Quản lý nhân sự sẽ không phải là một việc dễ dàng cho các nhà quản lý nếu số lượng nhân viên lên đến hàng trăm, hàng nghìn. Có rất nhiều giải pháp để giải quyết vấn đề này, một trong số đó là quản lý nhân sự online.
Quản lý nhân sự online là gì?
Quản lý nhân sự online là xây dựng và thiết lập tất cả các dữ liệu nhân sự của công ty thông qua sự trợ giúp của các phần mềm quản lý hoặc thông qua các website trên internet.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của thời kỳ công nghệ hiện đại 4.0, Quản lý nhân sự online đã trở thành một giải pháp hữu hiệu cho các nhà quản lý, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và có tính ứng dụng cao nên được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng ngày nay.
Các phương pháp quản lý nhân sự online
- Quản lý bằng phần mềm có sẵn: Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm được xây dựng giúp việc quản lý nhân sự dễ dàng hơn với đủ tính năng ưu việt như quản lý tuyển dụng, quản lý đào tạo, quản lý lương thưởng,… Thông thường những phần mềm này sẽ được cài sẵn trong máy tính làm việc của mỗi nhân viên. Phần mềm này cũng có khả năng tích hợp với các phần mềm khác như phần mềm Quản trị sản xuất, Quản trị quan hệ khách hàng, kế toán,… giúp việc vận hành bộ máy doanh nghiệp dễ dàng hơn.
- Quản lý trên website: Với sự giúp đỡ của mạng Internet, doanh nghiệp chỉ cần truy cập vào website được thiết kế sẵn để quản lý nhân sự. Đây là cách làm tương đối dễ dàng, tiết kiệm thời gian, chi phí vì sự phổ biến rộng rãi của 3G và wifi ngày nay.
- Quản lý trên excel online: Excel là công cụ không thể thiếu đối với người làm nhân sự chuyên nghiệp, dù đã trang bị phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp hay không, thì excel vẫn luôn là phương tiện để đối chiếu, so sánh kết quả hay trình bày một biểu mẫu. Tuy vậy, quản lý nhân sự bằng excel vẫn có nhiều nhược điểm nhất định như giới hạn khả năng quản lý, khả năng bảo mật dữ liệu, khả năng xuất báo cáo,..
Khó khăn và thuận lợi khi chuyển từ quản lý truyền thống sang quản lý online
Khó khăn
- Chi phí của một số phần mềm có thể rất lớn: Doanh nghiệp có thể nghiên cứu thuê hoặc mua trọn gói phần mềm hoặc trang web quản lý. Tuy nhiên, giá cả của một số phần mềm không hề rẻ, và là áp lực khá lớn đối với các công ty vừa và nhỏ nếu muốn đi tìm một giải pháp quản trị.
- Doanh nghiệp cần thời gian dài để thích ứng: Việc thay đổi và thích ứng là một điều không thể dễ dàng đối với toàn bộ bộ máy công ty. Nhân viên sẽ cần thời gian để làm quen dần với việc update công việc trên phần mềm hay website thay vì cách quản lý truyền thống.
- Dễ gặp sai sót gây trì trệ bộ máy quản lý: Do chưa làm quen được với phần mềm, người dùng có thể mắc phải sai sót liên quan đến số liệu, công việc,… nếu phần mềm chạy không tốt, không trơn tru, khó sửa lỗi, có thể dẫn đến hiểu lầm và gây ra những hậu quả không đáng có.
Thuận lợi
- Tính tiện lợi có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi: Người dùng có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi miễn là có sự kết nối của Internet. Với tính năng này, ngay cả khi bạn không có mặt tại văn phòng, bạn không có nhiều thời gian làm việc trực tiếp với nhân viên, bạn vẫn có thể đảm bảo tiến độ công việc hiệu quả khi cập nhật trên hệ thống. Từ đó, bạn sẽ không bị bỏ lỡ những công việc quan trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong quá trình quản lý.
- Đảm bảo tính an ninh và bảo mật: Quá trình bảo mật cũng là mối quan tâm hàng đầu bởi dữ liệu của công ty và hồ sơ của nhân viên luôn luôn phải được bảo mật.So với lưu trữ bằng giấy tờ, những thông tin của nhân viên, tổ chức được lưu trữ thống nhất tại một nơi và được đảm bảo an ninh vững chắc, tránh khỏi sự truy cập trái phép của người không có quyền hoặc những người bên ngoài tổ chức.
- Giúp tiết kiệm thời gian: Cách quản lý truyền thống sẽ phải mất kha khá thời gian và công sức cho người quản lý. Với ưu điểm tự động tính toán, tổng hợp số liệu của các phương pháp quản lý online, sẽ giúp tiết kiệm được phần lớn thời gian cho doanh nghiệp
Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
Đọc thêm:
