Hệ thống thông tin nhân sự HRIS ( Human Resources Information System) là phần mềm vô cùng quan trọng cho mọi doanh nghiệp trên tất cả các lĩnh vực, hệ thống thông tin nhân sự HRIS giúp các nhà lãnh đạo quản lý các kế hoạch và thông tin nhân viên dù chỉ với nguồn lực hạn chế và nguồn dữ liệu liên tục thay đổi từng ngày.
Nhưng làm thế nào để các nhà quản lý nhân sự và các giám đốc điều hành biết rằng họ đang lựa chọn phần mềm thông tin nhân sự tốt nhất để quản lý tất cả các vấn đề về thông tin nhân viên, và liệu rằng giải pháp đó vẫn còn hiểu quả dài hạn trong tương lai? Sau đây là những câu hỏi giúp các nhà quản lý nhân sự làm rõ nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn phần mềm Thông tin Nhân sự.
1. Phần mềm Thông tin nhân sự cung cấp mức độ linh hoạt và khả năng mở rộng như thế nào?
Các chuyên gia nhân sự nên xác định xem các lựa chọn phần mềm thông tin nhân viên trên thị trường về mực độ cập nhật dữ liệu từ nhiều bảng tính Excel, các cơ sở dữ liệu khác và dễ dàng nhập liệu từ tài liệu giấy hay không? và khả năng kết nối với các loại hệ thống và dữ liệu khác khi cần thiết.
Phần mềm Thông tin nhân viên sẽ có thể lấy và lọc thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Lý tưởng nhất khi quá trình này cũng được tự động hóa. Nhiều giải pháp đăng ký trực tuyến yêu cầu dữ liệu phải được thao tác thủ công trước khi có thể cập nhật thông tin nhân viên. Tự động hóa định dạng cập nhật, lịch đồng bộ hóa và phương thức phân phối có thể giúp loại bỏ nhiều vấn đề phiền phức.
2. Phần mềm thông tin nhân sự có thể phát triển và mở rộng quy mô cùng với sự phát triển của doanh nghiệp không?
Nhà quản lý nhân sự nên đánh giá khả năng phát triển của hệ thống trong trường hợp công ty thuê nhân viên mới, mở rộng văn phòng hay thay đổi chế độ đãi ngộ và các quy tắc khác. Các nhà lãnh đạo nên cân nhắc về mức độ phát triển và mở rộng của từng yếu tố này khi đứng trước các lựa chọn từ nhiều nhà cung cấp hệ thống thông tin nhân sự HRIS.
3. Phần mềm thông tin nhân sự có khả năng tích hợp với các hệ thống khác không?
Hệ thống tính lương, đãi ngộ; tuyển dụng, v…v thường sẽ có khả năng chia sẻ, tương tác, trao đổi thông tin với các hệ thống khác. Các nhà quản lý nhân sự có thể đạt được hiệu quả cao hơn khi tất cả dữ liệu được lưu trữ và quản lý trên một hệ thống duy nhất hoặc hệ thống thông tin nhân sự có thể kết nối với hệ thống khác.
4. Ai chịu trách nhiệm triển khai dự án ứng dụng phần mềm thông tin nhân sự vào doanh nghiệp?
Một số hệ thống thông tin nhân sự đòi hỏi khách hàng phải rất quan tâm đến việc triển khai ban đầu, các nhà quản trị nhân sự cần phải đầu tư nhiều thời gian và công sức xây dựng hệ thống từ lúc bắt đầu dự án.
Các nhà quản lý nhân sự cần hiểu biết rõ ràng về các yêu cầu tối thiểu về mức độ đào tạo và chuyên môn kỹ thuật và thời gian dự kiến của dự án. Đặt câu hỏi và khai thác từ các nhà cung cấp hệ thống thông tin nhân sự về những chủ đề có vẻ đơn giản nhưng lại liên quan nhiều đến chuyên môn công nghệ quan trọng. Nhà quản lý nhân sự sau đó có thể hiểu rõ các nhiệm vụ cụ thể trong quá trình sử dụng hệ thống thông tin nhân sự, một số công việc có thể rất phức tạp và mất thời gian, có khả năng làm giảm giá trị của toàn bộ hệ thống và ROI (Return on investment).
5. Có mất thêm chi phí đào tạo nhân viên khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự?
Chi phí đào tạo cũng nên được đánh giá, bao gồm cả thời gian đi và chi phí đi lại. Nhân sự cần phải nhận thức được tất cả các chi phí cứng và phát sinh liên quan đến việc áp dụng phần mềm thông tin nhân sự.
6. Ai sẽ sở hữu dữ liệu thông tin nhân viên?
Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ là phòng nhân sự của các doanh nghiệp. Các công ty sẽ có thể chuyển dữ liệu của họ đến bất kỳ Nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng ASP (Application Service Provider) nào. Nếu dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ độc quyền của bên thứ 3, đôi khi doanh nghệp có thể phải trả phí bổ nếu doanh nghiệp muốn đổi nhà cung cấp này.
Khi phần mềm thông tin nhân sự được cài đặt trên máy trạm hoặc máy chủ tại chỗ của mỗi công ty, các bản cập nhật thường xuyên cho hệ thống đó thường được yêu cầu kèm theo và việc lập kế hoạch quản lý công việc này có thể khá cồng kềnh và phức tạp. Phần cập nhật cho hệ thống thông tin nhân sự thường được thực hiện tự động với phần mềm có sẵn trực tuyến thông qua mô hình Nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP – Application Service Provider) hoặc Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS – Software as a Service).
7. Xây dựng biện pháp bảo mật khi sử dụng Phần mềm Thông tin nhân sự?
Nếu nền tảng phần mềm thông tin nhân sự được xây dựng có sẵn để sử dụng trực tuyến, thông qua mô hình ASP hoặc SaaS, nhà cung cấp nên cung cấp sao lưu hàng ngày, máy chủ dự phòng và thêm các lớp để bảo vệ thông tin. Các hệ thống và thủ tục bổ sung cần được áp dụng để bảo vệ thông tin khỏi bị mất hoặc bị truy cập trái phép. Các nhà quản lý nhân sự, tham khảo ý kiến các trưởng bộ phận khác để phân quyền truy cập theo mức độ và chức danh của từng nhân sự.
8. Nhân viên có thể tự đăng ký, cập nhật thông tin nhân viên và lựa chọn kế hoạch của riêng họ không?
Nếu nhân viên có thể tự cung cấp và cập nhật thông tin cá nhân, chức năng này của phần mềm thông tin nhân sự sẽ tiết kiệm được một khoảng đáng kể thời gian và tiền bạc. Một hệ thống với chức năng phân quyền để tự phục vụ, sẽ hướng dẫn nhân viên một cách đơn giản và dễ dàng thông qua việc nhập thông tin nhân viên và những người phụ thuộc vào họ.
Hệ thống Thông tin nhân sự cần trình bày rõ ràng các kế hoạch có sẵn và cho phép nhân viên thực hiện các lựa chọn một cách thuận tiện, đơn giản hóa các hành động này trong suốt quá trình với hướng dẫn cụ thể.
Nhân viên cũng có thể thêm người phụ thuộc và thay đổi thông tin nhân viên khi cần thiết mọi lúc, mọi nơi.
Hệ thống thông tin nhân sự HRIS ( Human Resources Informantion System) là phần mềm vô cùng quan trọng cho mọi doanh nghiệp trên tất cả các lĩnh vực, hệ thống thông tin nhân sự HRIS giúp các nhà lãnh đạo quản lý các kế hoạch và thông tin cá nhân của từng nhân viên dù với nguồn lực hạn chế và nguồn dữ liệu liên tục thay đổi từng ngày.
Nhưng làm thế nào để các nhà quản lý nhân sự và các giám đốc điều hành biết rằng họ đang lựa chọn phần mềm thông tin nhân sự tốt nhất để quản lý tất cả các vấn đề về thông tin nhân sự, và liệu rằng giải pháp đó vẫn còn hiểu quả dài hạn trong tương lai? Sau đây là những câu hỏi giúp các nhà quản lý nhân sự làm rõ nhu cầu của doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn phần mềm thông tin Nhân sự.
9. Phần mềm Thông tin nhân sự sẽ có khả năng cấp quyền truy cập theo mức độ tùy theo từng vị trí nhân sự hay không ?
Cùng với việc cung cấp quyền truy cập cho nhân viên, hệ thống thông tin nhân sự sẽ là công cụ đắc lực giúp các nhà quản lý nhân sự phê duyệt và kiểm soát tất cả dữ liệu trong hệ thống và phân quyền truy cập cho từng nhân sự theo mức độ liên quan của nhân sự đó và dữ liệu trên toàn hệ thống thông tin nhân sự HRIS.
10. Phần mềm Thông tin nhân sự HRIS có khả năng tự động xuất nhiều dạng báo cáo dựa trên nguồn dữ liệu đã có hay không?
Sẽ thật tiện lợi khi hệ thống hông tin nhân sự bạn lựa chọn có thể xuất báo cáo ở nhiều chế độ xem và định dạng (bảng tính exel, biều đồ, PDF, HTML), giúp các nhà quản lý nhân sự đánh giá được toàn cảnh bức tranh nhân sự của doanh nghiệp, từ đó tăng cường năng suất và rút ngắn thời gian quá trình ra quyết định. Với hệ thống hông tin nhân sự, các nhà quản lý nhân sự có thể đánh giá tình hình nhân sự bất cứ lúc nào, hoạch định các kế hoạch cụ thể, thay đổi thông tin nhân khẩu học của nhân viên liên quan đến lợi ích, đãi ngộ và các dữ liệu nhân sự khác.
11. Phần mềm Thông tin nhân sự có cung cấp các tính năng giúp các nhà quản lý nhân sự tiết kiệm thời gian không?
Tùy thuộc vào nhu cầu của từng bộ phận, khả năng xử lý thông tin của hệ thống thông tin nhân sự theo từng đợt, quản lý thông báo và thanh toán theo từng dự án hay lập hóa đơn và báo cáo cụ thể các công tác phí của cá nhân sẽ giúp các nhà quản lý nhân sự rút ngắn nhiều quy trình và thủ tục, từ đó tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
12. Phần mềm Thông tin nhân sự có cung cấp các tính năng cụ thể để giúp các nhà quản trị nhân sự giao tiếp tốt hơn trong công việc?
Một số hệ thống thông tin nhân sự HRIS cung cấp một số tinh năng cho phép các nhà quản trị nhân sự linh hoạt trong việc trao đổi với nhân viên ở các cấp độ: qua email hàng loạt, bảng tin điện tử và theo các tiêu chí lọc cụ thể (như địa điểm, bộ phận, kế hoạch bảo hiểm, tình trạng đăng ký, tình trạng nghỉ hưu và các cấp độ khác) thông qua Hệ thống thông tin nhân sự. Những tính năng giao tiếp này có thể tự động hóa hơn nữa các quy trình và giúp các nhà quản trị nhân sự giao tiếp hiệu quả hơn.
13. Phần mềm thông tin nhân sự giúp các nhân viên trong doanh nghiệp kết nối tốt hơn?
Ngoài việc cho phép nhà quản trị nhân sự phê duyệt các giao dịch, nhiều hệ thống công nghệ thông tin nhân sự cũng cung cấp khả năng cho các nhà quản trị nhân sự đóng vai trò là người gác cổng trong việc kiểm soát hóa đơn vận chuyển để đảm bảo mọi dữ liệu trong hệ thống đều chính xác. Điều này có thể:
Đảm bảo tính chính xác của hóa đơn vận chuyển,
Tiết kiệm thời gian và tiền bạc,
Hỗ trợ kịp thời trong việc tuyển dụng nhân sự
14. Kiểm soát các chi phí phát sinh khi sử dụng phần mềm Thông tin nhân sự ?
Các nhà quản trị nhân sự cần xác định các yếu tố hỗ trợ dịch vụ khách hàng trực tuyến đi kèm cùng hệ thống thông tin nhân sự qua cơ sở dữ liệu, hỗ trợ qua email, kết nối trực tuyến, v..v. Các nhà quản trị nhân sự nên yêu cầu sự hỗ trợ nhanh chóng trong vòng 24h từ các nhà cung cấp hệ thống thông tin nhân sự để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp mình và sự bảo mật của dữ liệu thông tin nhân sự.
15. Chi phí sử dụng và duy trì hệ thống thông tin nhân sự có vượt quá lợi ích doanh nghiệp nhận được?
Nhà quản lý nhân sự cần đánh giá toàn bộ chi phí của hệ thống thông tin nhân sự bên cạnh các lợi ích nhận được, bao gồm tất cả các khoản phí hàng năm, hàng tháng và chi phí khởi tạo ban đầu, v..v. Hãy cần nhắc giữa một hệ thống thông tin nhân sự có chi phí lớn hơn so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường nhưng đi kèm với nhiều tính năng vượt trội hơn, vd: cho phép nhân viên duy trì hồ sơ của riêng họ và mang lại sự tiện lợi, tiết kiệm thời gian và độ chính xác cao hơn. Những yếu tố này cần được xem xét và cân nhắc trong quá trình lựa chọn.
Kết
Nhu cầu về hệ thống thông tin nhân sự ngày càng tăng, việc các nhà quản trị nhân sự phân tích, cân nhắc tất cả các lựa chọn trên thị trường phần mềm sẽ rất quan trọng để chọn ra được một giải pháp Thông tin nhân sự phù hợp nhất với doanh nghiệp mình. Việc lựa chọn chính xác hệ thống thông tin nhân sự phù hợp với doanh nghiệp được xem là một khoản đầu tư dài hạn có hiệu quả lâu dài cho tất cả các doanh nghiệp.
Nguồn: thebalancecareers.com
