12 Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến

Last updated on 26/05/2023

Tính lương trong doanh nghiệp không bao giờ là bài toán đơn giản, nhất là khi quy mô nhân sự của doanh nghiệp lớn lên. Doanh nghiệp càng phức tạp, đông người, hệ thống tính lương càng trở nên phức tạp và nhạy cảm. Phần mềm tính lương trực tuyến sẽ giúp doanh nghiệp nói chung và phòng nhân sự nói riêng thực hiện việc tính toán, trả lương dễ dàng và chính xác hơn.

Dưới đây là 12 lợi ích lớn nhất mà doanh nghiệp có thể được hưởng khi sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến.

Sự hài lòng của nhân viên cao hơn

Nếu nhân viên của bạn cảm thấy không vui, đương nhiên bạn cũng vậy. Một doanh nghiệp tồn tại không đơn thuần là để tạo nên các giá trị kinh tế mà còn góp phần xây dựng giá trị trong các mối quan hệ xã hội. Nếu bạn bỏ bê các giá trị tinh thần trong doanh nghiệp, nhân viên sẽ sớm thể hiện rằng họ muốn rời khỏi tổ chức trong thời gian sớm nhất. 

Sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến sẽ gia tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giảm khả năng mắc sai lầm trong quá trình tính lương có thể khiến nhân viên cảm thấy không hài lòng. Hãy thử tưởng tượng. Doanh nghiệp có thể tính nhầm lương cho nhân sự lần 1, lần 2, thậm chí lần thứ 3. Tuy nhiên, càng về sau, nhân sự đó càng không muốn mở lời để đòi lại quyền lợi cho bản thân. Phần mềm tính lương giúp nhà quản lý giảm thiểu thời gian xử lý những khiếu nại liên quan tới lương bổng, giúp doanh nghiệp giữ được những nhân viên giỏi nhất.

Tính lương với độ chính xác tốt hơn

Không còn gì tệ hơn là một sai sót trong hệ thống tính lương, bởi vì một sai sót có thể kéo theo sai số cho cả một hệ thống. Và việc sử dụng phần mềm tính lương sẽ giảm khả năng mắc các lỗi không mong muốn. Những sai sót trong quá trình tính lương có thể làm hủy hoại tinh thần trong chính nội bộ doanh nghiệp, mất nhiều thời gian để sửa chữa, thậm chí dẫn đến các vấn đề pháp lý trong nội bộ doanh nghiệp. 

Phần mềm tính lương trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian

Tính lương hoàn toàn không phải là một công việc thú vị. Và đương nhiên không một nhân viên nào muốn đối chiếu bảng lương hàng tháng. Tiền lương là vấn đề nhạy cảm, và họ không muốn mỗi tháng phải nói chuyện với nhà quản lý về vấn đề này. Khi đó, sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến có thể giúp công việc của nhà quản lý trở nên dễ dàng hơn và tiết kiệm được một lượng thời gian rất lớn.

Tiết kiệm thời gian có nghĩa là bộ xử lý tính lương được chỉ định sẽ có nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ khác, tăng hiệu quả hoạt động và giảm chi phí tổng thể trong quá trình này. Chuyển sang hệ thống quản lý tiền lương dựa trên phần mềm cũng có thể giảm bớt sự tẻ nhạt của công việc, giảm bớt gánh nặng giấy tờ và bảng tính.

Bảo mật dữ liệu nâng cao

Bảo mật dữ liệu là điều cần thiết trong bất kỳ tổ chức nào, trong đó, dữ liệu bảng lương đặc biệt nhạy cảm. Không nhân sự nào muốn bảng lương của mình trở thành chủ đề bàn tán tại công sở, đặc biệt khi mà mối quan hệ giữa các đồng nghiệp không đủ thân thiết. Tệp bảng lương chứa dữ liệu cá nhân như ngày tháng năm sinh, địa chỉ gửi thư và số tiền nhân sự được nhận hàng tháng, doanh nghiệp có trách nhiệm và cá nhân nhân sự có quyền được giữ bảo mật.

Phần mềm tính lương trực tuyến có khả năng bảo mật tối tân để bảo vệ những dữ liệu nhạy cảm đó, cũng như giữ cho dữ liệu đó không bị rơi vào tay kẻ xấu. Đây là một trong những lý do chính đáng để doanh nghiệp chuyển đổi từ tính lương thủ công sang phần mềm. 

Không cần kinh nghiệm chuyên ngành

Chạy bảng lương có thể là một thách thức thực sự đối với một người không có kiến thức về chuyên ngành kế toán. Tuy nhiên phần mềm tính lương trực tuyến khiến việc xử lý bảng lương dễ dàng hơn nhiều. Điều đó có nghĩa là bạn có thể giao nhiệm vụ trả lương cho những nhân viên không có kiến thức về kế toán, từ đó giảm chi phí, thậm chí tiến hành đào tạo chéo trong nội bộ

Trên thực tế, sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến không yêu cầu bất kỳ chứng chỉ chuyên ngành nào.  Thay vì lãng phí thời gian quý báu của nhân viên vào các nhiệm vụ trả lương tẻ nhạt, bạn có thể sử dụng tài năng của họ cho những việc khác – như chuẩn bị báo cáo định kỳ.

Dễ dàng kiểm tra dữ liệu

Cách bạn xử lý bảng lương và trả lương cho nhân viên thường xuyên nảy sinh những vấn đề bất cập. Các câu hỏi  cũng thường nảy sinh liên quan đến việc trả lương và nhận lương lương. Sẽ ra sao nếu một nhân viên cũ đã rời khỏi doanh nghiệp bất mãn với doanh nghiệp về vấn đề này?

Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến để thực hiện các khoản thanh toán lương và hưu bổng, nhà quản lý có thể dễ dàng xem lại nhật ký thanh toán, kiểm tra thuế,… Việc thu thập những dữ liệu này có thể mất nhiều ngày với một hệ thống thủ công, nhưng phần mềm có thể làm điều đó trong vài phút.

Dễ dàng tùy chỉnh

Khi có sự thay đổi về cách thức tính lương, hệ thống tính lương thủ công tương đối khó để tùy chỉnh. Khi thay đổi cũng  mất nhiều thời gian và làm thay đổi cả một hệ thống thông tin nhân sự. Tuy nhiên, điều này dễ dàng hơn rất nhiều khi sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến. Phần mềm tính lương trực tuyến có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu của từng khách hàng, cho dù khách hàng đó là một công ty khởi nghiệp nhỏ với ít hơn một chục nhân viên hay một doanh nghiệp đang phát triển với hàng trăm công nhân.

Phần mềm tính lương trực tuyến giúp tự động hóa quy trình trả lương

Tự động hóa các quy trình có thể tiết kiệm rất nhiều tiền và thời gian cho doanh nghiệp của mình. Và trả lương là một trong những ví dụ điển hình. Quy trình trả lương truyền thống sẽ mất hàng chục giờ và đòi hỏi một đội ngũ nhân sự tận tâm, hoặc có thể được thực hiện bởi một nhân viên trong vài giờ.

Khi hệ thống tính lương trực tuyến được thiết lập, nhân viên chỉ cần nhập các thông số cần thiết số giờ làm việc, kiểm tra kết quả và cho phép thanh toán... Đôi khi, một số thông số không cần nhập liệu mà được trích xuất tự động lên phần mềm nhờ những công cụ tích hợp như chấm công. Nhân viên chắc chắn rất hài lòng khi tiền lương của họ được trả đúng và trả đủ. Khi nội bộ trong doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ với các chiến lược tự động hóa, các công việc khác cũng diễn ra đúng quy trình với mục tiêu đề ra ban đầu.

Cập nhật thuế tự động và siêu thanh toán

Có một thức tế là các tỉ số về thuế và tỷ lệ trợ cấp hưu trí sẽ tiếp tục phức tạp hơn trong mỗi năm. Do đó, việc điều hành doanh nghiệp và quản lý doanh nghiệp cũng sẽ không sớm trở nên dễ dàng hơn khi lượng nhân sự mỗi ngày nhiều lên. Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm tính lương trực tuyến là nó có thể được cập nhật liên tục mỗi khi chính phủ quyết định điều chỉnh mã số thuế.

Truy cập mọi nơi

Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến, doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu an toàn trên nền tảng đám mây. Hệ thống dựa trên đám mây cung cấp cho doanh nghiệp khả năng bảo mật nâng cao và quyền truy cập an toàn ở mọi lúc mọi nơi.

Bộ xử lý bảng lương có thể kiểm tra tính chính xác của báo cáo bảng lương, tạo biểu mẫu thuế, xử lý tiền lương và các khoản trợ cấp từ bất kỳ nơi nào có kết nối internet, giúp mọi người thực hiện công việc dễ dàng hơn.

Giải pháp chi phí hiệu quả

Là một chủ doanh nghiện, nhà quản lý luôn đặt lợi ích của việc giữ chi phí thấp và lợi nhuận cao lên hàng đầu.  Chuyển từ hệ thống xử lý bảng lương thủ công dựa trên giấy tờ sang hệ thống phần mềm tính lương trực tuyến có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản tiền khổng lồ và cho phép bạn đầu tư những khoản tiền đó vào nơi khác trong doanh nghiệp của mình.

Khoản tiết kiệm chi phí bạn có được từ việc chuyển sang phần mềm tính lương trực tuyến sẽ tăng lên khi doanh nghiệp phát triển hơn. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng đạt được các lợi ích khác với phần chi chí tiết kiệm, góp phần nâng cao hiệu quả điều hành doanh nghiệp.

Hỗ trợ đào tạo liên tục

Hệ thống xử lý bảng lương dựa trên giấy tờ có một số nhược điểm lớn, từ hiệu quả thấp hơn đến chi phí lớn hơn. Tuy nhiên, một trong những hạn chế lớn nhất liên quan đến đào tạo và hỗ trợ. Chuyên gia xử lý bảng lương của doanh nghiệp là người nắm rõ cách thức vận hành hệ thống cũ, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu họ rời đi? Doanh nghiệp của bạn sẽ mất bao nhiêu thời gian để đào tạo một người thay thế, một người mà hiểu rõ cách thức làm việc cũng như các quy chế riêng của doanh nghiệp?

Khi nâng cấp lên hệ thống phần mềm tính lương trực tuyến, doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi từ việc hỗ trợ và nâng cấp liên tục, đồng thời được đào tạo cần thiết để vận hành phần mềm một cách hiệu quả. Bạn cũng có thể đào tạo một số nhân viên sử dụng phần mềm, giảm thiểu thời gian lãng phí, nâng cao hiệu quả làm việc mà không gặp quá nhiều khó khăn khi chuyên gia xử lý bảng lương rời đi.

Như bạn có thể thấy, việc chuyển từ xử lý tính lương thủ công sang phần mềm tính lương trực tuyến mang lại một số lợi ích quan trọng. Nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, giảm chi phí và khiến nhân viên hài lòng, thì có ít nhất 12 lý do như trên để chuyển đổi sang phần mềm tính lương.

Đọc thêm: Thế nào là phần mềm tính lương tốt

Top 8 phần mềm quản lý nhân sự đơn giản dễ sử dụng nhất 2020

Top 10 phần mềm tính lương được các doanh nghiệp lớn tin dùng nhất