung ứng, phần mềm giúp theo dõi tất cả hoạt động của các bộ phận sản xuất và phân phối. Không những thế, ERP còn có thể được tận dụng bởi nhiều ngành công nghiệp khác nhau như những ngành trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, các nhóm phi lợi nhuận, xây dựng và khách sạn… Bất kỳ doanh nghiệp nào cần quản lý nhân viên, khách hàng và tình hình tồn kho đểu có thể ứng dụng phần mềm ERP trong quy trình vận hành.
ERP lưu trữ tất cả dữ liệu đầu vào trong cùng một cơ sở dữ liệu duy nhất và cho phép tất cả các bộ phận làm việc trên cùng một nguồn thông tin. Bên cạnh đó, tất cả dữ liệu này có thể được hệ thống, phân tích và đưa vào các báo báo. Hệ thống ERP tập hợp các chức năng quản lý khách hàng, nguồn nhân lực, kinh doanh thông mình, quản lý tài chính, hàng tồn kho, chuỗi cung ứng vào cùng một hệ thống thống nhất.
Tại sao nên sử dụng ERP?
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được sử dụng để quản lý một số chức năng kinh doanh, nhưng ERP hữu ích hơn các giải pháp khác ở điểm nào? Mặc dù ERP và các giải pháp thay thế khác đều có chung một số mục tiêu nhất định nhưng dưới đây là 8 tính năng khiến hệ thống ERP vượt trội hơn cả.
1. Tiết kiệm chi phí
Mặc dù những năm gần đây, nhiều nhà cung cấp đã giới thiệu các mức giá linh hoạt nhưng để sử dụng cả hệ thống ERP vẫn là một khoản đầu tư lớn. Đối với nhiều doanh nghiệp, chỉ riêng vấn đề chi phí lớn đã khiến họ hoài nghi liệu phần mềm có thật sự tiết kiệm và giúp ích được cho tổ chức hay không. Nhưng khi vượt qua được trở ngại chi phí ban đầu, các tổ chức có thể nhận biết dễ dàng cách ERP mang lại chỉ số ROI tuyệt vời.
Đầu tiên, ERP sẽ tập hợp và hệ thống lại các chức năng hiện có thể bị phân mảnh trong tổ chức. Từ việc phát triển sản phẩm đến kiểm tra các khoản phải trả, nhân viên sẽ có thể truy cập tất cả các công cụ cần thiết cho công việc của họ từ một hệ thống tập trung. Bằng cách thống nhất các hệ thống, các tổ chức sẽ giúp nhân viên sử dụng thời gian của họ hiệu quả hơn. Với ERP, người dùng không cần phải tìm kiếm một đầu thông tin nào đó trên nhiều hệ thống. Với cơ sở dữ liệu trung tâm, người dùng có tiếp cận thông tin họ cần dễ dàng hơn rất nhiều. Hơn nữa, tổ chức còn tiết kiệm chi phí với ERP bằng cách loại bỏ công tác đào tạo người dùng cho nhiều hệ thống. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí cho đào tạo mà còn giảm bớt các công tác hậu cần liên quan. Thay vì lên lịch cho một vài buổi đào tạo với một số nhà cung cấp khác nhau, giờ đây các tổ chức chỉ cần liên lạc với một nhà cung cấp.
2. Sự hợp tác mang tính cải tiến
Tùy thuộc vào phần mềm từng doanh nghiệp, tổ chức đang sử dụng, các tính năng của ứng dụng ERP có thể thay đổi cho phù hợp. Nhìn chung, tất cả hệ thống sẽ giúp cải thiện viêc hợp tác theo một cách nào đó. Như đã đề cập ở trên, cơ sở dữ liệu tập trung là một phần không thể thiếu làm nên sự độc đáo của ERP. Với cơ sở dữ liệu này, ERP sẽ cung cấp cho tổ chức một nguồn thông tin tin cậy nhất để làm việc. Điều này làm giảm các thiệt hại do làm việc với dữ liệu không chính xác, từ đó sẽ giúp giảm thiểu chi phí.
Hơn nữa, một cơ sở dữ liệu trung tâm sẽ giúp làm giảm bất kỳ sự do dự hoặc đình trệ trong quá trình thực hiện các dự án, vì tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào nguồn dữ liệu họ cần. Ngoài ra các tổ chức cũng không còn nhu cầu hợp nhất thông tin trên các hệ thống hoặc lấy từ các nguồn khác nhau. Bởi vì tất cả các dữ liệu được thu thập, lưu trữ, chia sẻ và truy cập thông qua một hệ thống duy nhất. Các nhận viên cũng phải lo lắng về mức độ chính xác, đầy đủ hoặc an toàn của các tệp dữ liệu
Không quá khó để kiểm định điều này khi mà các thành viên trong một nhóm đang tiếp tục nhập dữ liệu của cùng một khách hàng trên nhiều hệ thống khác nhau, khiến các lỗi sơ suất thông thường như nhầm thông tin, sai chính tả, sai số liệu có nhiều khả năng xảy ra. Phần mềm ERP hoàn toàn có thể giúp các tổ chức tránh được điều đó một cách dễ dàng.
3. Phân tích tốt hơn
Một cơ sở dữ liệu thông tin tập trung có thể giúp cải thiện việc phân tích và báo cáo của tổ chức. ERP là một công cụ trợ giúp kinh doanh thông mình vì phần mềm ghi nhận và lưu trữ tất cả dữ liệu người dùng nhập vào. Khi các nhà cung cấp ERP cung cấp cho các tổ chức phần mềm đủ chất lượng, ERP sẽ giúp tạo ra nhiều loại báo cáo dễ dàng hơn và nhanh hơn. Hệ thống ERP có thể chỉ mất vài phút để tạo ra một báo cáo, trong khi cách vận hành truyền thống phải mất nhiều ngày để phân tích và tổng hợp.
Hầu hết các hệ thống ERP cung cấp bảng điều khiển có thể tùy chỉnh để giám đốc điều hành có thể xem báo cáo khi lần đầu tiên đăng nhập vào hệ thống. Các báo cáo này có thể bao gồm mọi thứ từ chi phí cho đến KPI, được tùy chỉnh để cung cấp cái nhìn sâu sắc về các chức năng nhất định. Các báo cáo này cho phép lãnh đạo, phòng ban đưa ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn. Cuối cùng, các báo cáo thường đi kèm với quyền truy cập, đảm bảo chỉ nhân viên có liên quan mới thấy được nguồn dữ liệu giá trị của công ty.
4. Cải thiện năng suất hơn
Với các phương pháp truyền thống, các nhiệm vụ tẻ nhạt phát sinh là hoàn toàn không thể tránh khỏi. Các nhiệm vụ như tạo báo cáo, theo dõi mức tồn kho, theo dõi bảng thời gian và xử lý đơn đặt hàng đã khiến nhân viên mất hàng giờ để hoàn thành. Ngoài việc chiếm thời gian, các nhiệm vụ này làm giảm tinh thần của nhân viên và dễ dẫn đến các sơ suất thường gặp. Thậm chí những nhân viên cẩn thận nhất cũng rất dễ mắc lỗi nếu phải nhập cùng một dữ liệu vào các hệ thống khác nhau hàng chục lần.
Nếu các tổ chức chọn được giải pháp phù hợp, một hệ thống ERP có thể giúp tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt nhất của nhân viên. Cơ sở dữ liệu trong phần mềm ERP giúp loại bỏ các tác vụ dư thừa như nhập dữ liệu và cho phép hệ thống thực hiện các tính toán nâng cao trong vòng vài phút. Bằng cách đó, ERP có thể giúp các nhân viên tận dụng thời gian, sử dụng cho những tác vụ phức tạp và đòi hỏi nhiều ký năng hơn, dẫn đến tăng chỉ số ROI của người lao động. Từ đó, hệ thống ERP tăng khả năng, hiệu quả và lợi nhuận của từng tổ chức, doanh nghiệp.
Nguồn: selecthub.com
Lược dịch bởi Công ty Giải pháp Công nghệ OOC.
