Sử dụng phần mềm trong các quy trình quản lý và vận hành chính là tiền đề của công cuộc chuyển đổi số hiện nay trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, bất cứ sự thay đổi nào cũng luôn phải đối mặt với muôn vàn khó khăn. Nhưng sau khi chinh phục được các trở ngại đó, chúng ta sẽ nhận được “trái ngọt”. Đó là những lợi ích to lớn về lâu dài cho doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu những thuận lợi và khó khăn khi sử dụng phần mềm.
Khó khăn khi sử dụng phần mềm
Chi phí đầu tư trước mắt lớn
Không ai có thể phủ nhận hiệu quả vượt trội khi sử dụng phần mềm. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực để triển khai thực hiện điều này.
Vấn đề khó khăn khi sử dụng phần mềm đầu tiên chính là tài chính. Mỗi dự án chuyển đổi số đều cần có sự đầu tư rất lớn. Không chỉ cho cơ sở vật chất, từ máy móc, thiết bị kỹ thuật số cần thiết, đến hệ thống phần mềm lưu trữ, phân tích, quản lý… Mà quan trọng hơn là chi phí để tiến hành các công việc về nhân sự. Chi phí bao gồm thực hiện các khóa đào tạo về kiến thức, kỹ năng tin học cho đội ngũ nhân viên và có thể yêu cầu tuyển dụng thêm các nhân sự có chuyên môn công nghệ, kỹ thuật mới.
Nhân viên chống đối
Sợ hãi và phản đối trước mọi sự thay đổi là một phần bản chất của con người. Đội ngũ nhân viên tất nhiên đều hiểu được những lợi ích to lớn của chuyển đổi số. Nhưng thực tế, họ không muốn nghĩ đó là một công cuộc mang tính chiến lược lâu dài. Trái lại nhân viên lại coi đó là một sự thay đổi mệt mỏi. Họ trì hoãn, lười biếng, không chịu học tập để thay đổi cách làm việc và áp dụng công nghệ. Điều này gây nên một số khó khăn khi sử dụng phần mềm trong công việc.
Lý do đến từ tư tưởng “làm công ăn lương” lâu ngày. Tư tưởng này đã khiến họ tạo ra một “sức ỳ” khổng lồ trong cả tinh thần lẫn hoạt động để chống đối lại chuyển đổi số. Vấn đề nhân sự luôn là bài toán nan giải với mọi doanh nghiệp. Nó còn đặc biệt trở nên đau đầu hơn trong việc triển khai sử dụng phần mềm.
Thiếu đội ngũ xây dựng và vận hành
Sử dụng phần mềm trong công việc sẽ đổi mới một cách tổng thể bộ máy quản lý và toàn diện mô hình kinh doanh. Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số, thì tất nhiên cần một đội ngũ nhân sự có tư duy, phong cách làm việc theo định hướng công nghệ kỹ thuật số. Tuy nhiên, một trong những khó khăn khi sử dụng phần mềm trong doanh nghiệp là những nhân viên cũ có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm nhưng lại không có đủ kiến thức kỹ thuật số chuyên sâu để xây dựng và vận hành phần mềm. Còn những nhân sự trên thị trường lao động công nghệ, nhanh nhạy và luôn cập nhật nhanh chóng các xu hướng mới. Những nhân sự này lại không có nhiều hiểu biết về kinh tế để làm việc trong một doanh nghiệp.
Khả năng bị phụ thuộc vào phần mềm
Công nghệ là một con dao hai lưỡi. Sử dụng phần mềm sẽ mang đến rất nhiều lợi ích vượt trội, những đồng thời cũng khiến doanh nghiệp có khả năng bị phụ thuộc vào phần mềm. Nếu xảy ra một sự cố kỹ thuật thì việc thất thoáng dữ liệu là điều khó tránh khỏi. Do đó, nhiều doanh nghiệp để giảm thiểu khó khăn thường lựa chọn đi thuê ngoài phần mềm. Như vậy vừa tối ưu được chi phí vừa giúp đội ngũ xử lý vấn đề nhanh chóng.
Thuận lợi khi sử dụng phần mềm
Giảm chi phí vận hành dài hạn
Sử dụng phần mềm không chỉ khiến bộ máy doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru và hiệu quả. Mà còn giúp loại bỏ, cắt giảm bớt về chi phí, thời gian và nhân lực không cần thiết. Từ đó, cho phép doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều trong dài hạn, về thời gian, tiền bạc. Khoản tiết kiệm này sẽ dùng để chi cho các công tác quản lý, hành chính, nhân sự…
Tăng hiệu quả làm việc
Sử dụng phần mềm giúp các nhà lãnh đạo lên kế hoạch phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Khi sắp xếp hợp lý mọi quy trình làm việc trên một hệ thống vận hành thống nhất sẽ đảm bảo nhiệm vụ các bộ phận không bao giờ bị xung đột hoặc trùng lặp. Qua việc đảm bảo chuyên môn hóa từng bộ phận, sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự. Kết quả là giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ.
Dễ dàng quản lý
Phần mềm công nghệ cung cấp các phân tích, báo cáo chính xác, kịp thời. Đây là cơ sở đáng tin cậy để các lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn nhất. Ngoài ra, dịch vụ đồng bộ của điện toán đám mây còn cho phép người dùng có thể truy cập, nắm bắt thông tin và làm việc trực tuyến mọi lúc mọi nơi. Vì vậy, sử dụng phần mềm khiến công việc quản lý của các nhà lãnh đạo trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn bao giờ hết.
Dễ lưu trữ, quản lý tập trung và thống kê số liệu
Sử dụng phần mềm là giải pháp công nghệ tuyệt vời. Phần mềm cho phép doanh nghiệp lưu trữ, kiểm soát mọi dữ liệu một cách tập trung, chặt chẽ và hiệu quả. Những sai sót dữ liệu cơ bản, logic vô lý trong xử lý quy trình có thể được phát hiện và ngăn chặn ngay từ đầu bởi hệ thống tự động và thông minh.
Hệ thống phần mềm phối hợp, phân tích và khai thác thông tin dữ liệu từ nhiều bộ phận. Trên cơ sở đó, phân tích và kết xuất các báo cáo đa dạng, phù hợp với mọi yêu cầu của doanh nghiệp. Như vậy sẽ đưa ra những phương án kinh doanh phù hợp. Đặc biệt, các thông tin này đều được mã hóa với khả năng bảo mật dữ liệu được nâng cao. Vì vậy các thông tin sẽ được đảm bảo an toàn các bí mật kinh doanh.
Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
Tham khảo bài viết
Lãnh đạo doanh nghiệp Việt thời chuyển đổi số: Đừng chết như Kodak và Nokia!
