Covid-19 đã gây ra một thời kỳ khủng hoảng và đen tối cho toàn thế giới, bắt buộc con người phải học cách thay đổi và thích nghi với điều kiện mới của môi trường và xã hội. Hiện nay, làm việc từ xa đang là xu hướng lên ngôi đối với hầu hết các doanh nghiệp, cùng với đó, quản lý công việc từ xa trở thành một thử thách mới cho các nhà quản lý.
Theo một báo cáo của của tạp chí HBR, 40% quản lý nghi ngờ khả năng điều hành công việc từ xa của họ. Và đến hơn 38% tin rằng làm việc tại nhà sẽ khiến hiệu quả công việc bị giảm sút.
Muôn vàn trở ngại khi làm việc từ xa
Rất dễ để thấy, hình thức làm việc này có thể khiến nhiều doanh nghiệp cảm thấy lạ lẫm và bối rối bởi muôn vàn khó khăn. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên làm việc từ xa lớn, hay thuộc diện phải cách ly không thể đi làm tập trung thì đây hẳn là một thử thách lớn dành cho các nhà quản trị. Có thể kể đến một số khó khăn như:
– Thiếu sự liên kết giữa mọi người với nhau. Điều này ảnh hưởng khá nhiều đến tâm lý và tinh thần của nhân viên work from home.
– Rất khó để quản lý hiệu suất công việc
– Khó khăn trong trao đổi công việc sẽ trực tiếp chi phối hiệu quả công việc
Phác họa “chân dung” của nhân viên khi làm việc từ xa
Ở công ty có bao nhiêu kiểu nhân viên thì khi online cũng vậy. Muôn hình vạn trạng của nhân viên khiến cho quản lý vô cùng đau đầu, đã thế còn là quản lý từ xa, bài toán khó nay lại càng khó hơn. Dưới đây là 3 kiểu nhân viên thường gặp trong thời gian work from home:
Kiểu “thanh niên nghiêm túc”
Sáng dậy từ sớm tinh mơ, ăn mặc chỉnh tề rồi ngồi vào bàn làm việc nghiêm túc, chấm công đúng giờ, đầy đủ. Đây chính xác là thanh niên nghiêm túc nhất năm. Những người này luôn luôn bật đèn xanh trong mọi group chat, chỉ cần gọi là có mặt. Đối với họ, nhà riêng chính là văn phòng thứ hai, nơi mà họ phải tuân thủ mọi nguyên tắc của nơi làm việc này.
Kiểu “nước đến chân mới nhảy”
Làm việc ở nhà đồng nghĩa với không có giờ làm việc cụ thể. Thời gian biểu của kiểu nhân viên này cũng rất “đa dạng”, họ có khả năng làm việc linh hoạt và đặc biệt là khả năng “bứt tốc” khi đến hạn. Những cá nhân này gặp rất nhiều khó khăn trong việc chủ động làm việc, họ cần một người theo dõi sát sao, để đảm bảo hiệu suất công việc.
Kiểu “sống ẩn dật”
Đây là kiểu gần như biến mất hoàn toàn khỏi mọi cuộc nói chuyện, rất khó để có thể liên lạc được với kiểu nhân viên này. Mọi tin nhắn, email hay cuộc gọi đều bị họ cho biến mất hoàn toàn khỏi tầm mắt.
Doanh nghiệp nên làm gì?
Có thể thấy, không dễ gì để doanh nghiệp có thể làm quen và kiểm soát những điều mới xuất hiện này. Sự thay đổi này đòi hỏi công ty phải có những biện pháp cụ thể, kịp thời để thích nghi với trạng thái “bình thường mới” này. Một vài lời khuyên cho bộ máy quản lý của công ty:
Tạo cổng trò chuyện để kết nối nhân viên
Giao tiếp chính là chìa khóa cho công việc, đặc biệt là thời buổi làm việc qua máy tính. Làm việc độc lập tại nhà có thể dẫn đến sự trì trệ, uể oải từ đó hiển nhiên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc. Có một nền tảng online để nhân viên có thể dễ dàng trao đổi hay trò chuyện sẽ giúp nhân viên không cảm thấy bị cô lập khi làm việc từ xa.
Thiết kế một nền tảng làm việc trực tuyến
Khoảng cách chính là trở ngại lớn nhất khi làm việc từ xa. Với một khối lượng công việc đồ sộ truyền tải qua mạng internet, nhân viên có thể vô tình lỡ mất deadlines hay một công việc quan trọng. Nền tảng làm việc online sẽ giúp quản lý và nhân viên hệ thống các đầu việc, sắp xếp tính ưu tiên và trao đổi, bàn bạc ngay trên nền tảng đó.
Xây dựng hệ thống đánh giá mới
Đối với thời kỳ làm việc online, người quản lý không thể nào bao quát hết được tất cả mọi hành động của nhân viên. Công ty không đủ nguồn nhân lực và kỹ thuật để giám sát nhân viên trong toàn bộ thời gian làm việc, và ngược lại nhân viên cũng sẽ cảm thấy cực kỳ gò bó khi bị theo dõi liên tục. Chính vì thế, doanh nghiệp không thể tiếp tục quản lý nhân viên và công việc theo con đường cũ được nữa. Họ cần phải có một hệ thống kiểm tra và đánh giá hiệu suất công việc dựa trên một hệ quy chiếu mới với kỳ vọng mới.
Giải pháp thông minh toàn diện cho doanh nghiệp khi làm việc từ xa
Phần mềm digiiTeamW là một phần mềm quản lý công việc và cộng tác all in one, cho phép người quản lý có thể giao việc và kiểm soát tiến độ, tất cả đều chỉ từ một máy chủ duy nhất, giảm thiểu tối đa thời gian, công sức và rút gọn quy trình:
Đầu tiên, nhà quản trị sẽ lựa chọn một mô hình chia việc phù hợp với công ty hay dự án cụ thể, phần mềm sẽ đưa ra đầy đủ các thành phần 5W2H để người dùng có thể lập và theo dõi mục tiêu.
Tiếp đó, quản lý sẽ cung cấp một vài thông số đặc biệt như mục tiêu, chỉ tiêu hay trọng số cho đầu việc và phân bổ nhân sự phù hợp.
Về phía nhân viên, họ có thể theo dõi công việc dễ dàng, đính kèm phần việc của mình ngay dưới các tasks, cho phép người khác thảo luận và nhận xét đồng thời lưu trữ các dữ liệu đó lại.
Quản lý sau đó có quyền xem xét và duyệt công việc theo cơ chế phân quyền, mọi thao tác đều rất dễ dàng và nhanh chóng.
Cuối cùng, phần mềm sẽ tự động tổng hợp các số liệu và kết quả để báo cáo về máy chủ dưới dạng dashboard và bảng biểu theo cài đặt sẵn.
Nhìn chung, digiiTeamW có thể giải quyết hầu hết các vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải trong thời gian làm việc tại nhà. Ngoài ra, digiiTeamw cũng được đánh giá là giải pháp quản lý công việc thông minh ngay cả trong “thời kỳ bình thường”.
Tìm hiểu thêm về các cấu phần khác của digiiMS
- Quản lý Nhân sự Nền tảng digiiHRCore
- Cổng thông tin nhân sự digiiPortal
- Quản lý năng lực digiiCAT
- Quản lý Đãi ngộ và tính lương digiiC&B
- Phần mềm KPI digiiTeamW
Thông tin liên hệ
OOC digiiMS – Redefine Management
Hotline: 0886595688
Website: https://ooc.vn
