Trong thế giới công việc ngày càng phức tạp và tốc độ thay đổi chóng mặt, việc “bận rộn” không còn đồng nghĩa với “hiệu quả”. Nhiều nhà quản lý và nhân sự rơi vào cái bẫy của việc làm quá nhiều thứ nhưng chẳng hoàn thành điều gì có giá trị. Đó là lúc kỹ năng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc trở nên sống còn. Không chỉ giúp bạn xử lý công việc một cách thông minh và chiến lược, việc ưu tiên còn tạo nên nền tảng để giao việc rõ ràng, kiểm soát tiến độ minh bạch và tối ưu hóa hiệu quả tổ chức.
Sắp xếp công việc ưu tiên lại gì? Tại sao lại quan trọng?
Sắp xếp công việc ưu tiên là quá trình xác định thứ tự thực hiện các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp và thời điểm cần hoàn thành. Đây là kỹ năng cốt lõi trong quản lý cá nhân và quản trị công việc đội nhóm, giúp cá nhân và tổ chức không bị cuốn vào vòng xoáy “làm nhiều mà không hiệu quả”. Nền tảng của việc ưu tiên là hiểu rõ điều gì cần làm trước – không phải vì nó dễ, mà vì nó quan trọng và đúng thời điểm.
Có hai yếu tố chính cần cân nhắc khi sắp xếp công việc: thời gian và mức độ khẩn cấp. Ưu tiên dựa trên thời gian nghĩa là bạn cân nhắc thời điểm hoàn thành có ảnh hưởng đến chuỗi công việc hay kế hoạch tổng thể như thế nào. Ví dụ, một báo cáo cần nộp đúng hạn để trình lên ban lãnh đạo chắc chắn sẽ có độ ưu tiên cao hơn một bản đề xuất chưa có hạn cụ thể. Trong khi đó, ưu tiên theo mức độ khẩn cấp đòi hỏi người quản lý nhận diện được tình huống nào yêu cầu phản ứng ngay lập tức – chẳng hạn như sự cố khách hàng, khủng hoảng truyền thông, hay lỗi hệ thống đột xuất.
Điều quan trọng là phải cân bằng hai yếu tố này. Nếu chỉ tập trung vào khẩn cấp, bạn sẽ sống trong trạng thái “chữa cháy” liên tục. Nếu chỉ ưu tiên theo thời gian mà bỏ qua tính chất của nhiệm vụ, bạn có thể hoàn thành đúng hạn nhưng lại không giải quyết vấn đề quan trọng trước mắt.
Một số công cụ giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc
Trong hành trình làm chủ công việc và tối ưu hiệu suất, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ sắp xếp thứ tự ưu tiên là bước đi chiến lược không thể bỏ qua. Những công cụ này không chỉ giúp bạn nhận diện điều gì cần làm trước, mà còn giúp bạn loại bỏ những thứ “bận rộn vô nghĩa” để tập trung nguồn lực vào những việc thật sự tạo ra giá trị.
Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một phương pháp trực quan, phân chia công việc thành bốn nhóm: quan trọng – khẩn cấp, quan trọng – không khẩn cấp, không quan trọng – khẩn cấp và không quan trọng – không khẩn cấp. Khi sử dụng ma trận này, bạn học được cách hành động ngay với những việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp, lên kế hoạch rõ ràng cho việc quan trọng nhưng chưa cần gấp, ủy quyền các nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quá quan trọng, và loại bỏ hoặc trì hoãn những việc không quan trọng, không khẩn cấp. Đây là công cụ phù hợp với người làm quản lý, điều phối dự án và nhân sự đang bị “quá tải”.
Nguyên tắc Pareto
Nguyên tắc Pareto (80/20) lại dựa trên thống kê thực tế cho thấy: 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực đúng chỗ. Khi áp dụng vào công việc, bạn có thể xác định những 20% nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất để ưu tiên làm trước, từ đó tăng hiệu quả công việc mà không cần tăng khối lượng công việc. Quy tắc này đặc biệt hiệu quả với những người đang có danh sách công việc dài nhưng không biết bắt đầu từ đâu.
Phương pháp khác
Ngoài hai phương pháp cổ điển trên, hiện nay còn có những công cụ hỗ trợ quản lý ưu tiên hiện đại như MoSCoW (Must – Should – Could – Won’t) được dùng phổ biến trong phát triển sản phẩm và dự án, hay ABC/123 Method – một kỹ thuật phân loại nhiệm vụ theo cấp độ quan trọng. Các phần mềm như Trello, Asana, Notion, ClickUp… cũng tích hợp khả năng phân loại, đánh dấu độ ưu tiên, và thiết lập nhắc nhở thông minh, giúp bạn biến lý thuyết sắp xếp ưu tiên thành hành động cụ thể trong môi trường số hóa.
Khi kết hợp các công cụ này một cách linh hoạt, bạn không chỉ kiểm soát tốt khối lượng công việc, mà còn làm chủ được chất lượng ra quyết định – một phẩm chất cốt lõi của những người dẫn đầu.
Giao việc theo thứ tự ưu tiên
Giao việc theo thứ tự ưu tiên không chỉ là kỹ thuật, mà là bản lĩnh của người quản lý có tư duy chiến lược và hiểu rõ bức tranh tổng thể. Trong một môi trường làm việc nơi khối lượng công việc luôn vượt quá nguồn lực sẵn có, việc giao nhiệm vụ mà không xác lập rõ ràng thứ tự ưu tiên sẽ khiến đội ngũ rơi vào tình trạng hoang mang, mất định hướng, thậm chí là trì trệ hoặc làm sai lệch mục tiêu. Một nhiệm vụ được giao đi không thể chỉ kèm theo nội dung và deadline, mà còn phải hàm chứa thông điệp: tại sao việc này lại cần làm trước? Giá trị đóng góp của nó là gì? Và nếu không hoàn thành đúng thời điểm, hậu quả sẽ ra sao?
Giao việc theo ưu tiên đòi hỏi người quản lý phải phân biệt rõ giữa việc gấp và việc quan trọng, đồng thời thấu hiểu năng lực từng thành viên trong nhóm. Những công việc quan trọng và có ảnh hưởng lớn tới kết quả chung cần được phân bổ cho người đủ năng lực và được ưu tiên xử lý sớm. Với những đầu việc ít quan trọng hơn hoặc mang tính hỗ trợ, bạn có thể lùi thời gian hoặc giao cho cấp độ phù hợp hơn. Ngoài ra, mỗi nhiệm vụ nên được đánh dấu cấp độ ưu tiên – cao, trung bình hay thấp – để tránh xung đột nguồn lực và giúp người nhận biết cách sắp xếp công việc cá nhân cho hợp lý.
Làm sao để duy trì tính ưu tiên chung?
Duy trì tính ưu tiên chung trong một tổ chức là bài toán quản trị tinh tế, đòi hỏi không chỉ quy trình chặt chẽ mà còn là sự thống nhất về tư duy, kỳ vọng và văn hóa hành động. Nhiều đội nhóm rơi vào cảnh “mạnh ai nấy chạy” không phải vì thiếu năng lực, mà vì mỗi người hiểu một kiểu về cái gì là quan trọng trước tiên. Để tránh sự lệch pha này, người quản lý cần chủ động thiết lập một hệ quy chiếu ưu tiên chung, gắn liền với mục tiêu chiến lược của tổ chức, và truyền đạt nó một cách rõ ràng – không chỉ qua lời nói, mà bằng hành động và hệ thống quản lý minh bạch.
Mỗi công việc cần được định vị trong tổng thể mục tiêu – ví dụ: đây là việc phục vụ OKR nào, hay liên quan đến KPI nào của nhóm. Khi nhân viên thấy rằng công việc họ đang làm không phải là một nhiệm vụ đơn lẻ mà là mảnh ghép trong mục tiêu lớn hơn, họ sẽ tự khắc hiểu vì sao nó quan trọng và cần được ưu tiên.
Người lãnh đạo cần thường xuyên tái nhắc lại mức độ ưu tiên trong các buổi họp nhóm, cập nhật tiến độ hoặc các bản tin nội bộ, để không ai bị “lạc nhịp” giữa dòng công việc dồn dập mỗi ngày.
Kết luận
Biết sắp xếp thứ tự ưu tiên không đơn thuần là một kỹ năng, đó là tư duy chiến lược của người hiểu rõ giá trị của thời gian và trọng tâm. Trong một tổ chức, nếu mỗi cá nhân đều làm đúng việc, đúng thời điểm và vì đúng mục tiêu, hiệu quả không chỉ tăng lên – nó sẽ bứt phá. Hãy bắt đầu từ chính bạn: xác định đâu là 20% công việc tạo ra 80% kết quả, loại bỏ sự nhiễu loạn không cần thiết, và áp dụng công cụ như digiiTask để biến lý thuyết thành hành động cụ thể. Quản lý công việc tốt không phải là làm nhiều, mà là làm đúng. Và người thành công là người biết chọn đúng điều cần làm.
