JD là gì? Cách viết JD hiệu quả nhất

 Trong Quản trị nguồn nhân lực thường hay nhắc đến khái niệm JD hay bản Mô tả công việc. Thuật ngữ này sử dụng trong toàn bộ quá trình tuyển dụng, giao việc, đánh giá giá trị công việc… JD hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp trong công tác quản lý nhân sự. Vậy, JD là gì? Làm sao để xây dựng được mô tả công việc phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp ? Bài viết dưới đây sẽ giúp nhà quản trị có cái nhìn khách quan nhất.

Vậy:

JD là gì?

“JD hay Job Description là bản mô tả công việc.  Bản JD sẽ bao gồm chức năng và nhiệm vụ cần hoàn thành của một vị trí công việc trong tổ chức, doanh nghiệp. Như vậy, JD về bản chất là tài liệu thiết kế chuẩn cho từng vị trí trong doanh nghiệp.” Thông qua JD, chúng ta có thể nắm bắt được mục tiêu công việc của một vị trí trong cấu trúc hoạt động doanh nghiệp. Từ đây sẽ có phương án sắp xếp, quản trị phù hợp với vị trí này.

Tuy nhiên, nếu tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanh nghiệp với việc hệ thống hóa, JD chính là tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu, có vai trò quan trọng trong việc quản trị tổ chức.

Vai trò của JD

Đối với nhà quản lý

• Nhà quản trị có thể xác định các yêu cầu tuyển dụng và tiến hành sàng lọc ban đầu.
• Tiến hành phân công công việc một cách khoa học cho nhân viên
• Là nền tảng xây dựng, phân bổ các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc cho từng vị trí
• Là cơ sở để xác định nội dung đào tạo, phát triển năng lực nhân viên
• Hỗ trợ xây dựng hệ thống lương, thưởng cho phù hợp với vị trí chức danh
• Phục vụ cho công tác đánh giá kết quả công việc, năng lực của nhân viên

Đối với ứng viên và nhân viên

• JD là căn cứ giúp các ứng viên có thể đối chứng năng lực của mình hiện tại. Từ đó, có thể xem xét xem năng lực của bạn đã đủ đáp ứng được cho doanh nghiệp chưa?
• Nhân viên có cái nhìn rõ nét nhất về công việc và tầm quan trọng của vị trí ấy.
• Nhân viên sẽ có mục tiêu rõ ràng trong công việc nhằm đáp ứng yêu cầu tuyển dụng.

Lầm tưởng của doanh nghiệp về JD

Thị trường lao động hiện nay ngày một dồi dào và được mở rộng. Điều này dẫn đến hệ quả tất yếu là gia tăng mức độ cạnh tranh giữa những người lao động. Để nâng cao khả năng cạnh tranh, các ứng viên ngày càng trở nên “đa di năng” hơn. Thể hiện bằng việc trang bị thêm nhiều kiến thức, thành tích, hoạt động và kỹ năng bổ trợ ngoài chuyên ngành. Giữa một rừng hồ sơ xin việc ưu tú và xuất sắc, doanh nghiệp vô hình chung đã hình thành xu hướng tuyển dụng theo tiêu chí con người – đi tìm những cá nhân giỏi và nổi trội nhất.

Từ đó, các bản JD được soạn thảo ra đã chuyển hướng một cách sai lầm. Hiện nay đa phần JD bắt đầu nhấn mạnh hơn vào các hạng mục kỹ năng. Giờ đây, JD cho bất cứ công việc nào cũng gần như được mặc định cần có những yêu cầu bằng cấp về ngoại ngữ, tin học văn phòng, và các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết trình, đàm phán, làm việc nhóm… Dù thực tế, nhiều lúc những kỹ năng đó không hỗ trợ gì cho một công việc cụ thể.

Thế nào là bản JD chuẩn?

Tùy vào từng yêu cầu của từng vị trí tại doanh nghiệp, bản JD sẽ có sự khác biệt. Tuy nhiên, một bản JD thông thường sẽ bao gồm những nội dung dưới đây:

• Tên công việc: thể hiện rõ chức danh công việc, cho biết vị trí này nằm trong khuôn khổ quản lý của bộ phận nào
• Mục đích công việc: là sứ mệnh và tầm nhìn của công việc ấy, kết quả công việc để làm gì?
• Chức năng: chức năng = chức vụ + khả năng. Đây được hiểu là với chức vụ ấy, nhân sự có khả năng làm gì?
• Nhiệm vụ: là những công việc cần làm để hoàn thành mục tiêu công việc đề ra
• Yêu cầu kinh nghiệm chuyên môn: là điều kiện chuyên môn cần cho một vị trí, kinh nghiệm làm việc phù hợp mới có thể đảm nhiệm tốt được yêu cầu công việc đặt ra
• Trình độ học vấn: là yêu cầu cần thiết phải đặt ra do tính chất công việc, đòi hỏi nhân sự đạt đủ các bằng cấp chuyên ngành thuộc lĩnh vực tuyển dụng
• Kỹ năng bổ trợ: những yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để hỗ trợ hoàn thành công việc: tin học, ngoại ngữ, thiết kế, lập trình,… hay các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết trình, làm việc nhóm,…
• Quyền hạn vị trí công việc: nêu rõ phạm vi quyền hạn của vị trí công việc này (tài chính, nhân sự,…) với những bộ phận quản lý nào trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
• Thu nhập: mức lương cụ thể tương đương với bản JD. Thu nhập bao gồm lương cơ bản, phụ cấp và các khoản thưởng (nếu có).

JD chuyên nghiệp cần đáp ứng những tiêu chí gì?

• Đúng, rõ ràng: JD phải mô tả rõ ràng và ngắn gọn công việc, nhiệm vụ, tiêu chí và nghĩa vụ mỗi vị trí.
• Thể hiện được mong đợi của nhà tuyển dụng đối với ứng viên: Bản JD chuyên nghiệp phải thể hiện những phẩm chất mà HR cần. Qua bản JD, ứng viên phải hiểu trách nhiệm và phạm vi công việc cụ thể. Sau đó, so sánh bản thân có phù hợp với vị trí này hay không. Đây sẽ là định hướng rõ ràng để ứng viên hoàn thành tốt công việc trong tương lai.
• Nổi bật và khác biệt: Mặc dù JD vẫn phải đảm bảo các tiêu chuẩn nhất định và không có một khuôn mẫu tiêu chuẩn dành cho JD. Nhưng để tạo nên một JD thu hút ứng viên, bản JD của doanh nghiệp nên được xây dựng khác với cấu trúc phổ biến trên thị trường. Đó có thể là màu sắc, cách thức trình bày, thông điệp hướng tới,… Điều này không chỉ tạo nên sự nổi bật giữa doanh nghiệp và các đơn vị khác cùng ngành. Mà còn có thể gợi mở cơ hội hấp dẫn thế hệ trẻ – những người đam mê, sáng tạo và khác biệt.

Các bước xây dựng JD hiệu quả

Mục tiêu của JD chính là làm rõ trách nhiệm, công việc của một vị trí. Tức là phải dựa trên tiêu chí chức danh trong doanh nghiệp. Dưới góc độ quản trị, việc xây dựng các JD chính là tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức. Bởi vậy, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống JD theo cấu trúc riêng. Nó sẽ dựa trên điểm khởi đầu từ chiến lược và cơ cấu tổ chức. Sau đó mới tiến hành phân chia chức năng nhiệm vụ cụ thể.

Doanh nghiệp cần luôn nhớ rằng mục tiêu cuối cùng của tuyển dụng chính là tìm được người phù hợp nhất, chứ không phải là chọn ra người giỏi nhất. Đồng thời, phải xác lập nguyên tắc và các tiêu chí tuyển dụng dưới góc độ chức năng nhiệm vụ, xây dựng cái ghế (vị trí) chứ không phải con người (năng lực cá nhân).

Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược

Lãnh đạo cần xác định rõ ràng mục tiêu chiến lược, sứ mệnh và nhiệm vụ của tổ chức. Mục tiêu chiến lược là căn cứ xây dựng hệ thống JD. Doanh nghiệp có thể nhờ đến sự giúp đỡ của các đơn vị tư vấn để mục chiến lược được xác định đúng hướng và tốt nhất. 

Bước 2: Thiết kế cơ cấu tổ chức công ty và bộ phận

Trước khi xây dựng JD, nhà quản trị cần xem xét lại sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp. Hãy đánh giá xem chúng đã giải quyết được hết các nhiệm vụ, mục tiêu đề ra chưa. Từ đó, doanh nghiệp thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp, sắp xếp lại hệ thống nhân sự để tổ chức vận hành ổn định trong trong dài hạn và đạt hiệu quả cao hơn.

Bước 3: Phân bổ chức năng công ty và bộ phận

Phân bổ chức năng từ công ty cho đến bộ phận một cách cẩn trọng. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về những công việc mà bộ phận ấy phải làm. Tiếp theo, sẽ đưa ra được những chiến lược để thực hiện mục tiêu chung. Từng bộ phận phải hiểu rõ chức năng của mình để xây dựng chức năng cho từng vị trí. 

Bước 4: Chuẩn hóa/thiết kế mô tả công việc

Dựa trên nội dung bản JD chuẩn cần có cùng với chức năng đã phân bổ từ công ty cho tới bộ phận, doanh nghiệp tiến hành thiết kế bản mô tả công việc. Với từng vị trí khác nhau, công ty cần xây dựng một bản mô tả công việc phù hợp nhất.

Nói tóm lại, xây dựng một bản JD (mô tả công việc) chính xác vô cùng quan trọng. Đây sẽ là nền tảng cho các nghiệp vụ nhân sự. Xây dựng JD đúng và hiệu quả sẽ dẫn đến những tác động tích cực cho hoạt động kinh doanh và sự phát triển của doanh nghiệp.

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC