Phần mềm quản trị nhân sự là một giải pháp kỹ thuật số để quản lý và tối ưu hóa các nhiệm vụ nhân sự hàng ngày và các mục tiêu nhân sự tổng thể của một tổ chức. Phần mềm nhân sự giúp nhân viên và quản lý nhân sự có thể phân bổ tốt hơn thời gian và nguồn lực của họ cho những nỗ lực có lợi hơn, hiệu quả hơn.
5 lý do chủ yếu mà phần mềm quản trị nhân sự không đáp ứng nhu cầu quản lý.
Từ khi bắt đầu xuất hiện, rất nhiều phần mềm quản trị nhân sự được các doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đã gặp phải những khó khăn khi áp dụng phần mềm, đặc biệt là việc đáp ứng nhu cầu về quản lý. Dù đã thử nhiều cách để khắc phục những vấn đề vẫn chưa được giải quyết một cách triệt để, điều này khiến nhiều doanh nghiệp hoang mang và lo ngại việc tiếp tục triển khai. Từ kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp lớn, chúng tôi đưa ra 5 lý do chính khiến phần mềm quản trị nhân sự không đáp ứng được nhu cầu quản lý như sau:
- Doanh nghiệp chưa thực sự hiểu về mình:
Đây có thể coi là lý do quan trọng nhất dẫn đến việc khi áp dụng phần mềm quản trị nhân sự vào doanh nghiệp nhưng không đáp ứng được nhu cầu quản lý. Hiện nay, khi xã hội ngày càng phát triển thì nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ cũng chen chân nhau từng bước đặt chân vào thế giới kinh doanh. Tuy xuất hiện với số lượng lớn nhưng không mấy doanh nghiệp thực sự hiểu được mình ra sao cũng như nắm bắt được công ty của mình có những mong muốn, yêu cầu và mục tiêu gì.
Nhà lãnh đạo là những người đứng đầu, có khả năng tạo tầm nhìn, khả năng truyền cảm hứng và khả năng gây ảnh hưởng mạnh mẽ tới mọi thay đổi cũng như sự phát triển một doanh nghiệp nhưng họ lại thờ ơ, chủ quan, không hiểu được bản thân công ty của mình muốn gì, cần phải đề ra mục tiêu và những chiến lược gì để duy trì, phát triển, đặc biệt là việc đưa ra quyết định lựa chọn những phần mềm thích hợp, cụ thể là phần mềm quản trị nhân sự. Chính vì thế, khi chọn một phần mềm nhân sự nào đó áp dụng vào công ty để giải quyết những nhu cầu quản lý, họ đã vấp phải nhiều vấn đề và thách thức.
- Thiếu kiến thức về quản lý:
Như chúng ta đã biết, vai trò một nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần những nhà lãnh đạo tài giỏi, khéo léo để mở đường, dẫn dắt doanh nghiệp đi đúng hướng và đạt được những thành công như mong muốn. Việc đưa ra lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự cho công ty là một việc làm cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng, sự hiểu biết sâu sắc về tính chất cũng như chức năng của phần mềm.
Hơn thế nữa, người lãnh đạo đó cần phải xác định rõ ràng rằng lý thuyết và thực hành là hai yếu tố luôn luôn phải đi đồng hành với nhau. Nếu chỉ tìm hiểu và trau dồi lý thuyết suông mà không đưa vào thực hành thì doanh nghiệp vẫn mãi sẽ bị thụt lùi và lạc hậu, không đủ khả năng và sức mạnh để cạnh tranh với những doanh nghiệp khác trên con đường kinh doanh của mình. Tương tự, nếu chỉ biết áp dụng phần mềm nhân sự một cách máy móc, cứng nhắc, mà không có sự hiểu biết cặn kẽ, chuyên sâu về nó thì doanh nghiệp cũng sẽ không đạt được thành công và hiệu quả tuyệt đối. Chính vì thế, những người làm lãnh đạo cần có những chiến lược và sự linh hoạt phù hợp khi kết hợp hai yếu tố này.
- Chạy theo xu hướng
Chúng ta không thể phủ nhận với nhau rằng hiện nay, việc chạy theo xu hướng hay nói cách khác là “đú trend” đang là vấn đề diễn ra vô cùng phổ biến, không chỉ xuất hiện trong giới trẻ mà còn cả trong các doanh nghiệp.
Sự nỗ lực, tích cực học hỏi những yếu tố và công cụ dẫn đến thành công, phát triển của những doanh nghiệp khác là điều không thể phủ nhận, tuy nhiên điều đó không có nghĩa là phải giống họ thì mình mới đạt được kết quả vang dội như họ.
Ngày nay, khi công nghệ ngày càng phát triển thì nhiều phần mềm quản trị nhân sự đa dạng cũng được ra đời và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Tuy vậy, số lượng doanh nghiệp lựa chọn được đúng phần mềm thực sự phù hợp là khá ít bởi họ chưa có tầm nhìn và sự hiểu biết sâu rộng về chúng mà chỉ mải chạy theo “cái bóng” của những doanh nghiệp khác. Bất kì doanh nghiệp nào thành công với phần mềm này thì họ sẽ quyết định chuyển hướng, áp dụng luôn phần mềm đó vào doanh nghiệp mà không tìm hiểu cặn kẽ về nó. Điều này cũng là một nguyên nhân khá phổ biến hiện nay.
- Chưa có được mức độ phát triển cao của nghiệp vụ quản trị nhân sự:
Khái niệm về các phân tích nhân sự, nghiên cứu xu hướng và ra quyết định chính sách như một chức năng chiến lược của quản trị nhân sự vẫn chưa tồn tại trong nhận thức của các nhà điều hành cấp cao. Tuy nhiên, họ chưa đặt ra đầu bài này cho bộ phận quản trị nhân sự.
Bản thân những người làm quản trị nhân sự do không được tiếp cận với hoạt động bài bản, có kiến thức nền tảng về quản trị doanh nghiệp và quản trị nhân sự tốt, nên không thể chủ động đưa ra những báo cáo có giá trị quản lý để thay đổi quan niệm của nhà lãnh đạo cấp cao. Đây cũng là một lý do mà bản thân doanh nghiệp cần chú ý đến.
- Nguyên nhân từ những nhà phát triển phần mềm:
Yếu tố cuối cùng dẫn đến việc phần mềm quản trị nhân sự không đáp ứng được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp đến từ những nhà phát triển phần mềm (hay nhà cung ứng).
Họ có thể rất giỏi về mặt kỹ thuật, giao diện thân thiện người dùng, tuy nhiên, lại thiếu rất nhiều kiến thức về vận hành chức năng quản trị nhân sự và triển khai chuyển đổi số trong doanh nghiệp thực tế. Họ chưa tư vấn được cho doanh nghiệp hoàn thiện các luồng công việc của quản trị nhân sự trong quá trình thực hiện phân tích nghiệp vụ (business analysis – BA), một phần cũng do bản thân họ chưa được tiếp xúc với hệ thống quản trị hiện đại.
Cách khắc phục và một số phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất hiện nay.
Để tránh việc lựa chọn phần mềm không đáp ứng được nhu cầu quản lý, định hướng doanh nghiệp là rất quan trọng.
Đầu tiên, các nhà lãnh đạo cần phải xác định được doanh nghiệp của mình thực sự muốn quản lý vấn đề gì. Bản thân doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ, mục đích của việc quản lý đó là gì? Không phải cứ phần mềm nổi tiếng hay phổ biến là có thể áp dụng vào doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó cần phải tìm hiểu kỹ và cẩn thận trước khi áp dụng phần mềm nhân sự đó vào công ty, không quan trọng phần mềm đó là của ai, có hiện đại hay không, quan trọng là nó phải phù hợp với mình.
Tiếp theo, các nhà lãnh đạo cần xác định rõ doanh nghiệp của mình mang tính chất gì và đi theo mô hình kinh doanh như thế nào để lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự cho phù hợp. Không thể vì sự chủ quan mà quyết định chọn đại hay “bắt chước” một cách khuôn mẫu như những doanh nghiệp khác. Đặc biệt đối với những đối thủ cạnh tranh, những người đứng đầu lãnh đạo công ty không nên chọn trùng phần mềm nhân sự hoặc cũng đang sử dụng phần mềm giống họ mà không đưa ra được những chính sách hay chiến lược đặc biệt để làm nổi bật mình thì những doanh nghiệp đó cũng có thể bị coi là thất bại. Với những người làm việc tại các doanh nghiệp hay những ai đang học và tìm hiểu về ngành nghề này thì đều không xa lạ gì với các mô hình kinh doanh. Chúng được sử dụng để mô tả và phân loại các loại hình kinh doanh, đặc biệt là cấu tạo doanh nghiệp, nhưng nó cũng được sử dụng bởi các nhà quản lý bên trong công ty để phát hiện các khả năng cho sự phát triển tương lai. Các mô hình kinh doanh phổ biến có thể mở rộng như là “công thức” cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý sáng tạo. Chính vì điều này, những người “thuyền trưởng” cần cân nhắc kỹ lưỡng, tỉ mỉ để đưa ra được sự lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự một cách thông minh và đúng đắn, rút ngắn con đường đi tới thành công của doanh nghiệp mình.
Để khắc phục sai lầm trong việc áp dụng phần mềm quản trị nhân sự vào quản lý, những hành động không chỉ đến từ phía các doanh nghiệp mà còn cần xuất phát từ chính những người tư vấn, những nhà phát triển phần mềm hay nói cách khác là những nhà cung ứng. Bên cạnh việc tập trung nghiên cứu về mặt kỹ thuật, những phần mềm có giao diện thân thiện người dùng thì họ cũng nên dành nhiều thời gian để tìm hiểu, trau dồi thêm những kiến thức về vận hành chức năng quản trị nhân sự và triển khai chuyển đổi số trong doanh nghiệp thực tế. Điều này sẽ giúp họ đưa ra những lời khuyên, những đề xuất phù hợp và có hiệu quả cao hơn cho từng doanh nghiệp. Qua đó không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được thành công, đáp ứng được nhu cầu về quản lý mà các nhà cung ứng còn khẳng định được tính chuyên nghiệp, củng cố niềm tin từ các công ty, tập đoàn dành cho mình.
Dưới đây là một vài phần mềm nhân sự được tin dùng nhất hiện nay
1.Phần mềm nhân sự BambooHR:
Phần mềm nhân sự Bamboo HR với bộ tính năng quản lý nhân sự toàn diện. Với các công cụ quản trị tiền lương, quản lý hiệu suất và đánh giá hiệu suất, nền tảng này được trang bị để xử lý tất cả các tác vụ cơ bản của doanh nghiệp. Hơn nữa, nó đi kèm với các chức năng nâng cao và báo cáo trực quan để bạn có thể chắc chắn rằng phần mềm quản lý nhân sự này có thể mở rộng theo yêu cầu khi doanh nghiệp của bạn phát triển hơn.
2.Phần mềm nhân sự OOC digiiHR:
Tiếp theo là phần mềm quản lý nhân sự OOC digiiHR – là sản phẩm của Công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Điểm mạnh của digiiHR nằm ở nền tảng cơ sở dữ liệu có sẵn, phân loại theo từng ngành nghề – dựa trên kinh nghiệm tư vấn doanh nghiệp gần 20 năm của công ty mẹ OCD. Do vậy, quy trình quản lý của OOC digiiHR có thể coi là quy trình chuẩn – đã được kiểm chứng bởi nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam như: Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVN, Tập đoàn dược phẩm & thương mại SOHACO, Tổng công ty CN Xi măng Việt Nam Vicem, CTCP Dược phẩm Vĩnh Phúc (VINPHACO)…
Đọc thêm: Phần mềm Quản lý KPI (digiiKPI)
3.Phần mềm nhân sự Zoho People:
Cái tên tiếp theo là phần mềm nhân sự Zoho People. Đây là một nền tảng nhân sự đơn giản giúp người dùng quản lý các hoạt động của nhân viên, bao gồm hồ sơ, thời gian / chấm công và nghỉ phép. Phần mềm quản lý nhân sự này có thể hoạt động đồng bộ với công ty ngay lập tức và đã được thiết kế để các doanh nghiệp có thể thực hiện dễ dàng mà không cần phải tùy biến quá nhiều.
Vì nhu cầu quản lý ngày nay rất phong phú và đa dạng, phức tạp nên các nhà lãnh đạo cần lựa chọn phần mềm nhân sự thích hợp, tối ưu nhất để tránh những vấn đề không mong muốn nảy sinh cho chính doanh nghiệp của mình.
Team Marketing
Nguồn: Tham luận “Phần mềm HRM – Kinh nghiệm triển khai tại Việt Nam” – Bà Nguyễn Thị Nam Phương
Đọc thêm:
Các yếu tố cho thấy một phần mềm quản lý nhân sự chất lượng
Chuyển đổi số và giá trị thực tiễn. Nhìn lại những thành tựu của doanh nghiệp Việt
