Phần mềm DMS hay còn gọi là hệ thống quản lý nhà phân phối giúp cho các doanh nghiệp loại bỏ các phương thức thủ công, giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác. Trong bài viết này, bạn sẽ được tìm hiểu chi tiết phần mềm DMS có vai trò gì để khiến việc quản lý, phân phối trở nên dễ dàng.
Phần mềm DMS là gì?
Phần mềm DMS hay gọi đầy đủ là Distribution Management System, đây là phần mềm chuyên biệt để quản lý hệ thống phân phối giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hoạt động phân phối hàng hoá ra thị trường. Hoạt động chủ yếu trên hệ hống như: quản lý nhân viên bán hàng(ngoài thị trường), tự động hoá quy trình bán hàng, quản lý công nợ, kiểm soát tồn kho.
Tóm gọn sơ đồ của hệ thống phân phối để có thể giúp bạn hiểu sơ qua về quá trình, sơ đồ bao gồm: công ty sản xuất, nhà phân phối, đại lý, điểm bán và người tiêu dùng. Phần mềm DMS ra đời để bảo đảm hàng hoá đi đến tay người tiêu dùng một cách chính xác nhất.
Phần mềm DMS bao gồm 2 phần chính:
- Hệ thống quản lý trung tâm: bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm cho những đơn hàng trả về và giám sát các hoạt động của nhân viên bán hàng nhằm cung cấp những báo cáo cần thiết.
- App: cài đặt trên thiết bị di động để hỗ trợ ghi nhận đơn, xác định tuyến bán và thực hiện quy trình bán hàng hiệu quả.
Những đối tượng nào sẽ phù hợp sử dụng phần mềm DMS?
Đối tượng áp dụng phần mềm DMS chủ yếu là những doanh nghiệp sản xuất, phân phối với những đặc thù sau:
- Doanh nghiệp sản xuất và phân phối
- Doanh nghiệp có mô hình phân phối phức tạp
- Doanh nghiệp muốn thêm các điểm bán, trực tiếp đặt hàng đến nhà sản xuất
- Tập đoàn lớn, doanh nghiệp lớn nhỏ SME hay nhà phân phối
Ngoài ra, phần mềm DMS cũng đa dạng trong nhiều lĩnh vực:
- Vật liệu xây dựng
- Vật tư nông nghiệp
- Sản xuất và phân phối
- Thức ăn chăn nuôi
- Điện tử điện lạnh
- Và nhiều lĩnh vực khác…
Đối tượng quản lý: Phần mềm DMS đồng bộ 100% dữ liệu xuyên suốt từ nhà sản xuất, nhà phân phối, đại lý và điểm bán lẻ nên những người/bộ phận sẽ dùng trực tiếp phần mềm DMS cụ thể là:
- Giám đốc, lãnh đạo
- Kế toán, thủ kho hoặc nhân viên bán hàng
- Giám sát bán hàng
- Cấp quản lý vùng/miền (nếu có)
- Chủ cơ sở bán hàng
Tính năng, lợi ích của phần mềm quản lý hệ thống phân phối
Một vài tính năng nổi bật của phần mềm DMS:
Quản lý kho hàng:
DMS hỗ trợ quản lý và theo dõi quá trình nhập, xuất và lưu trữ hàng hoá. Ngoài ra, còn giúp cung cấp những công cụ để theo dõi số lượng hàng, tạo phiếu nhập/xuất kho hoặc kiểm kê hàng hoá. Vì vậy, DMS có thể giúp doanh nghiệp dự đoán được nhu cầu tiêu thụ nên sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lên kế hoạch nhập hàng.
Quản lý đơn hàng:
Giúp tăng cường khả năng đáp ứng cũng như giảm thiểu sai số trên mỗi đơn hàng nhờ vào các công cụ được cung cấp để nhập thông tin, tạo và theo dõi tiến độ của đơn hàng
Quản lý vận chuyển:
Quản lý vận chuyển bao gồm lựa chọn đơn vị vận chuyển, lập kế hoạch và theo dõi lịch trình nhằm tối ưu hoá quá trình vận chuyển hàng từ A-Z. Ngoài ra, DMS còn cung cấp thông tin về tình trạng vận chuyển cũng như chi phí vận chuyển và thời gian để đáp ứng đúng thời gian theo yêu cầu.
Quản lý thông tin
Bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng cũng như những ưu đãi đặc biệt của khách hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ và quản lý thông tin.
Báo cáo và phân tích
Chức năng báo cáo và phân tích dữ liệu liên quan đến quản lý và phân phối tạo điều kiện cho doanh nghiệp tạo ra báo cáo về doanh số, lợi nhuận và hiệu suất hoạt động. Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả nhằm tìm kiếm cơ hội cải tiến và đưa ra quyết định tốt hơn.
Những lợi ích của phần mềm DMS mà bạn không nên bỏ qua
Quản lý đơn đặt hàng
Phần mềm DMS giúp tối ưu hoá đơn đặt hàng nhanh chóng bằng cách giúp doanh nghiệp theo dõi và cập nhật trạng thái đơn hàng từ lúc đặt hàng cho đến khi giao hàng nhằm cải thiện hiệu quả cũng như độ chính xác của quá trình đặt hàng.
Quản lý công nợ
Tự động hoá quy trình thu hồi công nợ, từ việc tạo và gửi thông báo đến việc theo dõi các tài khoản thanh toán. Xây dựng tốt hơn mối quan hệ với khách hàng thông qua việc đáp ứng kịp thời các nhu cầu thanh toán. Ngoài ra, phần mềm DMS còn cung cấp các báo cáo và phân tính nhằm đưa ra những biện pháp cải thiện về mặt tài chính.
Quản lý chiết khấu, khuyến mãi và quy trình bán hàng
Phần mềm DMS quản lý hiệu quả các chương trình chiết khấu và khuyến mãi, thanh toán tiết kiệm thời gian và tối đa hoá năng suất. Đồng thời, tự động xử lý đơn hàng và quản lý lịch trình nhằm mục đích giảm thiểu sai sót và thời gian chờ đợi.
Giới thiệu phần mềm DMS giúp bạn quản lý tài liệu hiệu quả phù hợp
Digii Doc, một phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp, tối ưu của OOC với những tính năng tiện dụng như:
- Tính năng xem nhanh, trình chiếu tốt, tương thích với mọi loại văn bản và có thể chia sẻ giữa những thành viên.
- Quản lý truy cập hệ thống
- Quản lý phiên bản tài liệu, so sánh văn bản
- Dashboard cung cấp các báo cáo trực quan
- Tích hợp các giải pháp private cloud
- Quản lý đồng bộ nhờ tích hợp với các phần mềm quản lý khác
Tìm hiểu thêm về phần mềm tại đây.
