Employee Data Platform là gì? Triển khai EDP nên bắt đầu từ đâu?

Post Views: 144

Rate this post

Trong những năm trở lại đây, vai trò và vị thế của bộ phận nhân sự đã được nâng tâm. Chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự giờ không chỉ gói gọn là một đơn vị hành chính, quản lý thông tin nhân sự và chăm lo đời sống nhân viên. Mà thêm vào đó, đây cũng được xem là một đơn vị chiến lược trong việc tạo thương hiệu tuyển dụng, phát triển các kế hoạch chiêu mộ và giữ chân nhân tài. Và như vậy, việc quản lý đơn thuần trên giấy tờ, sổ sách giờ đã không còn phù hợp để đáp ứng lưu trữ, xử lý và phân tích khối dữ liệu khổng lồ.

Đặt trước một nhu cầu quản lý sâu rộng, trên thế giới đã xuất hiện khái niệm Employee Data Platform – Nền tảng dữ liệu nhân sự được phát triển để đáp ứng nhu cầu. Employee Data Platform cũng nằm trong làn sóng Data Driven được xem như một công cụ chiến lược trong kỷ nguyên số mới này. Bạn đã hiểu định nghĩa của Employee Data Platform, hay cách vận hành nền tảng này vào hoạt động của doanh nghiệp? Hãy tham khảo bài viết sau để cập nhật những thông tin bổ ích.

Table of Contents

1. Employee Data Platform là gì?

Nền tảng dữ liệu nhân viên (EDP) – còn được gọi là kho dữ liệu nhân sự hoặc Nền tảng dữ liệu nhân sự hay Nền tảng phân tích con người. Employee Data Platform là công nghệ tập trung tất cả các nguồn thông tin nhân sự và thu thập phân tích và báo cáo chi tiết trên một trang tổng quan tương tác mà các nhóm khác nhau có thể dễ dàng truy cập. Nền tảng dữ liệu nhân viên được xây dựng để giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất tuyển dụng, giữ chân nhân tài và cắt giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo đắt đỏ.

Từ các hoạt động nhân sự bao gồm: tuyển dụng, lương thưởng, phúc lợi, theo dõi thời gian, gắn bó với nhân viên, đánh giá hiệu suất, chấm dứt hợp đồng, v.v., doanh nghiệp của thể tìm thấy insight gì? Có rất nhiều công cụ phân tích từ bảng tính Excel đơn giản nơi bạn thu thập dữ liệu theo cách thủ công đến các công cụ thông minh dành cho doanh nghiệp để tổng hợp, phân tích dữ liệu, sử dụng thuật toán để dự đoán hành vi và cung cấp hình ảnh trực quan ở dạng bảng điều khiển. Employee Data Platform đang cung cấp cho doanh nghiệp nhiều hơn một một công cụ lưu trữ đơn thuần mà có mang đến một giải pháp khai thác hết tài nguyên vốn có của doanh nghiệp.

2. Doanh nghiệp tìm thấy điều gì ở Employee Data Platform?

Các doanh nghiệp sử dụng nhiều công cụ phân tích để có được thông tin về nhân sự cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt về lực lượng lao động của họ. Vậy những loại thông tin nào có thể cung cấp insight đầy đủ về lực lượng lao động của doanh nghiệp? Rõ ràng, tùy vào mỗi chiến lược phát triển nhân sự, mỗi công ty sẽ quan tâm đến những chỉ số khác nhau. Tuy nhiên ở bài viết này, tác giả xin để cập đến 5 chỉ số chính để có cái nhìn chung nhất về bức tranh toàn cảnh về nhân lực.

Giảm tỷ lệ nghỉ việc

Sử dụng dữ liệu này để đảm bảo các nhóm nhân sự và quản lý có thể dự đoán rủi ro thay đổi theo chức danh, vị trí, vai trò và trách nhiệm. Đây cũng là thông tin quan trọng để tìm ra nguyên nhân cho tỷ lệ nghỉ việc gia tăng hoặc giảm sút tại doanh nghiệp. Từ đó, nhà quản lý có thể quan số chỉ số này để lập mô hình các tình huống khác nhau, sự tùy chỉnh trong chế độ giúp làm giảm tỷ lệ thôi việc ở doanh nghiệp.

Tăng mức độ hài lòng nhân viên

Sử dụng dữ liệu này để xác định phòng ban, bộ phận hay loại công việc nào thường có rủi ro thay đổi nhân viên cao nhất và nhóm nhân viên nào đang không hài lòng về các chính sách, chế độ, môi trường tại doanh nghiệp. Chỉ số này gợi ý một sự chuẩn bị kỹ lưỡng về việc điều chỉnh các chính sách, phúc lợi cho đời sống nhân viên làm tăng mức độ hài lòng với việc đồng thời nâng cao cam kết cống hiến với doanh nghiệp. Ví dụ các chính sách về lương thưởng, cơ hội thăng tiến hay kế hoạch đào tạo có thể là thứ ban quản lý sẽ cân nhắc sau khi tham khảo qua tỷ lệ giữ chân nhân viên.

Quản lý nhân tài hiệu quả

Dữ liệu này giúp xác định những nhân viên nào đang và sẽ có hiệu suất cao. Từ chỉ số này, ban quản lý có thể tìm ra được nhân viên nào nên được cân nhắc để nắm giữ những vị trí thách thức hơn, cá nhân nào cần thêm các kế hoạch đào tạo để khai thác hết tiềm năng và ai sẽ là người cần phải rời đi. Chỉ số về năng suất của từng nhân viên chính là một tài sản quý giá của doanh nghiệp cần được khai thác triệt để. Vì từng cá nhân trong doanh nghiệp đang đóng góp một giá trị dương hoặc âm ở các mức độ khác nhau. Doanh nghiệp cần nhanh chóng tìm ra và nhân lên những đóng góp tích cực xong cũng có chính sách phù hợp để hỗ trợ những cá nhân chưa tạo ra lợi ích.

Lập kế hoạch trong tương lai

Sử dụng dữ liệu này để lập mô hình, kịch bản cho những thay đổi trong lực lượng lao động, biểu đồ tổ chức và chức danh công việc trong tương lai. Đây là một bước đi trước nhưng rất cần thiết cho một chặng đường dài hơi và một tương lai tham vọng của nhà quản lý. Bởi muốn chiến thắng đối thủ, chiếm lĩnh thị trường thì trước hết tổ chức phải vững mạnh từ bên trong. Employee Data Platform có thể cung cấp những viễn cảnh có thể xảy ra và ảnh hướng đến bức tranh nhân lực của doanh nghiệp như: kế hoạch chiêu mộ, tuyển dụng; chính sách giữ chân nhân tài; mức độ sẵn sàng hàu lòng của nhân viên,…

3. Triển khai Employee Data Platform nên bắt đầu từ đâu?

Câu chuyện triển khai dữ liệu nhân viên cần phát triển có lộ trình. Nó chỉ được bắt đầu khi doanh nghiệp đã xác định được nhu cầu quản lý và viễn cảnh đầu ra sau khi sử dụng Employ Data Platform. Muốn tối ưu hóa dữ liệu, doanh nghiệp có thể cân nhắc triển khai Employee Data Platform theo những bước sau:

Truyền thông nội bộ

Từ nhiệm vụ quản lý dữ liệu chủ yếu qua giấy tờ, giờ người nhân viên phòng nhân sự phải tập làm quen với phần mềm và các công cụ công nghệ. Đây có thể là một thách thức khi nhân viên vốn đã quen với lối làm việc cũ hoặc tệ hơn là tâm lý ngại thay đổi. Vì vậy, trước khi bắt đầu một kế hoạch nào thì chuẩn bị tâm lý, đốt lên tinh thần, văn hóa thay đổi là việc cần làm trước nhất để đạt được hiệu quả cao nhất.

Doanh nghiệp cần truyền thông đầy đủ về khái niệm, lợi ích lý thuyết triển khai Employee Data Platform cho nhân viên. Đồng thời cũng cần kết hợp đào tạo thực hành, để nhân viên được làm quen với giao diện và cách làm việc trên phần mềm. Mục tiêu sau cùng, nhân viên có thể thao tác thành thạo và trích xuất được insight từ các chỉ số báo cáo trên dashboard.

Truyền thông nội bộ còn đặc biệt quan trọng khi cả nhân viên và nhà quản lý phải có tinh thần xông xáo áp dụng công cụ mới và cam kết sử dụng. Tránh trường hợp, mọi thứ đã triển khai xong xuôi nhưng người dùng lại chẳng mấy đợt mà ngó lơ.

Tư vấn từ chuyên gia.

Employee Data Platform dù sao vẫn là một lĩnh vực mới trong ngành quản lý nhân sự. Doanh nghiệp nên mời các chuyên gia trong ngành để đánh giá lại tình trạng nhân sự và mức độ sẵn sàng chuyển đổi của doanh nghiệp. Đồng thời, họ có thể đưa ra những lời khuyên và mức độ khả thi của mô hình triển khai. Những chỉ số đo lường cũng sẽ là thứ cần được cân nhắc khi mời nhóm tư vấn vào triển khai.

Xác định bộ chỉ số cần theo dõi

Khi đã có được những thống nhất trong chiến lược và con người, đây là lúc doanh nghiệp cần ngồi xuống và bàn bạc những chỉ số quan trọng phục vụ cho kế hoạch đề ra. Nhà quản lý cần xác định các viễn cảnh cần theo dõi và đề ra những chỉ số đi kèm. Giống như việc theo dõi hiệu suất làm việc, quản lý thường bổ xuống các chỉ tiêu KPI để theo dõi nhân viên. Những chỉ số này được phát triển dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp và sự hướng dẫn, điều chỉnh của tư vấn viên.

Chọn công cụ phù hợp

Việc tiếp theo doanh nghiệp cần làm là tìm cho mình một thợ “may” phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Phần mềm phù hợp là khi nó nó có cơ chế tích hợp thông tin hiệu quả giữa các phần mềm nghiệp vụ tách biệt như: quản lý năng lực, lương và trợ cấp, quản lý hiệu quả, và thông tin nhân sự. Đây là chức năng cơ bản cần phải đáp ứng để chắc chắn các thông được liên kết và đồng bộ, tại thành dữ liệu có ý nghĩa.

Ngoài ra, phần mềm cần có thiết kế giao diện thân thiện với thao tác đơn giản. Các trường thông tin nhập liệu được liên kết linh hoạt để hỗ trợ quản lý thông tin. Ngoài ra lên có chức năng nhập liệu từ file excel. Điều này là để phù hợp với phần lớn doanh nghiệp đang lưu trữ và quản lý thông tin nhân sự quan file excel.

Doanh nghiệp nên cân nhắc các phần mềm được xây dựng trên nền tảng cloud. Đây là một nền tảng thân thiện cho phép người dùng truy cập dữ liệu ở mọi nơi, với thiết bị kết nối không quá cầu kỳ. Việc đầu tư quá nhiều tài nguyên vài cơ sở dữ liệu vật lý cho các phần mềm on premise là quá đắt đỏ so với nhu cầu quản lý dữ liệu của phòng nhân sự.

Protip

Nên sử dụng hệ sinh thái – bộ phần mềm về quản lý doanh nghiệp hoặc các phần mềm có cổng kết nối API tích hợp thông tin. Điều này cần được cân nhắc để đảm bảo lường dữ liệu được liên kết tạo ra insight tổng thể. Hệ sinh thái phần mềm quản lý doanh nghiệp digiiMS là giải pháp nhân sự cho rất nhiều doanh nghiệp hiện nay.

4. Quản lý nền tảng dữ liệu nhân sự với digiiHRCore

Nền tảng dữ liệu nhân sự nên được triển khai từng bước, ở từng khâu trong nghiệp vụ quản lý nhân sự. Cái gốc của sự chuyển đổi nên bắt đầu từ việc quản lý thông tin nhân sự. Hiện nay các công ty, doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng phần mềm để tinh gọn thông minh quản lý nhân sự.Phần mềm Quản lý nhân sự nền tảng digiiHRcore được xây dựng với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. digiiHRcore là công cụ hữu hiệu để quản lý thông tin nhân sự trong doanh nghiệp. Đây cũng là công cụ giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ tài liệu nhân sự trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp, là nơi đồng bộ tập trung dữ liệu nhân sự. Dữ liệu nhân sự ngày càng được làm giàu, làm tiền đề cho hoạt động phân tích nhân sự, xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực.

Sử dụng phần mềm digiiHRcore, doanh nghiệp hoàn toàn an tâm với kế hoạch triển khai quản lý nền tảng dữ liệu nhân sự:

Quản lý Dữ liệu nhân sự

Cập nhật, lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất dữ liệu nhân sự (thông tin nhân sự, nhân thân, thông tin tài chính, sức khỏe…) của nhân sự. Phần mềm cho phép đồng bộ dữ liệu và các bản scan hồ sơ nhân sự trên cùng một phần mềm để tăng khả năng lưu trữ và truy xuất dễ dàng. Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ theo dõi quá trình nhân sự liên quan (quá trình làm việc, bổ nhiệm, thăng tiến, hợp đồng lao động, đào tạo, thay đổi lương và chế độ…).

Quản lý chính sách nhân sự

digiiHRcore cho phép tạo chính sách nhân sự, bao gồm các thông tin về đối tượng của chính sách, thời hạn hiệu lực của chính sách và cách thức tính toán các công thức trong chính sách. Quản lý, lưu trữ, tìm kiếm các phiên bản chính sách nhân sự dưới dạng dữ liệu quy ước, công thức tính toán, đối tượng và thời hạn hiệu lực. Một số chính sách tiêu biểu như chính sách lương, chính sách phụ cấp, chính sách ngày nghỉ, ngày lễ… Các chính sách lương thưởng sẽ được cập nhật thường xuyên theo vòng đời của nhân sự, đảm bảo những phản ảnh đúng thực trạng lương thưởng của từng cá nhân.

Có hệ thống báo cáo sinh động

Từ các thông tin được lưu trữ, digiiHRcore có chế độ báo cáo tổng hợp giúp nhà quản lý nắm bắt các chỉ số một cách nhanh chóng. Nhìn vào hệ thống dashboard của digiiHRcore có thể nắm bắt nhanh lượng phân bổ lương, phúc lợi, tỷ lệ nhân viên thôi việc và số lượng nhân viên onboard. Ngoài ra, nhà quản lý có thể nắm bắt kênh tuyển dụng hiệu quả cho từng nhóm công việc để doanh nghiệp có kế hoạch tập trung.