Tính lương thủ công - Những thách thức và giải pháp -

Post Views: 111

Rate this post

Table of Contents

Tính lương bằng tay – ăn vay cả đời

Quản lý bảng chấm công

Quản lý chấm công hàng ngày của nhân viên là một nhiệm vụ khó khăn đối với bộ phận nhân sự, đặc biệt là khi đối mặt với các nhân viên làm việc ở các địa điểm khác nhau, xung quanh thành phố, quận huyện hoặc quốc gia. Bất kỳ sai sót hoặc nhầm lẫn trong quá trình nhập dữ liệu có thể dẫn đến việc trả lương thấp hoặc quá cao cho nhân viên.

Việc không thể kiểm soát được ai xin nghỉ phép cũng phần nào cản trở việc lập kế hoạch hiệu quả và năng suất tối ưu. Ngoài ra, nếu một số nhân viên làm việc thêm giờ hoặc làm việc vào cuối tuần và các ngày lễ chính thức, thì việc chấm công cũng không thực hiện được với độ chính xác 100%.

Khi những vấn đề như trên xảy ra trong quản lý tiền lương có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý phức tạp nếu một nhân viên cảm thấy lương của họ chưa được trả đúng.

Phân loại sai nhân viên

Bạn không thể dùng cách trả lương cho nhân viên ký hợp đồng chính thức để áp dụng với các nhà thầu độc lập hay nhân viên tạm thời. Việc phân loại sai nhân viên có thể dẫn đến tiền phạt và các vấn đề đau đầu về hành chính khác.

Khi bạn tuyển một nhân viên, hãy phân loại họ theo luật để bạn dễ dàng biết ai phải trả khoản nào, ai đủ điều kiện nhận trợ cấp tiền lương và những nhân viên nào phải khấu trừ thuế.

Đối chiếu khoản thanh toán

Đối chiếu dữ liệu thanh toán giữa người sử dụng lao động và người lao động là một trong những thách thức lớn nhất trong công tác trả lương. Các nhà tuyển dụng thường cho rằng việc gửi các khoản thanh toán thông qua một bên thứ ba như công ty xử lý tiền lương sẽ thuận tiện hơn cho họ. Tuy nhiên, thực tế là nhiều công ty không có khả năng trả lương cho nhân viên của họ thông qua các công ty này.

Xử lý bảng lương đúng hạn

Với những thách thức về bảng chấm công không chính xác, hồ sơ chứng từ không đúng và không phân loại được nhân viên, việc xử lý bảng lương đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất trong công tác quản lý tiền lương. Thanh toán chính xác và đúng hạn là nhu cầu của quản lý tiền lương nhưng khi nhân viên không nhận được thanh toán đúng hạn, họ sẽ không hài lòng và có thể rời bỏ tổ chức.

Nếu một tổ chức có quy mô nhỏ và quản lý biên chế nội bộ thì đó là một trong những thách thức phổ biến nhất trong quá trình xử lý biên chế.

Quản lý các tập tin cá nhân

Quản lý các tài liệu như thỏa thuận lao động, phụ lục hợp đồng, kê khai khấu trừ cá nhân và bảo hiểm chăm sóc sức khỏe của nhân viên hoặc bản khai cá nhân một cách hiệu quả và dễ truy cập là một thách thức bởi việc xử lý bảng lương dựa trên tất cả các tài liệu này.

Giải pháp

Triển khai Mô hình Tự phục vụ

Công nghệ đã giúp các chuyên gia ngày nay dễ dàng hơn trong việc tự phục vụ các nhu cầu về nhân sự và tiền lương của họ. Cổng thông tin web, công cụ di động và các tính năng trực tuyến khác được tích hợp với phần mềm xây dựng một điểm truy cập tập trung, sẵn sàng cho nhân viên khi họ cần. Lấy cổng thông tin trực tuyến làm ví dụ, người lao động có thể chỉ cần đăng nhập để xem giờ và mức lương, quản lý thời gian nghỉ và phúc lợi, xem tài liệu quan trọng, xem phiếu lương, thông tin thuế ….

Việc nhân viên có thể tự tiếp cận thông tin thông qua công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra kênh kiểm toán kỹ thuật số để giảm các khoản chi trả xung quanh quy trình trả lương và nhân sự. Ngoài ra, nó còn giảm được sự phụ thuộc vào giấy tờ và các quy trình thủ công – điều này còn đặc biệt quan trọng với tình hình đại dịch COVID-19 như hiện nay.

Gửi tiền trực tiếp: Không còn câu hỏi “Phiếu lương của tôi ở đâu?”

Giải pháp này thuận tiện, giảm thời gian xử lý bảng lương và hiển thị được thời điểm, địa điểm chuyển khoản. Nhân viên cũng rất thuận tiện nhận trực tiếp tiền lương vào tài khoản ngân hàng của họ.

Điểm mấu chốt là người lao động được trả lương đúng hạn mà không cần có quá nhiều quy trình xử lý giấy tờ. Các bộ phận nhân sự hoặc tiền lương không phải đợi nhân viên đến nhận lương của họ cũng như không phải gửi phiếu lương qua đường bưu điện.

Sử dụng phần mềm tính lương

Tất nhiên, có nhiều giải pháp trả lương chung chung, sẵn có. Doanh nghiệp của bạn thậm chí có thể có một hệ thống phát triển tại gia. Nhưng liệu những hệ thống này có thực sự đáp ứng được nhu cầu của bạn? Rất có thể, câu trả lời là không. Để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, phần mềm của bạn phải có khả năng xử lý các vấn đề về bảng lương.

Một giải pháp trả lương cần có thể dễ dàng giải quyết các yêu cầu về bảng lương của nhiều công ty, nhiều dự án, có tích hợp, có thể dễ dàng phù hợp giai đoạn dự án cụ thể và nhiều hơn thế nữa…. Ngoài ra, phần mềm tính lương phải là một giải pháp cho phép các bộ phận tính lương của bạn sắp xếp giờ lao động, tính toán mức lương và xử lý phiếu lương theo thời gian thực.

Hiểu được những khó khăn ấy của doanh nghiệp, OOC digiiMS cung cấp Phần mềm Quản lý đãi ngộ – tính lương digiiC&B

phần mềm trả lương digiiC&B — Phần mềm trả lương digiiC&B

Nhìn chung, quy trình trả lương suôn sẻ hơn đồng nghĩa với việc nhân viên vui vẻ hơn, điều này làm tăng cơ hội giữ lại những nhân viên tốt – đặc biệt quan trọng trong bối cảnh tình trạng thiếu lao động xây dựng và sự gián đoạn kinh doanh thời hiện đại.