Trong thời đại số hóa, phần mềm nhân sự được kỳ vọng sẽ giải quyết triệt để các vấn đề trong quản lý con người – từ lưu trữ hồ sơ, tính lương đến đánh giá hiệu suất. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng đầu tư tốn kém nhưng kết quả thu về lại mờ nhạt, thậm chí phát sinh thêm rắc rối trong vận hành. Câu hỏi đặt ra là: phần mềm nhân sự không đáp ứng nhu cầu quản lý, hay chính doanh nghiệp đã lựa chọn và triển khai sai cách?
Để trả lời, cần bóc tách thấu đáo từ cả hai chiều – nhìn vào năng lực thực sự của phần mềm và cả năng lực nội tại của tổ chức trong quá trình triển khai. Bởi công nghệ dù tiên tiến đến đâu cũng chỉ là công cụ, nếu không đi cùng một tư duy quản trị bài bản và lộ trình áp dụng thông minh.
5 Lý do chủ yếu mà phần mềm nhân sự không đáp ứng được nhu cầu quản lý
Dù phần mềm nhân sự ngày càng hiện đại và đa dạng về tính năng, nhưng không ít doanh nghiệp vẫn lâm vào cảnh “đầu tư nhiều, hiệu quả ít”. Điều này không hẳn do công nghệ chưa đủ tốt, mà xuất phát từ những sai lầm rất căn bản ngay từ khâu nhận diện nhu cầu đến cách tiếp cận quản trị. Dưới đây là 5 lý do phổ biến, cũng là những bài học sâu sắc giúp doanh nghiệp nhìn lại và định hướng lại chiến lược triển khai phần mềm nhân sự một cách thực chất và hiệu quả hơn.
1. Doanh nghiệp chưa thực sự hiểu về mình
Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi triển khai phần mềm nhân sự là doanh nghiệp không xác định rõ mình đang cần gì, giải quyết vấn đề gì và tại sao cần công nghệ hỗ trợ. Nhiều doanh nghiệp tin rằng phần mềm là một “phép màu” có thể ngay lập tức thay đổi hiệu suất quản lý, nhưng lại không trả lời được câu hỏi gốc rễ: quy trình hiện tại đang gặp trở ngại gì? Điều gì trong quản lý nhân sự đang khiến chúng ta thất bại?
Thiếu cái nhìn này, việc đầu tư phần mềm trở thành một cuộc chạy đua mù quáng – mua theo cảm tính, theo lời chào bán hấp dẫn, hoặc theo xu hướng thị trường mà không có sự chuẩn bị nội lực cần thiết. Khi nhu cầu chưa rõ ràng, kỳ vọng trở nên mơ hồ. Và khi phần mềm không thể hiện đúng giá trị ngay lập tức, nó bị xem là kém hiệu quả.
Trong thực tế, vấn đề không nằm ở phần mềm, mà ở việc chúng ta không tự soi chiếu tổ chức mình trước khi ứng dụng công nghệ. Muốn phần mềm nhân sự phát huy tác dụng, doanh nghiệp phải tự trả lời thấu đáo: chúng ta đang cần gì, ở đâu, vì sao lại như vậy – trước khi đặt bút ký hợp đồng với bất kỳ nhà cung cấp nào.
2. Thiếu kiến thức quản lý
Một phần mềm dù hiện đại đến đâu cũng không thể thay thế tư duy quản trị. Khi một tổ chức chưa có năng lực quản lý rõ ràng, chưa hiểu sâu về cách vận hành con người, mọi công cụ hỗ trợ đều chỉ dừng lại ở cấp độ hành chính, không thể trở thành đòn bẩy chiến lược. Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp xem phần mềm như một phương tiện để kiểm soát, thay vì xem đó là công cụ hỗ trợ phát triển con người và tổ chức.
Việc thiếu kiến thức quản lý dẫn đến tình trạng không biết phải đo lường hiệu suất như thế nào, không biết thiết lập chỉ tiêu ra sao, không hiểu được mối liên hệ giữa dữ liệu nhân sự và kết quả kinh doanh. Trong hoàn cảnh đó, phần mềm sẽ được sử dụng một cách rời rạc, thiếu mục tiêu rõ ràng, hoặc thậm chí bị lạm dụng như một hệ thống hành chính máy móc.
Cần hiểu rằng công nghệ chỉ phát huy khi đi cùng một tư duy lãnh đạo tiến bộ – người lãnh đạo không chỉ cần giỏi chuyên môn mà còn phải có tư duy tổ chức, biết cách thiết lập cấu trúc, quy trình và hệ thống đánh giá minh bạch. Khi thiếu nền tảng này, mọi phần mềm đều sẽ trở nên vô dụng – vì nó không thể thay thế người cầm lái của một con tàu.
3. Chạy theo xu hướng
Rất nhiều doanh nghiệp đầu tư vào phần mềm nhân sự chỉ vì thấy đối thủ làm, hoặc vì “ai cũng đang dùng”. Đây là một sai lầm nghiêm trọng, vì công nghệ không phải là một món hàng thời trang – không có khái niệm “mặc cho đẹp” nếu nó không thực sự vừa với mình. Việc chạy theo xu hướng khiến doanh nghiệp rơi vào cái bẫy “mua cho có”, dẫn đến lựa chọn phần mềm không phù hợp với quy mô, văn hóa hay quy trình nội tại.
Có doanh nghiệp nhỏ nhưng lại chọn những phần mềm phức tạp như ERP cấp tập đoàn, khiến việc vận hành trở nên nặng nề, khó khăn và không hiệu quả. Ngược lại, cũng có những công ty đang phát triển mạnh lại chọn phần mềm quá đơn giản, không thể mở rộng theo nhu cầu tăng trưởng. Xu hướng là thứ dễ bị thổi phồng, đặc biệt khi thị trường công nghệ đang bùng nổ quảng cáo.
Nhưng doanh nghiệp khôn ngoan phải tỉnh táo nhận ra: không phải cái gì mới cũng tốt cho mình. Đừng bị cuốn vào trào lưu chuyển đổi số mà quên đi bước căn bản nhất – đánh giá lại năng lực, lộ trình và mục tiêu riêng. Một phần mềm chỉ phát huy giá trị khi nó giải quyết đúng vấn đề và phù hợp với tốc độ phát triển thật sự của tổ chức.
4. Chưa có được mức độ phát triển cao của nghiệp vụ quản trị nhân sự
Không thể kỳ vọng phần mềm nhân sự mang lại giá trị chiến lược nếu ngay chính hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp còn yếu kém, thiếu hệ thống và manh mún. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang dừng ở mức độ quản lý hành chính nhân sự – tức là theo dõi công, tính lương, làm hợp đồng – chứ chưa tiến tới cấp độ quản trị hiệu suất, năng lực, kế thừa hay phát triển nguồn nhân lực toàn diện.
Trong tình trạng đó, phần mềm dù tiên tiến đến đâu cũng không có dữ liệu chuẩn để xử lý, không có quy trình chuẩn để tự động hóa. Đây là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp mua phần mềm về rồi… để đó, hoặc chỉ sử dụng vài chức năng cơ bản. Nghiệp vụ yếu thì phần mềm trở nên thừa thãi. Chỉ khi doanh nghiệp đã chuẩn hóa được chính sách nhân sự, xác lập được quy trình đánh giá hiệu quả, hiểu được vòng đời nhân viên, và có hệ thống chỉ tiêu rõ ràng, thì phần mềm mới thực sự là công cụ mạnh mẽ.
Ngược lại, nếu nghiệp vụ chưa trưởng thành, công nghệ sẽ chỉ làm nổi bật thêm sự rối rắm, thiếu liên kết trong nội bộ tổ chức. Quản trị nhân sự là một quá trình tiến hóa, không thể đốt cháy giai đoạn bằng một vài cú nhấp chuột.
5. Nguyên nhân từ chính các nhà phát triển phần mềm
Không ít phần mềm nhân sự trên thị trường được phát triển bởi những đội ngũ kỹ thuật thiếu hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ nhân sự. Họ giỏi về công nghệ nhưng lại không thấu đáo về tư duy quản trị, về nhu cầu thực tế của phòng nhân sự trong từng mô hình doanh nghiệp. Hậu quả là phần mềm trở nên “lý tưởng trên giấy”, nhưng xa rời thực tế. Nhiều tính năng được thiết kế rườm rà, không thân thiện, hoặc không phục vụ đúng cách tư duy quản lý hiện đại.
Tệ hơn, có những phần mềm không theo kịp các xu hướng mới như quản trị năng lực, đánh giá 360 độ, xây dựng lộ trình phát triển nhân tài… Việc không liên tục cập nhật, không tham chiếu thực tiễn quản trị khiến phần mềm nhanh chóng lỗi thời. Ngoài ra, một số nhà phát triển chỉ tập trung bán sản phẩm mà không có dịch vụ tư vấn, đồng hành sau bán hàng – dẫn đến việc doanh nghiệp “tự bơi” sau khi triển khai.
Để phần mềm phát huy giá trị thực sự, các nhà phát triển không chỉ cần tư duy kỹ thuật, mà còn phải thấm nhuần tư duy quản trị và sự lắng nghe sâu sắc với từng mô hình tổ chức. Thiếu điều đó, sản phẩm công nghệ sẽ mãi là một cái vỏ rỗng không thể chứa đựng chiến lược.
Có phải doanh nghiệp đã chọn sai loại phần mềm ngay từ đầu không?
Rất nhiều trường hợp cho thấy, nguyên nhân khiến phần mềm nhân sự không đáp ứng được kỳ vọng không nằm ở chất lượng phần mềm, mà bắt nguồn từ việc doanh nghiệp đã chọn sai loại phần mềm ngay từ đầu. Việc lựa chọn phần mềm nhân sự không đơn thuần là một quyết định kỹ thuật, mà là một quyết định chiến lược – gắn liền với mô hình tổ chức, quy trình quản lý, tầm nhìn phát triển và đặc thù ngành nghề.
Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp lại tiếp cận vấn đề này một cách hời hợt: chọn phần mềm vì giá rẻ, vì giao diện bắt mắt, hoặc vì đối thủ cũng đang dùng. Họ không thực sự khảo sát kỹ càng, không phác họa rõ yêu cầu nghiệp vụ, cũng không lường trước khả năng mở rộng hệ thống trong tương lai. Hậu quả là phần mềm không phù hợp với văn hóa vận hành, không đáp ứng được quy mô tổ chức, hoặc thiếu những tính năng then chốt cho bài toán quản trị nội bộ.
Khi đó, thay vì giải phóng nguồn lực, phần mềm lại trở thành một gánh nặng. Câu hỏi đặt ra không chỉ là “phần mềm có tốt không?”, mà quan trọng hơn là “phần mềm đó có đúng với mình không?”. Doanh nghiệp không nên bị dẫn dắt bởi xu hướng thị trường, mà cần đầu tư nghiêm túc vào quá trình đánh giá nhu cầu, khảo sát nhà cung cấp và kiểm thử giải pháp – bởi một lựa chọn sai ngay từ đầu có thể kéo theo nhiều năm vận hành thiếu hiệu quả.
Vấn đề đến từ cách doanh nghiệp triển khai hay do phần mềm?
Vấn đề không chỉ nằm ở phần mềm, mà thường bắt nguồn từ chính cách doanh nghiệp triển khai và vận hành giải pháp đó trong thực tế. Một phần mềm có thể sở hữu hàng loạt tính năng ưu việt, nhưng nếu quy trình triển khai thiếu chiến lược, thiếu sự chuẩn bị nội bộ và không có người dẫn dắt đủ năng lực, thì mọi thứ dễ dàng thất bại ngay từ những bước đầu tiên.
Nhiều doanh nghiệp triển khai phần mềm theo kiểu “giao cho phòng IT” hoặc “thuê đơn vị cài đặt rồi để đó”, mà không coi đây là một dự án thay đổi quản trị mang tính dài hạn. Họ bỏ qua việc đào tạo sâu cho người dùng, không tạo động lực chuyển đổi cho nhân sự, và cũng không thiết lập cơ chế đo lường hiệu quả rõ ràng. Trong khi đó, để phần mềm phát huy hết giá trị, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp, lãnh đạo các phòng ban và những người trực tiếp sử dụng.
Ngược lại, cũng có những phần mềm vốn dĩ không đủ năng lực – thiếu linh hoạt, lỗi thời, không cập nhật các chuẩn quản trị hiện đại – dẫn đến tình trạng doanh nghiệp phải “lách luật” để sử dụng hoặc phải điều chỉnh quy trình để thích nghi với phần mềm. Vì vậy, thay vì quy kết trách nhiệm một chiều, doanh nghiệp cần có cái nhìn hai chiều: đánh giá lại mức độ phù hợp của phần mềm, đồng thời rà soát cách mình triển khai – từ khâu xác định nhu cầu, xây dựng lộ trình, đào tạo, cho đến kiểm soát vận hành thực tế.
Kết luận
Phần mềm nhân sự không phải là một phép màu, mà là một đòn bẩy – chỉ phát huy tối đa khi được lựa chọn đúng, triển khai đúng và vận hành trên nền tảng quản trị vững chắc. Doanh nghiệp cần tỉnh táo nhận diện vấn đề đến từ đâu: là do công cụ không đủ tốt, hay chính vì chúng ta chưa đủ sẵn sàng? Trả lời được câu hỏi đó là bước đầu tiên để biến phần mềm từ một khoản chi phí thành một khoản đầu tư chiến lược – tạo nên sự thay đổi thực chất trong cách tổ chức phát triển con người và vận hành hiệu quả.
Đọc thêm:
