Chuyển mục tiêu kinh doanh thành chỉ tiêu KPI

Mục tiêu kinh doanh là những “đích đến” mà doanh nghiệp đặt ra để giúp công ty phát triển và thu lợi nhuận. Hãy tưởng tượng bạn đang lái một chiếc xe, mà mục tiêu kinh doanh chính là điểm đến bạn muốn tới. Mỗi công ty đều có lộ trình riêng của mình và đích đến có thể khác nhau, nhưng điểm chung là ai cũng muốn xe của mình đi đúng hướng, ngày càng mạnh mẽ và đạt được nhiều thành công hơn. Doanh nghiệp cần chuyển mục tiêu kinh doanh thành chỉ tiêu KPI cụ thể để có thể đo lường, đánh giá được.

Mục tiêu kinh doanh là gì?

Mục tiêu kinh doanh là những “đích đến” mà doanh nghiệp đặt ra để giúp công ty phát triển và thu lợi nhuận. Hãy tưởng tượng bạn đang lái một chiếc xe, mà mục tiêu kinh doanh chính là điểm đến bạn muốn tới. Mỗi công ty đều có lộ trình riêng của mình và đích đến có thể khác nhau, nhưng điểm chung là ai cũng muốn xe của mình đi đúng hướng, ngày càng mạnh mẽ và đạt được nhiều thành công hơn.

Mục tiêu kinh doanh có thể là tăng doanh thu, thu hút nhiều khách hàng, mở rộng thị trường hoặc đơn giản là phát triển thương hiệu để mọi người nhớ đến. Những mục tiêu này được chia thành hai loại:

• Mục tiêu ngắn hạn: thường là những gì doanh nghiệp muốn đạt được trong thời gian ngắn như một vài tháng hoặc một năm, như bán được số lượng hàng nhất định, tăng số lượng người dùng, hoặc nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
• Mục tiêu dài hạn: là tầm nhìn xa hơn, có thể trong vài năm. Đây là những mục tiêu giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc để tồn tại lâu dài, ví dụ như trở thành một trong những thương hiệu dẫn đầu thị trường, hay đạt đến một doanh thu mơ ước.

Như vậy, mục tiêu kinh doanh không chỉ là những con số khô khan mà còn là định hướng để doanh nghiệp tồn tại, phát triển, và để tất cả nhân viên cùng nhau hướng tới, giúp xe lăn bánh nhanh hơn và tiến gần hơn đến điểm đến đã đề ra.

Căn cứ xác định mục tiêu kinh doanh

Để xác định mục tiêu kinh doanh đúng đắn, các doanh nghiệp cần dựa trên nhiều căn cứ và phương pháp. Điều này giống như khi bạn lập kế hoạch đi du lịch: trước tiên phải biết mình muốn đi đâu, có bao nhiêu tiền và thời gian, rồi mới tính đến cách đi, chỗ ở và những gì sẽ trải nghiệm. Dưới đây là các căn cứ và cách giúp doanh nghiệp “vạch lộ trình” mục tiêu kinh doanh:

• Hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng
  Mọi doanh nghiệp đều sống nhờ vào khách hàng, vì vậy phải luôn xem xét khách hàng muốn gì, cần gì. Chẳng hạn, nếu bạn mở một quán cà phê và khách hàng thích không gian yên tĩnh, bạn có thể đặt mục tiêu tạo ra không gian thoải mái và chất lượng đồ uống cao cấp.
• Dựa vào thị trường và xu hướng phát triển
  Mục tiêu kinh doanh cần “bắt kịp” với thị trường. Giả sử bạn bán quần áo và thấy xu hướng thời trang bền vững đang lên ngôi, thì đặt mục tiêu kinh doanh xoay quanh sản phẩm thân thiện với môi trường là một lựa chọn hợp lý.
• Đánh giá năng lực nội tại của doanh nghiệp
  Xác định rõ những gì doanh nghiệp có thể làm và nguồn lực hiện tại ra sao. Một công ty nhỏ không nên đặt mục tiêu cạnh tranh ngay lập tức với các “ông lớn” mà có thể bắt đầu với mục tiêu thu hút khách hàng địa phương, xây dựng uy tín từ từ.
• Phân tích đối thủ cạnh tranh
  Quan sát cách các đối thủ đang đặt mục tiêu và phát triển, từ đó học hỏi và đặt ra mục tiêu phù hợp cho mình. Ví dụ, nếu đối thủ đang mở rộng thêm kênh bán hàng online, có thể đó là một gợi ý để bạn cũng chuyển đổi số, cải thiện cách thức kinh doanh của mình.
• Phân tích các nguồn tài chính và đầu tư sẵn có
  Doanh nghiệp cần xem xét nguồn vốn hiện có và khả năng đầu tư vào các hoạt động kinh doanh mới. Nếu ngân sách hạn chế, có thể ưu tiên mục tiêu tăng doanh số sản phẩm hiện có thay vì mở rộng dòng sản phẩm mới.

Việc xác định mục tiêu kinh doanh, giống như dựng bản đồ du lịch, cần cân nhắc kỹ lưỡng và luôn linh hoạt điều chỉnh. Những bước này giúp doanh nghiệp vạch ra con đường rõ ràng hơn và biết mình cần làm gì để đến được đích.

Nguyên tắc xác định mục tiêu kinh doanh

Khi xác định mục tiêu kinh doanh, các doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản để đảm bảo rằng những mục tiêu đó không chỉ khả thi mà còn có thể dẫn đến thành công lâu dài. Dưới đây là những nguyên tắc quan trọng bạn nên cân nhắc:

• Cụ thể và rõ ràng
  Mục tiêu cần phải rõ ràng và cụ thể, tránh những khái niệm mơ hồ. Ví dụ, thay vì nói “tăng doanh thu”, bạn có thể đặt mục tiêu là “tăng doanh thu 15% trong 6 tháng tới”.
• Có thể đo lường được
  Mục tiêu nên được xây dựng với các chỉ số rõ ràng để có thể theo dõi tiến độ. Điều này giúp doanh nghiệp biết được họ đang ở đâu so với mục tiêu đã đặt ra, chẳng hạn như “thu hút 1.000 khách hàng mới trong quý tới”.
• Có tính khả thi
  Mục tiêu cần phải thực tế và khả thi dựa trên nguồn lực và năng lực hiện có của doanh nghiệp. Một mục tiêu không thực tế có thể gây thất vọng và làm giảm động lực làm việc.
• Có thời gian cụ thể
  Xác định thời gian hoàn thành cho mỗi mục tiêu. Thời hạn cụ thể sẽ giúp bạn tạo áp lực tích cực để hoàn thành mục tiêu, ví dụ như “giảm chi phí sản xuất 10% trong vòng 1 năm”.
• Được điều chỉnh khi cần thiết
  Mục tiêu không nên là một cái gì đó cứng nhắc. Nếu có sự thay đổi trong thị trường hoặc trong nội bộ doanh nghiệp, bạn nên sẵn sàng điều chỉnh các mục tiêu cho phù hợp.
• Khuyến khích sự tham gia của tất cả các bên liên quan
  Mục tiêu nên được thảo luận và lấy ý kiến từ nhiều thành viên trong tổ chức, từ lãnh đạo đến nhân viên, để đảm bảo sự đồng thuận và cam kết từ mọi người.
• Tập trung vào kết quả hơn là hành động
  Hãy chú trọng đến kết quả cuối cùng hơn là những hoạt động cụ thể. Ví dụ, thay vì chỉ đặt mục tiêu hoàn thành một dự án, hãy xác định rõ ràng kết quả mà dự án đó mang lại cho doanh nghiệp.

Việc áp dụng những nguyên tắc này sẽ giúp doanh nghiệp xác định được những mục tiêu rõ ràng, khả thi và có sức mạnh định hướng cho sự phát triển lâu dài, từ đó tạo ra giá trị cho cả khách hàng và tổ chức.

Ví dụ mục tiêu kinh doanh

Dưới đây là 10 ví dụ về mục tiêu kinh doanh cụ thể mà nhiều doanh nghiệp có thể hướng tới. Những mục tiêu này vừa cụ thể, vừa có thể đo lường được, giúp doanh nghiệp theo dõi và điều chỉnh quá trình phát triển:

• Tăng doanh thu
• Mở rộng thị trường
• Cải thiện chất lượng sản phẩm
• Tăng cường sự hiện diện trực tuyến
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
• Tăng cường sự phát triển của nhân viên
• Giảm chi phí vận hành
• Phát triển sản phẩm mới
• Tăng cường nhận diện thương hiệu
• Tăng trưởng lợi nhuận

Để có thể đánh giá hiệu quả thực hiện các mục tiêu này, những mục tiêu kinh doanh này cần được cụ thể hóa chúng thành các chỉ tiêu KPI cụ thể có thể đo lường được.

Chuyển mục tiêu kinh doanh thành chỉ tiêu KPI

Cần chuyển mục tiêu kinh doanh ở trên thành các chỉ tiêu KPI cụ thể, có thể đo lường được:

Giải thích công thức tính kết quả:

• Công thức cho các chỉ tiêu KPI là: (Số thực hiện – Số kế hoạch) / Số kế hoạch x 100%.
• Kết quả cho biết mức độ hoàn thành mục tiêu so với kế hoạch.
• Nếu kết quả dương, nghĩa là đã vượt kế hoạch; nếu âm, có nghĩa là chưa đạt kế hoạch.

Lưu ý:

• Các số liệu và nguồn dữ liệu trong bảng chỉ là ví dụ minh họa, doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo thực tế và yêu cầu cụ thể của mình.

Bằng lộ trình nói trên, doanh nghiệp hoàn thành chuyển đổi các mục tiêu kinh doanh thành bộ chỉ tiêu KPI để hiện thực hóa chiến lược của mình. Tuy nhiên, đối với từng doanh nghiệp cụ thể thì số lượng mục tiêu kinh doanh cần xác định dựa trên chiến lược và ưu tiên của từng giai đoạn cụ thể. Tương tự, số lượng chỉ tiêu KPI cũng cần được xác định ở mức độ phù hợp để đảm bảo tính chiến lược và trọng tâm của các chỉ tiêu sử dụng. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng bộ chỉ tiêu KPI hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn xây dựng KPI chuyên nghiệp.

Khi doanh nghiệp tiếp tục phân bổ các chỉ tiêu KPI xuống các bộ phận và cá nhân để thực hiện, số lượng chỉ tiêu KPI sẽ tăng nhanh theo số lượng kỳ đánh giá trong năm. Ví dụ, nếu 1 công ty có 500 nhân viên, mỗi nhân viên được đánh giá 7 chỉ tiêu / 1 kỳ, với 17 kỳ trong năm (Năm, 4 quý và 12 tháng), cần đánh giá 500 x 17 = 8.500 bộ chỉ tiêu KPI cá nhân, tương ứng với khoảng 59.000 chỉ tiêu KPI. Đây là con số khá lớn để có thể đánh giá thủ công, nhất là nếu xét đến tính nhất quán của đánh giá nếu thực hiện trên file Excel. Trong tình huống đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng những phần mềm KPI chuyên nghiệp như Phần mềm KPI digiiTeamW của OOC.