Chia sẻ tri thức Quản lý mục tiêu, công việc và dự án

Phương pháp Getting things done – Cách giải quyết núi công việc hàng ngày

5 bước getting things done
5/5 - (1 vote)

Bạn đang cảm thấy quá tải với danh sách việc cần làm? Không thể hoàn thành bất kỳ công việc nào? Bài viết này sẽ hướng dẫn sử dụng phương pháp Getting things done để quản lý thời gian hiệu quả.

Khi đối mặt với vô số việc chưa hoàn thành, bạn sẽ dễ cảm thấy choáng váng hoặc xử lý từng việc một cách thụ động. Điều này dẫn đến danh sách việc dang dở ngày càng dài, gây ra căng thẳng. Kết quả là bạn trở nên bị động và lãng phí thời gian vào các hoạt động ít ảnh hưởng đến năng suất chung.

Phương pháp Getting Things Done cung cấp giải pháp cho những vấn đề này thông qua một khuôn khổ có cấu trúc. Để giúp bạn kiểm soát, ưu tiên những gì thực sự quan trọng và phân bổ thời gian hiệu quả để đạt năng suất và cân bằng tốt hơn. Cùng OOC tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Table of Contents

Phương pháp Getting Things Done (GTD) là gì?

Getting Things Done, hay còn gọi là GTD, là một phương pháp giúp bạn dọn dẹp đầu óc khỏi những “lộn xộn”.  Ví dụ là email chưa trả lời, cuộc họp cần tổ chức, hay thậm chí là cả một cuốn sách dang dở. Làm sao ấy hả? Bằng cách ghi lại tất cả những điều đó vào một hệ thống đáng tin cậy bên ngoài bộ não của bạn.

Phương pháp này do David Allen sáng tạo ra, giúp bạn kiểm soát tốt hơn, suy nghĩ thông suốt hơntập trung hơn khi những thứ lặt vặt không còn làm bạn mất tập trung nữa.

Getting things done có thể là chiến lược quản lý thời gian hoàn hảo cho bạn trong các tình huống sau:

  • Bạn đang phải xoay xở nhiều dự án cùng một lúc và cảm thấy quá tải vì quá nhiều thứ cần ưu tiên.
  • Bạn cần trợ giúp để hoàn thành danh sách việc cần làm một cách hiệu quả.
  • Bạn thích cách tiếp cận có tổ chức và hệ thống để quản lý công việc.

Phương pháp Getting Things Done hoạt động như thế nào?

Getting things done là một hệ thống quản lý thời gian và tổ chức hiệu quả, được hỗ trợ bởi khoa học nhận thức. Nó giúp bạn:

Loại bỏ sự do dự

Bằng cách xác định hành động tiếp theo cho từng nhiệm vụ. Bạn tạo ra một “ý định thực hiện” hoặc “lên kế hoạch theo kiểu nếu-thì”. Điều này cho phép bạn hành động quyết đoán và hiệu quả trong mọi tình huống. Bạn loại bỏ thời gian lãng phí vào việc do dự. Vì bạn đã biết các bước cần thiết để đạt được mục tiêu mong muốn. Như David Allen có đề cập đến trong cuốn sách của mình, “Chìa khóa để hoàn thành mọi việc là xác định ‘hoàn thành’ có nghĩa là gì, ‘thực hiện’ trông như thế nào và nó diễn ra ở đâu.”

Giảm tải cho não bộ

Nghiên cứu cho thấy khối lượng công việc nhận thức tăng lên (tức là lượng thông tin mà bộ nhớ làm việc của bạn đang xử lý tại bất kỳ thời điểm nào) sẽ làm giảm khả năng sáng tạo và dẫn đến việc ra quyết định kém. Khi bạn dỡ bỏ suy nghĩ và nhiệm vụ ra khỏi đầu, não bạn sẽ cảm thấy ít bị choáng ngợp hơn và tổng hợp thông tin một cách chính xác. Hơn nữa, hiệu ứng Zeigarnik giải thích cách bộ não của chúng ta được “lập trình” để ghi nhớ những công việc dang dở và liên tục thu hút sự chú ý của chúng ta. Khi chúng ta tạo ra kế hoạch để hoàn thành các nhiệm vụ, các tín hiệu sẽ dừng lại vì chúng ta biết chính xác phải làm gì.

Giảm bớt “bừa bộn” tinh thần bằng cách sử dụng “trí óc bên ngoài”

Trong cuốn sách “The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload”. Nhà khoa học thần kinh Daniel Levitin cho rằng con người cần các hệ thống bên ngoài để quản lý và ưu tiên thông tin. Việc sử dụng “trí óc bên ngoài” hỗ trợ trí nhớ hay quên của chúng ta và giải phóng tâm trí để lang thang sáng tạo.

Author

OOC digiiMS

Phone
Zalo
Phone
Zalo