Lập quỹ lương dễ dàng, đối phó mùa dịch bệnh

Last updated on 16/08/2021

Lập báo cáo và kế hoạch quỹ lương cho năm tài khóa mới luôn là hoạt động quan trọng trong phòng nhân sự. Nó giống như kim chỉ nam vạch ra kế hoạch chi cho hoạt động trả lương. Vậy nên một hậu quả không khó đoán khi kế hoạch xây dựng quỹ lương thiếu căn cơ sẽ tạo ra nhiều lỗ hổng trong việc kiểm soát chi tiêu. Nghiêm trọng hơn, nó tạo ra những hạn chế trong việc quan sát và đánh giá mức độ đáp ứng sự hài lòng của nhân viên. Vậy còn quỹ lương mùa dịch thì sao?

Xây dựng kế hoạch quỹ lương là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên trong năm tài khóa mới! Nhưng nó đang đang trở nên khó đoán định và rủi ro khi bước sang năm Covid thứ 2. Lập quỹ lương mùa dịch là cơn đau đầu của không chỉ riêng một doanh nghiệp hay ngành hàng nào, nó đang trở thành “bình thường mới”, cơn “cúm mùa” mà chúng ta phải sống chung và tìm cách đối phó. 

1. Kế hoạch quỹ lương

Quỹ tiền lương là tổng số tiền lương doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động doanh nghiệp đang quản lý và sử dụng. Việc xây dựng kế hoạch quỹ lương sẽ “áng chừng” có cơ sở mức lương thưởng, phụ cấp,… đối với từng cấp bậc, phòng ban trong công ty bao gồm cả khoản phát sinh khi có kế hoạch nhân sự mới trong năm tới. Việc “áng chừng”  không thể dựa vào cảm tính và những phép toán đơn giản. Nó là sự kết hợp chặt chẽ giữa mức độ sử dụng hiệu quả quỹ lương năm ngoái và kế hoạch phát triển kinh doanh –  nhân sự.

Quỹ lương là gì? Cách xây dựng quỹ lương 

Quỹ lương gồm 2 thành phần chính: 

• Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã được quy định, bao gồm: tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và các loại tiền thưởng trong quá trình làm việc.
• Tiền lương phụ: Là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian nghỉ nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, đi học, tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất

2. Vai trò của việc lập quỹ lương 

Một quỹ lương được lập ra có thể giúp tối thiểu hóa kế hoạch chi trả lương đồng thời đủ để thỏa mãn và giữ chân nhân sự là kết quả cuối cùng mà nhà quản lý nào cũng hướng tới. Bởi họ nhận thức được mức độ quan trọng và ý nghĩa của việc lập kế hoạch quỹ lương như thế nào: 

• Cân bằng hoạt động thu – chi, tạo ra lợi nhuận dương

Nếu lập kế hoạch kinh doanh là để tạo ra các bước triển khai tạo doanh thu vì lập và cân đối quỹ lương sẽ là bước cần kiệm, sử dụng thông minh những đồng doanh thu đó cho hoạt động nhân sự. Lên kế hoạch chi tiết và sử dụng thông minh với đúng đối tượng sẽ giúp hạn chế những khoản lãng phí nguồn lực cho việc chi trả lương. Như vậy nếu coi trả lương là chi phí thì lập kế hoạch quỹ lương sẽ là hoạt động tạo ra lợi nhuận, giá trị cho lợi ích của doanh nghiệp. 

• Tối ưu hóa kế hoạch chuẩn bị nguồn lực

Xây dựng kế hoạch lương đồng nghĩa với việc hoạch định lên tổng thể bức tranh nguồn nhân lực cho một năm tài khóa. Cùng một động tác, nhà quản lý có thể xây dựng lên kế hoạch sẵn cho phát triển nguồn lực phù hợp cho hoạt động kinh doanh hoặc sản xuất. Tùy vào mô hình kinh doanh trong năm tới mở rộng hay thu hẹp, nhà quản lý có khoản dự trù phát sinh hay kế hoạch giảm lương, giảm nhân sự sát sao. 

Làm sao đảm bảo một chính sách C&B nhân văn khi quỹ lương eo hẹp?

• Tạo động lực cho nguồn nhân sự

Tăng mức độ quan tâm và thỏa mãn nhu cầu làm việc của nhân sự. Có thể khẳng định rằng, nhu cầu lao động chính của người lao động chính lương. Và sự thật rằng đồng lương có sức nặng rất lớn trong việc đi hay ở, xử lý công việc hời hợt hay hiệu quả. Vậy nên một kế hoạch lương với nhiều lỗ hổng và ngó lơ lợi ích của nhân viên sẽ là điểm chí mạng cắt đứt mối liên hệ giữa nhân viên và công việc. Bằng kế hoạch lương thông minh cặn kẽ nhà quản lý có thể giao tiếp một cách khéo léo về sự ân cần, quan tâm và chính sách giữ chân nhân sự lâu dài. Bởi lẽ, nó thể hiện hiệu quả trong việc giảm thắc mắc hay mâu thuẫn lợi ích giữa cấp quản lý và người lao động.

• Tạo đề kháng cho sức khỏe của công ty

 Một quỹ lương với những khoản dự trù được tính đến kỹ càng sẽ tạo một lớp bảo vệ trước những biến đổi bất ngờ từ môi trường. Dự trù quỹ lương sẽ tạo một khoảng thời gian và tài chính để bước đầu tiếp nhận thay đổi và linh hoạt thích nghi. Đồng thời nó cho phép tạo cơ sở xây dựng quỹ lương cho năm tới dựa trên mức độ hiệu quả sử dụng lương của năm cũ. 

3. Lập quỹ lương mùa dịch khó! Là do đâu? 

Nhưng, thành công không dễ dàng đến và luôn có những thử thách khiến các công ty phải trưởng thành hơn. Covid đến như một thách thức như thế cuốn doanh nghiệp vào những thay đổi mới không thể tránh khỏi trong viễn cảnh tài chính và nhân tố con người. Nó tạo ra một con sóng lan truyền ảnh hưởng theo nhiều hướng và mang nhiều rủi ro khi lập quỹ lương mùa dịch. 

Bạn có dự đoán được số nhân sự biến động?

Thị trường ảm đạm, doanh thu biến động giảm vì thế mà nguồn nhân sự cũng ra vào thất thường. Covid đã phá vỡ quy luật hay “mùa cao điểm” nghỉ việc thường niên và thay vào đó, nó xảy đến bất cứ lúc nào. Từ nhân sự cũ cho đến nhân sự mới cũng không kiên trì quá lâu trước tình hình dịch bệnh và tình cảnh lao đao của doanh nghiệp. Họ cần tìm một mức lương ổn định, có phụ cấp mùa dịch hay đơn giản được trả 80% lương khi làm việc tại nhà.

Cũng không thể lường trước viễn cảnh, công ty sẽ phải cắt giảm nhân sự trong đợt ảnh hưởng nặng nề tới hay cần nhiều nguồn lực hơn để tuyển người vào vị trí trống. Những biến động này đã gây ra sự xáo trộn to lớn trong đưa ra các chính sách phù hợp để quản lý hiệu quả nguồn lực.

Kế hoạch quỹ lương mùa dịch của bạn đã tính đủ hết chi phí phát sinh. 

 Work from home hay làm việc tại nhà đã quá quen thuộc với dân văn phòng trong suốt năm 2020, nhưng câu chuyện quản lý nhân lực khi work from home thì vẫn mới như ngày hôm qua. Quản lý không chỉ gặp khó ở việc giám sát tiến độ hay chất lượng công việc mà còn là bài toán khó trong việc cân bằng chi phí.

Doanh thu biến động liên tục khiến doanh nghiệp phải dè xẻn trong chi tiêu nhưng không vì thế mà có thể bỏ qua việc chăm sóc và chia sẻ những khó khăn khi làm việc tại nhà. Chính vì lẽ đó, những trợ cấp “không thành thông lệ” những chính sách khen thưởng “mùa dịch” xuất hiện đòi hỏi nhà quản trị cần thỏa mãn. Bên cạnh đó chi phí quản lý với các công cụ hỗ trợ cũng gia tăng gánh nặng lên quỹ lương eo hẹp.

 Những sai lầm trong thiết kế lương

4. Lập quỹ lương mùa dịch dễ dàng bằng báo cáo từ phần mềm tính lương

Cách tính lương thủ công, các thao tác chủ yếu trên excel với các cột các trường về lương, phụ cấp kéo dài đã dẫn đến nhiều bất tiện cho phòng nhân sự lập báo, so sánh sự phân bổ các thành phần quỹ lương theo tháng, quý. Rõ ràng, với một hệ thống báo cáo nghèo nàn, những báo cáo vĩ mô như hiệu suất sử dụng quỹ lương, mức chênh lệch lương giữa các phòng ban và cơ cấu lương một cá nhân sẽ là những điều khó nắm bắt. Từ đó, sẽ rất khó cho nhà quản lý nắm bắt tổng quát mối quan hệ giữa lương và nguồn lực để đưa những dự đoán cho năm tới. 

Phần mềm tính lương digiiC&B 2 trong 1 –  kết hợp tính lương nhanh chóng, chính xác & hệ thống báo cáo mức độ sử dụng quỹ lương. Đặc biệt với hệ thống báo cáo của phần mềm tính lương digiiC&B,  nhà quản lý được cung cấp cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết với nhiều lăng kính khác nhau: 

• Tính toàn diện, sâu sắc

Hệ thống đưa ra các báo cáo chi tiết đến mức thu nhập cơ cấu nhận lương của từng nhân sự, phòng ban. Sự chênh lệch hay mức độ phân bố lương giữa các chi nhánh trong từng giai đoạn cũng được cập nhật .Nhà quản lý có thể thấy được mức độ phân bổ lương giữa bộ phận front and back để có chính sách khuyến khích, tạo động lực phát triển hay cơ cấu giữa lương và thưởng, phụ cấp trên toàn cấp độ. Đồng làm làm luôn việc so sánh mức sử dụng so với kế hoạch qua các tháng, quỹ, năm dùng làm thông tin hữu ích để điều chỉnh kế hoạch cho kỳ sau.

• Tính cập nhật thường xuyên

Một đặc điểm ưu việt của phần mềm là cho kết quả cập nhật realtime. Chỉ trong một cái click chuột bạn có thể cập nhật dữ liệu cần cho hoạt động báo cáo thay cho hoạt động thủ công trên excel. Giờ đây, nhân viên phòng HR không còn đau đầu làm báo cáo, biểu đồ khi mở hàng loại file excel để thu thập thông tin. 

Phần mềm tính lương – digiiC&B

Một phần mềm tính lương hữu ích sinh ra không chỉ thực hiện những nhiệm vụ cơ bản cần  phải là trợ thủ đắc lực như một nguồn thông tin tham khảo giúp nhà quản lý đưa ra chính sách, quyết định sát với tình hình và định hướng doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch quỹ lương đã khó, trong mùa dịch lại càng khó hơn, nhưng hay để phần mềm tính lương digiiC&B với hệ thống báo cáo chuyên sâu, cập nhật thường xuyên, đơn giản hóa quy trình với tối ưu hóa kết quả. 

3 khó khăn khi triển khai hệ thống lương trong doanh nghiệp

Liên hệ

Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

_______________________________

Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS

digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)

📞Hotline/Zalo: 0886595688

📩 Email: [email protected]

💻 Website: https://ooc.vn

🏢 VP: Tầng 15, Tòa nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà Nội.