Công cụ quản lý hiệu suất doanh nghiệp (KPI) là công cụ cho biết doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hay không so với các mục tiêu chiến lược. Mặc dù đo lường và giám sát hiệu quả kinh doanh là công việc rất quan trọng nhưng nếu các doanh nghiệp thiếu sự tập trung cần thiết trong việc thiết lậ hệ thống chỉ tiêu sẽ dẫn đến việc phải theo dõi và đo đếm quá nhiều dữ liệu, gây ra lãng phí nguồn lực của công ty (vì thời gian và tiền bạc được doanh nghiệp sử dụng cho việc đo lường, trong khi lại thiếu sự tập trung vào các mục tiêu trọng yếu. Do đó việc lựa chọn chỉ tiêu KPIs phù hợp với doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo triển khai KPI thành công.
Vậy chỉ tiêu KPI nào sẽ mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn và một chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành hoặc người quản lý nên lựa chọn KPIs như thế nào? Dưới đây là các yếu tố lựa chọn KPI hiệu quả mà bạn nên tham khảo:
Lựa chọn KPIs phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp
Với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, các chỉ số về hiệu suất kinh doanh có mối quan hệ ràng buộc với các nhiệm vụ mà từng cá nhân và tập thể cần phải đạt được. Các chỉ số hiệu suất phải được giới hạn bởi các mục tiêu này. Nhưng nhiệm vụ này sẽ phức tạp hơn bởi thực tế bởi tất cả các doanh nghiệp đều có các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Nên vấn đề đặt ra là doanh nghiệp sẽ áp dụng phương pháp tiếp cận từ trên xuống hay từ dưới lên để quản lý hiệu suất. Dưới đây là một vài mẹo để giúp bạn điều hướng sự phức tạp này:
Chọn KPIs khác nhau cho các cấp quản lý khác nhau
Giám đốc điều hành đặt vấn đề quan tâm đến các mục tiêu trung và dài hạn; quản lý với các mục tiêu trung và ngắn hạn, các trưởng phòng ban với các mục tiêu ngắn hạn. Thay vì cố gắng xây dựng KPI chung cho tất cả các nhóm này, hãy chọn KPI cho mỗi người dùng dựa trên mục tiêu của họ và các mảng kinh doanh mà họ chịu trách nhiệm.
Chọn KPIs được thông báo bằng cả số liệu hiệu suất từ trên xuống và từ dưới lên.
Các KPI hiệu quả sẽ gắn liền với các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp thông qua sản phẩm. Một ví dụ hoàn hảo về KPI thể hiện sự ràng buộc này là tỷ lệ giới thiệu khách hàng. Đây là KPI đo lường tỷ lệ khách hàng hiện tại giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty cho người khác. KPI này đo lường sự hài lòng của khách hàng hiện tại thông qua sự tham gia của khách hàng và lòng trung thành với thương hiệu. Ở cấp độ giám đốc điều hành, KPI đề cập đến chiến lược tiếp thị hiệu quả, năng suất của đội ngũ bán hàng và khả năng biến những lời giới thiệu thành đơn hàng và hợp đồng.
Đảm bảo KPIs bạn chọn có thể đạt được
Sẽ rất khó để chọn KPIs cho doanh nghiệp nếu dữ liệu của KPI quá ít và thiếu thốn về thông số hoặc nếu làm như vậy sẽ rất tốn kém. Để đánh giá chi phí / lợi ích của việc chọn KPI cụ thể, doanh nghiệp cần phải trả lời những điều sau:
- Tôi cần những điểm dữ liệu nào để đo KPI này?
- Những công nghệ và quy trình nào tôi cần triển khai để truy cập dữ liệu một cách thường xuyên?
- Tôi cần những công nghệ và quy trình nào để trình bày KPI này cho các bên liên quan và nhà đầu tư?
- Tất cả chi phí này sẽ là bao nhiêu và lợi nhuận tiềm năng là bao nhiêu?
Chọn KPI có nguồn dữ liệu chính xác
Một cân nhắc quan trọng khác trong việc lựa chọn KPIs cho doanh nghiệp là tính chính xác của dữ liệu đưa vào KPI và độ tin cậy của KPI trong việc dự đoán hiệu quả kinh doanh. Doanh nghiệp cần đặt ra các câu hỏi như khi lựa chọn KPI:
- KPI có bao gồm tất cả các thông tin cần thiết không? Hãy quay trở lại Chi phí giành được khách hàng (CAC). Để có thông tin chính xác về CAC, bạn có thể cần phải lấy và tổng hợp dữ liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau như tiếp thị, bán hàng và quản trị viên… Dữ liệu này có thể đến từ các nền tảng tiếp thị như Adwords, bảng tính Excel, CRM. Việc đọc CAC chính xác đòi hỏi phải thu thập tất cả thông tin này, chỉnh sửa và hiển thị trong một số liệu duy nhất. Trong những trường hợp này doanh nghiệp có thể bị bỏ qua các nguồn dữ liệu quan trọng khó xếp vào số liệu. Điều này có thể ảnh hưởng tới dữ liệu của KPI làm sai lệch các chỉ tiêu gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Việc lựa chọn KPIs phù hợp với chiến lược, đo lường được, có tính thách thức và có nguồn dữ liệu tốt (đầy đủ, kịp thời, chính xác) có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống chỉ tiêu KPI phản ánh đúng bức tranh hiệu suất của doanh nghiệp, từ đó giúp chủ doanh nghiệp hoặc nhà điều hành ra quyết định quản lý và kinh doanh kịp thời và đúng đắn.
Tham khảo bài viết
