Phần mềm tính lương giúp doanh nghiệp lập chính sách lương, tính toán tiền lương hàng tháng. Phần mềm lương có thể là một cấu phần trong một phần mềm nhân sự. Quy mô DN, nhân sự và độ đa dạng của công việc càng lớn, vai trò của phần mềm lương càng quan trọng.
Vậy, thế nào là một phần mềm tính lương tốt? Hãy cùng OOC tìm hiểu các tiêu chí quyết định qua bài viết dưới đây!
Nội dung
Trước khi tìm hiểu các yếu tố quyết định “thế nào là phần mềm tính lương tốt“. Hãy cùng điểm qua một số yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến lương.
Đây là các yếu tố thuộc về công ty có ảnh hưởng đến mức lương chung hoặc mức lương của một người lao động cụ thể.
Các yếu tố công ty ảnh hưởng tới quy trình trả lương
Là các yếu tố như năng lực, kinh nghiệm hay kết quả công việc cá nhân ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương của người lao động.
Các yếu tố cá nhân ảnh hưởng tới quy trình trả lương
Yếu tố của môi trường kinh doanh hay môi trường nói chung là các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến tiền lương hoặc thu nhập của người lao động. Các yếu tố này là căn cứ để tham khảo hoặc điều chỉnh chính sách lương. Đó là các yếu tố không nằm trong công thức tính lương trực tiếp của phần mềm lương, trừ các yếu tố liên quan đến quy định về chế độ nghỉ, làm thêm giờ ban đêm, lễ, tết….
Lương thưởng là vấn đề liên quan trực tiếp đến người lao động – yếu tố quan trọng để hình thành nên một tổ chức. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tạo nên lợi nhuận. Mục đích này cũng nhằm tới hoạt động trả lương cho nhân viên xứng đáng với những gì họ đã làm cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng văn hóa tổ chức gắn kết và cùng hướng về mục tiêu chung. Nếu được như vậy, sau khi kết hợp với các yếu tố ảnh hưởng và quyết định. Phần mềm tính lương sẽ phát huy được tác dụng thật sự của nó.
Yếu tố của môi trường kinh doanh hay môi trường nói chung là các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến tiền lương hoặc thu nhập của người lao động.
Phần mềm tính lương là công cụ giúp DN lập chính sách lương chính xác và hợp lý. Từ đó, DN có thể tính toán tiền lương hàng tháng cũng như quản lý sự thay đổi về tiền lương khi chính sách hoặc người lao động thay đổi. Một phần mềm tính lương cần có những tính năng về nghiệp vụ về lương như: Lập bảng chấm công theo thời gian, tính lương theo hệ số hoặc theo mức lương thỏa thuận; Tự động hạch toán chi phí lương, bảo hiểm, thuế TNCN; Lập bảng thanh toán lương, thuế TNCN, bảo hiểm.
Phần mềm tính lương là công cụ hỗ trợ con người xử lý các tác nghiệp liên quan đến trả lương cho nhân viên
Một trong những vấn đề cốt lõi của phần mềm lương phải có là thiết lập chính sách lương – quy định cách thức trả lương trong doanh nghiệp. Chính sách lương cần được cụ thể hóa thành một hoặc nhiều công thức tính toán tiền lương của người lao động dựa trên các yếu tố trả lương mà công ty quyết định cũng như hình thức hay phương pháp trả lương.
Công thức tính lương là một hàm số tổng hợp của các yếu tố nói trên, giúp tính toán tiền lương của người lao động theo các yếu tố đầu vào. Có thể sử dụng 1 công thức chung cho các hình thức trả lương khác nhau – thường dẫn đến công thức phức tạp hơn, hoặc nhiều công thức tính lương cho các hình thức trả lương khác nhau – khiến cho 1 công thức đơn lẻ trở nên đơn giản hơn. Cho dù doanh nghiệp lựa chọn hình thức hay công thức trả lương nào, thường tiền lương của người lao động được chia thành lương cố định và lương biến đổi:
Các hình thức trả lương khác nhau (lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán), loại công việc khác nhau (gián tiếp, trực tiếp, quản lý…) quyết định tỉ trọng lương cố định và lương biến đổi khác nhau. Nói cách khác, tỉ trọng giữa lương cố định và lương biến đổi có thể dao động từ 100% và 0% đến 0% và 100%. Tổng tiền lương đơn giản là tổng số của lương cố định và lương biến đổi.
Chính sách lương cần có thời hạn áp dụng (ít nhất là thời điểm bắt đầu áp dụng) và phần mềm lương bắt đầu tính lương theo chính sách này từ thời điểm chính sách có hiệu lực.
Khi có sự thay đổi về chính sách lương, nhân sự có trách nhiệm chỉnh sửa trực tiếp chính sách trên phần mềm, bao gồm cả thời hạn áp dụng chính sách mới. Khi đó, hệ thống sẽ tạo ra một phiên bản của chính sách lương mới, được áp dụng từ thời hạn mới trong khi chính sách cũ sẽ tự động hết hạn từ thời điểm đó.
Thông tin về vị trí cần được nhập vào phần mềm lương hoặc phần mềm nhân sự chung dưới dạng cây, qua đó thể hiện được tên vị trí và tương quan trên sơ đồ tổ chức công ty. Ngoài ra, yêu cầu năng lực của vị trí, KPI của chức danh cũng cần thể hiện trên phần mềm lương một cách trực tiếp lấy từ những module khác của phân mềm nhân sự.
Thông tin cá nhân của người lao động như số năm kinh nghiệm, bằng cấp… cần được lấy từ phần mềm nhân sự.
Dữ liệu đánh giá kết quả công việc của người lao động, được lấy từ các phần mềm KPI hay các phần mềm quản lý chức năng chuyên dụng như Phần mềm quản lý sản xuất (ERP…), Phần mềm quản lý kinh doanh (CRM, DMS…)
Để tính toán ra tiền lương chi trả cuối cùng cho người lao động, phần mềm lương cần thiết lập công thức và tích hợp thông tin về các yếu tố liên quan đến các khoản phải trừ qua lương như phần tiền bảo hiểm do người lao động chi trả – thông tin lấy từ phần mềm bảo hiểm; tiền công đoàn phí (nếu có), tiền thuế TNCN (nếu có) và các khoản phải trừ khác (nếu có) có thể được thiết lập công thức tính toán ngay trên phần mềm hoặc được nhập trực tiếp.
Một phần mềm tính lương tốt phải có quy trình tính, duyệt lương và thanh toán cụ thể. Việc tính lương trên phần mềm lương có thể thông qua các bước:
Quy trình tính lương
Chốt ngày công (trên phần mềm lương hoặc trên phần mềm quản lý công việc, chức năng). Ngày công có thể được chốt tại các hệ thống chuyên biệt hoặc tập trung.
Chốt điểm kết quả công việc hoặc KPI – các trưởng bộ phận thực hiện trên phần mềm quản lý chức năng hoặc phần mềm KPI
Lập bảng tính lương – tự động trên phần mềm lương. Bảng lương sau khi lập được chuyển sang giao diện duyệt lương của Trưởng phòng nhân sự hoặc cán bộ tiền lương.
Kế toán thực hiện việc thanh toán tiền lương cho người lao động
Cung cấp thông tin về thanh toán lương cho người lao động, thông qua các hình thức phiếu lương hoặc email thông báo. Ở mức độ cao hơn, nếu doanh nghiệp đã có module HR Portal (cổng thông tin nhân viên – là cổng trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và người lao động), người lao động có thể tự kiểm tra thông tin lương trên Portal cá nhân. Nếu có vấn đề thắc mắc, người lao động có thể phản hồi đến Phòng nhân sự thông qua Portal.
Phần mềm được xây dựng cần xem xét tất cả các yếu tố ảnh hưởng để thiết lập các tính năng theo nhiều tình huống khác nhau, nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho người dùng trong quá trình thực hiện. Phần mềm cũng cần được thiết kế đảm bảo có độ mở để đáp ứng được những hình thức trả lương khác nhau trong một doanh nghiệp
Phần mềm lương hay Phần mềm quản lý đãi ngộ tốt cũng cần có hệ thống báo cáo lương chi tiết theo các cấp độ cá nhân, bộ phận, công ty (Báo cáo so sánh lương theo kỳ, Báo cáo mức độ sử dụng quỹ lương, tỷ lệ lương cố định – biến đổi, quỹ lương chi trả từng bộ phận…). Các báo cáo nên được thể hiện thông qua dạng biểu đồ một cách trực quan, động, thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu sắc, có thể kết xuất file để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu và phân tích.
Trên đây là một số lưu ý để các doanh nghiệp cân nhắc, xem xét khi lựa chọn một phần mềm lương hay phần mềm Quản lý đãi ngộ tốt. Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù khác nhau. Do vậy, khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm tính lương, doanh nghiệp cần đặt đầu bài/lựa chọn các tính năng phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh, hoạt động và độ phức tạp của tính lương trong doanh nghiệp. Nhưng trên hết, phần mềm vẫn cần đảm bảo được tính linh hoạt với nhiều biến số được dự liệu tương ứng với nhiều hình thức trả lương, tính logic, dễ sử dụng, có nguyên tắc nhất quán, được phân quyền chặt chẽ và theo đúng nguyên tắc quản lý.
Bảng báo cáo phần mềm lương OOC
Phần mềm tính lương giúp ích rất nhiều cho công tác trả lương cũng như quản lý nhân sự trong một tổ chức. Điều này là sự thật không thể bàn cãi. Tuy nhiên để doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm thực sự phù hợp không phải điều dễ dàng. Bên cạnh đó, để tiết kiệm chi phí, một số DN thường lựa chọn giải pháp phần mềm tính lương miễn phí. Vì đơn giản họ nghĩ rằng, nếu không có hiệu quả thì lập tức loại bỏ, không tiêu tốn bất kỳ chi phí nào.
Vậy, doanh nghiệp bạn có nghĩ rằng phần mềm miễn phí sẽ hiệu quả?
An toàn về bảo mật: Trên nền tảng cloud, phần mềm sử dụng phương thức bảo mật tương tự như của ngân hàng. Do đó, mọi thông tin của doanh nghiệp và ngân hàng sẽ bảo đảm an toàn.
Dễ dàng truy cập: Phần mềm tính lương trên cloud cho phép bạn truy cập vào mọi lúc mọi nơi. Việc bạn cần là có các thiết bị truy cập internet. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, xử lý thông tin mọi lúc mọi nơi.
Dữ liệu tập trung: Nền tảng Cloud cho phép lưu trữ dữ liệu, thông tin từ các nguồn khác nhau ở một nơi duy nhất. Do đó, bộ phận nhân sự có thể quản lý nhân viên thống nhất và hiệu quả hơn.
Tính thuận tiện: Tính lương là công việc mà bất kỳ HR nào cũng hiểu tính phức tạp và mất thời gian của nó. Phần mềm tính lương trên cloud giúp bạn xử lý dữ liệu của nhân viên dễ dàng hơn. Điều này làm giảm khả năng xảy ra lỗi và các vấn đề nhức đầu liên quan.
Chi phí hiệu quả: Doanh nghiệp không cần mua hoặc cài đặt trên các thiết bị tốn kém. Với Cloud, bất kỳ thiết nào có kết nối internet đều có thể sử dụng phần mềm trên một trình duyệt web.
Báo cáo nhân sự: Báo cáo xuất nhanh chóng nhờ việc các dữ liệu tập trung, đổ về một nguồn nhất định. Bất kỳ khi nào HR cũng có thể xuất thông tin cần thiết liên quan tới nhân sự.
Tiết kiệm năng lượng: Phần mềm tính lương trên cloud giúp giảm chi phí và năng lượng cần thiết để duy trì các máy chủ cục bộ. Đồng nghĩa với việc giảm lượng CO2 thải ra trong quá trình sử dụng.
Tất cả những tính năng vượt trội trên hiện đang có mặt tại phần mềm tính lương digiiC&B – OOC.
Đọc thêm: Top 10 phần mềm tính lương được các doanh nghiệp lớn tin dùng nhất
Phần mềm Lương digiiC&B là sản phẩm của công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Phần mềm được xây dựng theo phương pháp 3P, liên kết chặt chẽ với các cấu phần của OOC digiiMS. Cấu phần bao gồm Cơ cấu tổ chức, KPI, Đánh giá năng lực và Thông tin nhân sự.
digiiC&B hỗ trợ các doanh nghiệp phân bổ quỹ lương gắn kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược và chuỗi giá trị. Với bảng tính tự động, phần mềm lương digiiC&B sẽ hỗ trợ hiệu quả cho công tác thiết kế và điều chỉnh hệ thống, chi tiết tính toán đến từng nhân viên.
Sử dụng hệ thống 3P tiên tiến, hiện đại sẽ giúp DN thu hút và giữ nhân tài trong doanh nghiệp. Đó là nhờ việc tạo ra sự công bằng, khuyến khích hiệu quả công việc, đãi ngộ tương xứng với đóng góp của nhân viên.
Phần mềm lương digiiC&B được thiết kế linh hoạt cho sử dụng, dễ dàng điều chỉnh các biến số của chính sách. Do đó, phần mềm lương digiiC&B giúp DN dễ dàng thiết lập hệ thống đãi ngộ theo phương pháp 3P hay một biến thể nào khác. Phần mềm hỗ trợ tích hợ, tự động cập nhật đầu vào và tính toán, đơn giản hóa quá trình tính toán.
Phân hệ quản lý tiền lương của 1Office có những tính năng tiêu biểu như sau:
1.Cài đặt bảng lương
Phân hệ quản lý tiền lương của 1Office
2.Tính – Phê duyệt lương tự động
3.Trả lương 24/7 qua tài khoản ngân hàng
Phần mềm quản trị nhân sự tiền lương AMIS đến từ công ty cổ phẩn MISA. Amis cho phép doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý tiền lương. Từ đó hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu được thời gian tính thuế, bảo hiểm cho nhân sự hàng tháng.
Một số tính năng của phần mềm Amis là:
Giao diện phần mềm tính lương Amis
Đọc thêm: Top 10 phần mềm tính lương được các doanh nghiệp lớn tin dùng nhất
Phần mềm tính lương FTSHRM là sản phẩm đến từ công ty FTSVN. Phần mềm cho phép doanh nghiệp tính toán lương.như: lương thời gian, lương sản phẩm, lương làm thêm giờ, các phụ cấp,…
Một số chức năng chính của phần mềm FTSHRM là:
Phần mềm tính lương FTSHRM
Phần mềm tính lương Ecount là giải pháp nhân sự, tiền lương thích hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sử dụng Ecount, doanh nghiệp có thể quản lý, hoạch định nguồn lực kinh doanh tốt hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, chi phí, để dành cho các hoạt động quan trọng khác.
Phần mềm tính lương Ecount tập trung vào một số tính năng quan trọng như:
Phần mềm tính lương ECOUNT
Phần mềm tính lương Paradise HRM là sản phẩm của công ty công nghệ Việt Tín. Phần mềm được thiết kế theo lưu đồ công việc. Do đó, khi sử dụng, chỉ cần thực hiện đúng trình tự trên.lưu đồ, giải pháp tính lương sẽ hoàn toàn nằm trong tay bạn.
Phần mềm có một số tính năng dưới đây:
Phần mềm tính lương Paradise HRM
Phần mềm tính lương digiiC&B là sản phẩm của công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Dưới nền tảng gần 20 năm tư vấn quản lý của OCD, OOC sẽ là đơn vị cung.cấp giải pháp tính lương tối ưu, hiệu quả. digiiC&B được thiết kế hợp nhất và chuyên sâu. PM giúp nâng cao.năng lực quản lý của DN chuyên nghiệp, bám sát chiến lược và mô hình kinh doanh.
Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
Tham khảo:
Dịch vụ Tư vấn hệ thống lương của OCD
Phần mềm Quản lý Đãi ngộ của OOC