Hãy thành thật mà nói—ra quyết định không phải lúc nào cũng dễ dàng. Bạn phải cân nhắc giữa thời hạn, ý kiến, rủi ro. Nhưng những người quản lý dự án thông minh không chỉ đơn giản là nghe theo trực giác. Nhưng trên thực tế, họ sử dụng cấu trúc để giữ sự rõ ràng.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy những cách thực tế để đưa ra quyết định tốt hơn mà không cần phải suy nghĩ lại. Vậy, hãy bắt đầu thôi.
Quyết định trong quản lý dự án là gì?
Ra quyết định là cách các nhà quản lý dự án thúc đẩy mọi thứ. Mỗi cuộc gọi đều thay đổi một thứ gì đó—phạm vi, chi phí, thời gian hoặc giao hàng. Một lựa chọn sai có thể làm chậm trễ toàn bộ dự án. Một lựa chọn rõ ràng có thể giải quyết nhanh chóng.
Đội hình đồng đội (2025) định nghĩa việc ra quyết định trong quản lý dự án là một quy trình có cấu trúc. Bạn đánh giá các lựa chọn. Bạn đánh giá rủi ro. Bạn hành động. Bạn không dựa vào trực giác. Bạn làm việc theo các bước, công cụ và mốc thời gian.IPM (2025) hỗ trợ điều này. Họ báo cáo rằng việc ra quyết định mạnh mẽ cải thiện tỷ lệ thành công của dự án hơn 2,5 lần. Nghiên cứu của họ cho thấy sự rõ ràng, cấu trúc và sự liên kết của các bên liên quan thúc đẩy kết quả tốt hơn.
Các dự án diễn ra nhanh chóng. Bạn không phải lúc nào cũng có đầy đủ dữ liệu. Nhưng bạn vẫn phải lựa chọn. Teamflect giải thích rằng những người quản lý dự án giỏi nhất hành động nhanh chóng và sử dụng các công cụ phù hợp với quy trình làm việc hàng ngày của họ. Không lãng phí thời gian. Không có ma sát thêm. IPM nhấn mạnh cùng một điểm. Các công cụ tốt hỗ trợ các quyết định nhanh chóng. Bảng thông tin dự án, ma trận rủi ro và vòng lặp phản hồi giúp người quản lý hành động. Chúng làm giảm sự chậm trễ, cắt giảm sự nhầm lẫn và giữ cho các nhóm được thống nhất.
Bây giờ, rõ ràng là quyết định không bao giờ chỉ là một nhiệm vụ. Đó là cách bạn lãnh đạo. Bạn không cần phải hoàn hảo. Bạn cần phải chuẩn bị, rõ ràng và sẵn sàng hành động.
Vậy, làm thế nào các dự án có thể đưa ra quyết định tốt hơn?
Không còn nghi ngờ gì nữa, mọi dự án đều phải đối mặt với những khoảnh khắc mà một quyết định duy nhất định hình nên kết quả. Và những quyết định tốt luôn đến từ cấu trúc, sự rõ ràng và đôi khi là một chút tách biệt.
Sau đây là ba cách thiết thực giúp nhóm của bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn và nhanh hơn.
Sử dụng các khuôn khổ ra quyết định đã được chứng minh
Bạn không thể chỉ dựa vào bản năng khi các quyết định ảnh hưởng đến ngân sách, thời hạn hoặc cấu trúc nhóm. Các khuôn khổ giúp bạn rõ ràng, giảm lỗi do cảm xúc thúc đẩy và giúp bạn giải thíchTại sao đằng sau sự lựa chọn của bạn.
Sau đây là một số khuôn khổ ra quyết định hiệu quả nhất mà mọi nhà quản lý dự án nên biết:
- Ma trận quyết định
Công cụ này giúp bạn cân nhắc các lựa chọn bằng các tiêu chí đã xác định như chi phí, tác động và nỗ lực.
Ví dụ, khi lựa chọn giữa ba công cụ quản lý dự án, bạn liệt kê những công cụ cần có và đánh giá từng công cụ. Công cụ có điểm cao nhất sẽ là lựa chọn của bạn—với logic để hỗ trợ. - Cây quyết định –Nó giúp bạn lập bản đồ các kết quả có thể xảy ra trước khi bạn cam kết. Ví dụ, nếu bạn đang cân nhắc xem có nên thuê một người làm việc tự do hay toàn thời gian, một cây quyết định cho phép bạn hình dung rủi ro về ngân sách, thời gian tuyển dụng và tính linh hoạt lâu dài.
- Phân tích SWOT –Nó giúp bạn làm rõ điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa. Ví dụ, trước khi ra mắt ở một thị trường mới, bạn nhận ra nhóm của mình có công nghệ mạnh (S), nhưng kiến thức địa phương yếu (W)—trong khi xu hướng đang phát triển (O) phải đối mặt với các đối thủ cạnh tranh đang nổi lên (T). Điều đó thay đổi cách tiếp cận của bạn.
- Ma trận RACI –Nó giúp bạn làm rõ ai đang làm gì—để không ai bị nhầm lẫn. Ví dụ, trong quá trình triển khai sản phẩm, bạn tự đánh dấu mình là người chịu trách nhiệm, nhóm phát triển chịu trách nhiệm, QA được tham vấn và các bên liên quan được thông báo. Mọi người đều thống nhất—không chỉ trích sau này.
- Phân tích chi phí-lợi ích –Nó giúp bạn biện minh cho các quyết định dựa trên giá trị thực tế. Ví dụ, bạn muốn mua một công cụ báo cáo trị giá 500 đô la. Một phân tích nhanh cho thấy nó tiết kiệm được 12 giờ mỗi tháng—nhiều hơn so với việc tự trả tiền trong vòng hai tuần.
- Phân tích Pareto –Nó giúp bạn tìm ra 20% vấn đề nào gây ra 80% vấn đề. Ví dụ, sự chậm trễ của dự án là nguyên nhân gây ra khiếu nại. Bạn xem xét dữ liệu và phát hiện ra rằng hầu hết sự chậm trễ chỉ đến từ hai yếu tố cản trở thường xuyên. Việc sửa chữa những yếu tố đó sẽ mang lại lợi ích lớn nhất.
- Vòng lặp OODA –Nó giúp bạn giữ bình tĩnh và hành động nhanh chóng trong những tình huống thay đổi nhanh. Ví dụ, khi một nhà cung cấp bỏ cuộc giữa chừng, bạn quan sát khoảng cách, định hướng lại nhiệm vụ, quyết định giải pháp khắc phục ngắn hạn và hành động—mà không mất đà.
- Khung Cynefin –Nó giúp bạn khớp phản hồi của mình với loại vấn đề. Ví dụ, nếu yêu cầu của khách hàng đơn giản, bạn sẽ tuân theo một quy trình đã định. Nhưng nếu phức tạp—như xây dựng một bộ tính năng mới—bạn sẽ kiểm tra theo từng lần lặp thay vì vội vàng đưa ra quyết định.
- Sáu chiếc mũ tư duy –Nó giúp bạn nhìn nhận quyết định từ nhiều góc độ khác nhau—logic, thận trọng, lạc quan, cảm xúc, sáng tạo và kiểm soát. Ví dụ, nhóm của bạn không thể thống nhất về việc cập nhật sản phẩm. Mỗi người đội một “chiếc mũ” để mang đến một góc nhìn mới. Bạn đưa ra những rủi ro tiềm ẩn, ý tưởng táo bạo và phản ứng bản năng—sau đó tiến về phía trước với sự rõ ràng hơn.
- Phân tích Kepner-Tregoe –Nó giúp bạn chia nhỏ các lựa chọn khó khăn thành các bước hợp lý. Ví dụ, khi khách hàng muốn thay đổi lớn giữa chừng, bạn xác định vấn đề, liệt kê tất cả các phương án thay thế, đánh giá rủi ro và đưa ra khuyến nghị có cấu trúc—mà không mất thời gian hoặc kiểm soát.
Hãy nhớ rằng các khuôn khổ ra quyết định không được cho là thay thế phán đoán của bạn. Trên thực tế, chúng chỉ hỗ trợ phán đoán. Bạn có thể áp dụng chúng để có được cấu trúc khi mọi thứ trở nên không chắc chắn và giảm khả năng mắc phải những sai lầm tốn kém. Bạn càng quen thuộc với chúng, bạn càng dễ dàng lựa chọn đúng trong thời điểm đó.
Tin vào quy tắc 80%
Bạn không phải lúc nào cũng cần sự hoàn hảo để tiến về phía trước. Hầu hết các quyết định trong quản lý dự án không phải là vấn đề sống còn—chúng phụ thuộc vào thời gian. Quy tắc 80% giúp bạn hành động khi bạn cóđủsự rõ ràng, khônghoàn thànhsự chắc chắn.
Nó hoạt động như thế này: nếu bạn chắc chắn 80% dựa trên dữ liệu, ý kiến đóng góp của nhóm và kinh nghiệm trước đây, hãy đưa ra quyết định. Chờ đợi 20% cuối cùng thường dẫn đến sự chậm trễ, phỏng đoán hoặc bỏ lỡ cơ hội.
Ví dụ, giả sử bạn đã xem xét ba đề xuất của nhà cung cấp. Một đề xuất đáp ứng gần như tất cả các tiêu chí, phù hợp với ngân sách và có tài liệu tham khảo đáng tin cậy. Bạn không chắc chắn 100%—nhưng bạn đã đạt được 80%. Thay vì kéo dài quyết định thêm một tuần nữa, bạn cam kết và chuyển trọng tâm sang thực hiện.
Tư duy này tạo động lực. Bạn giảm sự mệt mỏi khi ra quyết định. Và nhóm của bạn tin rằng sự tiến bộ quan trọng hơn sự hoàn hảo.
Hãy bình tĩnh và quay bánh xe
Không phải mọi quyết định đều cần phải tiêu tốn thời gian hoặc năng lượng của bạn. Khi rủi ro thấp, đừng phân tích quá mức—chỉ cần tiến về phía trước. Bạn có thể chỉ cần xoay vòng bánh xe may mắn và để nó quyết định những gì cần phải làm. Nó đơn giản, thú vị và hiệu quả đáng ngạc nhiên trong việc phá vỡ bế tắc.
Bạn tạo danh sách rút gọn của mình—có thể là hai tiêu đề trang đích, một bộ phối màu hoặc nơi tổ chức bữa trưa cho nhóm tiếp theo. Bạn quay bánh xe và để nó quyết định. Không có sự qua lại vô tận. Không có ai để đổ lỗi. Mọi người đều tiến lên.
Ví dụ, giả sử nhóm của bạn bị kẹt giữa hai ưu tiên chạy nước rút tốt như nhau. Cả hai đều quan trọng, nhưng việc chọn một trong hai sẽ tốn nhiều thời gian hơn mức cần thiết. Thả chúng vào một vòng quay kỹ thuật số, quay nó, cam kết. Bạn sẽ tiết kiệm được 30 phút—và có thể là một vài tiếng thở dài.
Hãy nhớ rằng mục tiêu ở đây không phải là sự ngẫu nhiên. Trên thực tế, tất cả là về động lực. Bạn cho nhóm của mình thấy rằng tiến trình đôi khi chỉ cần một cú huých, không phải là một phiên họp chiến lược. Vì vậy, khi mọi thứ không giống như một trận chiến, các quyết định trở nên dễ dàng hơn—và nhanh hơn.
Những cạm bẫy phổ biến trong việc ra quyết định dự án
- Những cái bẫy hoàn hảo làm chậm trễ hành động thực tế
- Bỏ qua dữ liệu trong các lựa chọn quan trọng
- Sự dừng lại do sợ hãi thúc đẩy động lực
- Tiếng ồn của đội chìm xuống hướng rõ ràng
- Loại trừ các bên liên quan trong các cuộc gọi quan trọng
- Mù rủi ro trong những quyết định sớm
- Những động thái nửa vời với rủi ro cao
- Tiến triển sai lầm thông qua công việc bận rộn
- Khoảng cách trách nhiệm trong những thời điểm khó khăn
- Thiếu sự phản ánh sau những kết quả quan trọng
Lời cuối cùng
Quyết định thông minh không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Nhưng chúng phải rõ ràng, kịp thời và có thể hành động được. Hãy xem, với tư cách là người dẫn đầu dự án, vai trò của bạn là cắt giảm tiếng ồn và giúp nhóm tiến lên với sự tập trung. Vì vậy, hãy bắt đầu với một phương pháp, thử nghiệm và cải thiện.
Nếu quyết định vượt quá khả năng xử lý của bạn, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ sớm—trước khi những bước đi sai lầm khiến bạn mất đi sự tiến bộ.
