Nhu cầu về một phần mềm quản lý công việc đa nhiệm từ lâu đã xuất hiện. Tuy nhiên trên thị trường lại chưa có phần mềm nào đặc biệt thiết kể để đáp ứng tính chất cùng lúc nắm bắt nhiều công việc của nhà quản lý. Một mặt nhà quản lý phải là nhân tố chủ chốt phân bổ khối lượng công việc giám sát, đo lường kết quả của nhân viên. Trong khi họ cũng được yêu cầu cần có phong cách và phương pháp quản lý phù hợp để giữ chân nhân tài.
Trong bài viết này, chúng ta cùng làm rõ những nghiệm vụ mà một nhà quản lý phải đối mặt hàng ngày. Và tìm xem đâu là giải pháp tối ưu để đối phó bài toán đa nhiệm.
Tìm hiểu thêm: Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW – KPI, OKR
Quản lý hiệu suất trong dự án
Quản lý hiệu suất được định nghĩa là một quá trình liên tục giao tiếp, trao đổi và nhận xét giữa quản lý và nhân viên về những mục tiêu được xác định. Công cụ này được dùng để kiểm tra và đánh giá mức độ hoàn thành và chất lượng công việc của nhân viên. Đây được xem là điều kiện tốt để tạo nên một môi trường lành mạnh, nơi mọi người có thể phát huy hết khả năng của họ.
Một kế hoạch quản lý hiệu suất thực tế giúp nhà quản lý và nhân viên nhìn rõ hơn những kỳ vọng, mục tiêu, sự tiến bộ, mức độ hoàn thành. Nhìn vào kết quả đánh giá, nhà quản lý có thể nhìn thấy những kết quả của cá nhân đã đóng góp như thế nào cho chiến lược chung của công ty. Thông thường, quá trình quản lý hiệu suất sẽ sử dụng các công cụ truyền thống như tạo và đo lường mục tiêu, cột mốc. Đồng thời, top lãnh đạo trong công cụ cũng lập ra những chuẩn mực cho khái niệm làm việc hiệu quả và phát triển quy trình đánh giá.
Quản lý hiệu suất thường liên quan đến những công việc như điều chỉnh dòng chảy công việc, đề xuất những các kế hoạch thực hiện, đưa ra quyết định giúp nhân viên hoàn thành mục tiêu. Trong khi đó, nhà quản lý có thể phát hiện những khó khăn, thách thức trong quá trình làm việc. Theo chiều ngược lại, nó giúp công ty nhanh chóng đạt được những cột mốc đã đề ra một cách tối ưu.
Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì? 3 phương pháp đã được chứng minh hiệu quả
Quản lý con người trong dự án
Quản lý con người là quá trình quan sát, giao tiếp và thấu hiểu cá nhân trong quá trình thực hiện dự án. Nhánh quản lý này sẽ giúp trưởng dự án đưa ra quyết định đúng đắn trong việc phân bổ nhân sự, tối đa hóa hiệu suất của mỗi cá nhân. Hơn thế nữa, quản lý con người còn là cách để năm bắt tâm tư, cách thức cộng tác của từng cá nhân. Nói đơn gian, để có chiến lược dùng người thông minh, nhà quản lý cần phải có một quy trình và phương pháp quản lý con người hiệu quả.
Con người vốn là một yếu tố quan trọng bất kỳ lĩnh vực nào. Đây là nhân tố chính đưa ra chiến lược, quyết định, cách thức vận hành, hướng giải quyết trong công việc. Để dự án thành công thì việc có đủ nhân viên là điều kiện cần nhưng sắp xếp cá nhân vào vị trí phù hợp mới là điều kiện đủ.
Như vậy, để xây dựng một kế hoạch dùng người hợp lý, nhà quản lý cũng cần có một năng lực chuyên sâu. Họ được yêu cầu phải có khả năng bao quát điểm mạnh điểm yếu của nhân viên tham gia dự án. Tính chất, yêu cầu năng lực và lưu ý cho từng vị trí cũng cần được nhà quản lý am tường. Nhà quản lý cũng được yêu cầu có khả năng theo dõi sát sao khối lượng mỗi nhân sự đang xử lý để đảm bảo khối lượng tối ưu đến từng người. Theo chiều ngược lại, những nỗ lực này sẽ giúp nhà quản lý nhanh chóng phát hiện vấn đề liên quan đến con người khi tiến hành dự án.
Một phần mềm quản lý đa nhiệm – digiiTeamW
Xuất pháp từ kinh nghiệm triển khai phần mềm và nắm bắt được nhu cầu khách hàng, Công ty OOC đã cho ra đời phần mềm Quản lý Công việc và Cộng tác digiiTeamW. Phần mềm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý đa nhiệm, linh hoạt, toàn diện của nhà quản lý trong thời đại mới. Không chỉ hiệu suất, kết quả mà con người cũng đưa lên quản lý, báo cáo trên phần mềm với digiiTeamW, giúp nâng cao tính hiệu quả trong quản trị công viêc.
Phần mềm Quản lý Công việc và Cộng tác digiiTeamW là một công cụ all-in-one (tất cả trong một) cung cấp giải pháp quản lý mục tiêu, dự án, công việc theo nhiều phương pháp đánh giá trên cùng một nền tảng. Phần mềm được thiết kế thân thiện cho phép quản lý mục tiêu theo phương pháp KPI, OKR, quản lý giao việc và dự án.
Tìm hiểu thêm: Thế nào là một Phần mềm quản lý công việc tốt?
Tính năng phần mềm
Quản lý đồng bộ
Được thiết kế thân thiện, hướng tới trải nghiệm người dùng, phần mềm digiiTeamW cho phép nhà quản lý tạo mục tiêu, chỉ tiêu và trọng số cho từng đầu việc dễ dàng. Có thể sử dụng nhiều phương pháp đánh giá như KPI,OKR hay quản lý giao việc và dự án trên cùng một nền tảng của digiiTeamW. Nhà quản lý có thể linh hoạt phân công mục tiêu, chỉ tiêu tới bộ phận hoặc cá nhân, phân bổ tự động với số lượng lớn nhân sự theo khung thời gian thiết lập sẵn.
Giám sát công việc
Phần mềm digiiTeamW còn thực hiện được vai trò của công cụ hiệu suất, kết quả, giám sát tiến độ hoàn thành công việc. Phần mềm cho phép cập nhật theo thời gian thực trạng thái công việc, quá trình và biểu diễn dưới dạng sơ đồ, báo cáo. Trên cùng một nền tảng, nhà quản lý có thể đánh giá, duyệt kết quả đánh giá, đảm bảo tốc độ và chất lượng dự án.
Hệ thống báo cáo
digiiTeamW có hệ thống báo cáo sinh động, chuyên sâu, cập nhật bức tranh quản lý công việc đa nhiệm một cách tổng thể. Hệ thống dashboard của digiiTeamW thể hiện mức độ hoàn thành của các chỉ tiêu, so sánh hiệu suất giữa các đội, phòng ban, chi nhánh. Ngoài ra loại báo cáo so sánh kết quả giữa các kỳ các năm, giữa các năm cũng được bao gồm trong hệ thống dashboaard của phần mềm. Đưa ra cảnh báo với những chỉ tiêu, nhóm công việc sắp đến hạn.
Nền tảng giao tiếp đồng nhất
Phần mềm hỗ trợ giao tiếp trong công việc tạo luồng công việc trơn tru, xuyên suốt. Dưới mỗi nhiệm vụ, mục tiêu, nhân viên có liên quan có thể trực tiếp thảo luận và cập nhật tiến độ công việc mà không bị dễ dàng sao nhãng. Nhà quản lý cũng có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình công việc mà quan sát mức độ đóng góp của cá nhân.
Giao diện thân thiện
Hơn thế nữa, digiiTeamW hỗ trợ cơ chế nhiều chức danh/nhân sự hoặc kiêm nhiệm, đảm bảo giao việc hiệu quả. Quy trình nhập dữ liệu cũng được tối ưu hóa với nhiều cơ chế như nhập tay, nhập qua excel va qua cổng tích hợp. Đồng thời, người dùng có thể kết xuất dữ liệu và báo cáo đa định dạng.
Tìm hiểu thêm: Doanh nghiệp khó triển khai KPI và Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW
Như vậy với phần mềm Quản lý Cộng việc và Cộng tác digiiTeamW, bài toán đa nhiệm, cùng lúc phải quản lý nhiều công việc đã được giải quyết. Dù là con người hay kết quả, nhà quản lý hoàn toàn có thể nắm bắt và giám sát trên cùng một nền tảng. Hệ thống dashboard, báo cáo, và cảnh báo sẽ là những công cụ hỗ trợ hữu ích biến những thách thức trong quản lý trở nên dễ dàng.
