Last updated on 25/04/2024
Bạn đang cảm thấy quá tải với danh sách việc cần làm? Không thể hoàn thành bất kỳ công việc nào? Bài viết này sẽ hướng dẫn sử dụng phương pháp Getting things done để quản lý thời gian hiệu quả.
Khi đối mặt với vô số việc chưa hoàn thành, bạn sẽ dễ cảm thấy choáng váng hoặc xử lý từng việc một cách thụ động. Điều này dẫn đến danh sách việc dang dở ngày càng dài, gây ra căng thẳng. Kết quả là bạn trở nên bị động và lãng phí thời gian vào các hoạt động ít ảnh hưởng đến năng suất chung.
Phương pháp Getting Things Done cung cấp giải pháp cho những vấn đề này thông qua một khuôn khổ có cấu trúc. Để giúp bạn kiểm soát, ưu tiên những gì thực sự quan trọng và phân bổ thời gian hiệu quả để đạt năng suất và cân bằng tốt hơn. Cùng OOC tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Getting Things Done, hay còn gọi là GTD, là một phương pháp giúp bạn dọn dẹp đầu óc khỏi những “lộn xộn”. Ví dụ là email chưa trả lời, cuộc họp cần tổ chức, hay thậm chí là cả một cuốn sách dang dở. Làm sao ấy hả? Bằng cách ghi lại tất cả những điều đó vào một hệ thống đáng tin cậy bên ngoài bộ não của bạn.
Phương pháp này do David Allen sáng tạo ra, giúp bạn kiểm soát tốt hơn, suy nghĩ thông suốt hơn và tập trung hơn khi những thứ lặt vặt không còn làm bạn mất tập trung nữa.
Getting things done có thể là chiến lược quản lý thời gian hoàn hảo cho bạn trong các tình huống sau:
Getting things done là một hệ thống quản lý thời gian và tổ chức hiệu quả, được hỗ trợ bởi khoa học nhận thức. Nó giúp bạn:
Bằng cách xác định hành động tiếp theo cho từng nhiệm vụ. Bạn tạo ra một “ý định thực hiện” hoặc “lên kế hoạch theo kiểu nếu-thì”. Điều này cho phép bạn hành động quyết đoán và hiệu quả trong mọi tình huống. Bạn loại bỏ thời gian lãng phí vào việc do dự. Vì bạn đã biết các bước cần thiết để đạt được mục tiêu mong muốn. Như David Allen có đề cập đến trong cuốn sách của mình, “Chìa khóa để hoàn thành mọi việc là xác định ‘hoàn thành’ có nghĩa là gì, ‘thực hiện’ trông như thế nào và nó diễn ra ở đâu.”
Nghiên cứu cho thấy khối lượng công việc nhận thức tăng lên (tức là lượng thông tin mà bộ nhớ làm việc của bạn đang xử lý tại bất kỳ thời điểm nào) sẽ làm giảm khả năng sáng tạo và dẫn đến việc ra quyết định kém. Khi bạn dỡ bỏ suy nghĩ và nhiệm vụ ra khỏi đầu, não bạn sẽ cảm thấy ít bị choáng ngợp hơn và tổng hợp thông tin một cách chính xác. Hơn nữa, hiệu ứng Zeigarnik giải thích cách bộ não của chúng ta được “lập trình” để ghi nhớ những công việc dang dở và liên tục thu hút sự chú ý của chúng ta. Khi chúng ta tạo ra kế hoạch để hoàn thành các nhiệm vụ, các tín hiệu sẽ dừng lại vì chúng ta biết chính xác phải làm gì.
Trong cuốn sách “The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload”. Nhà khoa học thần kinh Daniel Levitin cho rằng con người cần các hệ thống bên ngoài để quản lý và ưu tiên thông tin. Việc sử dụng “trí óc bên ngoài” hỗ trợ trí nhớ hay quên của chúng ta và giải phóng tâm trí để lang thang sáng tạo.
Phương pháp Getting Things Done (GTD) xoay quanh 5 bước đơn giản để giúp bạn quản lý công việc hiệu quả.
Ghi lại mọi thứ thu hút sự chú ý của bạn vào một hệ thống đáng tin cậy bên ngoài. Chẳng hạn như giấy hoặc ứng dụng ghi chú.
Mẹo: Danh sách kích hoạt (Trigger List) là một công cụ hữu ích. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc nhớ tất cả các công việc cần hoàn thành. Đây là danh sách toàn diện về các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống. Được thiết kế để ra soát trí nhớ của bạn để đảm bảo không bó sót công việc nào.
Ví dụ, danh sách kích hoạt có thể bao gồm các danh mục như:
Cá nhân:
Công việc:
Tài chính gia đình:
Bây giờ, hãy xử lý từng mục trong danh sách của bạn bằng cách tự hỏi:
Bắt đầu bằng cách tự hỏi bản thân mong muốn đạt được điều gì cho mỗi nhiệm vụ. Điều này giúp bạn làm rõ mục tiêu và xác định hướng đi rõ ràng. Sau khi xác định được kết quả mong muốn. Hãy xác định hành động thực tế tiếp theo có thể thực hiện để hướng tới kết quả đó.
Getting things done nhấn mạnh cách tiếp cận theo hướng đi từ trên xuống (top-down approach). Khuyến khích bạn chia nhỏ nhiệm vụ thành các thành phần hành động nhỏ nhất. Việc biến từng hành động tiếp theo trở nên chi tiết nhất có thể cho phép bạn xác định các bước rõ ràng và hiệu quả hơn.
Ví dụ: Hãy lấy nhiệm vụ gọi cho Tuấn Anh vào thứ năm để bàn về ngân sách dự án. Bước tiếp theo KHÔNG PHẢI là nhấc điện thoại lên để gọi. Mà có thể là gửi email hỏi về thời gian rảnh của Tuấn Anh vào thứ Năm. Hoặc hành động tiếp theo có thể là gửi lời mời họp kèm theo chương trình nghị sự. Sau đó, bạn mới thực hiện cuộc gọi.
Bạn thấy việc này giúp xác định những gì bạn cần làm dễ dàng hơn chứ? Khi xem qua danh sách của mình. Bạn gặp các mục có thể thực hiện ngay lập tức và những mục không thể.
Chúng ta sẽ tìm hiểu các chiến lược khác nhau cho từng loại nhiệm vụ trong các bước tiếp theo:
Đối với các nhiệm vụ có thể hành động, có một số cách để quản lý chúng hiệu quả:
Làm ngay
Áp dụng cho các nhiệm vụ mất ít hơn 2 phút để hoàn thành. Ví dụ: Bạn có thể trả lời ngay cho một email khẩn cấp.
Tuy nhiên, cẩn thận đừng bị rơi vào vòng lặp hoàn thành các mini-task (nhiệm vụ nhỏ hơn 2 phút) vô tận. Hãy sử dụng khả năng phán đoán của bạn để ưu tiên nhiệm vụ hiệu quả.
Trao quyền
Nếu bạn không có đủ thời gian hoặc chuyên môn cho một nhiệm vụ. Hãy ủy quyền cho người khác phù hợp hơn để thực hiện. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu thành viên nhóm giúp đỡ tuyển dụng thành viên mới hoặc nghiên cứu thông tin cho báo cáo.
Hoãn lại
Các nhiệm vụ mất hơn 2 phút cần được hoãn lại. Sau khi xác định được hành động tiếp theo. Bạn có thể lên lịch cho nó vào thời gian sau và hoàn thành nó trong thời gian sớm nhất có thể.
Một số việc trong suy nghĩ của bạn có thể cần nhiều bước để hoàn thành. Đối với bất kỳ mục nào trong danh sách của bạn cần hơn hai bước để hoàn thành. Hãy chuyển chúng thành một dự án. Theo Allen, “Bạn không thực sự hoàn thành một dự án; bạn chỉ có thể thực hiện các bước hành động liên quan đến nó.”
Ví dụ: việc tạo ra một kế hoạch dự án cho dự án tiếp theo của bạn sẽ tốn nhiều thời gian và cần nhiều bước để hoàn thành.
Nhiệm vụ không thể hành động ngay (non-actionable tasks) là những mục trong danh sách mà bạn không thể hoặc không cần hành động ngay lập tức. Dưới đây là cách xử lý chúng:
Loại bỏ
Khi xem xét danh sách của mình. Bạn sẽ nhận thấy một số nhiệm vụ mà bạn không muốn dành thời gian hoặc công sức cho việc đó ngay bây giờ hoặc trong tương lai. Ví dụ: bạn có thể muốn hủy một cuộc họp mà đáng ra có thể thay thế bằng email.
Ủn đùn
Đặt tất cả những gì bạn muốn thực hiện. Nhưng chưa thể thực hiện vào danh sách dự án cho đến khi bạn có thể thêm chúng vào. Ví dụ: học một ngôn ngữ mới.
Giữ vào mục tham khảo
Có những thứ trong đầu bạn mà bạn có thể không cần hành động. Nhưng lại muốn giữ lại để tham khảo. Ví dụ: bạn bắt gặp một bài báo rất thú vị về lãnh đạo và có một số câu trích dẫn bạn muốn nhớ lại.
Sau khi hoàn thành việc dọn dẹp suy nghĩ kỹ lưỡng. Bạn có thể có một danh sách dài các nhiệm vụ và ý tưởng. Để quản lý hiệu quả những mục này. Allen đề nghị sắp xếp chúng vào các danh mục cụ thể. Dưới đây là một số gợi ý:
Tất cả các việc cần thiết theo thời gian sẽ được đưa vào đây. Ví dụ: lịch hẹn nha sĩ vào ngày 15/04. Chúng có thể được chia thành ba loại:
Đặt tất cả các dự án, nhiệm vụ yêu cầu nhiều bước để hoàn thành vào danh sách dự án của bạn. Ví dụ về các dự án có thể bao gồm tạo kế hoạch dự án, tổ chức hội nghị hoặc lên kế hoạch nghỉ mát.
Lưu trữ các mục có giá trị nhưng không yêu cầu hành động ngay lập tức trong thư mục tham khảo. Có thể bao gồm các bài báo nhiều thông tin, trích dẫn truyền cảm hứng hoặc các tài nguyên giá trị mà bạn muốn xem lại sau.
Đối với các nhiệm vụ bạn không thể thực hiện hoặc không muốn dành thời gian nên loại bỏ chúng hoàn toàn. Chúng bao gồm các mục như cuộc họp đáng ra có thể thay bằng email hoặc các nhiệm vụ không còn liên quan đến mục tiêu hoặc ưu tiên hiện tại của bạn.
Danh sách hành động tiếp theo nên bao gồm tất cả các nhiệm vụ bạn có thể hoàn thành ngay lập tức. Đây là những nhiệm vụ cụ thể, có thể hành động được giúp hoàn thành các dự án lớn hơn. Ví dụ, thảo luận về ngân sách trong cuộc họp với các bên liên quan của dự án là hành động tiếp theo để giúp dự án tiến triển.
Danh sách chờ đợi dành cho các nhiệm vụ mà bạn không thể thực hiện ngay lập tức vì bạn đang chờ dữ liệu đầu vào, thông tin hoặc hành động từ người khác. Ví dụ: nếu bạn cần dữ liệu cụ thể để hoàn thành báo cáo dự án và đang chờ đồng nghiệp cung cấp, bạn sẽ thêm nhiệm vụ đó vào danh sách chờ đợi.
Danh sách hoặc tệp “Khi nào đó hoặc Có thể” dành cho các ý tưởng hoặc nhiệm vụ có thể hành động. Mà bạn muốn thực hiện trong tương lai nhưng không thể dành thời gian cho ngay lập tức. Chúng có thể bao gồm các mục tiêu cá nhân, dự án sáng tạo hoặc các dự án kinh doanh bạn muốn thực hiện. Ví dụ: bắt đầu kinh doanh quán cafe có thể nằm trong danh sách “Khi nào đó hoặc Có thể” của bạn vì nó không phải là ưu tiên hiện tại. Nhưng là thứ bạn muốn làm trong tương lai.
Xem xét và kiểm tra có thể được coi là bước quan trọng nhất trong quy trình GTD. Bước này bao gồm việc tạm dừng đánh giá những gì bạn đã hoàn thành và quyết định những việc cần làm tiếp theo.
Hệ thống Getting things done bao gồm hai loại xem xét:
Nếu không xem xét thường xuyên, hệ thống GTD có thể trở nên kém hiệu quả theo thời gian. Đây là điều trớ trêu mà nhiều người áp dụng Getting things done gặp phải. Theo Allen, việc ghi lại và đưa ra quyết định về một lượng lớn đầu việc dang dở đòi hỏi rất nhiều năng lượng tinh thần. Đặc biệt là khi chúng chưa được quyết định hoặc bị đình trệ trong một thời gian dài.
Tuy nhiên, những lợi ích của việc đánh giá thường xuyên rất xứng đáng với công sức bỏ ra.
Bước cuối cùng trong phương pháp Getting things done là về việc lựa chọn những gì cần làm và khi nào làm. Ngay cả với danh sách hành động tiếp theo, việc biết điều đúng đắn để làm tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể là một thách thức. David Allen cung cấp ba mô hình để giúp bạn chọn đúng mục để thực hiện:
Mô hình này giúp cá nhân quyết định hành động tiếp theo cần thực hiện bằng cách xem xét các yếu tố như bối cảnh thích hợp, mức độ ưu tiên, năng lượng cần thiết và thời gian khả dụng.
Giúp phân loại công việc hàng ngày thành 3 nhóm chính. Đảm bảo bạn không bị bỏ sót việc nào và tập trung vào những việc quan trọng nhất.
Làm việc đã lên kế hoạch
Bao gồm các nhiệm vụ bạn đã quyết định thực hiện trước đó, danh sách các hành động tiếp theo và lịch. Ví dụ: hoàn thành báo cáo theo lịch trình hoặc gọi điện thoại với khách hàng theo kế hoạch.
Xử lý việc phát sinh
Bao gồm các nhiệm vụ bất ngờ xuất hiện trong ngày. Ví dụ: trả lời email khẩn cấp của khách hàng hoặc giải quyết sự cố máy tính đột xuất.
Xác định công việc khi tổ chức
Bao gồm các việc vặt (dưới 2 phút) mà bạn giải quyết ngay khi chúng xuất hiện trong quá trình tổ chức công việc. Ví dụ: thêm ghi chú vào danh sách việc cần làm, trả lời email nhanh gọn, sắp xếp bàn làm việc.
Mô hình này liên quan đến việc nhìn nhận công việc của bạn từ các góc độ hoặc tầm nhìn khác nhau để quản lý hiệu quả luồng công việc.
Bằng cách nhìn nhận công việc từ các cấp độ khác nhau này. Bạn có thể đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày (mặt đất) của bạn đang phù hợp với các mục tiêu và giá trị tổng thể của bạn (chân trời xa).
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc áp dụng phương pháp GTD, hãy cân nhắc những điều sau:
Nếu getting things done trông khá phức tạp để thành thạo, hãy cho mình thời gian. Đây là một hệ thống phức tạp cần có thời gian luyện tập để quen. Theo Allen, có thể mất khoảng hai năm để thành thạo nó.
Có rất nhiều ứng dụng, hệ thống và các công cụ khác được xây dựng dựa trên phương pháp getting things done. Bạn có thể dễ dàng bị lạc lối trong đó. Khi bắt đầu, hãy tuân theo các nguyên tắc cơ bản. Chỉ thêm các công cụ hỗ trợ khi bạn đã nắm được những điều cơ bản.
Đừng ngần ngại sửa đổi hệ thống để phù hợp với nhu cầu và sở thích riêng của bạn. Cho dù điều chỉnh các danh sách hoặc danh mục cụ thể, thay đổi cách bạn tổ chức các nhiệm vụ hoặc tích hợp các kỹ thuật quản lý thời gian khác, việc tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn là điều cần thiết để thành công.
Mặc dù phương pháp getting things done giúp tổ chức các công việc của bạn. Tuy nhiên cách bạn giải quyết chúng phụ thuộc vào bạn. Nếu bạn vật lộn với việc liên tục bị sao nhãng tại nơi làm việc hoặc trì hoãn. Bạn nên cân nhắc kết hợp GTD với một hệ thống quản lý thời gian.
Phần mềm Quản lý dự án mang đến giải pháp toàn diện. Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động dự án, từ khởi đầu đến hoàn thành. Hệ thống hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý trong việc:
Đọc thêm chi tiết về phần mềm tại đây: Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM
Đây là một hệ thống để quản lý công việc hiệu quả. Nhưng nó cũng đi kèm với một số thách thức như sau:
Phương pháp getting things done khác biệt với các phương pháp năng suất khác ở ba điểm chính:
Bạn cần ghi lại tất cả các công việc, dự định, ngay cả những thứ nhỏ nhặt, vào một hệ thống. Điều này giúp bạn gỡ bỏ suy nghĩ ra khỏi đầu. Giảm thiểu cảm giác lo lắng về việc quên mất điều gì đó. Trong khi các phương pháp khác chỉ tập trung vào việc liệt kê nhiệm vụ. Thì GTD khuyến khích bạn ghi lại mọi thứ để có cái nhìn toàn cảnh hơn.
Getting things done không chỉ dừng lại ở việc ghi chép. Phương pháp này nhấn mạnh việc biến những nhiệm vụ lớn thành các bước hành động cụ thể, nhỏ gọn. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định được việc cần làm tiếp theo và tránh cảm giác mơ hồ, không biết bắt đầu từ đâu. Các phương pháp khác có thể bỏ qua bước này, khiến bạn cảm thấy choáng ngợp trước các nhiệm vụ lớn.
Getting things done không chỉ là một danh sách việc cần làm thông thường. Đây là một hệ thống tổ chức lâu dài giúp bạn quản lý hiệu quả các công việc đang diễn ra. Nó cung cấp các chiến lược để sắp xếp, phân loại và ưu tiên nhiệm vụ. Giúp bạn luôn làm việc đúng hướng. Các phương pháp khác có thể thiếu tính hệ thống và dễ khiến bạn bị lộn xộn, không biết đâu là nhiệm vụ quan trọng.
Thông tin chính thức về OOC được cập nhật tại website: https://ooc.vn/
Fanpage chính thức của OOC vui lòng truy cập: https://facebook.com/oocdigiims/
Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688