Phân tích công việc là một công việc đòi hỏi rất nhiều về thời gian, công thức. Thực hiện phân tích công việc cần trải qua những bước nào? Thực hiện như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất?
Các bước tiến hành Phân tích công việc:
Thu thập thông tin về vị trí
Quan sát và phỏng vấn những nhân viên hiện đang được tuyển dụng. Khuyến khích nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ càng cụ thể càng tốt để xác định trách nhiệm. Đọc hướng dẫn công việc hoặc tài liệu giải thích vị trí cần thu nhập thông tin. So sánh mô tả công việc hiện tại với những gì nhân viên đang thực sự nói và làm. Ghi kết quả theo bộ phận hoặc vị trí cá nhân. Tạo mục cho tất cả các nhiệm vụ và kỹ năng liên quan đến công việc.
Đánh giá tầm quan trọng của từng nhiệm vụ và năng lực
Hiểu những kỹ năng nào cần thiết để thực hiện mỗi nhiệm vụ, Từ đó đánh giá mức độ khó của từng nhiệm vụ và kỹ năng. Xác định các kỹ năng cấp cao nhất cho từng vị trí. Lưu ý những kỹ năng nào yêu cầu trình độ đầu vào và nhiều kinh nghiệm hơn. Đánh giá tầm quan trọng của nhiệm vụ theo nhiều hướng khác nhau trong tổng thể công việc.
Nghiên cứu tiêu chuẩn chung
Tìm dữ liệu trạng thái trong phân tích công việc sát nhất với lực lượng lao động hiện tại. Kiểm tra kết quả bằng cách sử dụng thông tin từ các tài liệu của chính phủ và các tổ chức, công ty. Tìm kiếm lời khuyên, giải thích từ chuyên gia về các nhiệm vụ cần thực hiện đối với công việc. So sánh hệ thống thông tin và dữ liệu thu thập với các doanh nghiệp khác.
Sửa đổi mô tả và tiêu chuẩn công việc
Xác định và phát hiện ra những bằng cấp quan trọng nhất cần thiết để thực hiện công việc. Sau đó lập danh sách cho từng công việc và kỹ năng. Từ đó chỉnh sửa mô tả công việc hiện có hoặc tạo một mô tả mới cho phù hợp với phân tích đã có. Tạo bộ tiêu chí cho từng vị trí phù hợp với phản hồi của nhân viên và quan sát công việc của chính người phân tích. Những tiêu chí có thể bao gồm các kỳ vọng hơn so với thực thế nhưng dựa trên các hướng dẫn chuyên môn từ nghiên cứu.
Sử dụng dữ liệu để thực hiện thay đổi
Nhìn vào toàn bộ tổ chức. Trên cơ sở phân tích, xác định xem có giao đúng nhiệm vụ không. Có thể thấy rằng một số bộ phận xử lý nhiều hơn những bộ phận khác. Hoặc thấy công việc ở bộ phận này phù hợp với bộ phận khác. Sử dụng dữ liệu phân tích công việc để tìm cách chuyển giao trách nhiệm công việc dựa trên khả năng của từng bộ phận.
Các phương pháp để thu thập thông tin công việc hiệu quả
Để thực hiện phân tích công việc hiệu quả, nhà quản trị cần thu thập thông tin thật tốt. Nhưng việc này thì không hề đơn giản chút nào. Một số phương pháp thu thập thông tin phổ biến và đạt hiệu quả cao:
Bảng câu hỏi mở:
Các nhân sự tuyển dụng hoặc người quản lý sẽ điền bảng hỏi về KSA cần thiết cho công việc. HR sẽ tiến hành tổng hợp câu trả lời để xác định các yêu cầu công việc.
Bảng câu hỏi cấu trúc:
Phương pháp này được áp dụng với mục tiêu lọc ra những câu trả lời cụ thể. Nhằm xác định tần suất thực hiện nhiệm vụ cụ thể, tầm quan trọng tương đối và kỹ năng cần thiết cho công việc. Khi cần phân tích công việc một cách khách quan thì đây là phương pháp hữu ích.
Phỏng vấn:
Bằng cách phỏng vấn trực tiếp, có thể thu thập được những thông tin cần thiết từ phía nhân viên về các KSA cần thiết cho công việc. Một danh sách câu hỏi được chuẩn bị sẵn sẽ được thêm vào buổi nói chuyện đồng thời bổ sung một số câu hỏi đánh giá dựa trên phản ứng của nhân viên. Đây là phương pháp lý tưởng cho những công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao.
Quan sát:
Tiến hành quan sát trực tiếp nhân sự trong quá trình họ đang thực hiện nhiệm vụ. Dựa vào quá trình và kết quả sau đó sẽ tổng hợp thành các KSA cần thiết cho công việc. Quan sát giúp doanh nghiệp có cái nhìn thực tế nhất về các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Phương pháp này hiệu quả nhất với các công việc sản xuất chu kì ngắn.
Tham khảo thêm tại What is Job Analysis?
