Giải pháp số hóa tài liệu: chọn nhà kho bụi mốc hay văn phòng sáng tạo?
Khi có dịp khảo sát một số kho tài liệu của một số công ty lớn, có khá nhiều câu hỏi được tác giả đặt ra:
- Tại sao doanh nghiệp phải lãng phí một không gian hàng trăm m2 văn phòng tại một vị trí đắc địa ở 1 thành phố lớn như Hà nội hay HCM để làm không gian lưu trữ những tài liệu mà vốn cả năm họ không sử dụng đến? Một phép tính đơn giản cũng có thể tính ra giá trị bằng tiền của việc này lên tới hàng chục ngàn đô la mỗi năm.
- Khi cần tra cứu tài liệu, làm thế nào tìm kiếm tài liệu mình cần trong đống tài liệu được đóng thùng, đóng hộp?
- Liệu người dùng có hứng thú với việc tra cứu một tài liệu cũ trong đống tài liệu cũ kỹ và bụi bặm?
Vậy có cách nào để biến nhà kho bụi mốc và lãng phí này thành một không gian văn phòng sáng tạo, vốn là yếu tố quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp và kích thích hiệu suất làm việc của nhân viên?
Gói giải pháp tích hợp
Nhằm giúp khách hàng giải quyết bài toán này, Công ty Giải pháp Công nghệ OOC và Công ty CP Kiến trúc và Xây dựng ICAD Việt Nam (ICAD) đã ký kết thỏa thuận hợp tác trong việc cung cấp gói dịch vụ tích hợp giữa số hóa tài liệu và thiết kế văn phòng sáng tạo.
- Đánh giá hiện trạng và lên phương án số hóa tài liệu và chuyển đổi công năng văn phòng
- Số hóa tài liệu lưu trữ
- Đánh giá, phân loại tài liệu
- Chuẩn bị tài liệu cho số hóa
- Quét tài liệu
- Đưa tài liệu quét vào hệ thống quản lý tài liệu
- Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu
- Thiết lập cơ chế cấp phát tài liệu
- Thiết kế văn phòng sáng tạo
- Thiết kế văn phòng sáng tạo đáp ứng nhu cầu công năng mới
- Thi công văn phòng sáng tạo
Lợi ích của Số hóa tài liệu và Văn phòng sáng tạo
- Doanh nghiệp có hệ thống quản lý tài liệu số dễ dàng truy cập và sử dụng mọi lúc mọi nơi
- Dễ dàng tìm kiếm tài liệu lưu trữ cho mọi thành viên doanh nghiệp: nhân viên kỹ thuật, văn thư, quản lý…
- Đảm bảo độ an toàn của tài liệu, chống thất lạc, mất mát, mối xông hay hao mòn vật lý theo thời gian
- Tiết kiệm hàng trăm triệu cho phí mặt bằng
- Có không gian mới – sáng tạo cho nhân viên hoặc cho thuê.
Phần mềm quản lý tài liệu
Để quản lý tốt tài liệu sau số hóa, cần có giải pháp tổ chức, quản lý, phân cấp, phân quyền truy cập và chia sẻ. Những phần mềm quản lý tài liệu giúp cho việc tổ chức, quản lý và phân phối tài liệu hiệu quả hơn. Để lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ phù hợp, các tổ chức hoặc DN có thể tham khảo bài viết Lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu
Phần mềm quản lý tài liệu digiiDoc của OOC là một phần mềm tiên tiến, dễ sử dụng và thân thiện giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý cả tài liệu số hóa (dạng PDF) và các tài liệu làm việc với các định dạng khác. digiiDoc có thể được sử dụng dưới dạng cloud hoặc chỉ sử dụng trong mạng nội bộ với các tài liệu cần độ bảo mật cao.
Nếu tổ chức hay doanh nghiệp của anh chị đang lãng phí hàng trăm m2 mặt bằng để lưu trữ tài liệu giấy, còn chần chừ gì mà không liên hệ với OOC: Tel/Zalo: 0886595688 hoặc email: [email protected].
