Quản lý lịch sử làm việc của nhân viên

Post Views: 135

Rate this post

Hồ sơ nhân viên thường được coi là một yếu tố rất quan trọng trong quản trị nhân sự. Nhưng không thể phủ nhận tác động của việc lưu trữ hồ sơ của nhân viên đối với quản lý tăng trưởng – nó giúp tạo ra một cái nhìn toàn diện về tất cả nhân viên. Và chúng ta đang nhanh chóng chuyển từ mô hình “Nhân sự làm tất cả” sang mô hình tự phục vụ, đảm bảo tính minh bạch và quyền sở hữu ở cấp nhân viên. Đây là con đường tiên phong cho việc quản lý hồ sơ nhân viên và là con đường mà các tổ chức phải áp dụng bằng cách thay đổi hệ thống.

Table of Contents

Tại sao phải quản lý lịch sử làm việc của nhân viên?

Hồ sơ nhân viên không chỉ là để duy trì một cái nhìn về số lượng nhân viên. Hậu quả của việc lưu trữ hồ sơ không đầy đủ là rất lớn. Dưới đây là một số lý do thuyết phục để bạn chú ý đến hệ thống hồ sơ nhân viên của mình.

Có một cái nhìn chính xác

Bằng cách duy trì hồ sơ nhân viên liên quan, các nhà quản lý nhân sự và kinh doanh có thể có được cái nhìn chính xác về việc phân bổ và sử dụng nguồn lực. Điều này có thể giúp đánh giá mức năng suất ở cấp độ cá nhân, chức năng và tổ chức, từ đó thực hiện các bước để cải thiện năng suất.

Xây dựng tính khách quan cho mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động

Hồ sơ nhân viên lưu giữ thông tin như theo dõi mục tiêu, quản lý hiệu suất, chấm công và quản lý nghỉ phép, trả lương, v.v. có thể giảm thiểu mọi tranh chấp có thể xảy ra giữa người sử dụng lao động và nhân viên. Hồ sơ nhân viên được duy trì nhằm lưu trữ những thông tin như nhân viên đã tuân theo hoặc tránh các chính sách hoặc tuân thủ nghiêm túc quy định tại nơi làm việc.

Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Ngày nay việc tự phục vụ hồ sơ nhân viên đang có xu hướng gia tăng. Nó cho phép nhân viên truy cập thông tin để họ có thể đưa ra các quyết định nghề nghiệp quan trọng.

Ví dụ: Nếu một nhân viên thấy rằng hồ sơ của họ không được cập nhật với một kỹ năng cụ thể để chuyển đổi nghề nghiệp, họ có thể chọn tham gia khóa đào tạo trong lĩnh vực đó và sau đó cập nhật hồ sơ kỹ năng và đủ điều kiện để chuyển nghề.

Tham chiếu năng lực trong quá khứ và tương lai

Hồ sơ nhân viên là những dữ liệu có thể thúc đẩy các quyết định khách quan về năng lực. Dữ liệu trong quá khứ và tương lai có thể được truy cập nhanh chóng với hệ thống hồ sơ nhân viên.

Ví dụ: Khi tuyển dụng cho một vị trí, người quản lý có thể lấy ra hồ sơ của các nhân viên trước đây để tuyển dụng lại. Hoặc dữ liệu của nhân viên hiện tại có thể được phân tích liên quan đến xu hướng kinh doanh (và lao động) trong tương lai, và có thể đưa ra những thiếu sót về năng lực trong tương lai. Do đó, tổ chức có thể chuẩn bị cho các tình huống trong tương lai dựa trên hồ sơ nhân viên hiện tại.

Bảo vệ chống lại các vụ kiện

Lưu trữ hồ sơ là bước đầu tiên để bảo vệ chống lại các vụ kiện. Người sử dụng lao động không lưu giữ hồ sơ nhân sự thích hợp có thể phải đối mặt với hành động pháp lý dựa trên các luật lao động khác nhau.

Việc duy trì hồ sơ nhân viên chính xác mang lại lợi ích cho cả người quản lý và nhân viên. Tuy nhiên, các tổ chức không thể duy trì tất cả các loại hồ sơ vì nó đi kèm với chi phí phát sinh. Do đó, điều quan trọng là phải biết hồ sơ nào cần phải duy trì và ở dạng nào.

Nên quản lý loại lịch sử làm việc nào?

Biết những hồ sơ nào là bắt buộc để duy trì có thể giúp bạn tránh xa nhiều rắc rối.

Hồ sơ của tất cả nhân viên trong thời gian một năm sau khi chấm dứt

Tất cả hồ sơ bảng lương trong ba năm: Duy trì hồ sơ trong ba năm để chứng minh việc trả các mức lương khác nhau cho nhân viên khác giới trong cùng một cơ sở.
Bất kỳ kế hoạch phúc lợi, kế hoạch thâm niên hoặc hệ thống thành tích nào trong toàn bộ thời gian mà kế hoạch hoặc hệ thống đó có hiệu lực và trong ít nhất một năm sau khi chấm dứt.
Hồ sơ nghỉ việc và hồ sơ liên quan đến bồi thường vô thời hạn. Điều này sẽ giúp bạn xử lý mọi yêu cầu bồi thường trong tương lai.
Hồ sơ khấu lưu tiền lương trong ít nhất ba năm sau ngày đến hạn nộp đơn trở lại.
Tất cả các hồ sơ liên quan đến quyền lợi với hồ sơ của cơ quan hoặc người thụ hưởng được tiết lộ trong ít nhất sáu năm sau ngày nộp đơn.
Hồ sơ đào tạo vì các tổ chức có thể yêu cầu những hồ sơ này để đảm bảo rằng các doanh nghiệp đang đáp ứng các quy định đào tạo theo ngành cụ thể.
Hồ sơ thất nghiệp như chi tiết cá nhân, ngày trả lương, giờ làm việc, bất kỳ thư từ nào, v.v. Những hồ sơ này sẽ giúp xây dựng lịch sử thất nghiệp và được sử dụng trong trường hợp nhân viên bị nghỉ việc yêu cầu trợ cấp thất nghiệp.

Làm thế nào để quản lý lịch sử làm việc của nhân viên?

Ngày nay, bộ phận nhân sự không còn xoay quanh các thư mục và tập tin khổng lồ và sàng lọc hàng triệu giấy tờ để giải quyết trên một hồ sơ. Thay vào đó là một số Hệ thống Quản lý Nguồn nhân lực cung cấp nhiều thông tin về nhân viên chỉ bằng một cú nhấp chuột. Điều quan trọng là thiết kế một hệ thống phù hợp với doanh nghiệp. Dưới đây là một số tính năng để giúp bạn thiết kế một hệ thống hồ sơ của nhân viên:

Chức năng trao quyền cho nhân viên.
Hồ sơ nhân viên toàn diện cùng với cái nhìn về hệ thống phân cấp tổ chức.
Chữ ký tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu.
Chức năng kết nối mạng dưới dạng Nguồn cấp dữ liệu xã hội.
Thông báo thông minh (trên email và điện thoại di động), đồng bộ lịch để nhận cập nhật tức thì về quy trình làm việc và nhiệm vụ.