Để quản lý dự án hiệu quả, có nhiều phương pháp quản lý dự án đa dạng có thể áp dụng, phù hợp với từng mục đích, với từng đối tượng. Dù bạn là một nhà phát triển, quản lý dự án hay một sinh viên cần hoàn thành bài tập, chiến lược quản lý tác vụ đều luôn cần thiết. Bất kể trong lĩnh vực nào từ công việc, học tập, phát triển cá nhân,… bạn đều có thể chọn cho mình những phương pháp khác nhau.
Dưới đây là 3 phương pháp quản lý dự án và công việc đã được phát triển lâu đời và áp dụng hàng triệu người trên thế giới. Với cách thức tổ chức hết sức cơ bản, những phương pháp này hoàn toàn có thể giúp bạn gạt đi nỗi sợ khi bắt tay, thái độ trì hoãn hay hay tính thiếu kiên trì.
Phương pháp Quản lý Dự án Kanban
Được sáng tạo vào năm 1940 bởi Taiichi Ohno, một công nhân tại nhà máy Toyota, Kanban là một phương pháp quản lý công việc đơn giản chỉ cần một cây bút và bảng trắng. Bạn sẽ dễ dàng nhận ra phương pháp này nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Trello hay Kanbanchi
Kanban được vận dụng như thế nào?
Công việc sẽ được phân chia theo 3 giai đoạn: To Do, Doing, Done dựa theo các bước hoàn thành một đầu công việc. Mỗi đầu việc sẽ được viết trên một thẻ ghi và bắt đầu hành trình của nó từ cột To Do, vượt qua cột Doing để đến điểm cuối Done. Cùng một lúc, bạn sẽ liệt kê những nhiệm vụ cần thiết, xử lý nó độc lập hoặc đa nhiệm. Nhưng đều cùng chung một mục tiêu hoàn thành.
Ngay khi mỗi gạch đầu dòng ở cột To Do ít đi và danh sách cột Done dài ra, điều đó có nghĩa bạn đã quản lý dự án hiệu quả.
Lợi ích ứng dụng Kanban trong quản lý dự án
Mục tiêu cốt lõi của Kanban giúp hạn chế số lượng nhiệm vụ đang tiến hành. Sẽ dễ hiểu khi bạn tưởng tượng rằng, bảng trắng là một diện tích có hạn. Khi muốn nhét thêm nhiệm vụ vào cột Doing, bạn trước tiên cần phải dọn chỗ cho nó. Với cơ chế như vậy, Kanban yêu cầu bạn hoàn thành những công việc dang dở trước khi hào hứng bắt đầu một nhiệm vụ mới.
Tuy nhiên, không có con số nào được xem là giới hạn để viết lên bảng Kanban ngoài năng lực của bản thân bạn. Hãy đánh giá đúng, đủ về khả năng multitasking của bản thân để Kanban hoạt động một cách hiệu quả nhất.
Ngay khi Do To list và Done list của bạn trống nhưng Doing list lại dài lê thê, bạn hãy chuyển những đầu việc chưa thể hoàn thành ngay về cột To Do. Như vậy sẽ làm giảm nỗi sợ khi bắt tay vào làm, đồng thời tập trung vào những việc cấp thiết.
Phương pháp Quản lý Dự án Agile
Năm 2001, một nhóm các nhà phát triển phần mềm đã nảy ra một phát minh mới trong cách quản lý dự án.
Phần lớn trước năm 2001, quản lý dự án bao gồm các quy trình chậm chạm, cồng kềnh với số lượng nhân sự và tài liệu quá tải. Với sự rườm rà trong quy trình và bộ máy vận hành, nó đã ngăn chặn sự chuyển mình linh hoạt, phát hiện và sửa lỗi nhanh chóng. Mọi người chung tay góp sức trong cả những nhiệm vụ nhỏ nhặt, ngược lại khiến dự án trì trệ.
Agile có gì khác biệt?
Tuy nhiên, Agile đã tìm cách thay đổi mọi thứ! Cả đội dự án được chia nhỏ thành các nhóm với nhiệm vụ và quy trình thực hiện độc lập. Mỗi nhóm sẽ tự thiết kế một quy trình làm việc trọn vẹn từ việc lên kế hoạch đến xây dựng và thử nghiệm trước khi bàn giao sản phẩm cho nhóm tiếp theo. Với đầu vào là sản phẩm của nhóm trước, nhóm số 2 sẽ vận hàng tương tự để tạo ra những chi tiết, tính năng để hoàn chỉnh sản phẩm.
Không giống với Kanban, đây là cách quản lý dự án dựa trên nguyên lý dây chuyền. Lấy ví dụ trong một dây chuyền sản xuất ô tô, khung xe sau khi được gia công lắp ráp sẽ được kiểm tra chất lượng mối hàn, sức bền khung xe. Vượt qua bài test, sản phẩm thô khung xe sẽ trải qua công đoạn phun sơn. Tương tự, mức độ bao phủ, khả năng chống han rỉ cũng sẽ được kiểm tra kỹ càng trước khi chuyển sang bước kế tiếp.
Đây chính là cơ chế hoạt động cơ bản của Agile. Nó giúp đẩy nhanh tiến độ hoàn thành sản phẩm cũng như dễ dàng giảm sát, phát hiện và sửa lỗi.
Getting things done
Trong cùng khoảng thời gian phát minh Agile, David Allen đã viết một cuốn sách vang dội – Getting Things Done. Đây là một cuốn sách viết về hệ thống quản lý công việc với một triết lý cơ bản: “đầu là để nảy sinh ý tưởng không phải là nơi lưu giữ chúng”. Thật vậy, não bộ chúng ta được tối ưu chỉ đủ để nhớ khoảng 7 thứ nên sẽ chẳng còn lại gì nếu ta không viết chúng xuống ngay lập tức.
Cách getting Things Done giúp bạn quản lý hiệu quả
Với Getting Things Done, bạn đơn giản vẽ mọi công việc hay ý tưởng của mình dưới dạng mindmap gồm nhánh chính, nhánh phụ. Hãy chia những đầu việc ở nhánh chính ra thành các nhiệm vụ nhóm, đặt thứ tự ưu tiên và deadline phù hợp.
Ngay khi bạn hệ thống hóa những nhiệm vụ ngổn ngang bằng hình vẽ, đầu bạn sẽ có chỗ trống để nghĩ về cách thức hoàn thành hiệu quả. Và thật dễ dàng khi bạn bắt tay vào những thứ nhỏ mà không cảm thấy ngợp hay sợ hãi.
Để được trang bị kiến thức và kỹ năng về quản lý dự án, tham khảo Khóa học về Quản lý Dự án.
Liên hệ
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
___________________________
Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS
digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR) | digiiPM
Hotline/Zalo: 0886595688
Email: [email protected]
Website: https://ooc.vn
