Trong bối cảnh công nghệ số phát triển không ngừng, việc quản lý tài liệu truyền thống không còn đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp hiện đại. EDMS (Electronic Document Management System) – Hệ thống quản lý tài liệu điện tử ra đời như một giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ và bảo mật tài liệu một cách hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ cung cấp những kiến thức cơ bản về EDMS, giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, lợi ích, và cách triển khai hệ thống này trong doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử – EDMS là gì?
EDMS – hệ thống quản lý tài liệu điện tử là một giải pháp phần mềm giúp tổ chức và quản lý tài liệu số, từ việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, bảo mật đến việc kiểm soát phiên bản và theo dõi sự thay đổi của tài liệu.
Các tính năng chính của EDMS bao gồm:
- Lưu trữ tài liệu: Lưu trữ tài liệu số dưới nhiều định dạng khác nhau như PDF, Word, Excel, và hình ảnh.
- Truy xuất tài liệu: Tìm kiếm và truy xuất tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Quản lý phiên bản: Theo dõi và quản lý các phiên bản khác nhau của tài liệu.
- Kiểm soát truy cập: Đảm bảo an ninh bằng cách kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa, hoặc xóa tài liệu.
- Chia sẻ tài liệu: Dễ dàng chia sẻ tài liệu với các thành viên trong tổ chức hoặc với bên ngoài.
- Theo dõi thay đổi: Ghi lại các thay đổi đã thực hiện trên tài liệu, ai đã thực hiện và khi nào.
EDMS giúp tăng hiệu quả công việc, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu, và cải thiện quản lý thông tin trong doanh nghiệp.
>< TÌM HIỂU THÊM về Quản lý tài liệu là gì? Các thành phần chính của quản lý tài liệu?
Thuật ngữ EDMS so với DMS: Có sự khác biệt nào không?
EDMS – Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và DMS – Hệ thống quản lý tài liệu thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng thực tế lại có một số khác biệt nhất định.
EDMS chỉ các hệ thống giúp quản lý tài liệu điện tử, trong khi DMS có thể chỉ các hệ thống như vậy và các hệ thống giúp quản lý tài liệu phi điện tử.
Bởi vì “DMS” chỉ đơn giản có nghĩa là “hệ thống quản lý tài liệu”, mà không yêu cầu các tài liệu mà nó quản lý phải được tạo hoặc lưu trữ theo bất kỳ định dạng cụ thể nào. Vì vậy, một tủ hồ sơ kim loại có nhãn lưu trữ các tài liệu viết sẽ được tính là DMS nhưng không phải là EDMS, chẳng hạn.
DMS thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp có nhu cầu cơ bản về quản lý tài liệu, giúp tổ chức và lưu trữ tài liệu một cách hiệu quả, đảm bảo an toàn và dễ truy xuất khi cần.
EDMS thì phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu cao hơn về tự động hóa và tích hợp quy trình làm việc, cần quản lý số lượng tài liệu lớn và phức tạp hơn. EDMS giúp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh liên quan đến tài liệu, giảm thiểu công việc thủ công và tăng cường hiệu quả hoạt động.
Ví dụ về EDMS
Một ví dụ điển hình về hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) là DocuWare. DocuWare cung cấp giải pháp mạnh mẽ cho việc số hóa và quản lý tài liệu, giúp doanh nghiệp lưu trữ, truy xuất và bảo mật thông tin một cách hiệu quả. Hệ thống này tích hợp các tính năng như tự động hóa quy trình làm việc, quản lý phiên bản, và kiểm soát truy cập, đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của tài liệu. Với DocuWare, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất thông qua việc xử lý tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
Còn nhiều giải pháp EDMS như Egnyte, Revver hay LogicalDOC. Các nền tảng như Google Drive, Microsoft OneDrive hay Dropbox cũng có thể được coi là một hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Mặc dù chúng có thể không cso các điều khiển phiên bản tinh vi và các tính năng có trong EDMS thông thường, nhưng chúng cung cấp nhiều tính năng của hệ thống quản lý tài liệu điện tử cốt lõi.
Vậy ai sẽ sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử?
Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức đều sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử – EDMS – dù cho họ có phân biệt được EDMS với DMS không? Miễn là họ có nhu cầu quản lý tài liệu một các hiệu quả (hầu hết tổ chức đều làm việc). Một số đối tượng thường sử dụng EDMS như:
- Các doanh nghiệp vừa và lớn có quy mô lớn thường phải quản lý khối lượng tài liệu khổng lồ và luôn yêu cầu tính bảo mật cao
- Các doanh nghiệp nhỏ, đừng cho rằng các doanh nghiệp nhỏ không cần EDMS, ngược lại họ có thể sử dụng chúng để tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu chi phí lưu trữ tài liệu.
- Các cơ quan chính phủ, ở đây việc tài liệu thường có tính bảo mật cao, nên quản lý tài liệu phù hợp là chìa khóa để các quy trình của chính phủ hoạt động hiệu quả và duy trình trách nhiệm giải trình trước công chúng.
- Các tổ chức phi lợi nhuận cần sử dụng EDMS để quản lý tài liệu liên quan đến quyên góp, tài trợ và hoạt động xã hội, luôn đảm bảo các khoản tiền quyên góp được sử dụng đúng mục đích.
Lợi ích của việc sử dụng EDMS
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp như:
- EDMS giúp tăng hiệu quả công việc nhờ khả năng tự động hóa các quy trình xử lý tài liệu như phê duyệt, chia sẻ và lưu trữ hay truy xuất tài liệu một cách nhanh chóng, từ đó giảm thiểu thời gian và công sức.
- Tiết kiệm chi phí là một lợi ích khác, khi EDMS giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy và không gian lưu trữ, đồng thời gian chi phí nhân sự nhờ tự động hóa các quy trình.
- Bên cạnh đó, EDMS nâng cao bảo mật thông tin với các công cụ kiểm soát truy cập và theo dõi hoạt động, đảm bảo chỉ những người có quyền mới có thể truy cập các tài liệu quan trọng.
Đầu tư vào một EDMS tốt, thiết lập các quy trình mạnh mẽ, cùng với đào tạo nhân viên về cách sử dụng nó, sẽ giải quyết các vấn đề về tài liệu như tìm kiếm. Nhân viên sẽ có thể dành thời gian sử dụng các tài liệu mà họ cần để hoàn thành tốt công việc thay vì mất thời gian cho việc tìm kiếm chúng.
Những nhược điểm tiềm ẩn của việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì?
Mặc dù hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có những nhược điểm tiềm ẩn cần xem xét:
- Chi phí đầu tư ban đầu cao: Triển khai một hệ thống EDMS đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu lớn, từ việc mua sắm phần mềm, cấu hình hệ thống, đào tạo nhân viên đến việc tích hợp với hệ thống hiện có.
- Khó khăn trong quá trình triển khai và chuyển đổi: Quá trình triển khai EDMS có thể phức tạp và mất nhiều thời gian, đặc biệt đối với các tổ chức có cấu trúc phức tạp hoặc quy mô lớn. Việc chuyển đổi từ hệ thống giấy sang điện tử cũng có thể gặp khó khăn.
- Sự phụ thuộc vào công nghệ và rủi ro hệ thống: Việc phụ thuộc quá nhiều vào công nghệ có thể gây ra rủi ro liên quan đến sự cố hệ thống, như mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật, tấn công mạng hay sự cố điện tử.
- Quản lý quy trình và duy trì: Duy trì và quản lý hệ thống EDMS là công việc không nhỏ. Việc giám sát và cập nhật liên tục để đáp ứng nhu cầu của tổ chức, bảo đảm tính bảo mật và tuân thủ các quy định cũng đòi hỏi sự chú ý đặc biệt.
Mặc dù có những nhược điểm này, nhưng nếu được triển khai và quản lý một cách hiệu quả, EDMS sẽ mang lại nhiều lợi ích lớn cho tổ chức trong việc quản lý tài liệu và cải thiện quy trình làm việc.
Các tính năng và thành phần cốt lõi của EDMS
Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS) là một công cụ quan trọng giúp tổ chức lưu trữ, quản lý và truy cập vào tài liệu điện tử một cách hiệu quả. Dưới đây là các tính năng và thành phần cốt lõi của EDMS:
Lưu trữ và quản lý tài liệu
EDMS cung cấp một không gian kỹ thuật số quan trọng và các doanh nghiệp sử sử dụng để lưu trữ tài liệu của họ, với lượng lưu trữ họ cần tùy thuộc vào:
- Các loại tệp và doanh nghiệp muốn lưu trữ
- Kich thước của mỗi tệp tin
- Tân suất và số lượng tài liệu, hồ sơ mà doanh nghiệp sẽ tạo ra
Phương pháp quản lý nội dung trong EDMS thường bao gồm tổ chức tài liệu thành các thư mục và phân cấp, cho phép người dùng dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm tài liệu theo cấu trúc logic
Tạo cấu trúc
Tạo cấu trúc là quá trình sắp xếp các tệp tài liệu trong EDMS giúp người dùng tìm hoặc quản lý chúng. Điều này có thể bao gồm:
- Tạo thư mục để người dùng có thể lưu trữ các tệp tài liệu theo một hệ thống phân cấp nhất định như “Thư mực” chứa “Thư mực con”….
- Lập chỉ mục, trong đó EDMS tạo một thư mục chứa tất các tài liệu được lưu trũ trong đó giúp người dùng có thể tìm kiếm các tài liệu một cách nhanh chóng.
- Tạo siêu dữ liệu hoặc tạo dữ liệu cung cấp thông tin bổ sung về một tài liệu (Thông tin có thể là tên tài liệu, tên người dùng tải tài liệu lên, ngày tài tài liệu lên,…) Siêu dữ liệu này không chỉ cung cấp thêm ngữ cảnh về tài liệu mà còn có thể hữu ích để theo dõi việc sử dụng tài liệu
Tìm kiếm và truy xuất thông tin
Bằng cách nhập từ khóa liên quan đến tên tài liệu của người dùng hoặc sử dụng bộ lọc tìm kiếm, người dùng sẽ có thể nhận được danh sách các tài liệu có liên quan đến truy vấn tìm kiếm của họ và tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm.
Tuy nhiên không phải EDMS nào cũng tuyệt vời trong việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu, vì vậy hãy thử kiểm tra xem bạn có thể dễ dàng tìm thấy các tài liệu trong các EDMS như thế nào trước khi quyết định chọn EDMS phù hợp. Hãy nhớ rằng càng nhiều tài liệu (hãy thêm các tài liệu khác ngoài tài liệu mẫu vào), thì các công cụ tìm kiếm và truy xuất của bạn càng cần phải mạnh hơn để tránh việc bạn phải tìm kiếm chính xác tệp phù hợp.
Khả năng tìm kiếm và truy xuất kém có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng đến mức có thể ảnh hưởng đến năng suất của doanh nghiệp (bởi vì nếu bạn cần thứ gì đó mà không tìm thấy, bạn sẽ phải tiếp tục tìm kiếm hoặc tạo lại nó – và cả hai lựa chọn đều tốn thời gian) nên hãy lựa chọn một EDMS thật sự phù hợp.
Chia sẻ và kiểm soát các phiên bản tài liệu
EDMS cho phép người dùng chia sẻ tài liệu với các đối tác hoặc thành viên trong tổ chức một cách an toàn và hiệu quả. Tuy nhiên việc chia sẻ này cần phải được cấp quyền truy cập để có thể kiểm soát những ai có thể xem và chỉnh sửa tài liệu. Ngoài ra tính năng cộng tác của EDMS cho phép chúng ta dễ dàng quản lý các tác vụ liên quan đến nhiều người dùng làm việc trên cùng một tài liệu (Ví dụ như cấp quyền chỉnh cho người dùng chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu và quyền xem nhưng không chỉnh sửa cho người dùng cần đọc tài liệu đó)
Còn có một số EDMS sẽ cung cấp một vài tính năng như bình luận, thông báo tin nhắn tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp từ xa giữa nhiều nhóm với nhau.
Trong khi đó, quản lý và kiểm soát các phiên bản khác nhau của tài liệu giúp ngăn ngừa việc mất mác dữ liệu và cho phép người dùng quay lại các phiên bản cũ khi cần thiết. Khả năng khôi phục các phiên bản trước sẽ chứng minh là cứu cánh nếu người dùng cần kiểm tra nội dung của tài liệu trông như thế nào trước khi người khác cập nhật.
Bảo mật thông tin
Mặc dù mọi doanh nghiệp đều sở hữu các tài liệu và thông tin nhạy cảm, nhưng không phải doanh nghiệp nào đều có thể xử lý. Vì vậy tốt nhất nền có một EDMS có các tính năng bảo mật mạnh mẽ như:
- Hệ thống cấp phép quyền truy cập vào các tài liệu
- Mã hóa
- Xác thực đăng nhập hai yêu tố
Tích hợp và mở rộng
Tích hợp và mở rộng là hai yếu tố then chốt giúp Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS) trở thành một giải pháp toàn diện và linh hoạt cho các tổ chức.Khi tích hợp hệ thống cho phép EDMS kết nối dễ dàng với các công cụ và nền tảng khác như Microsoft Office, Google Workspace, và các hệ thống quản lý doanh nghiệp như ERP, CRM, và HRM. Điều này không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn đảm bảo thông tin tài liệu được cập nhật và quản lý một cách liền mạch.
EDMS cũng hỗ trợ tích hợp với các nền tảng lưu trữ đám mây phổ biến như Dropbox, OneDrive, và Box, giúp người dùng truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi. Khả năng mở rộng của EDMS bao gồm việc mở rộng dung lượng lưu trữ và thêm các tính năng mới thông qua plugin và API. Điều này giúp hệ thống dễ dàng thích nghi và phát triển cùng với nhu cầu của tổ chức.
Quản lý tài liệu của bạn đúng cách
Trừ khi tổ chức của bạn chỉ dựa vào các tài liệu bản cứng, thì việc cần đến EDMS là điều gần như không thể tránh khỏi. Nếu bạn đang nghĩ đến việc sử dụng một EDMS (hoặc thay thế một EDMS hiện có), hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Bạn thường sắp xếp các tài liệu như thế nào?
- Bạn thường dành bao nhiêu thời gian để tìm kiếm tài liệu?
- Khối lượng và loại tài liệu nào cần được quản lý?
- Khả năng lưu trữ và khả năng mở rộng như thế nào?
- Tính năng tìm kiếm và truy xuất tài liệu có mạnh mẽ, linh hoạt như bạn mong muốn không?
- Các tính năng bảo mật có đáp ứng yêu cầu của bạn không?
- Khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có như thế nào?
Bằng cách trả lời những câu hỏi trên, bạn có thể xác định rõ ràng nhu cầu của tổ chức mình và chọn được hệ thống EDMS phù hợp nhất. Một EDMS tốt không chỉ giúp bạn quản lý tài liệu hiệu quả mà còn tăng cường bảo mật, tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu suất tổng thể của tổ chức. Vậy làm thế nào để có thể lựa chọn EDMS phù hợp, cùng tham khảo bài viết :”Cách đánh giá, lựa chọn Phần mềm Quản lý Tài liệu phù hợp và hiệu quả” nhé!
Tuy nhiên, bạn cũng nên nhớ rằng một mình EDMS không thể giải quyết được mọi vấn đề, vì vậy hãy xây dựng các thông lệ nhất quán để giúp cho EDMS của bạn an toàn và có tổ chức.
Kết luận
Sử dụng EDMS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng sẽ vướng lại rất nhiều thách thức khi sử dụng nó. Hãy lựa chọn một EDMS phù hợp với doanh nghiệp của bạn để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất làm việc.
ĐỌC THÊM:
