Quản trị tri thức kém làm chậm tiến độ công việc và có thể làm tổn hại mối quan hệ với khách hàng. Nhân sự trong doanh nghiệp sẽ dành thời gian quý báu để giải quyết vấn đề mang tính chiến lược cho việc tìm kiếm tài liệu cần thiết. Điều này dẫn đến sự giảm sút sự hài lòng của khách hàng, năng suất làm việc của nhân viên và lợi nhuận của công ty.
Đó là lý do tại sao các công ty cần phải áp dụng một hệ thống quản trị tri thức thống nhất để thu thập và chia sẻ thông tin trong nội tổ chức. Tuy nhiên, trước khi tận dụng được sức mạnh của quản lý tri thức, bạn phải hiểu các chiến lược và quy trình có thể dẫn đến thành công.
Quản trị tri thức là gì?
Quản trị tri thức (Knowledge Management) là quá trình mà một doanh nghiệp sử dụng để thu thập, tổ chức, chia sẻ và phân tích thông tin nhằm đảm bảo quyền dễ dàng truy cập cho mọi nhân viên. Thông tin này có thể bao gồm tài liệu kỹ thuật, chuyên môn, tài liệu đào tạo, hướng dẫn nội quy, báo cáo ngành,…
Quản trị tri thức bao gồm việc khai thác dữ liệu (data mining) và cung cấp thông tin đến người dùng một cách thuận tiện. Một kế hoạch quản lý tri thức thường đòi hỏi khảo sát các mục tiêu của doanh nghiệp và xem xét kỹ lưỡng các công cụ – cả truyền thống lẫn kỹ thuật số – để đáp ứng nhu cầu tổ chức.
Thách thức lớn trong việc lựa chọn hệ thống quản trị tri thức là xây dựng hoặc mua phần mềm phù hợp với kế hoạch tổng thể của tổ chức và khuyến khích nhân viên tiếp nhận, sử dụng hệ thống này, đồng thời chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.
Quản lý tri thức bao gồm các hệ thống và công cụ cần thiết để tạo ra các quy trình hiệu quả. Đây là sự kết hợp giữa:
- Con người: Những nhân sự đóng vai trò tạo lập, chia sẻ và áp dụng tri thức.
- Quy trình: Các phương pháp và bước thực hiện để thu thập, tổ chức, và chia sẻ thông tin.
- Công cụ: Các hệ thống công nghệ hỗ trợ, như phần mềm quản lý dữ liệu hoặc nền tảng trực tuyến.
Quản trị tri thức có cải thiện hiệu suất làm việc không?
Một báo cáo của McKinsey Global Institute chỉ ra rằng một hệ thống quản lý tri thức hiệu quả có thể:
- Giảm thời gian tìm kiếm thông tin tới 35%.
- Tăng năng suất toàn doanh nghiệp từ 20-25%.
Ngoài ra, theo International Data Corp, các công ty trong danh sách Fortune 500 mất khoảng 31,5 tỷ USD mỗi năm do không chia sẻ tri thức hiệu quả.
Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu tiếp cận một cơ sở dữ liệu tri thức đáng tin cậy cũng sẽ tăng lên để đảm bảo:
- Vận hành hiệu quả.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng.
- Tăng doanh thu.
Nếu không có hệ thống quản trị tri thức thì:
- Nhân viên phải học và học lại các quy trình hoặc thông tin, gây lãng phí thời gian và chi phí.
- Nguy cơ mất thông tin hoặc quy trình nếu các nhân sự giàu kinh nghiệm rời khỏi công ty.
Việc triển khai một hệ thống quản lý tri thức không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro liên quan đến sự gián đoạn thông tin.
Lợi ích của quản trị tri thức
Ra quyết định nhanh hơn
Khi nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin chính xác, quá trình ra quyết định được đẩy nhanh. Họ không cần mất thời gian làm lại từ đầu mà có thể học hỏi từ những quyết định đã được đưa ra, tận dụng trí tuệ tập thể.
Tiếp cận thông tin hiệu quả
Nhân viên thường dành phần lớn thời gian làm việc để tìm kiếm thông tin lẽ ra phải có sẵn. Với một hệ thống quản trị tài liệu – thông tin hiệu quả, nhân viên có thể dễ dàng, nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết để tập trung vào công việc mang lại kết quả trực tiếp cho công ty.
Tăng cường hợp tác và sáng tạo ý tưởng
Khi tri thức được chia sẻ hiệu quả, nhân viên dễ dàng cộng tác hơn, có cái nhìn sâu sắc về hoạt động của các nhóm khác. Điều này thúc đẩy việc đưa ra các ý tưởng chiến lược mới dựa trên các sáng kiến trước đây của công ty. Lúc này, các đội nhóm không còn làm việc độc lập mà có thể chia sẻ tri thức và tương tác, hợp tác hiệu quả hơn.
Cải thiện chất lượng thông tin và dữ liệu
Khi dữ liệu và thông tin được quản lý cẩn thận, chất lượng của chúng được nâng cao. Quản trị tri thức đảm bảo tài liệu được giám sát chặt chẽ, cập nhật và loại bỏ những thông tin không còn phù hợp, đảm bảo tài sản tri thức luôn có giá trị.
Bảo vệ tài sản trí tuệ tốt hơn
Lưu trữ tài sản trí tuệ vào hệ thống quản trị thức giúp bảo vệ thông tin tốt hơn. Tri thức không chỉ tồn tại trong đầu của nhân viên, mà còn được lưu trữ lâu dài, phục vụ cho các nhân viên hiện tại và tương lai.
Tối ưu hóa đào tạo
Cả nhân viên mới và cũ đều có thể tận dụng tri thức được ghi lại để tăng tốc độ của quá trình đào tạo. Các chương trình đào tạo trở nên chuyên sâu và hiệu quả hơn khi có hệ thống tài liệu phù hợp hỗ trợ.
Những thách thức trong quản trị tri thức
Mặc dù việc quản lý tri thức mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp, việc triển khai không phải lúc nào cũng dễ dàng. Dưới đây là những thách thức chính và giải pháp đề xuất:
Công nghệ
Thách thức:
Việc tìm kiếm công nghệ phù hợp hỗ trợ chiến lược quản lý tri thức có thể gây nhiều khó khăn. Các giải pháp về quản lý tài liệu thường đắt đỏ và có thể không đáp ứng được nhu cầu cụ thể của tổ chức. Doanh nghiệp có thể đầu tư vào một công cụ bất kỳ nhưng sau đó phát hiện rằng nó không phù hợp, gây lãng phí nhiều tài nguyên.
Giải pháp:
Hãy nghiên cứu kỹ các lựa chọn trước khi quyết định. Tận dụng các bản dùng thử miễn phí để kiểm tra tính năng và đảm bảo rằng công cụ đáp ứng nhu cầu của kế hoạch triển khai.
Phần mềm quản lý tài liệu digiiDoc của OOC có thể là một lựa chọn phù hợp nếu bạn đang có nhu cầu tìm một hệ thống quản lý tri thức toàn diện. Hiện nay, digiiDoc cung cấp giải pháp miễn phí thông qua dịch vụ digiiCloud với gói lưu trữ tài liệu miễn phí lên đến 10GB. Hãy liên hệ với OOC qua Hotline/Zalo: 0886595688 để đăng ký tài khoản miễn phí hoặc để biết thêm chi tiết về các gói dịch vụ của digiiDoc.
Chia sẻ tri thức
Thách thức:
Thuyết phục nhân viên chia sẻ tri thức trong cùng một hệ thống quản trị có thể là điều khó khăn. Nguyên nhân chính là văn hóa làm việc cạnh tranh, thiếu minh bạch, hoặc nhân viên cảm thấy rằng tri thức họ sở hữu là yếu tố làm tăng giá trị cá nhân đối với công ty, do vậy họ không muốn chia sẻ.
Giải pháp:
Tạo văn hóa chia sẻ tri thức từ cấp lãnh đạo. Ban lãnh đạo cần làm gương trong việc chia sẻ tri thức và tích cực tham gia vào các hoạt động này. Cách tiếp cận mới mẻ này sẽ khuyến khích nhân viên học hỏi và noi gương thực hành chia sẻ tri thức.
Bảo mật
Thách thức:
Một số thông tin nhạy cảm cần được bảo vệ hoặc giới hạn truy cập. Rủi ro xảy ra khi hệ thống quản trị tri thức bị xâm phạm, dẫn đến rò rỉ dữ liệu quan trọng. Ngoài ra, bạn có thể muốn giới hạn vai trò và quyền truy cập đối với một số trang nội dung để tránh bị chỉnh sửa không phù hợp.
Giải pháp:
Chọn phần mềm quản lý tài liệu có tính năng bảo mật mạnh mẽ. Đảm bảo hệ thống chỉ được truy cập trong phạm vi địa chỉ IP xác định hoặc sử dụng tính năng đăng nhập một lần (Single Sign-On). Thiết lập quyền truy cập rõ ràng để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Triển khai thành công hệ thống quản lý tri thức đòi hỏi sự cam kết và phương pháp tiếp cận toàn diện để vượt qua các thách thức này.
Các chiến lược quản trị tri thức thúc đẩy năng suất làm việc
Có 4 chiến lược chính nhằm tăng cường hiệu suất bao gồm:
Dễ dàng chia sẻ
- Mục tiêu: Xây dựng một môi trường nơi nhân viên có thể tự do chia sẻ tri thức thay vì giữ nó cho riêng mình.
- Thực hiện:
- Triển khai các công cụ quản lý tri thức giúp tri thức dễ dàng tìm thấy và truy cập.
- Tạo điều kiện, động lực khuyến khích để nhân viên dễ dàng lưu trữ và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.
Xây dựng quy trình lặp lại
- Mục tiêu: Tránh việc nhân viên phải “phát minh lại bánh xe” khi cần chia sẻ thông tin quan trọng.
- Thực hiện:
- Sử dụng các mẫu (templates) hoặc tài liệu dễ dàng chỉnh sửa và chia sẻ.
- Đảm bảo quá trình chia sẻ tri thức trở nên hiệu quả, nhanh chóng và ít tốn công sức.
Khuyến khích tạo ra tri thức
- Mục tiêu: Thúc đẩy sự tham gia đóng góp tri thức của nhân viên.
- Thực hiện:
- Khen thưởng và ghi nhận những cá nhân đóng góp nhiều tri thức nhất.
- Sử dụng các công cụ quản lý tri thức giúp các cá nhân dễ dàng được công nhận khi chia sẻ thông tin.
Khuyến khích sử dụng tri thức hiệu quả
- Mục tiêu: Tăng cường việc sử dụng cơ sở dữ liệu tri thức (knowledge base – KB).
- Thực hiện:
- Khuyến khích nhân viên tìm kiếm thông tin trong kho dữ liệu trước khi hỏi đồng nghiệp. Điều này giúp tránh tình trạng làm gián đoạn công việc của người khác.
Khi áp dụng đồng bộ các chiến lược quản trị tri thức, doanh nghiệp không chỉ cải thiện khả năng truy cập thông tin mà còn xây dựng văn hóa cởi mở và thúc đẩy sự tò mò học hỏi trong nội bộ.
Ví dụ về các hệ thống quản trị tri thức trong thực tế
Dưới đây là một số ví dụ về quản trị tri thức trong thực tế:
Google – Quản lý tri thức nội bộ
Google sử dụng một hệ thống quản lý tri thức nội bộ được gọi là Google Knowledge Graph và các công cụ nội bộ như Google Drive và Google Meet để chia sẻ thông tin, tài liệu và dữ liệu giữa các nhóm.
Thực tế áp dụng:
- Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin, tài liệu, và các bài học kinh nghiệm qua cơ sở dữ liệu nội bộ.
- Các nhóm nghiên cứu và phát triển (R&D) có thể tận dụng tri thức từ các dự án trước đó để phát triển công nghệ mới nhanh hơn.
Unilever – Chia sẻ tri thức toàn cầu
Unilever, một tập đoàn đa quốc gia, áp dụng hệ thống quản trị tri thức để kết nối các đội nhóm từ nhiều quốc gia khác nhau.
Thực tế áp dụng:
- Họ xây dựng một nền tảng trực tuyến để nhân viên từ các thị trường khác nhau chia sẻ kinh nghiệm, chiến lược marketing thành công, và sáng kiến đổi mới sản phẩm.
- Ví dụ: Nếu một sản phẩm được ưa chuộng tại thị trường châu Á, các đội tại châu Âu có thể sử dụng chiến lược tương tự để thử nghiệm.
Microsoft – Áp dụng AI vào quản trị tri thức
Microsoft sử dụng các công cụ AI như Microsoft Viva và SharePoint để hỗ trợ quản lý tri thức trong nội bộ.
Thực tế áp dụng:
- AI tự động tổ chức, phân loại và gợi ý tài liệu liên quan đến công việc của từng nhân viên.
- Các đội phát triển sản phẩm chia sẻ tri thức qua hệ thống để đồng bộ hóa chiến lược và đẩy nhanh tiến độ.
Amazon – Dựa trên dữ liệu và tri thức từ khách hàng
Amazon sử dụng hệ thống quản trị tri thức để phân tích dữ liệu từ khách hàng, qua đó tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm.
Thực tế áp dụng:
- Thu thập dữ liệu từ các đánh giá, lịch sử mua sắm, và hành vi của khách hàng để đưa ra gợi ý sản phẩm phù hợp.
- Chia sẻ kiến thức này với các bộ phận khác như phát triển sản phẩm, marketing và logistics.
Deloitte – Hệ thống tri thức cho tư vấn
Deloitte, một trong các công ty tư vấn hàng đầu, có hệ thống quản trị tri thức mạnh mẽ để lưu trữ và chia sẻ kiến thức giữa các chuyên gia tư vấn.
Thực tế áp dụng:
- Xây dựng cơ sở dữ liệu các báo cáo, chiến lược và phương pháp tư vấn để nhân viên có thể sử dụng khi làm việc với khách hàng.
- Giảm thời gian nghiên cứu và tăng tính hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề cho khách hàng.
Những ví dụ trên cho thấy quản trị tri thức không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đổi mới, tạo giá trị và duy trì lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Tham khảo phần mềm quản lý tài liệu digiiDoc của OOC
Phần mềm Quản lý Tài liệu digiiDoc của OOC là giải pháp có thể tích hợp hoàn hảo với các phần mềm nghiệp vụ thông dụng, giúp quản lý tập trung tài liệu trên cloud. Đây là công cụ linh hoạt, an toàn, dễ sử dụng, đáp ứng mọi quy mô doanh nghiệp và tổ chức trong việc triển khai quản trị tri thức.
Với digiiDoc, doanh nghiệp của bạn sẽ có một hệ thống quản lý tài liệu tập trung, an toàn, và hiệu quả, giúp nâng cao năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro. Phần mềm đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:
- Tối ưu hóa quản lý tài liệu: digiiDoc giúp bạn sắp xếp và quản lý tài liệu một cách khoa học, dễ dàng truy xuất thông tin chỉ với vài cú nhấp chuột.
- Bảo mật dữ liệu cao: Hệ thống bảo mật đa lớp của digiiDoc đảm bảo tài liệu của bạn luôn được bảo vệ khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài và bên trong.
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Giảm thiểu thời gian tìm kiếm tài liệu và xử lý các vấn đề liên quan đến tài liệu, giúp nhân viên tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
- Nâng cao khả năng hợp tác: Dễ dàng chia sẻ và phân quyền tài liệu, tạo điều kiện cho việc hợp tác giữa các phòng ban trở nên trơn tru và hiệu quả.
- Quản lý phiên bản thông minh: Theo dõi và quản lý các phiên bản tài liệu một cách tự động, tránh những xung đột và nhầm lẫn khi làm việc nhóm.
Thông tin liên hệ
Hãy liên hệ với OOC qua Hotline/Zalo: 0886595688 để đăng ký tài khoản miễn phí hoặc để biết thêm chi tiết về các gói dịch vụ của digiiDoc.
