Mỗi doanh nghiệp đều có thể lựa chọn xây dựng hệ thống quản lý của mình dựa trên 1 trong 2 phương thức quản lý: Quản lý tập trung hay Quản lý phi tập trung.
Quản lý tập trung và quản lý phi tập trung là gì?
Quản lý tập trung là gì?
Phương thức quản lý tập trung đề cập đến quá trình các hoạt động liên quan đến việc ra quyết định trong một tổ chức được tập trung vào một nhà lãnh đạo hoặc địa điểm cụ thể. Với hình thức quản lý tập trung, quyền hạn ra quyết định được giữ lại trong trụ sở chính và tất cả các văn phòng khác nhận lệnh từ văn phòng chính. Các giám đốc điều hành và các chuyên gia đưa ra quyết định quan trọng hoặc chuyên môn hóa được đặt tại trụ sở chính.
Phương thức quản lý này thường được thấy nhiều hơn trong các ngành B2B, nơi các quyết định của lãnh đạo không quá nhiều và không cần tức thời, tuy nhiên, mức độ ảnh hưởng lại rất lớn – cần những vị trí cấp cao quyết định, phần lớn định hướng của công ty được bố trí ở vị trí cao nhất mà các cấp quản lý và nhân viên cấp dưới tổ chức rất chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu đó.
Quản lý phi tập trung là gì?
Quản lý phi tập trung thì ngược lại – các cấp quản lý cao hơn chuyển một số quy trình ra quyết định lên các cấp thấp hơn, và thậm chí cho từng nhân viên. Quyền hạn tổng thể vẫn được duy trì bởi các nhà quản lý cấp cao, những người đưa ra các chính sách có ảnh hưởng đến các quyết định lớn của công ty, nhưng phần lớn trách nhiệm ra quyết định được giao cho các cấp thấp hơn.
Hình thức quản lý phi tập trung thường xuất hiện trong ngành B2C, thể hiện khá rõ tại các chuỗi cửa hàng bán lẻ, cho phép người quản lý tại từng cửa hàng đưa ra quyết định tức thời có tác động đến môi trường làm việc của họ.
Ưu và nhược điểm của quản lý tập trung
Ưu điểm của quản lý tập trung
Một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng
Doanh nghiệp hoặc tổ chức theo mô hình tập trung được hưởng lợi từ một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng, do đó tất cả mọi người trong tổ chức đều biết phải làm gì và làm như thế nào, cũng như những quy tắc nhất quán trong quá trình làm việc. Một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng có lợi khi tổ chức cần thực hiện các quyết định nhanh chóng và theo cách thống nhất.
Ví dụ: Doanh nghiệp B2B là Công ty Cổ phần Công nghệ Zcom Việt Nam chuyên cung cấp tên miền cho các doanh nghiệp, một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng xuyên suốt các phòng ban của Zcom sẽ dẫn đến sự thống nhất về cách thức làm việc, giúp các quyết định nhanh chóng và đảm bảo không sai lệch.
Tầm nhìn tập trung
Với sự tập trung, doanh nghiệp có thể thực hiện tầm nhìn của nó một cách dễ dàng hơn. Có những đường dây truyền thông rõ ràng và giám đốc điều hành cấp cao có thể truyền đạt tầm nhìn của tổ chức tới nhân viên và hướng dẫn nhân viên hướng tới việc đạt được tầm nhìn. Nếu không, sẽ có sự không nhất quán trong việc chuyển thông điệp đến khách hàng
Ví dụ: Bất kì một doanh nghiệp nào, ngay cả Zcom cũng vậy, đều hướng đến một tầm nhìn riêng nhất định, đó chính là trở thành nhà cung cấp tên miền hàng đầu châu Á.. Chính vì thế luôn cần sự phối hợp chặt chẽ của các phòng ban khác như phòng kinh doanh, marketing, …. sự thống nhất về cách thức làm việc, sản phẩm cũng như thông điệp khi đến với khách hàng, đảm bảo hướng tới tầm nhìn đã đề ra.
Giảm chi phí
Một tổ chức quản lý theo hình thức tập trung tuân thủ các quy trình và phương pháp tiêu chuẩn hướng dẫn tổ chức, giúp giảm chi phí nhân sự, văn phòng. Những người ra quyết định chính được đặt tại trụ sở chính hoặc trụ sở chính của công ty, và do đó, không cần phải triển khai thêm các phòng ban và thiết bị cho các chi nhánh khác. Ngoài ra, tổ chức không cần phải chịu thêm chi phí để thuê chuyên gia cho các chi nhánh của mình vì các quyết định quan trọng được đưa ra tại trụ sở chính và sau đó được truyền đạt tới các chi nhánh.
Cải thiện chất lượng công việc
Nhờ các quy trình được tiêu chuẩn hóa, do đó đầu ra công việc sẽ đảm bảo tính thống nhất và chất lượng đồng đều.
Ví dụ: Quản lý theo hình thức tập trung luôn tạo nên sự thống nhất trong quy trình làm việc , từ đó chất lượng công việc cũng trở nên tốt hơn. Đối với Zcom cũng vậy, chẳng hạn một chiến lược hoạt động kinh doanh được đưa xuống từ lãnh đạo cấp cao, từ đó phân bổ xuống các phòng ban khác nhau và cùng nhau thực hiện để đạt được mục đích cuối cùng, chất lượng công việc được cải thiện tối đa.
Nhược điểm của quản lý tập trung
Lãnh đạo quan liêu, thiếu lòng trung thành của nhân viên
Phương thức quản lý này khiến nhân viên khó có thể đóng góp vào quá trình ra quyết định của tổ chức và họ chỉ đơn thuần là người thực hiện các quyết định được đưa ra ở cấp cao hơn, do đó thiếu động lực để thực hiện các quyết định của các nhà quản lý cấp cao mà không có đầu vào của nhân viên cấp thấp hơn. Bởi vì không có sáng kiến trong công việc vì nhân viên thực hiện các nhiệm vụ được khái niệm hóa bởi các giám đốc điều hành hàng đầu. Nó hạn chế sự sáng tạo và lòng trung thành của họ đối với tổ chức do sự cứng nhắc của công việc.
Chậm trễ trong công việc
Chiến lược quản lý theo hình thức tập trung giới hạn sự sáng tạo đối với người quản lý hàng đầu. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề cho công ty đang cố gắng thích nghi với một thị trường thay đổi. Các tổ chức tập trung mạnh mẽ liên quan đến một sản phẩm phát triển nhanh và các ngành công nghiệp thay đổi nhanh chóng không thể phản ứng nhanh với nhu cầu thay đổi của khách hàng.
Ví dụ: Một doanh nghiệp khác đi theo định hướng quản lý tập trung như McDonald, các nhà quản lý bán hàng và nhân viên thường nhận được phản hồi từ người mua hàng, điều cực kỳ quan trọng đối với bộ phận mua hàng để phục vụ nhu cầu của khách hàng. Thông tin này cần được chuyển qua dòng quản lý cấp trên, thường thông qua các báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng, gây ra sự chậm trễ rất lớn cho những thay đổi ảnh hưởng đến mặt tiền cửa hàng.
Ưu và nhược điểm của quản lý phi tập trung
Ưu điểm của quản lý phi tập trung
Giảm gánh nặng của các nhà điều hành hàng đầu
Phương thức quản lý này giải phóng các nhà quản lý hàng đầu khỏi gánh nặng của việc đưa ra quá nhiều quyết định điều hành. Điều này cho phép chuyên môn hóa và cũng cho phép các nhà quản lý hàng đầu suy nghĩ cho tương lai và lập kế hoạch phù hợp.
Đa dạng hóa các hoạt động và phát triển đội ngũ quản lý
Phân cấp làm giảm gánh nặng của các giám đốc điều hành với việc đưa ra các quyết định thường lệ. Họ có thể dễ dàng dành thời gian cho các hoạt động quan trọng hơn. Bên cạnh đó, với doanh nghiệp quy mô lớn đòi hỏi dịch vụ của một số lượng lớn các nhà quản lý và ở đây việc phân cấp cung cấp một nền tảng đào tạo cho các nhà quản lý. Các nhà quản lý học hỏi bằng kinh nghiệm trong tổ chức có liên quan, từ đó có thể giám sát hiệu quả hiệu quả công việc hơn.
Đáp ứng nhu cầu của con người
Phân cấp là một công cụ quan trọng để đáp ứng nhu cầu của con người về quyền lực, độc lập, địa vị và uy tín. Sự hài lòng này giúp xây dựng một đội ngũ cán bộ quản lý hài lòng, những người cảm thấy trách nhiệm của họ đối với công việc của công ty.
Quản lý nhân viên, quyết định nhanh chóng và sáng suốt có thể
Quản lý phi tập trung trong doanh nghiệp có thể kiểm soát trực tiếp các nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên cũng như khen thưởng / kỷ luật nhân viên khi cần thiết, cùng với đó là ra các quyết định nhanh chóng trong khả năng mà không cần tới sự đồng ý của cấp cao hơn.
Ví dụ 1: Trong một chuỗi cửa hàng kinh doanh trà sữa đi theo định hướng quản lý phi tập trung, trách nhiệm của người đứng đầu đã giảm thiểu rất nhiều do có sự phân quyền xuống các cấp quản lý phía dưới tại mỗi cửa hàng, họ đa phần chịu trách nhiệm với các vấn đề mang tính vĩ mô hơn, chẳng hạn như phát triển thương hiệu, mở rộng kinh doanh,… Chính vì điều này nên doanh nghiệp sẽ xây dựng được đội ngũ nhân lực lớn mạnh, kinh nghiệm dày dặn, việc quản lý nhân viên tại từng cửa hàng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Ví dụ 2: William Weldon là Giám đốc điều hành (CEO) của Johnson & Johnson từ năm 2002 đến 2012. Dưới sự lãnh đạo của Weldon, Johnson & Johnson hoạt động theo một cấu trúc phi tập trung.. Weldon lưu ý rằng để thành công, một tổ chức phi tập trung phải trao quyền cho nhân viên đổi mới, phát triển chuyên môn và hợp tác để đạt được các mục tiêu của tổ chức
Nhược điểm của quản lý phi tập trung
Không tuân thủ các chính sách thống nhất
Theo quản lý phi tập trung, doanh nghiệp khó có thể tuân theo các chính sách thống nhất và quy trình chuẩn. Mỗi người quản lý sẽ làm việc và đóng khung chính sách theo tài năng của mình.
Gánh nặng tài chính hơn
Quản lý phi tập trung đòi hỏi việc sử dụng nhân viên được đào tạo để chấp nhận thẩm quyền, nó liên quan đến gánh nặng tài chính nhiều hơn và một doanh nghiệp nhỏ không thể đủ khả năng để bổ nhiệm các chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau
Yêu cầu nhân viên có trình độ
Quản lý phi tập trung trở nên vô dụng khi không có nhân viên cấp dưới thiếu trình độ và năng lực, điều này sẽ gây tổn thất lớn cho tổng thể doanh nghiệp khi họ phạm sai lầm
Xung đột
Quản lý phi tập trung gây áp lực nhiều hơn cho người đứng đầu bộ phận để nhận ra lợi nhuận bằng bất cứ giá nào. Thông thường trong việc đáp ứng các kế hoạch lợi nhuận mới của họ, mang lại xung đột giữa các nhà quản lý.
Ví dụ:
Cũng là chuỗi cửa hàng kinh doanh trà sữa đi theo định hướng quản lý phi tập trung, yêu cầu trình độ của người quản lý tại mỗi cửa hàng là rất cao, đi kèm với điều này là chi phí trả cho người sự quản lý tương đối nhiều.Tuy nhiên, cũng chính nhờ việc phân cấp cụ thể này,chắc chắn doanh thu đến từ mỗi cửa hàng sẽ khác nhau, do đó sự ganh đua và xung đột luôn khó luôn tránh khỏi
Mặc dù không có tổ chức nào có thể được quản lý tập trung 100% hoặc phi tập trung 100%, nhưng các tổ chức thường có một cấu trúc được thiết lập tốt để phác thảo thẩm quyền ra quyết định trong tổ chức. Tập trung hoàn toàn trong một tổ chức là không thể thực hiện được bởi vì nó thể hiện rằng mỗi và mọi quyết định của tổ chức đều được đưa ra bởi lãnh đạo. Mặt khác, quản lý phi tập trung khó có thể kiểm soát các hoạt động của cấp dưới. Vì vậy, một sự cân bằng giữa hai điều này nên được duy trì.
Nguồn: Công ty Giải pháp và Công nghệ OOC
Đọc thêm:
Học được gì từ thành công của Tik Tok – Startup giá trị nhất thế giới?
