Uncategorized

Quản lý tài liệu hiệu quả: Tại sao Google Drive chưa đủ đáp ứng?

Google Drive trong quản lý tài liệu
5/5 - (1 vote)

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hoá từ Google, cho phép bạn tạo, chỉnh sửa, lưu trữ tập tin trên đám mây và chia sẻ tài liệu. Nhiều doanh nghiệp sử dụng nó như một hệ thống quản lý tệp, lưu trữ tài liệu trên đám mây và đồng thời cho phép người dùng chỉnh sửa trên máy tính của họ. Trong Google Workspace, người dùng có thể truy cập và cộng tác trên các tệp từ bất kỳ đâu và trên bất kỳ thiết bị nào. Ưu điểm của nó là tính linh hoạt và tiện lợi.

Vậy những hạn chế của Google Drive là gì?

  • Khó khăn trong việc kiểm soát phiên bản: Google Drive lưu trữ mọi thay đổi của tài liệu, nhưng việc theo dõi các phiên bản cũ và khôi phục chúng nếu cần thiết có thể khá phức tạp.
  • Tính năng tìm kiếm hạn chế: Trong khi Google Drive cho phép tìm kiếm tệp theo tên, đôi khi khó tìm thấy các tài liệu cụ thể, đặc biệt là khi bạn có nhiều tệp.
  • Thiếu các tính năng quản lý người dùng nâng cao: Google Drive cung cấp các tùy chọn chia sẻ cơ bản, nhưng các doanh nghiệp lớn hơn có thể yêu cầu các quyền hạn chi tiết hơn để kiểm soát quyền truy cập của người dùng vào tài liệu.
  • Phụ thuộc vào kết nối internet: Để truy cập và chỉnh sửa tài liệu trên Google Drive, bạn cần có kết nối internet.

Tóm lại, Google Drive là một giải pháp lưu trữ đám mây phù hợp cho cá nhân và nhóm nhỏ. Tuy nhiên, các doanh nghiệp lớn hơn có thể cần xem xét các giải pháp quản lý tài liệu chuyên sâu hơn cung cấp các tính năng bổ sung để kiểm soát phiên bản, tìm kiếm nâng cao và quản lý người dùng.

Google Drive có phải là Hệ thống Quản lý Tài liệu tốt?

Mặc dù Google Drive là một công cụ tốt để cộng tác cho nhiều tổ chức hiện đại, nhưng nó không phải là một Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS) toàn diện dành cho các doanh nghiệp chuyên ngành. 

Hệ thống Quản lý Tài liệu Doanh nghiệp là phần mềm cho phép các công ty gửi, nhận, quản lý, lưu trữ, theo dõi và ghi lại các phiên bản của tài liệu. Hệ thống này cực kỳ hữu ích cho các công ty hoạt động trong lĩnh vực thiết bị y tế, công nghệ, luật, nhà nước,…Những công ty cần kiểm soát tài liệu chất lượng của mình và lưu giữ hồ sơ kiểm tra đầy đủ về quá trình ra quyết định quan trọng.

Lý do nên sử dụng EDMS thay cho Google Drive

Dưới đây là 7 lý do để sử dụng EDMS (Hệ thống Quản lý Tài liệu điện tử) thay vì Google Drive:

  • Kiểm soát tài liệu nâng cao: Giúp quản lý chặt chẽ hơn quyền truy cập, chỉnh sửa và lưu hành tài liệu.
  • Kiểm soát phiên bản và phê duyệt nâng cao: Theo dõi chính xác các lần chỉnh sửa và đảm bảo chỉ các phiên bản được phê duyệt mới được sử dụng.
  • Hỗ trợ nhiều định dạng tệp: Lưu trữ và làm việc với nhiều loại tệp tin khác nhau.
  • Hỗ trợ tuân thủ hoàn toàn: Đảm bảo tài liệu đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định của ngành.
  • Nhiều tùy chọn luồng công việc: Tự động hóa các quy trình phê duyệt và luân chuyển tài liệu.
  • Công cụ báo cáo nâng cao: Theo dõi hiệu quả hoạt động của hệ thống và việc sử dụng tài liệu.
  • Tạo siêu dữ liệu tùy chỉnh tuyệt vời: Thêm các thông tin chi tiết bổ sung để dễ dàng tìm kiếm và phân loại tài liệu.

Kiểm soát tài liệu nâng cao

Google Drive cho phép bạn chia sẻ tệp và thư mục với người khác. Khi một tài liệu được đặt trong thư mục được chia sẻ với bạn, bạn có quyền truy cập vào tài liệu đó.

Mặc dù bạn có thể kiểm soát một số quyền truy cập vào tài liệu (xem, bình luận, chỉnh sửa). Nhưng nếu người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu, họ cũng có thể xóa, di chuyển nó và chia sẻ quyền truy cập cho người khác mà không bị hạn chế. Việc kiểm soát lỏng lẻo này có thể gây ra vấn đề cho tính chính xác của lịch sử tài liệu và gây khó khăn cho người dùng khi tìm kiếm tệp hoặc thư mục đã bị di chuyển hoặc thậm chí tệ hơn là bị xóa.

EDMS sẽ cung cấp cho bạn quyền kiểm soát chi tiết đối với quyền truy cập, chỉnh sửa và phê duyệt, đáp ứng các yêu cầu theo quy định của ISO 9001, ISO 13485FDA 21 CFR 820. Hệ thống này cho phép bạn phân quyền và phê duyệt tự động. Các bên liên quan chủ chốt xem xét và chấp nhận trước những đề xuất thay đổi. Điều này sẽ giúp ngăn chặn các thay đổi trái phép và vô tình đối với tài liệu. Hệ thống đảm bảo không có gì có thể bị thay đổi, di chuyển hoặc xóa trong hệ thống mà không có quyền hạn phù hợp. Đồng thời, EDMS tạo ra một lưu trữ lâu dài và theo dõi các thay đổi được phê duyệt cho mọi tài liệu trong hệ thống. 

Kiểm soát phiên bản nâng cao

Trước đây, bạn có thể lưu trữ nhiều phiên bản khác nhau của tệp với tên không chuẩn, khiến việc tham khảo các bản nháp trước đó trở nên khó khăn. Google Drive hiện đã phát triển lịch sử phiên bản, cho phép bạn xem các phiên bản của tệp được đánh dấu thời gian, giúp theo dõi quá trình phát triển của tài liệu. Tuy nhiên, nó không đáp ứng đủ nhu cầu của các công ty cần lưu trữ hồ sơ lịch sử dễ truy cập.

Google Drive chỉ cho phép người dùng xem và khôi phục các phiên bản tệp trước đó nếu họ có quyền chỉnh sửa. Việc cấp quyền chỉnh sửa cho tất cả mọi người cần truy cập vào các tệp lịch sử không những bất tiện mà còn có thể là rủi ro về bảo mật. Ngoài ra, khi ai đó có quyền truy cập vào lịch sử phiên bản của Google Doc. Ví dụ, họ có thể khôi phục bất kỳ phiên bản nào trước đó. Điều này có nghĩa là một phiên bản cũ hơn có thể vô tình được khôi phục và sau đó được coi là phiên bản mới nhất.

Một Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS) tốt cho phép chủ sở hữu tài liệu phê duyệt và khóa phiên bản cuối cùng của tài liệu đó, đảm bảo chỉ phiên bản đó mới được hiển thị trong hệ thống của bạn. Điều này làm giảm nguy cơ thực hiện công việc dựa trên thông tin sai, vốn có thể là một sai lầm tốn kém.

Hỗ trợ nhiều định dạng tệp tin

Google Drive chỉ xem được một số loại tệp tin nhất định. Ví dụ, bạn không thể xem trực tiếp hình ảnh định dạng AVIF trên Google Drive. Ngoài ra, các loại tệp tin như file chạy (executable) vẫn cần được kiểm soát. Google Drive không có chức năng thu thập bình luận cho các loại tệp tin này.

Một Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS) được thiết kế dành riêng cho lĩnh vực công nghệ nên có thể lưu trữ và hiển thị nhiều loại phương tiện khác nhau. Hệ thống này cũng cho phép thu thập phản hồi và phê duyệt từ người dùng làm việc trên các thiết bị khác nhau mà không cần cài đặt phần mềm cụ thể.

Hỗ trợ tuân thủ hoàn toàn

Lưu trữ tài liệu tập trung giúp việc tìm kiếm và kiểm tra dữ liệu dễ dàng hơn cho các chương trình tuân thủ tiêu chuẩn như ISO 9001. Tuy nhiên, với Google Drive, khả năng kiểm soát tài liệu chưa đủ để kiểm toán quy trình và thủ tục.

Nếu lịch sử tài liệu, quá trình xem xét và phê duyệt không được lưu trữ có cấu trúc và minh bạch, các nhân viên kiểm toán sẽ khó khăn hơn trong việc xác nhận bạn có đủ cơ chế để đảm bảo chất lượng. Google Drive lại thiếu các tính năng theo dõi và hiển thị lịch sử cần thiết để giúp quá trình tuân thủ diễn ra suôn sẻ.

Kiểm soát theo quy định bị hạn chế hơn do dữ liệu của bạn được phân tán trên mạng lưới của Google. Mặc dù điều này mang lại khả năng phục hồi dữ liệu, nhưng việc xác định chính xác vị trí lưu trữ dữ liệu của bạn có thể là bất khả thi.

Bên cạnh các biện pháp kiểm soát cần thiết, một số hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) còn cung cấp giao diện hệ thống quản lý doanh nghiệp, cho phép tổng quan về tất cả các quy trình của bạn với liên kết đến các tài liệu hỗ trợ. Điều này giúp tuân thủ bằng cách cung cấp cho nhân viên kiểm toán quyền giám sát rõ ràng về tất cả các quy trình chính mà tổ chức của bạn tuân theo, với các liên kết dễ dàng để chứng minh rằng các quy trình đó được tuân thủ.

Tùy chọn luồng công việc đa dạng

Google Drive cung cấp một tùy chọn luồng công việc đơn giản dưới dạng tiện ích của bên thứ ba, nhưng chỉ giới hạn trong việc phê duyệt một số tài liệu nhất định.

Ngược lại, phần mềm quản lý tài liệu được thiết kế riêng cho ngành nghề cụ thể của bạn sẽ cho phép xây dựng các luồng công việc giúp kiểm soát dự án. Ví dụ, tài liệu có thể được định tuyến và xem xét để đáp ứng các yêu cầu quản lý thay đổi, đảm bảo những người phù hợp trong tổ chức của bạn tham gia vào quá trình ra quyết định quan trọng. Bạn có thể thiết lập các quy tắc định tuyến linh hoạt dựa trên loại yêu cầu, loại tài liệu và hồ sơ bảo mật. Ngoài ra, hệ thống có thể gửi nhắc nhở cho người dùng nếu họ chưa hoàn thành hành động được giao.

Tham khảo: 10 phần mềm Quản lý TÀI LIỆU hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Một hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) tốt cũng nên hỗ trợ bạn trong việc phân chia dự án thành các giai đoạn. Hệ thống này cho phép gom nhóm các tài liệu để các bên liên quan chủ chốt phê duyệt tại các thời điểm DỪNG/TIẾP TỤC quan trọng trong quá trình phát triển. EDMS có thể tự động hóa quá trình tổng hợp, xem xét và phê duyệt tài liệu, kích hoạt các giai đoạn phát triển mới khi công việc ở giai đoạn trước đã được “ký duyệt”. Google Drive không có khả năng luồng công việc để hỗ trợ các nhu cầu quản lý dự án kiểu này.

Quản lý luồng công việc linh hoạt

Google Drive cung cấp một tùy chọn luồng công việc đơn giản như tiện ích của bên thứ ba, nhưng chỉ để phê duyệt một số tài liệu nhất định. Ngược lại, phần mềm quản lý tài liệu được thiết kế riêng cho lĩnh vực của bạn cho phép xây dựng quy trình giúp kiểm soát dự án hiệu quả.

Ví dụ, bạn có thể thiết lập luồng duyệt tự động để đảm bảo những người liên quan chính tham gia vào các quyết định quan trọng. Hệ thống cho phép thiết lập các quy tắc linh hoạt để gửi tài liệu đến đúng người dựa trên loại yêu cầu, loại tài liệu và quyền hạn của họ. Người dùng cũng nhận được nhắc nhở nếu chưa hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Ngoài ra, một hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) tốt còn hỗ trợ phân chia dự án thành các giai đoạn then chốt giai đoạn phê duyệt). Bạn có thể tập hợp các tài liệu liên quan để các bên liên quan phê duyệt tại các điểm dừng quan trọng trong quá trình phát triển dự án. Hệ thống này tự động hóa việc gom tài liệu, duyệt và phê duyệt, tự động kích hoạt giai đoạn phát triển mới khi giai đoạn trước đã hoàn thành. Google Drive không có các tính năng về luồng công việc để đáp ứng các nhu cầu quản lý dự án phức tạp như vậy.

Công cụ báo cáo nâng cao

Các công cụ báo cáo giúp trưởng nhóm dự án dễ dàng xác định tài liệu nào đang chờ duyệt, theo dõi xem người dùng nào chưa hoàn thành việc duyệt và thời gian duyệt trung bình. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) hoàn chỉnh sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy tài liệu ở các giai đoạn khác nhau. Google Drive không có tính năng này.

Tạo siêu dữ liệu tùy chỉnh

Google Drive không cho phép bạn tạo siêu dữ liệu (metadata) tùy chỉnh cho tài liệu của mình. Siêu dữ liệu là thông tin được thêm vào tài liệu để giúp tìm kiếm và quản lý chúng dễ dàng hơn. Nó không được lưu trữ trong chính tài liệu mà là một tập hợp các thông tin liên quan. Ví dụ, bạn có thể thêm siêu dữ liệu về chủ đề, phòng ban liên quan, ngày hết hạn,… để dễ dàng tìm kiếm và phân loại tài liệu. Ngoài ra, siêu dữ liệu như ngày hết hạn hoặc gia hạn có thể được sử dụng để kiểm soát vòng đời tài liệu hiệu quả hơn.

Quản lý tài liệu thông minh với Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản digiiDOC

Phần mềm quản lý tài liệu digiiDoc của OOC, mang đến giải pháp tối ưu cho việc tổ chức, lưu trữ, quản lý và phân phối tài liệu. Hệ thống phân quyền chặt chẽ của digiiDOC giúp đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát truy cập hiệu quả. Đặc biệt, digiiDOC là phần mềm quản lý tài liệu duy nhất cho phép phân quyền theo vị trí công việc, đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu đa dạng của từng bộ phận và nhân viên.

Phần mềm Quản lý tài liệu digiiDoc

Dưới đây là một số tính năng nổi trội của phần mềm quản lý tài liệu này:

  • Phân loại tài liệu đa dạng theo chủng loại file, tính chất tài liệu và các trường dữ liệu bổ sung khác
  • Tìm kiếm tài liệu đơn giản và nhanh chóng
  • Dễ dàng upload, download toàn bộ thư mục mà không ảnh hưởng đến cấu trúc thư mục
  • Chia sẻ tài liệu không giới hạn, cả cho người dùng trong và ngoài hệ thống
  • Bảo mật cao nhờ sử dụng cơ chế phân quyền đến từng cá nhân người dùng và áp dụng các biện pháp bảo mật tiêu chuẩn
  • File tài liệu cá nhân được phép đồng bộ cùng thư mục và chia sẻ với kho tài liệu chung của công ty
  • Đồng bộ với các phần mềm quản lý khác để quản lý tài liệu sử dụng trong các phần mềm nghiệp vụ khác như phần mềm quản lý dự án, CRM, HRMKPI, MES, ERP…
  • Cài đặt và sử dụng trên cloud hoặc private cloud, mạng nội bộ tùy nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp
  • Sử dụng phiên bản web hoặc app một cách linh hoạt và tiện lợi

Tổng kết

Google Drive là một công cụ quen thuộc, tiết kiệm chi phí và cần thiết cho các doanh nghiệp trong thế giới cộng tác và ảo hiện đại. Nó cung cấp nhiều tính năng hữu ích, bao gồm lưu trữ tập tin tại một vị trí, chia sẻ file nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, Google Drive không được thiết kết dành cho các doanh nghiệp để tuân thủ quy định và đảm bảo giải quyết hiệu quả tất cả các rủi ro. Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử (EDMS) phù hợp cho doanh nghiệp hơn khi áp dụng một phương pháp toàn diện để tránh sai sót. Nó cũng giảm thiểu nguy cơ trùng lặp tài liệu và làm việc với các phiên bản cũ. 

Author

Vũ Thanh Hằng

CEO - Công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Là một chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm thực tế quản lý và tư vấn về Quản trị Nguồn nhân lực; kinh nghiệm đào tạo và điều hành, quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp như tư vấn, đào tạo quản lý và tư vấn giải pháp phần mềm.

Phone
Zalo
Phone
Zalo