Với sự phát triển của công nghệ trong kỉ nguyên 4.0, các doanh nghiệp đã có sự thay đổi ưu việt hơn trong công tác quản lý giao việc so với những thời kì đầu chưa xuất hiện internet. Dưới đây là các bước tiến đáng kể của công cụ quản lý giao việc qua từng giai đoạn.
Có những công cụ quản lý giao việc nào trước thời kỳ công nghệ phát triển?
Trước thời kì Internet phát triển, cách duy nhất chúng ta có thể quản lý giao việc được giao hằng ngày là bằng những phương pháp thô sơ như ghi chép vào một cuốn sổ tay nhỏ. Với một số người, việc tự tay ghi chép các công việc sẽ giúp họ nhớ dễ dàng hơn những công việc cần phải xử lý và có thể ghi chép ở mọi lúc mọi nơi khi cần. Người dùng còn có thể tự thiết kế riêng cho mình những kí tự cho từng mục công việc hoặc sắp xếp trình tự theo ý riêng để có thể dễ dàng đọc và nhớ. Ngoài ra, việc sử dụng giấy nhắc việc (sticky note) cũng được mọi người ưa chuộng bởi người dùng có thể dán trên bất cứ đâu và có thể dễ dàng nhận biết các đầu việc bởi các màu sắc khác nhau. Bên cạnh đó, nếu trong một bộ phận công ty cần phải giao việc theo nhóm thì mọi người sẽ sử dụng bảng viết để phân công giao việc một cách đầy đủ và chi tiết.
Nhưng theo thời gian với sự phát triển của công nghệ và Internet, những công cụ quản lý giao việc truyền thống và thô sơ như thế này dần được cải thiện bằng những ứng dụng quản lý giao việc cá nhân trực tuyến hiện đại hơn để giúp cho việc kiểm soát đầu việc diễn ra một cách dễ dàng và thuận tiện
Một số các công cụ quản lý giao việc trong thời kỳ Internet bùng nổ
Khi internet được phổ biến và lan rộng thì một số công cụ phổ biến được người dùng tận dụng như 1 công cụ quản lý giao việc cá nhân đơn giản, nhanh chóng và theo một trình tự hợp lý hơn. Trong những năm đầu của sự bùng nổ Internet, mọi người đã dần biết đến sử dụng hòm thư điện tử để lưu trữ các nhiệm vụ cá nhân và những tính năng của Google như Google Calendar để sắp xếp công việc hằng ngày.
Bên cạnh đó, đối với một số mô hình doanh nghiệp kinh doanh nhỏ chưa có nhiều sản phẩm thì bảng tính Excel là một trợ thủ đắc lực, tiết kiệm chi phí mà có thể giúp doanh nghiệp quản lý rất nhiều đầu việc như số lượng hàng, hàng tồn, doanh thu,v.v… Nhờ những công cụ quản lý giao việc này, các doanh nghiệp đã một phần nào có thể hoàn thành công việc một cách thuận tiện và nhanh chóng trong một khoảng thời gian đầu của thời kỳ bùng nổ Internet.
Một phần mềm quản lý giao việc thông minh là công cụ đắc lực cho mọi nhà quản lý doanh nghiệp trong thời đại 4.0
Tuy nhiên, cho đến vài năm trở lại đây, kỉ nguyên công nghệ 4.0 lên ngôi đã mở lối cho công nghệ quản lý tối ưu hơn và cùng theo đó là sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp thì công tác quản lý giao việc cũng đòi hỏi một quy mô rộng và có hệ thống để nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Chính vì vậy, một số phần mềm quản lý giao việc khoa học và có tính bao quát hơn đã được ra đời áp dụng các phương pháp bảng Kanba, biểu đồ Gantt,… Các công cụ trực quan này cho phép người dùng nhìn tổng quan về các đầu việc và quy trình công việc liên quan đến dự án hay cá nhân. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp tăng động lực làm việc và tạo khả năng phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên trong công ty.
Phần mềm quản lý giao việc digiiTask do công ty Giải pháp Công nghệ OOC phát triển, ra đời như một giải pháp toàn diện cho mọi nhà quản lý doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Ngoài tính năng quản lý giao việc cá nhân còn có thêm tính năng phân quyền tương ứng với quan hệ cấp trên/cấp dưới trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nhà quản lý sẽ còn nhận thấy dễ dàng và đánh giá công việc qua hệ thống báo cáo của phần mềm quản lý giao việc.
Vì vậy, họ có thể cung cấp cho nhân viên một cái nhìn chi tiết hơn về các hoạt động của doanh nghiệp và khi có những tình huống xảy ra không mong muốn thì các nhà quản lý sẽ xử lý kịp thời. Từ đó, nhân viên sẽ có thể đồng nhất được cách làm việc và thực hiện công việc một cách linh hoạt theo cách riêng của mình. Đặc biệt, phần mềm quản lý giao việc của cá nhân, nhóm, bộ phận sử dụng phương pháp ma trận ưu tiên để giúp người dùng quản lý giao việc một cách tập trung và có ưu tiên hơn. Phần mềm này còn rất tiện lợi vì có thể cài đặt dưới dạng mobile-app giúp chúng ta quản lý giao việc mọi lúc mọi nơi.
Nhìn chung, nhờ bước chuyển đổi lớn của cách mạng công nghiệp 4.0, các doanh nghiệp đã có thể tối ưu hoá hiệu quả kinh doanh, năng suất lao động và giảm thiểu sự rủi ro trong doanh nghiệp qua những phần mềm quản lý giao việc mang tính khoa học hơn.
Nguồn: vnmedia
