JDs là gì?
Bản mô tả công việc hay JDs (Job Description), là tài liệu mô tả công việc cụ thể, về chức năng, nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết của một vị trí, mà doanh nghiệp đề ra cho ứng viên theo chức danh công việc đang tuyển dụng.
JDs sẽ cho các ứng viên biết nhà tuyển dụng sẽ mong đợi gì ở họ, cũng như những gì mà ứng viên có thể mong đợi từ nhà tuyển dụng. Một bản JD chuẩn, phải có đầy đủ những thông tin như: vị trí, nhiệm vụ, trách nhiệm, chỉ tiêu công việc, quyền hạn và đãi ngộ.
Lầm tưởng của doanh nghiệp về JD
Thị trường lao động hiện nay ngày một dồi dào và được mở rộng, dẫn đến hệ quả tất yếu là gia tăng mức độ cạnh tranh giữa những người lao động. Để nâng cao khả năng cạnh tranh, các ứng viên ngày càng trở nên “đa di năng” hơn, với việc trang bị thêm nhiều kiến thức, thành tích, hoạt động và kỹ năng bổ trợ ngoài chuyên ngành. Giữa một rừng hồ sơ xin việc ưu tú và xuất sắc, doanh nghiệp vô hình chung đã hình thành xu hướng tuyển dụng theo tiêu chí con người – đi tìm những cá nhân giỏi và nổi trội nhất.
Từ đó, các bản JDs được soạn thảo ra đã chuyển hướng một cách sai lầm. Hiện nay đa phần JD, ngoài mô tả chi tiết nhiệm vụ và công việc cụ thể, bắt đầu nhấn mạnh hơn vào các hạng mục kỹ năng. Giờ đây, JD cho bất cứ công việc nào cũng gần như được mặc định cần có những yêu cầu bằng cấp về ngoại ngữ, tin học văn phòng, và các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết trình, đàm phán, làm việc nhóm,… Dù thực tế, nhiều lúc thậm chí những kỹ năng đó hoàn toàn không hỗ trợ gì cho một công việc cụ thể.
Điều này là một sai lầm nghiêm trọng!
Doanh nghiệp hiện nay có xu hướng tuyển dụng các “siêu nhân” đa di năng, có thể đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ. Bởi một lý do nghe có vẻ thuyết phục: doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí khi giảm bớt được số lượng nhân lực. Tuy nhiên, xét về mặt chiến lược trong dài hạn thì điều này thật sai lầm!
Các nhà tuyển dụng cần suy xét đến nguy cơ “nhảy việc” – hiện tượng vô cùng phổ biến hiện nay, đặc biệt với các nhân sự trẻ và có tiềm năng. Nếu doanh nghiệp tuyển dụng và sắp xếp công việc theo tiêu chí con người, tức là dựa trên khả năng riêng có của cá nhân, chứ không phải dựa trên chức năng vị trí. Thì mỗi khi một nhân viên, đặc biệt là nhân sự quản lý cấp cao nhảy việc, cả doanh nghiệp sẽ lập tức bị ảnh hưởng, thậm chí là rối loạn nghiêm trọng để đi tìm người thay thế. Khả năng của mỗi cá nhân là không giống nhau. Bởi vậy, đi tìm một ứng viên mà có năng lực giống hệt nhân sự cũ để tiếp tục đảm nhận những công việc tương tự trở thành việc bất khả thi.
Khi đó, doanh nghiệp sẽ bắt buộc phải lựa chọn, hoặc là ngồi phân chia lại khối lượng công việc cho các vị trí, hoặc là tăng thêm số nhân sự để có thể lấp đầy các nhiệm vụ thiếu nhân lực. Và không biết lúc này, những khoản tiết kiệm được từ việc giảm bớt nhân sự trước kia có đủ để bù đắp cho những chi phí phát sinh mới để khắc phục hậu quả?
Vai trò của JDs
Đối với nhà quản lý
JD có vai trò vô cùng quan trọng đối với các nhà quản lý:
- Nhà quản trị có thể xác định các yêu cầu tuyển dụng phù hợp, tiến hành sàng lọc ứng viên ban đầu
- Tiến hành phân công công việc một cách khoa học cho nhân viên
- Là nền tảng xây dựng, phân bổ các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả thực hiện công việc cho từng vị trí
- Là cơ sở để xác định nội dung đào tạo, phát triển năng lực nhân viên
- Hỗ trợ xây dựng hệ thống lương, thưởng cho phù hợp với vị trí chức danh
- Phục vụ cho công tác đánh giá kết quả công việc, năng lực của nhân viên
Đối với ứng viên và nhân viên
- JD là căn cứ giúp các ứng viên có thể đối chứng năng lực của mình hiện tại có phù hợp với những vị trí công việc doanh nghiệp cần hay không
- Nhân viên có cái nhìn rõ nét nhất về công việc phải làm, vị trí và tầm quan trọng của vị trí ấy
- Nhân viên sẽ có mục tiêu rõ ràng trong công việc để đạt được yêu cầu như JD đã đề ra
Thế nào là bản JDs chuẩn?
Tùy vào từng yêu cầu của vị trí chức danh tại từng doanh nghiệp, bản JD sẽ có những sự khác biệt. Tuy nhiên, một bản JD thông thường sẽ bao gồm những nội dung dưới đây:
- Tên công việc: thể hiện rõ chức danh công việc, cho biết vị trí này nằm trong khuôn khổ quản lý của bộ phận nào
- Mục đích công việc: là sứ mệnh và tầm nhìn của công việc ấy, kết quả công việc để làm gì?
- Chức năng: chức năng = chức vụ + khả năng, có nghĩa là với chức vụ ấy, nhân sự có khả năng làm gì?
- Nhiệm vụ: là những công việc cần làm để hoàn thành mục tiêu công việc đề ra
- Yêu cầu kinh nghiệm chuyên môn: là điều kiện chuyên môn cần cho một vị trí, kinh nghiệm làm việc phù hợp mới có thể đảm nhiệm tốt được yêu cầu công việc đặt ra
- Trình độ học vấn: là yêu cầu cần thiết phải đặt ra do tính chất công việc, đòi hỏi nhân sự đạt đủ các bằng cấp chuyên ngành thuộc lĩnh vực tuyển dụng
- Kỹ năng bổ trợ: những yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để hỗ trợ hoàn thành công việc: tin học, ngoại ngữ, thiết kế, lập trình,… hay các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết trình, làm việc nhóm,…
- Quyền hạn vị trí công việc: nêu rõ phạm vi quyền hạn của vị trí công việc này (tài chính, nhân sự,…) với những bộ phận quản lý nào trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
- Thu nhập: mức lương cụ thể tương đương với bản JD: lương cơ bản, phụ cấp và các khoản thưởng (nếu có)
JDs chuyên nghiệp cần đáp ứng những tiêu chí gì?
- Đúng, rõ ràng: Bản JDs phải mô tả công việc, thể hiện các nhiệm vụ, tiêu chí và nghĩa vụ mỗi vị trí chức danh tương ứng một cách rõ ràng và ngắn gọn.
- Thể hiện được mong đợi của nhà tuyển dụng đối với ứng viên: Bản JD chuyên nghiệp phải thể hiện những phẩm chất mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên. Qua bản JD, ứng viên phải hiểu trách nhiệm và phạm vi công việc cụ thể, so sánh bản thân có phù hợp với vị trí này hay không. Đây sẽ là định hướng rõ ràng để ứng viên hoàn thành tốt công việc trong tương lai.
- Nổi bật và khác biệt: Mặc dù JD vẫn phải đảm bảo các tiêu chuẩn nhất định và không có một khuôn mẫu tiêu chuẩn dành cho JD. Nhưng để tạo nên một JD thu hút ứng viên, bản JD của doanh nghiệp nên được xây dựng khác với cấu trúc phổ biến trên thị trường. Đó có thể là màu sắc, cách thức trình bày, thông điệp hướng tới,… Điều này không chỉ tạo nên sự nổi bật giữa doanh nghiệp và các đơn vị khác cùng ngành. Mà còn có thể gợi mở cơ hội hấp dẫn thế hệ trẻ – những người đam mê, sáng tạo và khác biệt.
Vậy nên thiết kế JDs như thế nào?
Mục tiêu của JD chính là làm rõ trách nhiệm, công việc của một vị trí, tức là phải dựa trên tiêu chí chức danh trong doanh nghiệp. Và dưới góc độ quản trị, việc xây dựng và hệ thống hóa các JD cũng chính là tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức. Bởi vậy, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống JD theo cấu trúc riêng dựa trên điểm khởi đầu từ chiến lược và cơ cấu tổ chức, sau đó mới tiến hành phân chia chức năng nhiệm vụ cụ thể.
Doanh nghiệp cần luôn nhớ rằng mục tiêu cuối cùng của tuyển dụng chính là tìm được người phù hợp nhất, chứ không phải là chọn ra người giỏi nhất. Đồng thời, phải xác lập nguyên tắc và các tiêu chí tuyển dụng dưới góc độ chức năng nhiệm vụ, xây dựng cái ghế (vị trí) chứ không phải con người (năng lực cá nhân).
Các bước xây dựng JD hiệu quả?
Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược
Lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu chiến lược, sứ mệnh và nhiệm vụ của tổ chức. Mục tiêu chiến lược là căn cứ xây dựng hệ thống JD. Doanh nghiệp có thể nhờ đến sự giúp đỡ của các đơn vị tư vấn để mục chiến lược được xác định đúng hướng và tốt nhất.
Bước 2: Thiết kế cơ cấu tổ chức công ty và bộ phận
Trước khi xây dựng hệ thống JD, nhà quản trị cần cẩn trọng xem xét cấu trúc, sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp xây dựng đã giải quyết được hết các nhiệm vụ, mục tiêu đề ra chưa. Từ đó, doanh nghiệp thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp, sắp xếp lại hệ thống nhân sự để tổ chức vận hành ổn định trong trong dài hạn và đạt hiệu quả cao hơn.
Bước 3: Phân bổ chức năng công ty và bộ phận
Phân bổ chức năng từ công ty cho đến bộ phận giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về những công việc mà bộ phận ấy phải làm để đạt được mục tiêu chiến lược. Từng bộ phận phải hiểu rõ chức năng của mình để xây dựng chức năng cho từng vị trí.
Bước 4: Chuẩn hóa/thiết kế mô tả công việc
Dựa trên nội dung bản JD chuẩn cần có cùng với chức năng đã phân bổ từ công ty cho tới bộ phận, doanh nghiệp tiến hành thiết kế bản mô tả công việc cho từng vị trí khác nhau, tùy thuộc vào mục đích, trách nhiệm của vị trí ấy.
Nói tóm lại, xây dựng một bản JD (mô tả công việc) chính xác vô cùng quan trọng, là nền tảng cho các nghiệp vụ nhân sự. Xây dựng JD đúng và hiệu quả sẽ dẫn đến những tác động tích cực cho hoạt động kinh doanh và sự phát triển của doanh nghiệp.
Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
Tham khảo bài viết
