Bảng lương là bảng báo cáo làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập ngoài tiền lương cho người lao động. Kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong doanh nghiệp đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương.
Bảng lương được lập hàng tháng dựa trên một số cơ sở. Một số cơ sở để lập bảng tính lương là các chứng từ liên quan như: Bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán,.. Chính vì vậy, tính lương đòi hỏi nhân sự phải thật sự chính xác, tỉ mỉ, chỉ cần một sai xót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng lớn tới doanh nghiệp.
Căn cứ vào thông tin liên quan, cuối mỗi tháng nhân viên tiền lương lập Bảng lương chuyển cho Trưởng phòng Nhân sự duyệt, sau đó Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký duyệt. Sau đó, gửi cho kế toán lập phiếu chi và phát lương. Bảng thanh toán tiền lương sẽ được lưu tại phòng kế toán của đơn vị. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay.
Các mẫu bảng lương hiện nay
Dưới đây là một số mẫu bảng tính lương phổ biến hiện nay doanh nghiệp có thể tham khảo:
Hình thức tính lương phổ biến
Có nhiều hình thức tính lương như: tính theo lương khoán, theo sản phẩm, theo doanh thu,… Mỗi hình thức lại có một công thức khác nhau. Tất cả đều phải đảm bảo nguyên tắc chính xác và đúng thời hạn.
Tính lương theo thời gian
Đây là hình thức tính lương theo thu nhập của một người phụ thuộc vào hai yếu tố. Thứ nhất là số thời gian lao động thực tế trong tháng và thứ hai là trình độ thành thạo nghề nghiệp của người lao động.
Chế độ trả lương theo thời gian có ưu điểm là khi sử dụng trong bảng tính lương đơn giản và dễ tính toán. Nhưng nhược điểm là chỉ mới xem xét đến mặt số lượng, chưa để tâm đến chất lượng. Vì thế nên vai trò kích thích sản xuất của người lao động bị hạn chế.
Tuy nhiên, trong thực tế nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức trả lương này. Hình thức này phù hợp cho đối tượng nhân viên chưa đưa ra được định mức lao động cho công việc của họ. Có 2 cách trả lương theo thời gian mà DN thường áp dụng trong bảng tính lương:
Trả lương theo tháng: trả một lần hoặc nửa tháng một lần theo thời điểm cố định mà đôi bên thỏa thuận.
Trả lương theo giờ, ngày, tuần: trả sau giờ, ngày, tuần làm việc; hoặc, được trả gộp theo thỏa thuận của đôi bên, nhưng ít nhất 15 ngày phải được trả gộp một lần.
Tính lương theo sản phẩm
Hình thức tính lương và trả lương theo sản phẩm là hình thức dành cho người lao động theo số lượng và chất lượng sản phẩm. Đây là hình thức gắn liền năng suất lao động với thù lao lao động. Hình thức này khuyến khích người lao động nâng cao năng suất làm việc và góp phần tăng sản phẩm.
Công thức: Lương sản phẩm = Sản lượng sản phẩm * Đơn giá sản phẩm
Tính lương khoán
Đối với hình thức trả lương khoán, việc tính lương sẽ được căn cứ vào khối lượng, chất lượng công việc và thời gian phải hoàn thành.
Tính chất công việc và điều kiện sản xuất, kinh doanh, NSDLĐ chọn hình thức trả lương bảo đảm tiền lương được trả gắn với kết quả công việc. Điều này khuyến khích người lao động nâng cao hiệu quả, năng suất lao động. Việc lựa chọn hoặc thay đổi hình thức trả lương phải thể hiện trong hợp đồng lao động.
Một số lưu ý khi sử dụng bảng lương
Để có thể làm được bảng tính lương thì trước hết cần am hiểu vấn đề về kế toán tiền lương. Dưới đây là những điều cần có khi thực hiện tính lương hoặc hoàn thiện các thủ tục chứng từ kế toán tiền lương:
- Hồ sơ đăng ký thang bảng lương
- Hợp đồng lao động (xem thật kỹ để biết mức lương người lao động được trả, các khoản tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm đều được quy định tại đây.)
- Hồ sơ, thủ tục đăng ký tình hình sử dụng lao động
- Thủ tục đăng ký nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
- Thông tin thành lập công đoàn cơ sở
- Bảng chấm công
- Bảng lương hàng tháng, lương tháng 13 (giám đốc sẽ quy định việc tính lương theo ca, theo ngày, theo tháng hay theo sản phẩm…)
- Các thủ tục, chứng từ liên quan đến vấn đề nghỉ khám chữa bệnh, tai nạn lao động, nghỉ thai sản do BHXH chi trả, nghỉ hưởng lương hưu, trợ cấp nghỉ việc
Nguyên tắc khi trả lương ở doanh nghiệp
Doanh nghiệp có trách nhiệm trả lương đầy đủ và đúng thời hạn cho NLĐ. Thời hạn trả lương do đôi bên thỏa thuận hoặc theo quy chế của doanh nghiệp. Trong suốt quá trình làm việc cần chú ý những điều sau:
- Chấm công đầy đủ và chuẩn xác
- Điền mức lương cơ bản theo quy định hoặc hợp đồng của công ty nơi bạn làm việc
- Chú ý các công thức, tính đủ cho từng người
- Khi làm bảng tính lương cho công nhân theo sản phẩm, không được tính toán sai lệch gây thiệt hại cho nhân viên
- Khi làm trên phần mềm tính lương pảhi đảm bảo dữ liệu đầu vào đã đầy đủ
Nếu vì thiên tai, hỏa hoạn hoặc vì lý do bất khả kháng khác và doanh nghiệp đã tìm mọi biện pháp khắc phục. Tuy nhiên, dựa vào thời hạn trả lương theo thoả thuận trong hợp đồng, DN không thể trả chậm quá 1 tháng. Nếu không từ ngày hết hạn trở đi, doanh nghiệp sẽ phải chịu lãi suất tối thiểu khi huy động tiền gửi của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm trả chậm.
Có giải pháp nào tốt hơn Excel để làm bảng tính lương hay không?
Bảng lương Excel không những gây mất thời gian để làm mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp. Dựa vào một số mẫu bảng lương được nêu ở trên, hẳn bạn đã thấy được lượng thông tin khi tổng hợp trên file Excel vô cùng lớn. Hơn nữa, chúng còn lên tới con số hàng chục file lưu trữ. Ví dụ như: file chấm công, danh sách nhân sự, theo dõi ngày phép, bảo hiểm, nhân sự mới, theo dõi phạt thưởng, ứng lương,…
Chính vì thế, khi tổng hợp tất cả dữ liệu từ file excel, bộ phận nhân sự sẽ phải mất ít nhất 3 ngày để làm xong bảng lương cho nhân viên. Chưa kể các thao tác thủ công không phải lúc nào cũng chính xác 100%, do đó họ cần thêm thời gian chỉnh sửa.
Cụ thể hơn, làm bảng lương bằng Excel tiềm ẩn các rủi ro khác nhau như sau:
- Khả năng bảo mật không đảm bảo
- Kĩ năng tổng hợp chưa hoàn thiện
- Gây khó hiểu với tất cả những người khác, không thể “thừa kế” cho người sau
- Không đáp ứng đủ nhu cầu khi doanh nghiệp mở rộng quy mô
Phần mềm tính lương digiiC&B – chủ động, linh hoạt và tối ưu
Với lợi thế từ doanh nghiệp tư vấn hệ thống quản lý lâu đời, digiiC&B đảm bảo một Quy trình chặt chẽ, logic và rõ ràng theo chuẩn nghiệp vụ tính lương. Phần mềm với quy trình logic từ thiết kế đến thực hiện, từ tần suất sử dụng thường xuyên đến không thường xuyên:
- Báo cáo lương tự động
- Chấm công, tính lương và các chế độ
- Áp dụng chính sách (ban hành các quyết định chi tiết đến từng nhân sự theo chính sách)
- Thiết lập ban đầu (thông tin cơ cấu, nhân sự, danh mục cần có và chính sách)
Đặc tính nổi bật
- Phần mềm duy nhất có công cụ và CSDL để doanh nghiệp có thể tự thiết kế và thay đổi
- Ngân hàng dữ liệu có sẵn tùy thuộc ngành nghề – dựa trên kinh nghiệm tư vấn gần 20 năm cho nhiều công ty lớn.
- Báo cáo hình ảnh hóa được cập nhật liên tục, linh hoạt và hấp dẫn
- Hỗ trợ thường xuyên bởi đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm
Lợi ích vượt trội
- Quản lý nhân sự theo hướng “phát triển nguồn nhân lực”
- Tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu và chuyển đổi dữ liệu
- Tập trung vào nhu cầu của nhà quản lý
- Phần mềm duy nhất cho phép tự thiết kế hệ thống và công cụ quản lý
- Tận dụng kinh nghiệm thực tế của đội ngũ tư vấn
Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
