15 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, hiệu quả 2023

Phần mềm nhân sự ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, số hóa hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp. Quản lý nhân sự không phải là một bài toán dễ với tất cả các doanh nghiệp. Bộ não con người dường như không thể thực hiện tốt các công tác quản lý số lượng lớn nhân lực trong công ty. Từ đó, nhu cầu về phần mềm quản lý nhân sự ra đời và ngày một tăng. Tuy nhiên, lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp không phải luôn dễ dàng. Có rất nhiều công ty phần mềm nhảy vào cuộc đua cung cấp các phần mềm quản lý nhân sự. Nhìn chung, mỗi phần mềm sẽ có những thế mạnh riêng đi kèm những nhược điểm không thể tránh khỏi.

Dưới đây là top 15 phần mềm quản lý nhân sự đơn giản nhưng hiệu quả nhất.

Top 15 phần mềm nhân sự tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý nhân sự digiiHR

Phần mềm Nhân sự digiiHR của OOC là một hệ sinh thái đồng bộ, được thiết kế gồm nhiều phân hệ, mỗi phân hệ có những sứ mệnh riêng, tập trung vào xử lý từng nghiệp vụ chuyên sâu một cách độc lập nhưng có tính kết nối chặt chẽ trong Quản lý nhân sự.

Với kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp của Công ty Tư vấn Quản lý OCD, digiiHR được xây dựng với định hướng trở thành giải pháp chuyên sâu, linh hoạt, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và xử lý đa dạng các vấn đề trong quản lý nhân sự.

digiiHR là công cụ giúp các DN vừa và lớn tập trung đi sâu vào giải quyết nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu. Ngoài ra, digiiHR còn là công cụ giúp các DN nhỏ cùng lúc chuẩn hóa được hệ thống quản lý nhân sự của mình. Trên hết, digiiHR mang tính linh hoạt giúp cho DN nói chung tối ưu hóa hoạt động quản lý nhân sự trong thời kỳ cạnh tranh cao.

Phần mềm digiiHR được thiết kế linh hoạt phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, dễ dàng tùy biến và tích hợp với các phần mềm khác, đặc biệt là có hệ thống báo cáo nhân sự dày dặn trực quan, hỗ trợ tối đa cho công tác quản lý, duy trì, tạo động lực, đánh giá và giữ chân nhân tài.

Mỗi phân hệ trong digiiHR đáp ứng một mục tiêu khác nhau nhưng có tính kết nối chặt chẽ và đồng nhất dữ liệu, kết quả của phân hệ này là đầu vào của phân hệ kia, tạo nên một giải pháp đồng bộ, hiệu quả và linh hoạt.

digiiHRcore – Quản lý nhân sự nền tảng

digiiHRcore là giải pháp hỗ trợ DN quản lý hồ sơ nhân sự chi tiết, giúp công tác chấm công, đăng ký và quản lý ca một cách hiệu quả và thuận tiện. Phần mềm hỗ trợ thực hiện các thủ tục nhân sự (HĐLĐ, thanh lý hợp đồng, bổ nhiệm, thuyên chuyển…) một cách chặt chẽ và đồng nhất theo biểu mẫu chuẩn.

Số lượng nhân sự nhiều, dữ liệu đa dạng nên việc cảnh báo theo quy định pháp luật hay cảnh báo đến hạn hợp đồng, sinh nhật, trạng thái thủ tục… hỗ trợ tối đa cho nhà quản lý nhân sự làm hiệu quả nhất nhiệm vụ của mình.

Người dùng có thể lựa chọn upload dữ liệu lên hệ thống bằng file excel thay vì nhập liệu thủ công.

Phần mềm digiiHRCore cũng hỗ trợ mạnh mẽ việc tạo hợp đồng lao động, quyết định nhân sự hàng loạt cho số đông theo biểu, mẫu thống nhất.

digiiTime – Chấm công

Module digiiTime – Chấm công và quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Đăng ký ca làm việc. Tích hợp với các giải pháp chấm công thông dụng bằng vân tay, khuôn mặt.

digiiC&B – Quản lý đãi ngộ

Phân hệ quản lý đãi ngộ (tính lương) là một trong những giải pháp vượt trội trong hệ thống digiiHR của OOC với những đặc điểm nổi bật như:

• Cơ chế thiết lập thông tin, dữ liệu, chính sách, công thức tính lương dễ dàng, linh hoạt, phù hợp mọi loại hình DN. Kể cả khi DN áp dụng nhiều cách trả lương khác nhau, người dùng có thể thiết lập nhiều hình thức trả lương linh hoạt như lương sản phẩm, lương kinh doanh, lương dự án, lương KPI…
• Giải pháp ghi nhận công tự động, linh hoạt theo tính chất công việc
• Tự động tính lương hàng tháng theo quy trình chặt chẽ, nhanh chóng (chỉ bằng 01 nút nhấp chuột – khi tích hợp) hoặc vài thao tác nhập excel khi cần
• Hệ thống báo cáo tự động đa dạng, nhiều chiều. Dễ dàng kết nối dữ liệu từ các phần mềm khác.

digiiTeamW – Quản lý KPI

Phần mềm KPI digiiTeamW là phần mềm quản lý KPI chuyên nghiệp, có thể hoạt động độc lập hoặc như một phân hệ của digiiHR. Có thể nói digiiTeamW là phần mềm quản lý KPI chuyên nghiệp nhất hiện nay, hỗ trợ việc thiết kế, duyệt, giao chỉ tiêu KPI, nhập số liệu, đánh giá kết quả và báo cáo KPI cho các doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến các tập đoàn lớn đòi hỏi cơ chế giao, duyệt chỉ tiêu phức tạp.

Tham khảo chi tiết về Phần mềm KPI digiiTeamW tại https://ooc.vn/phan-mem-quan-ly-cong-viec-kpi-okr-digiiteamw/

digiiPortal – Cổng thông tin nhân viên

Là giải pháp hỗ trợ giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên và DN, nhân viên có thể tự tìm kiếm, tra cứu thông tin/ hồ sơ liên quan, nhận thông báo của DN, phản hồi thông tin với nhà quản lý, dễ dàng đăng ký nghỉ phép, nghỉ ốm, đi sớm về muộn….  Từ góc độ DN có thể khảo sát nhân viên theo từng mục tiêu trong từng giai đoạn hay truyền đạt thông tin nhanh chóng tới toàn thể nhân sự hoặc theo từng cá nhân để đảm bảo bảo mật thông tin.

 Một số phân hệ khác bao gồm:

• digiiTalent – Quản lý Tài năng theo mô hình 9 hộp
• digiiCAT – Đánh giá năng lực theo phương pháp khung năng lực

Phần mềm quản lý nhân sự SV-HRIS

SV.HRIS không chỉ đơn giản là phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên cơ bản. SV.HRIS là giải pháp quản lý tổng thể nguồn nhân lực đáp ứng cho nhiều loại hình doanh nghiệp: thương mại dịch vụ, sản xuất, bán lẽ, tập đoàn,… Phần mềm SV.HRIS là sản phẩm của Công ty TNHH Tin học Công Nghệ Sao Việt.

Ưu điểm:

• Tự động ghi nhớ các chức năng sử dụng gần nhất theo từng người dùng, từng máy tính
• Hỗ trợ tìm kiếm nhanh rất tiện khi nhập liệu (mặc định là theo mã nhân viên và họ tên)
• Hỗ trợ nhập liệu nhanh dạng danh sách nhiều cột nhiều hàng (nhiều người,…)
• Công thức lương động dễ dàng tự chỉnh sửa các tham số khi chính sách nhà nước thay đổi; như: tỷ lệ bảo hiểm, giảm trừ bản thân, giảm trừ gia cảnh,…
• Biểu mẫu, báo cáo hỗ trợ dạng word và excel có thể tự chỉnh sửa 

Phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM 2012

Phần mềm Perfect HRM 2012 cung cấp giải pháp tổng thể trong lĩnh vực quản lý nhân sự, tiền lương. Perfect HRM 2012 hỗ trợ các tính năng như quản lý bảo hiểm xã hội; thuế thu nhập cá nhân; lập các báo cáo thống kê nhanh. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, Perfect HRM 2012 cực kỳ phù hợp với các doanh nghiệp không cần quá nhiều chức năng vượt trội. Phần mềm HRM 2012 là sản phẩm của công ty phần mềm Hoàn Hảo.

Ưu điểm:

• Hỗ trợ kết nối với máy chấm công bằng vân tay để đễ dàng quản lý bảng lương
• Có phiên bản miễn phí cho đối tượng doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phần mềm quản lý nhân sự HR-MANAGER

HR – Manager là sản phẩm của công ty TNHH Phần Mềm Hoàng Hà. HR – Manager giúp ban quản trị có cái nhìn đúng đắn nhất về nhân lực trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng khai thác và sử dụng nguồn lực tốt hơn, đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp.

HR – Manager có khả năng quản lý hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp với cơ sở dữ liệu tập trung. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng mô hình quản lý nhân sự chuyên nghiệp với các phòng ban, chức vụ khác nhau. 

Ưu điểm:
Hệ thống thống kê báo cáo đa dạng của HR- Manager đưa ra cái nhìn tổng quan nhất về tình hình nhân sự trong doanh nghiệp. Những thông số về lương của nhân viên được cập nhật rõ ràng. Từ đó, nhà quản lý nhanh chóng cập nhập những biến động về nhân sự trong năm. 

Phần mềm quản lý nhân sự HR- Manager là một trong những phần mềm khá tốt trong lĩnh vực quản lý nhân sự hiện nay. 

Phần mềm SSOFT LUCKY HRM

Lucky HRM ra đời nhằm phục vụ nhu cầu quản lý nhân sự của các doanh nghiệp Việt Nam. Lucky Hrm có các tính năng cơ bản bám sát luật lao động VN (Bảo Hiểm, Thuế thu nhập các loại … ). Sản phẩm được phát hành bởi Công ty CP Công nghệ Phần mềm Ssoft Việt Nam.

Phần mềm nhân sự Lucky Hrm quản lý tổng thể các hoạt động liên quan tới nhân sự của mọi doanh nghiệp. Đó là thông tin về hợp đồng lao động, quản lý đào tạo, tuyển dụng, chấm công, tính tiền lương, thưởng, phúc lợi… Lucky HRM hổ trợ giải quyết các yêu cầu chuyển việc, tăng lương, điều chỉnh vị trí làm việc theo năng lực được lưu trữ tự động trong hồ sơ chung của bộ nhớ..

Ưu điểm:

Lucky Hrm là giải pháp quản lý nhân sự chuyên sâu phù hợp với các công ty có quy mô lớn. Hệ thống báo cáo, quản lý nhân sự và giao diện người dùng trực quan và phù hợp cho tất cả người dùng.

Phần mềm FAST HRM online

Phần mềm quản lý nhân sự Fast HRM Online tổng hợp rất nhiều công cụ quản lý nhân viên hữu ích. Fast HRM Online có thể cập nhật thông tin nhân viên, quản lý tình trạng hiện tại. Bên cạnh đó, phần mềm có thể  tra cứu nhân viên theo phân tầng cấu trúc doanh nghiệp một cách nhanh chóng.

Fast HRM có thể quản lý thông tin nhân sự, chấm công, tính lương và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Phần mềm cung cấp các thông tin nhiều chiều về nhân viên như thông tin cá nhân, các kỹ năng, quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, các thành tích… Fast HRM giúp cho việc chấm công, tính lương, bảo hiểm và thuế TNCN rõ ràng. Phần mềm Fast HRM cho phép kết nối, đọc số liệu từ các thiết bị chấm công khác nhau.

Ưu điểm:
Đây là công cụ quản lý nhân sự trực quan, hệ thống báo cáo đa dạng. Fast HRM đánh giá, lưu trữ hồ sơ về năng lực cá nhân, kĩ năng, kinh nghiệm, thành tích nổi bật của từng nhân viên đầy đủ. Fast HRM cho phép đăng nhập từ nhiều thiết bị khác nhau.

Phần mềm LOTUS PRO

Phần mềm quản lý nhân sự Lotus Pro không đơn thuần chỉ là phần mềm quản lý công, lương, đào tạo, tuyển dụng. Lotus Pro là giải pháp quản trị nguồn nhân lực toàn diện, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt kịp thời tình hình biến động nhân sự.

Ưu điểm:

Lotus Pro có khả năng tùy chỉnh, tự cấu hình hệ thống công và lương, tự cấu hình KPI theo mô hình BSC. 

• Người dùng có thể tự xây dựng công thức lương, báo cáo động. 
• Khả năng tự đưa ra đánh giá dựa trên thang số đầu vào do người quản trị thiết lập một cách linh hoạt và khách quan.
• Công nghệ xử lý đa nền tảng, cho phép chạy cả trên các thiết bị Smartphone, trên nền web và trên ứng dụng.
• Doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh giao diện, chức năng, màu sắc, tính năng cho từng đối tượng dùng

Phần mềm nhân sự iHCM

Phần mềm nhân sự iHCM là hệ thống quản trị nguồn nhân lực theo xu hướng hiện đại với nhiều ứng dụng hữu ích. Từ đó, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

iHCM giúp lãnh đạo quản lý nhân viên thông qua các mục tiêu cụ thể. Do đó, tương tác chặt chẽ giữa lãnh đạo và cấp dưới để cổ máy quản lý vận hành trơn tru là vô cùng quan trọng .Khách hàng sẽ không phải thay đổi hệ thống nhân lực khi mở rộng quy mô doanh nghiệp.

Ưu điểm:

• Hỗ trợ đa ngôn ngữ cho doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài.
• Các phân hệ chức năng  tùy biến dữ liệu, quy trình theo mục tiêu và cơ cấu của tổ chức.
• Tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp theo tiêu chuẩn mở như CRM, ERP, máy chấm công,..
• Cho phép tập thể nhân viên trong doanh nghiệp tiếp cận đến thông tin hồ sơ dữ liệu của mình một cách nhanh chóng và cực kì hiệu quả.

Phần mềm BambooHR

BambooHR là phần mềm nhân sự “all in one” dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó được thành lập vào năm 2008 với sứ mệnh giúp mọi người tự do làm những công việc tuyệt vời – sứ mệnh này tiếp tục dẫn đường cho họ ngày nay. BambooHR trao quyền cho các chuyên gia nhân sự, nhân viên và tổ chức ở khắp mọi nơi để đơn giản hóa các quy trình phức tạp và hợp lý hóa các nhiệm vụ tốn thời gian; để họ có thể tập trung vào việc hỗ trợ nhân viên, phát huy vai trò của mình và phát triển doanh nghiệp. BambooHR rất dễ chạy và thậm chí còn dễ sử dụng hơn. 

Ưu điểm:

• Nền tảng nhân sự hoàn chỉnh
• Báo cáo được tạo sẵn
• Tự động đăng cơ hội việc làm trên các bảng việc làm lớn
• Chữ ký điện tử trên tài liệu điện tử
• Có ứng dụng di động

Phần mềm monday.com

monday.com HR giúp quản lý nhân viên hiện tại bằng cách cho phép thu thập phản hồi để đánh giá mức độ hạnh phúc của họ. Nếu họ có yêu cầu nghỉ phép, quản lý sẽ nhận được thông báo ngay lập tức – công với lời nhắc nếu họ phải đợi quá lâu mà chưa được duyệt. Đánh giá hiệu suất cũng dễ dàng hơn bao giờ hết với hệ thống quản lý của monday.com giúp theo dõi kết quả và lên lịch các cuộc họp.

Với những đánh giá xuất sắc của người tiêu dùng và năm mức giá khác nhau, monday.com là một lựa chọn tuyệt vời và giá cả phải chăng cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ muốn có giải pháp quản lý nhân sự đa bộ phận.

Ưu điểm:

• Tám mẫu nhân sự sẵn sàng để sử dụng
• Tạo các luồng tùy chỉnh của riêng bạn
• Kết nối với các công cụ khác như tài chính, tiếp thị, vận hành,…
• Các gói trả phí không quá đắt và gói miễn phí hoạt động tốt cho các cá nhân
• Giao diện hiện đại dễ sử dụng với thiết kế trải nghiệm người dùng (UX) tốt
• Hỗ trợ 24/7

Phần mềm Paycor

Paycor có thể được biết đến nhiều nhất như một công cụ trả lương, nhưng nó có khá nhiều tính năng nhân sự. Phần mềm này giúp nhân viên cập nhật hồ sơ, ký các tài liệu kỹ thuật số và hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao. Bạn có thẻ truy cập ngay vào số lượng nhân viên, tỷ lệ doanh thu, số ngày nghỉ của mình. Giao tiếp trong công ty cũng dễ dàng với thông báo đẩy và tin nhắn trò chuyện trên thiết bị di động.

Các doanh nghiệp có ít hơn 50 nhân viên có thể hưởng lợi rất nhiều từ sự kết hợp giữa phần mềm nhân sự và bảng lương của Paycor. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn có hơn 50 nhân viên, bạn sẽ phải liên hệ với người đại diện của Paycor để biết về mức giá của họ. Như vậy, sẽ không thể biết được bạn có đang nhận mức giá ưu đãi nhất của họ hay không.

Ưu điểm:

• Nhiều gói trả phí có sẵn
• Cung cấp thanh toán theo yêu cầu
• Báo cáo tùy chỉnh
• Cung cấp ứng dụng di động
• Gói cấp thấp bao gồm bảng lương tự động
• Bảy bản dựng dành riêng cho ngành

Rippling

Một trong những điều thú vị về Rippling là nó hỗ trợ bốn bộ phận chính trong công ty của bạn: Nhân sự, công nghệ thông tin (CNTT), tài chính và kỹ thuật. Điều đó có nghĩa là bạn có thể sử dụng quy trình làm việc tự động trong bộ phận nhân sự và hơn thế nữa. Đặc biệt, Rippling vượt trội về khả năng tự động hóa dựa trên các hành động kích hoạt, chẳng hạn như số ngày nghỉ phép có lương còn lại, nhiệm kỳ hoặc chức danh công việc của nhân viên. Các công ty muốn các bộ phận nhân sự, CNTT, tài chính và kỹ thuật của họ chạy trên cùng một phần mềm đồng thời tận dụng các cơ chế tự động hóa đơn giản, được thiết lập sẵn sẽ đánh giá cao Rippling.

Ưu điểm:

• Giải pháp nhân sự tất cả trong một. Tích hợp dữ liệu giữa 4 phòng ban
• Dễ dàng thiết lập
• Rất tùy biến
• Quản trị ACA & COBRA
• Các tính năng độc đáo dành cho các nhóm làm việc từ xa
• Hàng trăm mẫu công thức

Workday

Workday là một giải pháp quản lý nguồn nhân lực  có thể tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác nhau. Nó cho phép các công ty quản lý tất cả các khía cạnh của lực lượng lao động của họ, từ quy trình tuyển dụng và giới thiệu đến quản lý hiệu suất.

Có trụ sở tại Pleasanton, California, Workday đã có từ năm 2005 và thường được sử dụng bởi các công ty vừa và lớn. Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng kết hợp các giải pháp đơn giản, chẳng hạn như theo dõi thời gian và quản lý bảng lương với các khả năng mạnh mẽ, chẳng hạn như phân tích nâng cao, quản lý nguồn nhân lực (HR) hoặc báo cáo trực quan hóa dữ liệu, thì Workday sẽ rất phù hợp với bạn.

Ưu điểm:

• Được biết đến với tính dễ sử dụng và giao diện người dùng trực quan
• Cung cấp tích hợp đầy đủ cho các ứng dụng của bên thứ ba khác
• Hỗ trợ trực tuyến và điện thoại 24/7
• Hỗ trợ hồ sơ nhân viên cho hơn 200 quốc gia

Zenefits

Không giống như các phần mềm khác, Zenefits hoàn toàn công bố giá cả của họ. Bạn có thể dễ dàng xem chi phí của từng gói mà không cần liên hệ với đại diện công ty. Ngoài ra, bạn có thể tạo các bản mô tả công việc và tự động gửi nó cho nhân viên mới. Một tính năng độc đáo của Zenefits là nó cũng có thể quản lý các nhà thầu và freelancers. 

Các công ty quản lý nhiều freelancers và chỉ muốn trả tiền cho các tính năng mà họ sẽ thực sự sử dụng sẽ đánh giá cao Zenefits.

Ưu điểm:

• Khả năng chọn những tiện ích bổ sung bạn cần
• Giá cho các nhà thầu độc lập và nhân viên tạm thời chỉ $6/tháng cho mỗi người
• Bảng điều khiển phân tích người có thể định cấu hình
• Có bộ quản lý hiệu suất hoàn chỉnh

ClickUp

ClickUp là một nền tảng quản lý dự án phổ biến được biết đến với các tính năng mở rộng, tính linh hoạt và dễ sử dụng. Phiên bản miễn phí của ClickUp cung cấp dung lượng đáng ngạc nhiên, khiến nó đủ dùng cho một số doanh nghiệp nhỏ, người làm nghề tự do hoặc người làm việc một mình. Mặc dù nhiều hệ thống quản lý dự án giới hạn số lượng người dùng được phép trên tài khoản miễn phí của họ, nhưng gói Miễn phí của ClickUp thì không. Tuy nhiên, các phiên bản trả phí cung cấp nhiều tính năng có thể cần thiết cho việc quản lý dự án của bạn, chẳng hạn như dung lượng lưu trữ không giới hạn.

Ưu điểm:

• Miễn phí kế hoạch mãi mãi
• Gói cao cấp giá cả phải chăng bắt đầu từ $5 mỗi thành viên mỗi người dùng
• Người dùng không giới hạn trên gói trả phí
• Có ứng dụng di động
• Gói trả phí cho phép liên kết các tệp trực tiếp từ Dropbox và Google Drive

Phần mềm nhân sự là gì?

Phần mềm nhân sự đề cập đến một giải pháp kỹ thuật số để quản lý và tối ưu hóa các nhiệm vụ nhân sự hàng ngày và các mục tiêu nhân sự tổng thể của một tổ chức. Hầu hết các doanh nghiệp hiện đại đều sử dụng một số loại phần mềm nhân sự để hỗ trợ quản lý nhân viên. Bằng cách chọn một giải pháp quản lý nhân sự phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn, công ty của bạn có thể quản lý nhân viên một cách tốt nhất, giữ cho nhân viên hài lòng và thúc đẩy năng suất.

Phần mềm nhân sự không chỉ tiết kiệm thời gian lao động cho các nhà quản lý và nhân viên nhân sự thông qua tự động hóa, mà còn hỗ trợ các quy trình lập kế hoạch, quản lý ngân sách và ra quyết định tốt hơn. Ví dụ, phần mềm có thể cho biết có bao nhiêu nhân viên cần thiết vào những thời điểm nhất định trong năm dựa trên dữ liệu từ quá khứ để từ đó phân bổ và huy động nguồn lực cho phù hợp.

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm nhân sự

Mặc dù có nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm nhân sự, nhưng một trong những lợi ích lớn nhất là khả năng giảm thời gian dành cho các nhiệm vụ hành chính lặp đi lặp lại. Điều này cho phép các chuyên gia nhân sự tập trung vào các trách nhiệm hiệu quả hơn và kết quả chiến lược dài hạn hơn.

Ngoài ra, những lợi ích chính khác bao gồm:

• Giảm lỗi
• Cải thiện tổ chức tài liệu và dữ liệu nhân viên
• Quy trình hợp lý hóa
• Phản hồi liên tục
• Những cải tiến trong kế hoạch kế nhiệm
• Cải thiện quá trình tuyển dụng
• Cung cấp mức lương cạnh tranh
• Hỗ trợ và duy trì lực lượng lao động hiện có
• Quản lý nhân viên từ xa

Tiêu chí lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp với doanh nghiệp

Phù hợp với nhu cầu

Có khá nhiều phần mềm nhân sự có sẵn trên thị trường cho bạn lựa chọn. Nhưng làm thế nào để bạn lựa chọn đúng? Bạn không thể nếu bạn không hiểu bạn cần gì. Đó là lý do tại sao bạn nên bắt đầu bằng cách xác định nhu cầu dành cho phần mềm của mình. Dưới đây là những câu hỏi mà bạn nên tự hỏi để xác định nhu cầu:

• Các lĩnh vự mà đội ngũ nhân sự của bạn đang gặp khó khăn là gì?
• Những công việc nào bạn muốn tự động hóa hoặc hợp lý hóa?
• Bạn có dự định mở rộng quy mô hoạt động trong tương lai không?

Tính tương thích của phần mềm nhân sự

Hệ thống nhân sự không hoạt động độc lập mà cộng tác với các công cụ như hệ thống theo dõi ứng viên, phần mềm tính lương hoặc phần mềm ERP. Bây giờ, nếu hệ thống nhân sự không tương thích với các công cụ này, bạn có thể không tích hợp được với chúng. Đó là lý do tại sao bạn phải xem xét khả năng tương thích của phần mềm nhân sự trước khi đầu tư vào nó. Hãy xem hệ thống đó có tương thích hay không bằng các câu hỏi như:

• Phần mềm nhân sự hỗ trợ hệ điều hành hoặc cơ sở dữ liệu nào? Nó có tương thích với hệ thống cơ sở dữ liệu hiện tại của bạn không?
• Phần mềm có sử dụng các định dạng tệp giống như bạn hiện đang sử dụng không?
• Hệ thống nhân sự có hỗ trợ đăng nhập một lần (SSO) hoặc các phương thức xác thực khác mà bạn có thể truy cập tất cả dữ liệu của mình ở một nơi không?

Giao diện thân thiện với người dùng

Khi phần mềm nhân sự có giao diện đơn giản và thân thiện với người dùng, họ cần ít thời gian học cách sử dụng nó. Kết quả là, họ có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ quan trọng trong thời gian tối thiểu có thể và tối đa hóa hiệu quả của chúng. Những câu hỏi mà bạn có thể đặt ra để xem xét tính thân thiện là:

• Có thể điều hướng phần mềm và nhanh chóng thực hiện các hành động mong muốn không?
• Những nhân viên không có chuyên môn kỹ thuật cũng có thể làm quen với phần mềm đó?
• Người dùng có thể dễ dàng tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm không?
• Đáp ứng nhanh chóng hay phải mất nhiều thời gian để tải hoặc thực hiện các tác vụ?

An toàn và tuân thủ quyền riêng tư dữ liệu

Phần mềm nhân sự xử lý thông tin nhạy cảm của nhân viên, chẳng hạn như chi tiết cá nhân, lịch sử việc làm và thông tin tiền lương. Nếu hệ thống nhân sự không an toàn, dữ liệu có thể rơi vào tay kẻ xấu và những kẻ xấu có thể lạm dụng nó. Nó có thể dẫn đến các vụ kiện tụng tốn kém và tổn hại đến danh tiếng. Đó là lý do tại sao việc đảm bảo phần mềm nhân sự của bạn an toàn và tuân thủ luật bảo mật dữ liệu là điều cần thiết.

Hãy hỏi bên cung cấp phần mềm những câu hỏi sau để lựa chọn phần mềm an toàn

• Có những tính năng gì để bảo vệ dữ liệu của nhân viên?
• Có thể khôi phục dữ liệu nếu xảy ra vi phạm dữ liệu hoặc lỗi hệ thống không?
• Có cung cấp chi tiết về chính sách lưu trữ và mã hóa dữ liệu không?
• Có thường xuyên tiến hành kiểm tra bảo mật để xác định và giải quyết các lỗ hổng không?
• Nhà cung cấp xử lý các yêu cầu xóa dữ liệu như thế nào?

Sự hỗ trợ của nhà cung cấp

Nhà cung cấp phần mềm nhân sự sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc tối đa hóa hiệu quả của bạn. Một nhà cung cấp cung cấp hỗ trợ đa dạng trong giai đoạn triển khai sẽ giúp bạn triển khai liền mạch hệ thống nhân sự và di chuyển dữ liệu của bạn sang hệ thống đó. Bằng cách này, nhóm của bạn có thể sử dụng phần mềm nhân sự mà không gặp rắc rối và tối đa hóa năng suất của bạn. Do đó, tìm kiếm một nhà cung cấp có danh tiếng tốt trên thị trường để hỗ trợ khách hàng sẽ là tốt nhất. Các câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn chọn một nhà cung cấp như vậy:

• Thời gian phản hồi của nhà cung cấp là bao lâu và họ cung cấp hỗ trợ kỹ thuật nào?
• Tần suất nhà cung cấp nâng cấp phần mềm?
• Mất bao lâu để triển khai phần mềm? NCC có cung cấp hỗ trợ trong suốt quá trình không?
• Tài liệu và chương trình đào tạo có được cung cấp không?
• Có bản demo nào cho phần mềm không? Nếu có, bản demo có đáng để bạn dành thời gian không?

Phần mềm có thể mở rộng quy mô theo thời gian

Doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển theo thời gian. Ngày nay, bạn có thể là một nhóm gồm 10-20 người mà nhóm nhân sự của bạn có thể dễ dàng quản lý. Ngày mai bạn sẽ có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn thành viên trong nhóm. Đội ngũ nhân sự sẽ quản lý họ như thế nào? Họ không thể quản lý thủ công vì khi đó cơ cấu tổ chức sẽ phức tạp. Để xử lý một lực lượng lao động lớn như vậy, bạn cần có quy trình và phần mềm có thể mở rộng để bạn có thể điều chỉnh theo nhu cầu kinh doanh của mình.

Phần mềm nhân sự có thể mở rộng cũng đảm bảo bạn có thể thêm các tính năng, chức năng hoặc mô-đun mới khi nhu cầu kinh doanh của bạn phát triển. Bạn có thể nhanh chóng thích ứng với các xu hướng thị trường gần đây, những thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc những tiến bộ công nghệ.

Dưới đây là những câu hỏi mà bạn phải đặt ra để đảm bảo rằng phần mềm bạn đang mua có khả năng mở rộng:

• Số lượng nhân viên tối đa mà hệ thống nhân sự có thể đáp ứng là bao nhiêu?
• Có cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn không?
• Có thể tích hợp với các hệ thống khác như CRM, MES, KPI… không?
• Việc lưu trữ và bảo mật dữ liệu sẽ được xử lý như thế nào khi doanh nghiệp phát triển?

Chi phí

Mặc dù bạn muốn có phần mềm nhân sự an toàn, có thể mở rộng và giàu tính năng, nhưng chắc chắn bạn sẽ không muốn thổi toàn bộ ngân sách của mình vào phần mềm đó. Điều này rất cần thiết vì còn có nhiều nỗ lực khác mà bạn cần tiền, chẳng hạn như tuyển dụng ứng viên, trả lương hoặc thậm chí là chi phí hoạt động. Do đó, bạn phải xác định ngân sách của mình và tìm kiếm phần mềm đáp ứng yêu cầu của bạn trong khi vẫn nằm trong ngân sách của bạn.

Dưới đây là một số câu hỏi bạn phải đặt ra để quyết định xem phần mềm có phù hợp với ngân sách của bạn hay không:

• Cấu trúc giá của phần mềm là gì? Làm thế nào để nó phát triển với sự phát triển của tổ chức của bạn?
• Chi phí mở rộng quy mô là bao nhiêu nếu doanh nghiệp quyết định mở rộng trong tương lai?
• Phiên bản cơ sở của phần mềm bao gồm những tính năng và chức năng gì? Có phải trả thêm phí để bao gồm các mô-đun hoặc tính năng bổ sung không?

Có nên sử dụng phần mềm nhân sự miễn phí không?

Hiện nay, bạn có thể tìm thấy rất nhiều phần mềm miễn phí trên thị trường với nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là các nguồn đó có đáng tin cậy không? Nó cũng có thể khó sử dụng và có thể không cung cấp các tính năng cần thiết để hoàn thành công việc. Dưới đây là những nhược điểm của một phần mềm miễn phí mà bạn cần phải cân nhắc.

Thiếu hỗ trợ và tài liệu hướng dẫn

Thật không may, hầu hết các phần mềm nguồn mở hoặc miễn phí được cung cấp mà không có hỗ trợ. Điều này có nghĩa là nếu bạn gặp sự cố với phần mềm, nhà phát triển có thể hoặc không muốn giúp bạn giải quyết vấn đề đó.

Quảng cáo

Khi phần mềm được cung cấp miễn phí, thường thì các nhà phát triển sẽ sử dụng quảng cáo được đặt trong phần mềm để có thể kiếm tiền.

Không an toàn

Khi mua phần mềm, bạn mong đợi phần mềm hoạt động tốt và không can thiệp vào hệ thống máy tính của bạn, tuy nhiên phần mềm miễn phí không có gì đảm bảo. Cần tuân thủ nghiêm ngặt các biện pháp phòng ngừa trước khi tải xuống phần mềm miễn phí vì các sự cố và lỗi bảo mật máy tính có thể khiến bạn mất tiền.

Giao diện người dùng xấu

Hầu hết các nhà phát triển cung cấp phần mềm miễn phí không lãng phí thời gian cho giao diện người dùng. Điều đó có nghĩa là phần mềm có thể trông không quá cầu kỳ, trên thực tế, nó sẽ đơn giản và dễ hiểu. Đây không phải là một nhược điểm lớn, nhưng đôi khi giao diện người dùng đẹp mắt và được thiết lập tốt có thể giúp phần mềm dễ sử dụng hơn.

Nên quản lý nhân sự qua Excel hay phần mềm?

Mặc dù được nhiều doanh nghiệp mặc định là ứng dụng quản lý mà bộ phận nhân sự cần phải thông thạo. Nhưng hiện tại, Excel đã không còn phù hợp với  quy trình quản lý nhân sự của các doanh nghiệp. Ứng dụng này đã trở nên lỗi thời và không còn đáp ứng được nhu cầu làm việc ngày càng phức tạp của bộ phận nhân sự.

Dưới đây là một số lý do tại sao doanh nghiệp không nên sử dụng Excel để quản lý nhân sự.

Dữ liệu phân tán

Sử dụng Excel trong quản lý nhân sự khiến dữ liệu bị phân tán. Điều này gây khó khăn cho nhân viên và người quản lý trong việc xem xét dữ liệu tổng thể hoặc lập báo cáo toàn diện.

Trong quá trình quản lý bằng Excel, dữ liệu được phân bổ ở nhiều tệp khác nhau. Bộ phận nhân sự sẽ mất nhiều thời gian và nhân lực để xử lý. Điều này không chỉ gây lãng phí lực lượng lao động mà còn cản trở việc rà soát tổng thể. Ảnh hưởng đến quá trình tạo báo cáo, gây chậm trễ trong việc ra quyết định. Điều đó ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của toàn doanh nghiệp.

Bảo mật kém

Quản lý nhân sự bằng Excel không đảm bảo an toàn dữ liệu. Thông tin doanh nghiệp, đặc biệt là các dữ liệu nhạy cảm liên quan đến lương, thưởng, ngày công, hoa hồng, số CMND/CCCD, số TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,… dễ bị rò rỉ trong quá trình quản lý.

Ứng dụng Excel không có quyền sở hữu và không có vùng dữ liệu được đánh dấu. Do đó, dữ liệu rất dễ bị phát tán nếu ai đó sử dụng chung máy tính hoặc cố tình đánh cắp. Chưa kể nhiều người cùng sử dụng một hình thức nên khó kiểm soát an ninh.

Tích hợp kém

Phần mềm Excel có khả năng tích hợp rất kém. Chưa đáp ứng được các tính năng cần thiết trong quản lý nhân sự như Chấm công, tích hợp tính lương, quản lý nghỉ phép, quản lý KPI/OKR, tài sản, dữ liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử. Excel khó thể tích hợp với các ứng dụng công nghệ hiện đại. Ngay cả những ứng dụng cơ bản như Lịch, Gmail,… Excel cũng không kết nối được.

Không thể nâng cấp khi công ty mở rộng quy mô

Doanh nghiệp càng lớn thì nhu cầu lưu trữ dữ liệu càng cao. Lúc này, các nhà quản lý cần một ứng dụng có thể dễ dàng nâng cấp theo quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Với dữ liệu lớn, bạn không thể lưu trữ nó bằng cách thêm số trang, cột hoặc hàng. Nói cách khác, không thể quản lý nhân sự bằng Excel khi công ty ngày càng lớn.

 

Nguồn: Công ty Giải pháp và Công nghệ OOC

Tham khảo: Dịch vụ Tư vấn Quản lý của OCD tại https://ocd.vn/dich-vu-tu-van-he-thong-quan-ly/