JD là gì? Cách viết JD hiệu quả nhất

Trong Quản trị nguồn nhân lực thường hay nhắc đến khái niệm JD hay bản Mô tả công việc. Thuật ngữ này được sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ quá trình tuyển dụng, giao việc, đánh giá giá trị công việc…JD hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp trong công tác quản lý nhân sự. Vậy, JD là gì? Làm sao để xây dựng được hệ thống JD hay còn gọi là Bản mô tả công việc phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và thu hút nhiều ứng viên? Bài viết dưới đây sẽ giúp nhà quản trị có cái nhìn khách quan nhất để viết một bản JD hiệu quả.

Vậy:

JD là gì?

“JD hay Job Description là bản mô tả công việc, chức năng và nhiệm vụ cần hoàn thành của một vị trí công việc trong tổ chức, doanh nghiệp. Như vậy, JD không phải là tài liệu được thiết kế theo từng cá nhân, mà là tài liệu thiết kế cho chuẩn vị trí trong doanh nghiệp.”

Thông qua JD, chúng ta có thể nắm bắt được mục tiêu công việc của một vị trí trong cấu trúc hoạt động doanh nghiệp để có phương án sắp xếp, quản trị phù hợp với vị trí này.

Tuy nhiên, nếu tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanh nghiệp với việc hệ thống hóa, JD chính là tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu, có vai trò quan trọng trong việc quản trị tổ chức.

Vai trò của JD

Đối với nhà quản lý

JD có vai trò vô cùng quan trọng đối với các nhà quản lý: 

• Nhà quản trị có thể xác định các yêu cầu tuyển dụng phù hợp, tiến hành sàng lọc ứng viên ban đầu
• Tiến hành phân công công việc một cách khoa học cho nhân viên
• Là nền tảng xây dựng, phân bổ các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả thực hiện công việc cho từng vị trí
• Là cơ sở để xác định nội dung đào tạo, phát triển năng lực nhân viên
• Hỗ trợ xây dựng hệ thống lương, thưởng cho phù hợp với vị trí chức danh
• Phục vụ cho công tác đánh giá kết quả công việc, năng lực của nhân viên

Đối với ứng viên và nhân viên

• JD là căn cứ giúp các ứng viên có thể đối chứng năng lực của mình hiện tại có phù hợp với những vị trí công việc doanh nghiệp cần hay không
• Nhân viên có cái nhìn rõ nét nhất về công việc phải làm, vị trí và tầm quan trọng của vị trí ấy
• Nhân viên sẽ có mục tiêu rõ ràng trong công việc để đạt được yêu cầu như JD đã đề ra

Thế nào là bản JD chuẩn?

Tùy vào từng yêu cầu của vị trí chức danh tại từng doanh nghiệp, bản JD sẽ có những sự khác biệt. Tuy nhiên, một bản JD thông thường sẽ bao gồm những nội dung dưới đây:

• Tên công việc: thể hiện rõ chức danh công việc, cho biết vị trí này nằm trong khuôn khổ quản lý của bộ phận nào
• Mục đích công việc: là sứ mệnh và tầm nhìn của công việc ấy, kết quả công việc để làm gì?
• Chức năng: chức năng = chức vụ + khả năng, có nghĩa là với chức vụ ấy, nhân sự có khả năng làm gì?
• Nhiệm vụ: là những công việc cần làm để hoàn thành mục tiêu công việc đề ra
• Yêu cầu kinh nghiệm chuyên môn: là điều kiện chuyên môn cần cho một vị trí, kinh nghiệm làm việc phù hợp mới có thể đảm nhiệm tốt được yêu cầu công việc đặt ra
• Trình độ học vấn: là yêu cầu cần thiết phải đặt ra do tính chất công việc, đòi hỏi nhân sự đạt đủ các bằng cấp chuyên ngành thuộc lĩnh vực tuyển dụng
• Kỹ năng bổ trợ: những yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để hỗ trợ hoàn thành công việc: tin học, ngoại ngữ, thiết kế, lập trình,… hay các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết trình, làm việc nhóm,…
• Quyền hạn vị trí công việc: nêu rõ phạm vi quyền hạn của vị trí công việc này (tài chính, nhân sự,…) với những bộ phận quản lý nào trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
• Thu nhập: mức lương cụ thể tương đương với bản JD: lương cơ bản, phụ cấp và các khoản thưởng (nếu có)

JD chuyên nghiệp cần đáp ứng những tiêu chí gì?

• Đúng, rõ ràng: Bản JD phải mô tả công việc, thể hiện các nhiệm vụ, tiêu chí và nghĩa vụ mỗi vị trí chức danh tương ứng một cách rõ ràng và ngắn gọn.
• Thể hiện được mong đợi của nhà tuyển dụng đối với ứng viên: Bản JD chuyên nghiệp phải thể hiện những phẩm chất mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên. Qua bản JD, ứng viên phải hiểu trách nhiệm và phạm vi công việc cụ thể, so sánh bản thân có phù hợp với vị trí này hay không. Đây sẽ là định hướng rõ ràng để ứng viên hoàn thành tốt công việc trong tương lai.
• Nổi bật và khác biệt: Mặc dù JD vẫn phải đảm bảo các tiêu chuẩn nhất định và không có một khuôn mẫu tiêu chuẩn dành cho JD. Nhưng để tạo nên một JD thu hút ứng viên, bản JD của doanh nghiệp nên được xây dựng khác với cấu trúc phổ biến trên thị trường. Đó có thể là màu sắc, cách thức trình bày, thông điệp hướng tới,… Điều này không chỉ tạo nên sự nổi bật giữa doanh nghiệp và các đơn vị khác cùng ngành. Mà còn có thể gợi mở cơ hội hấp dẫn thế hệ trẻ – những người đam mê, sáng tạo và khác biệt.

Các bước xây dựng JD hiệu quả?

Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược

Lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu chiến lược, sứ mệnh và nhiệm vụ của tổ chức. Mục tiêu chiến lược là căn cứ xây dựng hệ thống JD. Doanh nghiệp có thể nhờ đến sự giúp đỡ của các đơn vị tư vấn để mục chiến lược được xác định đúng hướng và tốt nhất. 

Bước 2: Thiết kế cơ cấu tổ chức công ty và bộ phận

Trước khi xây dựng hệ thống JD, nhà quản trị cần cẩn trọng xem xét cấu trúc, sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp xây dựng đã giải quyết được hết các nhiệm vụ, mục tiêu đề ra chưa. Từ đó, doanh nghiệp thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp, sắp xếp lại hệ thống nhân sự để tổ chức vận hành ổn định trong trong dài hạn và đạt hiệu quả cao hơn.

Bước 3: Phân bổ chức năng công ty và bộ phận

Phân bổ chức năng từ công ty cho đến bộ phận giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về những công việc mà bộ phận ấy phải làm để đạt được mục tiêu chiến lược. Từng bộ phận phải hiểu rõ chức năng của mình để xây dựng chức năng cho từng vị trí. 

Bước 4: Chuẩn hóa/thiết kế mô tả công việc

Dựa trên nội dung bản JD chuẩn cần có cùng với chức năng đã phân bổ từ công ty cho tới bộ phận, doanh nghiệp tiến hành thiết kế bản mô tả công việc cho từng vị trí khác nhau, tùy thuộc vào mục đích, trách nhiệm của vị trí ấy.

Nói tóm lại, xây dựng một bản JD (mô tả công việc) chính xác vô cùng quan trọng, là nền tảng cho các nghiệp vụ nhân sự. Xây dựng JD đúng và hiệu quả sẽ dẫn đến những tác động tích cực cho hoạt động kinh doanh và sự phát triển của doanh nghiệp.

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC