Thay đổi luôn là một thách thức lớn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Từ rào cản văn hóa, chính trị đến những trở ngại trong vận hành, mọi yếu tố đều có thể cản bước doanh nghiệp tiến về phía trước. Thế nhưng, không đổi mới đồng nghĩa với việc tụt lại phía sau. Đó là lý do vì sao Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter trở thành kim chỉ nam giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn, thích nghi và bứt phá mạnh mẽ.
Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter là gì?
Mô hình 8 bước thay đổi của John Kotter là một khung lý thuyết phổ biến để triển khai thành công sự thay đổi trong tổ chức và được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp. Công cụ này được giới thiệu lần đầu trong cuốn sách “Leading Change” của ông, dựa trên nhiều năm nghiên cứu cho thấy chỉ có 30% khả năng thành công trong việc thay đổi một tổ chức.
Thay đổi có thể đến từ việc áp dụng công nghệ mới, hoạt động sáp nhập và mua lại (M&A) doanh nghiệp, thay đổi chiến lược, chuyển đổi văn hóa,…
Đôi nét về John Kotter
John P. Kotter, giáo sư tại Trường Kinh doanh Harvard, được biết đến trên toàn thế giới như một chuyên gia hàng đầu về lãnh đạo và quản lý sự thay đổi.
Cuốn sách bán chạy nhất của ông, “Leading Change”, phân tích những sai lầm mà các tổ chức thường mắc phải khi thực hiện thay đổi và giới thiệu quy trình 8 bước giúp triển khai thay đổi thành công. Cuốn sách này được nhiều nhà quản lý trên toàn cầu xem như “kinh thánh” về quản lý sự thay đổi.
Phân tích từng bước trong mô hình 8 bước thay đổi của Kotter
Cách đơn giản nhất để hiểu rõ mô hình 8 bước thay đổi của Kotter là xem xét từng bước trong quy trình. Dưới đây là 8 bước quan trọng trong mô hình Kotter và cách thức bạn có thể áp dụng vào thực tiễn kinh doanh trong doanh nghiệp mình:
Bước 1: Tạo cảm giác cấp bách của sự thay đổi
Bước đầu tiên là tạo ra cảm giác cấp bách về sự cần thiết của thay đổi.
Để đảm bảo quá trình thay đổi thành công, tất cả nhân viên phải cảm thấy rằng thay đổi là điều tất yếu để tổ chức và cá nhân phát triển. Nếu họ không ủng hộ, động lực thay đổi sẽ khó duy trì và kết quả có thể không bền vững. Mục tiêu của bước này là chuẩn bị cho nhân viên về sự thay đổi sắp tới và khuyến khích họ tham gia.
Dưới đây là những việc cần làm để tạo ra một môi trường nơi tất cả mọi người đều nhận thức được vấn đề hiện tại và có động lực tham gia giải quyết:
- Xác định vấn đề và cơ hội của công ty (có thể sử dụng phân tích SWOT).
- Thảo luận cởi mở với nhân viên về lý do cần thay đổi.
- Tạo buổi thảo luận về thách thức, rủi ro và giải pháp.
- Nhận sự hỗ trợ từ các bên liên quan và chuyên gia trong ngành.
Bước 2: Thành lập đội nhóm đại diện để dẫn dắt sự thay đổi
Bước này tập trung vào việc xây dựng một đội ngũ mạnh, có đủ kỹ năng, trình độ, uy tín, mối quan hệ và quyền hạn để dẫn dắt các sáng kiến thay đổi và ảnh hưởng đến các bên liên quan. Tùy thuộc vào tính chất của thay đổi, quy mô nhóm có thể khác nhau.
Một đội ngũ hiệu quả nên bao gồm:
- Nhà tài trợ (Sponsor): Thường là một giám đốc cấp cao chịu trách nhiệm về các sáng kiến thay đổi. Họ hỗ trợ ở cấp điều hành và cung cấp đủ nguồn lực để thực hiện những sáng kiến này.
- Nhóm hướng dẫn cấp cao (Senior guiding team): Được lựa chọn bởi nhà tài trợ, bao gồm những nhà lãnh đạo có ảnh hưởng trong lĩnh vực liên quan. Nhóm này chịu trách nhiệm xây dựng tầm nhìn, chiến lược, phân bổ nguồn lực, loại bỏ rào cản, thúc đẩy tổ chức, giải quyết vấn đề và giao tiếp với các bên liên quan.
- Nhóm hướng dẫn thực địa (Field guiding team): Bao gồm những cá nhân uy tín, đại diện cho các bộ phận trong công ty tham gia vào quá trình thay đổi. Họ đóng vai trò quảng bá tầm nhìn của tổ chức và dẫn dắt quá trình triển khai thực hiện.
- Các nhóm thực hiện thay đổi (Change teams): Gồm các nhà quản lý và giám sát viên, có nhiệm vụ đảm bảo tất cả các công việc được thực hiện hiệu quả và đúng tiến độ. Họ cũng tham gia vào việc phát triển và triển khai chương trình thay đổi.
Bước 3: Xây dựng tầm nhìn rõ ràng
Mục tiêu của bước này trong mô hình Kotter là xây dựng một tầm nhìn rõ ràng cho các sáng kiến của công ty và lập kế hoạch chiến lược hiệu quả để giúp đội ngũ đạt được mục tiêu.
Tầm nhìn giúp thúc đẩy các thành viên trong nhóm bằng cách trình bày một bức tranh thực tế về thành công trông như thế nào khi đạt được. Đây là yếu tố định hướng và thúc đẩy hành động của đội ngũ. Nó cần đặt ra những mục tiêu thực tế, có thể đạt được, giúp đo lường sự thành công và thu hút sự ủng hộ từ các bên liên quan.
Để thiết lập một tầm nhìn rõ ràng và hấp dẫn, hãy thực hiện các bước sau:
- Căn chỉnh tầm nhìn với các giá trị cốt lõi của tổ chức.
- Khi xây dựng tầm nhìn, hãy lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên các cấp.
- Đảm bảo rằng tầm nhìn có thể được truyền đạt một cách dễ hiểu và rõ ràng đến tất cả mọi người.
- Kết hợp dữ liệu như dự báo, nghiên cứu thị trường và xu hướng của công ty để tăng tính thuyết phục.
- Tầm nhìn nên đủ ngắn gọn để có thể giải thích trong vòng chưa đầy 5 phút.
Bước 4: Truyền tải tầm nhìn về sự thay đổi
Hãy truyền tải tầm nhìn và chiến lược theo cách khuyến khích toàn bộ công ty chấp nhận và ủng hộ sáng kiến thay đổi. Mục tiêu là chạm đến trái tim và suy nghĩ của nhân viên, khuyến khích họ sẵn sàng hy sinh để hỗ trợ sự thay đổi, đồng thời thuyết phục họ rằng sự thay đổi là khả thi và mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp lẫn bản thân họ.
Để làm điều này một cách hiệu quả, hãy thực hiện những điều sau:
- Tận dụng mọi cơ hội để truyền đạt tầm nhìn và chiến lược bằng cách tích hợp chúng vào các hoạt động ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc công việc hàng ngày.
- “Nói đi đôi với làm.” Ban lãnh đạo cấp cao cần thể hiện đúng hành vi mà họ mong đợi từ các thành viên khác trong tổ chức.
- Khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồi, đồng thời thẳng thắn giải quyết những lo lắng, bức xúc, hoặc mối quan ngại của họ.
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng để giảm thiểu hiểu lầm và mơ hồ.
- Sử dụng tất cả các kênh truyền thông nội bộ để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả.
Bước 5: Loại bỏ rào cản
Khi triển khai thay đổi trên toàn tổ chức, các rào cản sẽ xuất hiện thường xuyên.
Những yếu tố như quy trình chưa hiệu quả, sự phản kháng của nhân viên, quản lý thiếu sự hỗ trợ, các quy tắc và cơ cấu tổ chức cứng nhắc,… đều có thể trở thành rào cản nghiêm trọng. Ở giai đoạn này trong mô hình Kotter, ban lãnh đạo và nhóm điều hành cần tập trung vào việc loại bỏ bất kỳ rào cản nào đang làm chậm tiến độ hướng tới mục tiêu thay đổi của tổ chức.
Những việc cần làm:
- Xác định các rào cản nội bộ đang ngăn cản việc triển khai thay đổi.
- Duy trì giao tiếp cởi mở với nhân viên và các bên liên quan cũng sẽ giúp chẩn đoán vấn đề.
- Đảm bảo rằng tầm nhìn mới về sự thay đổi được phản ánh trong tất cả các quy trình, cơ cấu tổ chức, chính sách và hệ thống khen thưởng của doanh nghiệp.
- Công nhận và khen thưởng những nhân viên nỗ lực thực hiện thay đổi.
- Đào tạo, huấn luyện và hướng dẫn để giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng và vượt qua rào cản để thành công.
Bước 6: Thiết lập và ăn mừng các mục tiêu nhỏ
Cần lưu ý rằng: Việc đạt được sự thay đổi thực sự có thể mất khá nhiều thời gian.
Nếu nhân viên làm việc liên tục mà không cảm nhận được thành quả, họ có thể mất động lực. Vì vậy, việc đặt ra các mục tiêu ngắn hạn để đạt được và ăn mừng ngay từ giai đoạn đầu là điều rất quan trọng để duy trì động lực và truyền cảm hứng cho nhân viên tiếp tục ủng hộ quá trình thay đổi.
Một chiến thắng nhỏ mang lại cải thiện đáng kể cho tổ chức vì nó có thể được thực hiện trong thời gian ngắn. Thành công nhanh chóng này nên được công khai minh bạch để tất cả nhân viên có thể nhìn thấy và nó nên được kết nối với các sáng kiến thay đổi.
Những việc cần làm:
- Xác định các mục tiêu ngắn hạn có thể đạt được, chẳng hạn như các sáng kiến giảm chi phí, cải tiến quy trình hoặc giảm thời gian làm thủ tục.
- Chia nhỏ dự án chuyển đổi thành các giai đoạn nhỏ với các mục tiêu ngắn hạn rõ ràng.
- Khuyến khích nhân viên khác bằng cách công nhận và khen thưởng những cá nhân đóng góp vào những chiến thắng nhanh chóng này.
Bước 7: Duy trì động lực
Giai đoạn này của mô hình Kotter tập trung vào việc đảm bảo quá trình thay đổi tiếp tục diễn ra. Các nhóm vẫn nỗ lực thực hiện tầm nhìn thay đổi và theo sát tiến độ của họ. Điều quan trọng là tránh việc ăn mừng quá sớm sau khi đạt được một vài mục tiêu ban đầu.
Để duy trì động lực thay đổi, doanh nghiệp cần:
- Xác định những yếu tố đã làm tốt và những điều chưa hiệu quả sau mỗi thành công nhỏ để rút kinh nghiệm và cải thiện.
- Tận dụng tối đa lợi ích của các chiến thắng nhanh chóng và tiếp tục mở rộng quy mô thay đổi trên toàn công ty.
- Loại bỏ các quy trình không cần thiết và rào cản làm chậm tiến độ.
- Tiếp tục truyền tải tầm nhìn thay đổi và nhấn mạnh những lợi ích sẽ đạt được.
Bước 8: Chuyển đổi thành văn hóa doanh nghiệp
Mục tiêu của giai đoạn này là thiết lập một văn hóa doanh nghiệp mới, nơi sự thay đổi có thể duy trì lâu dài và trở thành một phần tất yếu.
Điều này đòi hỏi phải điều chỉnh các quy chuẩn, giá trị cốt lõi, quy trình vận hành, hệ thống khen thưởng và các yếu tố hạ tầng khác để đảm bảo sự đồng bộ với chiến lược mới.
Để đảm bảo sự thay đổi được duy trì:
- Nhấn mạnh lợi ích của các thay đổi mới và tạo sự thấu hiểu về tầm quan trọng của chúng.
- Xác định và áp dụng các quy chuẩn, giá trị hỗ trợ cho sự thay đổi.
- Đưa những giá trị và quy chuẩn mới vào tiêu chí đánh giá khi tuyển dụng hoặc thăng chức cho nhân sự.
- Xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển nhằm trang bị kỹ năng, năng lực giúp nhân viên thích nghi với sự thay đổi.
- Cải tiến hoặc loại bỏ các quy trình không còn phù hợp với văn hóa mới, đồng thời loại bỏ những rào cản cản trở sự phát triển.
Ưu điểm của mô hình 8 bước thay đổi của Kotter
Những lợi ích chính của mô hình Kotter bao gồm:
- Quy trình từng bước đơn giản, dễ hiểu và dễ áp dụng.
- Dựa trên nghiên cứu chuyên sâu và thực tiễn về quản lý sự thay đổi.
- Bao quát mọi khía cạnh của sự thay đổi, từ văn hóa doanh nghiệp đến vận hành chi tiết.
- Nhấn mạnh vào sự đồng thuận của nhân viên và giao tiếp hiệu quả.
- Có nhiều tài liệu hỗ trợ và hướng dẫn giúp triển khai dễ dàng.
Nhược điểm của mô hình 8 bước thay đổi của Kotter
Dù có nhiều ưu điểm, mô hình này vẫn tồn tại một số hạn chế:
- Mô hình nhấn mạnh vào quy trình hơn là tâm lý con người, trong khi sự thay đổi thường gặp phải sự phản kháng từ nhân viên, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai.
- Sự thay đổi trong thực tế thường diễn ra linh hoạt, không theo trình tự tuyến tính như mô hình đề xuất.
- Dù mô hình Kotter nhìn có vẻ đơn giản nhưng việc triển khai đòi hỏi nhiều kế hoạch chi tiết, thời gian và chi phí.
- Phương pháp tiếp cận từ trên xuống có thể khiến nhân viên cảm thấy bị gạt ra ngoài nếu không được tham gia vào quá trình lập kế hoạch từ sớm.
4 nguyên tắc cốt lõi trong mô hình quản lý thay đổi của Kotter
Quản lý thay đổi xoay quanh tinh thần làm việc nhóm và sự đồng thuận. Nếu thiếu các yếu tố quan trọng, quá trình thay đổi có thể thất bại. Những yếu tố quan trọng này tạo thành 4 nguyên tắc thay đổi chính trong mô hình Kotter.
4 nguyên tắc này được kết hợp với mô hình 8 bước của Kotter để hướng dẫn thành phần “con người” trong chiến lược quản lý thay đổi. Những nguyên tắc này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của lãnh đạo, nhân viên và các bên liên quan trong quá trình thay đổi.
Lãnh đạo + Quản lý (Leadership + Management)
Nguyên tắc này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc huy động đội ngũ lãnh đạo để thúc đẩy các sáng kiến thay đổi. Không chỉ có một nhà lãnh đạo duy nhất tham gia mà cần một nhóm lãnh đạo đa dạng.
Nhóm lãnh đạo này cần tập trung vào:
- Tầm nhìn
- Hành động
- Đổi mới
- Tôn vinh thành tựu
Lý trí + Cảm xúc (Head + Heart)
Mỗi người có động lực khác nhau.
Một số người cảm thấy có ý nghĩa hơn khi đóng góp vào một sứ mệnh lớn và cao cả; ngược lại, một số chỉ thấy lợi ích lý tính như tăng hiệu suất làm việc hay kết quả công việc.
Do đó, chiến lược thay đổi cần cân nhắc cả yếu tố lý trí và cảm xúc để giúp mọi người thay đổi hành vi, thái độ và dễ dàng chấp nhận cái mới.
Chọn số ít + Sự đa dạng (Select few + Diverse many)
Thay vì chỉ ra lệnh, hãy trao quyền để nhân viên có cơ hội dẫn dắt sự thay đổi.
Trong mô hình Kotter, bạn cần xây dựng một đội ngũ nhỏ với sự tham gia và ủng hộ của đa dạng cá nhân khác nhau. Nếu làm tốt, bạn có thể khám phá ra những nhà lãnh đạo tiềm năng mà trước đây chưa từng được nhận ra.
“Phải làm” + “Muốn làm” (“Have to” + “Want to”)
Nguyên tắc này cho thấy con người phản ứng tích cực hơn và trở thành những người ủng hộ mạnh mẽ cho sự thay đổi khi họ muốn tham gia thay vì chỉ làm theo mệnh lệnh. Bằng cách khuyến khích sự chủ động và tinh thần tự nguyện, tổ chức có thể thúc đẩy sự thay đổi bền vững hơn.
Ví dụ về áp dụng mô hình Kotter của Pepsico
Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter đã được áp dụng thành công trong nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu. Dưới đây là một ví dụ minh họa cho việc áp dụng mô hình này: PepsiCo và chiến lược sản phẩm lành mạnh.
Dưới sự lãnh đạo của cựu CEO Indra Nooyi, PepsiCo đã thực hiện chiến lược chuyển đổi tập trung vào việc cung cấp các sản phẩm lành mạnh hơn, đáp ứng xu hướng tiêu dùng mới.
Quá trình này được thực hiện theo các bước của mô hình Kotter:
- Tạo cảm giác cấp bách: Tạo nhận thức về xu hướng gia tăng của bệnh béo phì và nhu cầu của người tiêu dùng về các sản phẩm tốt cho sức khỏe.
- Xây dựng đội ngũ dẫn dắt: Indra Nooyi đã tập hợp ban lãnh đạo để thảo luận về chiến lược chuyển đổi, hướng tới các sản phẩm lành mạnh hơn.
- Phát triển tầm nhìn và chiến lược: PepsiCo xác định tầm nhìn mới với mục tiêu trở thành công ty cung cấp thực phẩm và đồ uống lành mạnh, thông qua chiến lược “Performance with Purpose”.
- Truyền đạt tầm nhìn: Tầm nhìn này được truyền đạt liên tục đến toàn bộ nhân viên thông qua các cuộc họp và truyền thông nội bộ, giúp họ hiểu rõ mục tiêu và lý do của sự thay đổi.
- Loại bỏ rào cản: Công ty xác định và loại bỏ các rào cản đối với sự thay đổi, bao gồm việc điều chỉnh quy trình sản xuất và nghiên cứu phát triển sản phẩm mới phù hợp với tầm nhìn.
- Tạo ra những thành tựu ngắn hạn: PepsiCo đặt ra các mục tiêu ngắn hạn, như giảm lượng đường, muối và chất béo bão hòa trong sản phẩm, và khen thưởng những nhóm đạt được kết quả tích cực.
- Duy trì thay đổi: Công ty tiếp tục cải tiến danh mục sản phẩm, đầu tư vào nghiên cứu và phát triển để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về sức khỏe của người tiêu dùng.
- Chuyển đổi thành văn hóa doanh nghiệp: PepsiCo tích hợp tầm nhìn và giá trị mới vào văn hóa doanh nghiệp, đảm bảo rằng mọi quyết định đều phản ánh cam kết về sức khỏe và dinh dưỡng.
Kết luận
Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter là một phương pháp tiếp cận có hệ thống và hiệu quả để giúp các tổ chức thực hiện thay đổi một cách bền vững. Nó nhấn mạnh vai trò của lãnh đạo, sự truyền thông rõ ràng và tầm nhìn dài hạn trong quá trình thay đổi.
Việc áp dụng mô hình này giúp các doanh nghiệp không chỉ vượt qua sự kháng cự mà còn tạo ra sự đồng thuận và cam kết từ nhân viên, đảm bảo sự thay đổi không chỉ diễn ra mà còn được duy trì trong văn hóa doanh nghiệp.
——————————-
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC chuyên cung cấp các giải pháp và phần mềm quản trị doanh nghiệp chuyên sâu đáp ứng yêu cầu quản lý thiết thực của doanh nghiệp.
Thông tin chính thức về OOC được cập nhật tại website: https://ooc.vn/
Fanpage chính thức của OOC vui lòng truy cập: https://www.facebook.com/oocdigiims/
Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688 hoặc gửi email đến: [email protected]
