Mặc dù thế giới đang bước chân vào thời đại công nghiệp 4.0, nhiều doanh nghiệp vẫn đang lãng phí công sức và thời giờ vào việc thực hiện thủ tục nhân sự theo cách thủ công. Một trong những nguyên nhân sâu xa của vấn đề này là do họ chưa tìm được một phần mềm nhân sự phù hợp.
Thủ tục nhân sự mất thời gian và thiếu chính xác
Trong doanh nghiệp, đặc biệt đối với những tập đoàn lớn với hàng trăm, hàng nghìn nhân viên, việc thực hiện các thủ tục nhân sự là một gánh nặng lớn đối với các nhân viên nhân sự. Trong suốt vòng đời làm việc tại một doanh nghiệp từ lúc người lao động bắt đầu được tuyển dụng đến khi chấm dứt hợp đồng lao động, rất nhiều các thủ tục nhân sự mà nhà quản lý nhân sự cần thực hiện cho người lao động, đơn cử như:
- Ký kết, gia hạn hợp đồng lao động
- Đào tạo
- Bổ nhiệm
- Miễn nhiệm
- Kiêm nhiệm
- Thay đổi lương và chế độ
- Bảo hiểm Xã hội
- Đánh giá
- Khen thưởng, kỷ luật
- Thanh lý hợp đồng…
Mỗi một thủ tục nhân sự trên có thể được xây dựng thành từng quy trình hoặc hướng dẫn cụ thể với nhiều hồ sơ, giấy tờ cần hoàn thành, ký tá và lưu trữ. Việc này có thể không phải hoạt động mất quá nhiều sức ép về mặt chất xám nhưng lại mất thời gian trong hoàn thiện hồ sơ, giấy tờ đảm bảo tiến độ và tính chính xác. Với số lượng nhân sự không nhiều, thực hiện thủ tục nhân sự một cách thủ công (thực hiện thông qua MS office) sẽ không tốn nhiều thời gian.
Cái mất thời gian ở đây chính là việc thiếu mẫu báo cáo, các biểu mẫu không đồng nhất, thiếu thông tin có sẵn, thông tin không chính xác, không đồng bộ hay phân tán nhiều nơi…chưa kể đến các quy trình thủ tục bị rườm rà, không cần thiết. Do vậy, nếu không có công cụ hỗ trợ tốt, thì công tác hành chính nhân sự này sẽ gây tốn quá nhiều thời gian của nhân sự thực hiện, khiến nhà quản lý nhân sự không có thời gian thực hiện công tác quản lý nhân sự tầm cao hơn.
Mức độ áp dụng phần mềm nhân sự trong doanh nghiệp
Do các doanh nghiệp thường sẽ ưu tiên triển khai các phần mềm trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh nên không phải doanh nghiệp nào cũng ưu tiên cho phần mềm nhân sự.
Phần mềm nhân sự vẫn chưa được áp dụng rộng rãi, toàn diện trên thế giới. Theo khảo sát của Criteria Blog năm 2019, khoảng 19% chuyên gia tuyển dụng hiện không sử dụng bất kỳ hệ thống nào nhưng đang cân nhắc sử dụng một hệ thống trong tương lai. 20% trong số khảo sát chưa bao giờ nghĩ đến việc sử dụng công cụ hỗ trợ.
Không có phần mềm hỗ trợ, những thủ tục nhân sự đặt lên đôi vai người làm nhân sự một trọng trách và áp lực rất lớn. Khi phải đối mặt với quá nhiều giấy tờ và thông tin ấy, những nhân viên nhân sự mệt mỏi không thể tránh khỏi khả năng bị sai sót trong quá trình ghi chép và hoàn thiện hồ sơ, thủ tục. Chưa kể, nó còn làm thâm hụt thời gian và hiệu quả của doanh nghiệp.
Vậy, cách nào để giảm tải được áp lực thực hiện thủ tục nhân sự? Tiết kiệm được thời gian, nguồn lực? Nội dung dưới đây làm rõ hơn những tính năng của Phần mềm quản lý nhân sự nền tảng digiiHRcore trong việc giải phóng thời gian và nâng cao hiệu quả trong thực hiện thủ tục nhân sự.
Những biểu mẫu sẵn giúp doanh nghiệp thực hiện chuẩn thủ tục nhân sự
Không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn các biểu mẫu tờ trình, quyết định hoặc các văn bản liên quan đến nhân sự để sử dụng đồng bộ. Quản lý nhân sự có thể phải tìm kiếm trên mạng, xin từ các hội nhóm nhân sự, bạn bè trong nghề…song, không phải biểu mẫu nào cũng đúng thể thức và format chuẩn. Khi cần làm thủ tục mới, quản lý nhân sự lại phải tìm kiếm, giảm tính chủ động và tốn thời gian cho việc xử lý. Trong hoàn cảnh ấy, digiiHRcore thực sự là một liều thuốc chữa lành cho nỗi đau của nhân viên nhân sự. Với Phần mềm Quản lý Nhân sự nền tảng – digiiHRcore giờ đây người làm nhân sự không còn phải gồng gánh những trách nhiệm nặng nề trong việc thực hiện thủ tục.
Các biểu mẫu chuẩn văn phong, thể thức được thiết lập có sẵn trên phần mềm để chỉ trong tíc tắc có thể lựa chọn và sử dụng cho doanh nghiệp mình. Mặt khác, quản lý nhân sự có thể tự chủ động điều chỉnh form mẫu theo nhu cầu của doanh nghiệp mình mà không cần lập trình hay cần am hiểu về công nghệ phần mềm. Đơn giản là chỉnh file thân thiện như Word, nhập lên hay tải về như những thao tác quen thuộc thường ngày. digiiHRcore lưu trữ nhiều biểu mẫu tờ trình, quyết định phù hợp với từng nghiệp vụ nhân sự cần có trong doanh nghiệp để nhà quản lý nhân sự lựa chọn linh hoạt và ngay lập tức. Đồng thời, phần mềm có thể tùy biến, giúp bổ sung thêm những biểu mẫu theo yêu cầu từng doanh nghiệp.
Với nhiều nhà quản lý nhân sự, digiiHRcore thực sự đã được khẳng định là công cụ tiện ích và hỗ trợ lớn để đảm bảo hồ sơ thủ tục đầy đủ và đúng yêu cầu.
Dữ liệu nhân sự được tự động đưa vào biểu mẫu trên phần mềm
Để soạn thảo quyết định bổ nhiệm hay thanh lý hợp đồng lao động, điền thông tin vào hồ sơ cho một nhân sự không đáng ngại. Tuy nhiên, nếu với số lượng nhân sự đông thì các thủ tục kèm theo như BHXH, ký kết hợp đồng, khen thưởng kỷ luật…liên tục cần thực hiện, số lỗi soạn thảo văn bản, thông tin sai lệch cũng theo đó tăng lên.
Để giải quyết vấn đề này, digiiHRcore giúp nhân sự thực hiện quy trình hết sức đơn giản và dễ dùng:
- Chọn nhân sự để thực hiện thủ tục
- Dựa trên nhu cầu và kế hoạch
- Hoặc dựa trên cảnh báo tự động từ hệ thống (VD với đến hạn hợp đồng lao động)
- Điền một số thông tin bổ sung (VD thông tin vị trí bổ nhiệm mới, thông tin mức lương điều chỉnh…)
- Tiến hành thủ tục: toàn bộ các thông tin đã có sẵn trong hồ sơ nhân sự trên phần mềm như Họ tên, chức danh hiện tại, mức lương hiện tại…kèm các thông tin bổ sung trên đều được tự động chuyển vào biểu mẫu theo format có sẵn (tờ trình, quyết định tương ứng thủ tục đã chọn)
- Xem trước bản dự thảo trên phần mềm
- In văn bản để trình ký
- Duyệt văn bản để các thông tin điều chỉnh được tự động ghi nhận trên hệ thống và tự động chuyển vào hồ sơ nhân sự để quản lý và ghi nhận quá trình điều chỉnh của nhân sự
Số hóa tài liệu nhân sự
Thay vì soạn thảo văn bản cho thủ tục nhân sự trên word, excel, giờ đây, tại digiiHRcore, quản lý nhân sự sẽ hoàn toàn xây dựng các hồ sơ liên quan đến thủ tục nhân sự trên phần mềm. Sau khi xuất file, in và trình ký văn bản, thì quản lý nhân sự có thể scan văn bản và đưa ngược lại lên phần mềm để lưu trữ tương ứng trong hồ sơ nhân sự online.
Trường hợp doanh nghiệp muốn hoàn toàn thực hiện trên phần mềm, có thể sử dụng chữ ký số cho người lao động và người sử dụng lao động để gắn chữ ký số vào toàn bộ văn bản liên quan đến nhân sự. Việc tạo các văn bản trên phần mềm dưới dạng dữ liệu, đồng thời lưu trữ văn bản dưới dạng bản scan chính là quá trình số hóa tài liệu trong hoạt động nhân sự. Số hóa tài liệu nhân sự có thể được thực hiện triệt để tức là hoàn toàn không in văn bản lưu dưới dạng giấy tờ hoặc số hóa một phần tức là vừa lưu dữ liệu, văn bản dưới dạng dữ liệu đã được đánh mã và vừa lưu bản cứng (scan) tương ứng dữ liệu.
Với chức năng số hóa tài liệu, digiiHRcore giải quyết được nhiều vấn đề nhức nhối trong doanh nghiệp:
- Giảm lãng phí thời gian nhập thông tin nhân sự trong quá trình làm thủ tục
- Nâng cao tính minh bạch trong thực hiện thủ tục
- Tăng tính chính xác của thông tin do được tích hợp thông tin tự động
- Nâng cao hiệu quả làm việc khi toàn bộ hoạt động tìm kiếm, lọc thông tin, lưu trữ một cách nhanh chóng
- Tăng tính bảo mật
- Đảm bảo an toàn trong lưu trữ tài liệu, tránh mất mát và không phụ thuộc các yếu tố ngoại cảnh như thời tiết, điều kiện bảo quản,…
Như vậy, digiiHRcore còn giúp nhân viên nhân sự dễ dàng tìm thông tin, hỗ trợ thủ tục duyệt nhanh, đẩy nhanh tiến độ các thủ tục, tránh được trường hợp phải đánh đi đánh lại, và những thông tin ấy còn đầy đủ, ngày, giờ, người ký, soạn thảo.
Mặt khác, với tính năng giúp nhân viên đăng ký trước thời gian đi làm, đi muộn, về sớm, digiiHRcore giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản lý thời gian làm việc và lập kế hoạch nhân lực, vật lực cho công việc đáp ứng cao kế hoạch được giao.
Cung cấp báo cáo về nhân sự
Toàn bộ các thông tin về nhân sự, quá trình hoạt động nhân sự phát sinh trong thời gian làm việc tại công ty đều được tổng hợp, ghi nhận đồng bộ trên phần mềm. Từ đó dữ liệu nhân sự ngày càng được làm giàu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào, quản lý nhân sự nào cũng nắm bắt hoặc khai thác được hết các dữ liệu nhân sự để phân tích nhân sự doanh nghiệp, làm căn cứ cho việc xây dựng, điều chỉnh các chính sách, quy chế nhân sự để duy trì nguồn lực một cách đầy đủ về số lượng và chất lượng.
Một số những báo cáo cơ bản nhất và quan trọng trong quản lý nhân sư, ví dụ như báo cáo:
- Biến động nhân sự
- Cơ cấu nhân sự
- Chấp hành nội quy
- Hiệu quả sử dụng nhân sự
- Hiệu quả tuyển dụng
- Hiệu quả đào tạo
digiiHRcore có hệ thống báo cáo có sẵn, đa chiều, thời gian thực giúp nhà quản lý ra các quyết định nhanh chóng và hiệu quả, hỗ trợ tốt hơn trong việc điều chỉnh, chuẩn hóa quy trình, thủ tục nhân sự hay các chính sách phát triển nguồn nhân lực.
Nhìn chung, phần mềm nhân sự là một công cụ hữu ích không thể thiếu đóng góp phần lớn vào việc quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, phần mềm nhân sự nên được áp dụng rộng rãi hơn trong doanh nghiệp.
