Chọn nhà cung cấp phần mềm sao cho chuẩn? Lớn hay bé?

Last updated on 20/11/2023

Đánh giá nhà cung cấp dựa trên những yếu tố nào?

Nhìn vào một phần mềm nhân sự, điều đầu tiên doanh nghiệp quan tâm chính là chất lượng và giá. Tuy nhiên kể chọn một nhà cung cấp phần mềm phù hợp thì doanh nghiệp còn cần phải cân đo đong đếm nhiều hơn thế. Hãy cùng kiểm tra các tiêu chí sau:

1.  Chất lượng

Khi bắt đầu chọn một nhà cung cấp phần mềm nhân sự, điều mà các công ty quan tâm đến sẽ là chất lượng sản phẩm và danh tiếng của nhà cung cấp trong lĩnh vực. Vậy nên, tin tưởng một công ty lơn, có nhiều năm phát triển sản phẩm sẽ là một lựa chọn ít rủi ro. Họ thường là những đơn vị có bước đi tiên phong trong phương pháp, công nghệ, trải qua thời gian gọt dũa để đem lại một giải pháp hoàn thiện hơn. Thường thì các công ty này sẽ có nguồn lực để tập trung phát triển sản phẩm và các dịch vụ đi kèm nhằm nâng cao chất lượng phần mềm. 

Ngược lại, với công ty nhỏ, hoặc là đơn vị mới ra nhập thị trường, họ sẽ cần nhiều thời gian để nghiên cứu, hoàn thiện tính năng, thử nghiệm sản phẩm. Mặc dù vậy, công ty nhỏ không phải là kẻ chậm chân trước xu hướng công nghệ mà hơn thế, họ lại là những đơn vị ưu tiên áp dụng thử nghiệm phương pháp, góc tiếp cận mới. Nếu các công ty lớn có xu hướng duy trì sản phẩm tiên phong mang lại danh tiếng cho nhà cung cấp thì các công ty nhỏ lại linh hoạt cập nhật các giải pháp mới. 

Tìm hiểu thêm: Triển khai KPI tại các tập đoàn, tổng công ty lớn – vấn đề và giải pháp

2. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Chọn nhà cung cấp có tên tuổi nghĩa là họ có thể tin tưởng vào một sản phẩm phần mềm được đóng gói dịch vụ bài bản. Các chính sách sau mua, chất lượng gói đào tạo và công tác hỗ trợ triển khai đều được chú trọng và đạt chuẩn chung. Đặc biệt ở các nhà cung cấp phần mềm lớn, họ có đội ngũ được phân hóa chuyên môn rõ ràng, nên hoạt động hỗ trợ sau mua, bảo trì, nâng cấp cũng có chất lượng bài bản hơn. 

Ngược lại, với các công ty vẫn đang ở giai đoạn phát triển và thử nghiệm phần mềm thì dịch vụ sau bán chưa được trau chuốt. Có thể vì thiếu nguồn lực, thiếu nhân lực mà tình trạng một người phải kiêm nhiệm nhiều vị trí hoặc nhiều dự án cùng một lúc là điều thường gặp. Ngoài ra, quy trình hỗ trợ hỗ trợ sau bán cũng chưa được chuẩn hóa, chất lượng cũng có sự khác nhau giữa các dự án. 

3. Cạnh tranh về giá

Ưu điểm này không tìm thấy ở đâu khác ngoài các nhà cung cấp phần mềm nhỏ. Đây được coi là một điểm cạnh tranh của họ nhắm bước đầu thu hút khách hàng. Ngoài việc dồn lực phát triển giải pháp mới, đa dạng tính năng thì chiến lược về giá cũng các công ty phần mềm nhỏ tận dụng để khuyến khích khách hàng sử dụng. 

Ngược lại, phần mềm từ các nhà cung cấp lớn thường có chi phí mua và triển khai đắt hơn. Điều này là dễ hiểu khi phần mềm của họ là một sản phẩm đã được đóng gói bài bản nên chất lượng sản phẩm tốt hơn, dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp hơn.  

Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý công việc đa nhiệm – digiiTeamW

4.  Hỗ trợ tùy biến (customize)

Nếu doanh nghiệp đang bạn có những đặc thù trong ngành thì việc chọn nhà cung cấp phần nhỏ sẽ là một lựa chọn hợp lý do, các công ty này sẽ có chính sách hỗ trợ tùy chỉnh miễn phí. Đây cũng được coi mà một điểm điểm đặc biệt trong sản phẩm của các công ty nhỏ khi khách hàng vừa có một phần mềm ready-made (làm sẵn) đảm bảo các chức năng trong vận hành, những vẫn có sự linh hoạt tùy chỉnh phần mềm cho nhu cầu thực tế. Khoảng tùy biến miễn phí sẽ thường được giới hạn trong khoảng 10%. Ngoài khoảng này, những tùy chỉnh sẽ được ký kết theo phụ lục hợp đồng và mất phí.

Ngược lại, với các phần mềm có độ đóng gói cao của các công ty lớn thì độ “may đo” của phần mềm sẽ bị cắt đi. Phần mềm của những ông lớn thường sẽ hướng đến một số đông khách hàng, nên đôi khi họ không sẵn sàng thiết kế thêm tính năng, báo cáo riêng cho một trường hợp khách hàng duy nhất. Vậy nên, chi phí cho phần tùy chỉnh của các phần mềm này sẽ khá đắt đỏ. 

Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp: 9 nguyên nhân triển khai thất bại

Vậy nên chọn nhà cung cấp lớn hay bé 

1. Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Câu chuyện chọn một phần mềm phù hợp nó không hẳn là bài toán cân đo đong đếm chọn cái này thì mất cái kia. Mà quan trọng hơn là một bài toán mà nhà quản lý cần phải hiểu doanh nghiệp mình đang cần gì, thiếu gì mà mong muốn điều gì ở một phần mềm quản lý nhân sự. Câu hỏi nên bắt đầu từ trong chính cơ cấu tổ chức, phong cách, năng lực quản lý, môi trường bên ngoài doanh nghiệp, và quy mô công ty để trước tiên ra đầu bài hợp lý. 

Chọn chất lượng phần mềm hay giá thành rẻ nó không quan trọng bằng việc nhà cung cấp đó có đưa ra một giải pháp tương thích với nhu cầu của doanh nghiệp mình. Dù bất kể là nhà cung cấp tiên phong hay người đi sau thì trong sản phẩm vẫn mang các yếu tố cạnh tranh riêng biệt, là mũi nhọn để tồn tại trước các đối thủ khác. 

Công ty Giải pháp Công nghệ OOC là một người đến sau nhưng OOC biết điểm mạnh của mình nằm ở đâu và chọn “chuyên sâu” là giá trị để cung cấp tới khách hàng. Có nền tảng vững chắc của công ty Tư vấn Quản lý OCD với gần 20 năm kinh nghiệm, OOC tự tin mang lại những giải pháp đi thẳng, đi sâu vào cốt lõi những vấn đề, giải quyết cặn kẽ từng thao tác, nghiệp vụ trong quản lý nhân sự.

2. Doanh nghiệp nhỏ và vừa

Các công ty SMEs hoặc mới bắt đầu áp dụng công nghệ vào trong quản lý doanh nghiệp thì có thể cân nhắc các phần mềm hỗ trợ tùy chỉnh. Bởi vì với những công ty này mô hình tổ chức và chức năng từng bộ phận còn chưa chuyên môn hóa, quy trình quản lý còn chưa rõ ràng nên áp dụng một phần mềm quá cứng nhắc sẽ khiến cho bộ máy vận hành bị xáo trộn. Và doanh nghiệp sẽ cần nguồn lực nhiều hơn để áp dụng và vận hành mà không chỉ đơn giản là tiền mua phần mềm. Một phần mềm cho phép dựa vào hiện trạng của ông ty để có điều chỉnh hợp lý và một phương án tiết kiệm và thông minh hơn cả.

3. Doanh nghiệp lớn

Ngược lại, với những doanh nghiệp lớn với lợi thế về tài chính và quy trình quản lý rõ ràng, họ có thể đặt sự ưu tiên cho chất lượng phần mềm ở mức cao nhất. Khi đó, doanh nghiệp cần những phần mềm có tính chuyên sâu để giải quyết các vấn đề một cách cặn kẽ vừa tổng thể. 

Tổng kết

Dù là nhà cung cấp lớn có nhiều năm tham gia thị trường hay nhà cung cấp phần mềm nhỏ đưa ra những giải pháp tân tiên hơn thì họ đều có những ưu nhược điểm riêng. Muốn chọn ra một nhà cung cấp phần mềm thích hợp, doanh nghiệp cần làm rõ những đặc điểm bên trong tổ chức mình, từ đó có những yêu cầu về một phần mềm nhân sự cần đáp ứng.