Chấm công là một điều vô cùng quan trọng và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện nay. Việc chấm công sẽ giúp chủ doanh ngiệp nắm được số ngày, giờ công của nhân sự trong công ty. Bên cạnh đó, các phòng ban như nhân sự, kế toán,… có thể thực hiệm các quy định của công ty. Đây là công cụ hỗ trợ rất nhiều trong việc quản lý đãi ngộ hoặc khiển trách nhân sự. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hình thức chấm công. Mỗi hình thức có những ưu nhược điểm nhất định.
Chấm công là gì?
Ngay từ cái tên “chấm công” đã khá dễ để liên tưởng công việc này. “Chấm” nghĩa là ghi chép, theo dõi một hoạt động để đánh giá chất lượng. “Công” được hiểu là công việc hay công sức bỏ ra để hoàn thành một khối lượng việc nào đó.
Từ đó, ta có thể hiểu: Chấm công là hình thức ghi nhận và theo dõi sự khai báo của nhân sự tại chổ làm. Chấm công được thực hiện tại hai thời điểm trong ca: giờ vào làm và giờ tan ca.
Tại sao phải cần chấm công?
Như đã đề cập ở phần đầu, chấm công có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc chấm công giúp chủ doanh nghiệp hay người sử dụng lao động cùng với các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được số ngày, số giờ làm của mỗi nhân viên trong thời gian 1 tháng. Từ bảng chấm công hằng ngày các bộ phận liên quan có thể tính lương cho nhân sự. Ngoài ra, số liệu trong bảng chấm công còn giúp trong các hoạt động khác của doanh nghiệp. Ví dụ như quyết định tăng lương thưởng hay phạt nhân viên.
Thông qua hình thức chấm công, người quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể hơn về nhân viên của mình. Từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá khách quan nhất về khối lượng công việc của nhân sự. Xem lượng công việc đó có phù hợp với lượng nhân công hiện đang sở hữu hay không. Bảng số liệu còn hỗ trợ trong việc ra các quyết định về tương lai của doanh nghiệp. Hay giúp xác đinh tầm nhìn chiến lược trong tương lai nhằm tìm kiếm một mức lợi nhuận cao nhất.
Các hình thức chấm công và ưu nhược điểm:
Chấm công cơ học bằng thẻ giấy
Cách chấm công này sử dụng máy chấm công và thẻ giấy để lưu lại dữ liệu cần thiết. Mỗi lần chấm công, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy. Sau đó máy sẽ in ngày giờ lên thẻ. Mỗi chiếc thẻ giấy đều chia thành các cột giờ vào, giờ ra khác nhau. Các cột này đều có ở mỗi ca làm việc như sáng, chiều hay làm ngoài giờ trong 1 tháng. Do đó, nhân viên sẽ phải thay đổi thẻ chấm công mới sau một tháng sử dụng và làm việc.
Ưu điểm:
- Dùng hình thức chấm công bằng thẻ giấy giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian để lấy dấu vân tay, làm thẻ từ…không cần kết nối tới dữ liệu trong máy tính và hoàn toàn bỏ qua việc tổng hợp.
- Cung cấp sự thuận tiện cho bên doanh nghiệp khi không tốn chi phí lắp đặt.
- Dễ dàng sử dụng hơn các thiết bị khác.
- Tốc độ in nhanh chóng trong 1 giây cho mỗi lần chấm công.
- Đơn giản trong việc di chuyển từ điểm này sang điểm khác.
- Các dòng máy chấm công thẻ giấy thường tích hợp thêm chuông báo giờ vào làm, giờ nghỉ.
- Chi phí thấp khi so với các hình thức khác .
Nhược điểm:
- Bất tiện trong việc bảo quản khi thẻ chấm công làm bằng giấy.
- Tần suất sử dụng thẻ giấy để chấm công liên tục trong 1 tháng khiến nhân viên lúc nào cũng phải mang theo bên mình. Điều đó gây ra một sự không thuận tiện lớn cho nhân viên.
- Dễ xuất hiện nhiều trường hợp gian lận, tự chấm chéo cho nhau giữa nhân viên. Điều này, làm tốn chi phí thuê giám sát để có kết quả công bằng, chính xác nhất.
- Quá trình tổng hợp thông tin, dữ liệu làm thủ công dễ gây sai sót và đặc biệt là cần nhiều thời gian, công sức của người tổng hợp.
Chấm công bằng thẻ điện từ
Hình thức chấm công này yêu cầu phải trang bị máy chấm công thẻ điện từ. Mã số cùng các thông tin cần thiết của nhân sự sẽ được lưu trong thẻ từ. Khi chấm công, nhân viên quẹt thẻ vào đầu đọc, thông tin ngày giờ sẽ tự động cập nhập.
Ưu điểm
- Thời gian thực hiện chỉ mất khoảng 2 giây, giúp tiết kiệm chi phí trong vận hành doanh nghiệp cụ thể là các doanh nghiệp với quy mô lớn.
- Thẻ nhựa nên dễ dàng trong việc bảo quản cũng như đem theo khi đi làm
- Quá trình xử lý thông tin nhanh chóng và đạt hiểu quả cao vì được kết nối dữ liệu đến máy tính
- Giảm thiểu tối đa sai số, hỗ trợ cho bộ phận hành chính nhân sự cũng như kế toán một cách nhanh chóng
- Tích hợp nhiều chức năng có tính ứng dụng cao như kiểm soát cửa ra vào, chống trộm.
- Bộ nguồn dự trữ giúp lưu trữ dữ liệu khi mất điện đột ngột.
Nhược điểm
- Chi phí phát sinh cao khi in thẻ từ cho nhân viên.
- Người lao động phải luôn đem thẻ bên người
- Có thể gian lận nếu không có bộ phận giám sát
Chấm công bằng vân tay
Phương pháp chấm công bằng vân tay khá phổ biến. Chủ đầu tư khi lựa chọn hình thức chấm công cho mình hầu như luôn ưu ái hình thức này. Sử dụng công nghệ ứng dụng sinh trắc học vân tay cùng với công nghệ xử lý hình ảnh. Máy có thể xác định danh tính của từng nhân viên thông qua dấu vân tay một cách nhanh chóng.
Ưu điểm
- Triệt tiêu hoàn toàn tình trạng gian lận bởi mức độ nhận diện cao.
- Độ chính xác tuyệt đối.
- Thực hiện nhanh chóng.
- Có khả năng trích xuất dữ liệu ngày nghỉ, tăng ca hay thời gian ra vào một cách linh hoạt.
- Hoàn toàn không phát sinh chi phí in thẻ, mực in giấy như các hình thức trên.
Nhược điểm
- Cho kết quả không chính xác khi người dùng tay ướt, quá lạnh hoặc đang bị thương.
- Khó khăn trong việc lấy vân tay đối với các ngành sản xuất kim loại, cơ khí hay hóa chất vì sự hao mòn vân tay đối với người lao động.
Chấm công bằng khuôn mặt
Loại chấm công này yêu cầu doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công bằng khuôn mặt. Ứng dụng này dựa trên các đặc điểm riêng biệt của khuôn mặt để so sánh, nhận dạng và định danh đối tượng một cách tự động. Điều này đạt được thông qua cơ sở dữ liệu về khuôn mặt đã thu thập và lưu trữ từ trước. Trên thực tế, đây không phải là công nghệ mới. Sự phát triển công nghệ sinh trắc học và sự bùng nổ của cuộc cách mạng 4.0 đã nâng tầm công nghệ này. Công nghệ nhận diện khuôn mặt hiện nay phổ biến trên điện thoại và nhiều thiết bị khác.
Ưu điểm
- Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh đối với cách chấm công bằng thẻ, hay trầy xước vân tay.
- Độ chính xác cao, chống gian lận 100%.
- Tốc độ chấm công nhanh chóng, cho hiệu quả thuyết phục.
- Loại bỏ chi phí phát sinh.
- Kết nối với máy tính, usb…giúp xử lý dữ liệu nhanh hơn.
Nhược điểm
- Chi phí lắp đặt đắt đỏ.
- Tốc độ xử lý chậm hơn so với các loại thẻ giấy, thẻ nhựa.
Chấm công bằng mống mắt
Đây là hình thức chấm công ứng dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition). Bằng cách sử dụng thuật toán hình ảnh để nhận dạng một người thông qua mống mắt. Cấu trúc phức tạp cũng như độc nhất của mống mắt dùng là chìa khóa để nhận diện của hình thức này. Đây là một công nghệ vô cùng tối ưu. Ngay cả khi người dùng sử dụng kính đeo hay kính áp tròng vẫn có thể xác định được.
Ưu điểm
- Là hình thức tiên tiến bậc nhất hiện nay, đảm bảo chính xác 100%.
- Tốc độ xử lý cực kỳ nhanh chóng, đơn giản và rất dễ sử dụng.
- Chế độ bảo mật an toàn nhất.
Nhược điểm
- Giá thành lắp đặt cao hơn hẳn so với các hình thức chấm công khác.
