Thế nào là một phần mềm quản lý tiền lương tốt?

Phần mềm quản lý tiền lương giúp doanh nghiệp lập chính sách lương, tính toán tiền lương hàng tháng. Phần mềm tính lương có thể là một cấu phần trong một phần mềm nhân sự. Quy mô DN, nhân sự, đa dạng của công việc càng lớn, vai trò phần mềm lương càng quan trọng.

Vậy, thế nào là một phần mềm quản lý tiền lương tốt? Hãy cùng OOC tìm hiểu các tiêu chí quyết định qua bài viết dưới đây!

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN LƯƠNG

Trước khi tìm hiểu các yếu tố quyết định “thế nào là phần mềm quản lý tiền lương tốt“. Hãy cùng điểm qua một số yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến lương. 

✅Các yếu tố công ty

Đây là các yếu tố thuộc về công ty có ảnh hưởng đến mức lương chung hoặc mức lương của một người lao động cụ thể.

1. Quỹ lương công ty

Là một con số ngân sách cố định, hoặc được neo vào kết quả thực hiện chung của công ty. Ví dụ doanh thu và lợi nhuận, theo các kịch bản kết quả kinh doanh của công ty. Quỹ lương phản ánh khả năng chi trả tiền lương của công ty đối với người lao động.

2. Vị trí

Vị trí mà NLĐ nắm giữ trong hệ thống vị trí của công ty ảnh hướng lớn đến tiền lương. Trong nhiều trường hợp, vị trí là căn cứ quyết định thang lương hay khung lương trong doanh nghiệp. NLĐ giữ các vị trí khác nhau thuộc khung lương khác nhau sẽ ảnh hưởng đáng kế đến tiền lương. 

3. Chiến lược nhân sự

Xác định nhóm nhân sự chiến lược có thể ảnh hưởng đến việc trả lương cho nhóm này.cao hơn thị trường để thu hút nhân sự giỏi. Điều này được phản ánh qua việc điều chỉnh khung lương hoặc phụ cấp tương ứng.

4. Các yếu tố về điều kiện làm việc

Điều kiện công ty hoặc của vị trí đặc biệt là yếu tố cần xét khi xây hệ thống lương. Ví dụ mức độ độc hại trong thực hiện công việc của vị trí. Thời gian làm việc của vị trí (ca, kíp, làm đêm…). Hoặc khoảng cách từ nơi làm việc đến khu vực sinh sống của số đông người lao động.

5. Kết quả thực hiện công việc của bộ phận

Trong một số trường hợp có thể dùng như yếu tố bổ.sung để tính lương kết quả của cá nhân. Điều này nhằm ràng buộc người lao động vào kết quả của bộ phận.

✅Yếu tố cá nhân

Là các yếu tố như năng lực, kinh nghiệm hay kết quả công việc cá nhân. Các yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương của người lao động.

1. Năng lực

Là một yếu tố quan trọng trong trả lương. Nếu doanh nghiệp trả lương theo phương pháp 3P hoặc một phương pháp nào đó. Mà năng lực là một yếu tố ảnh hưởng dài hạn đến kết quả, đóng góp của người lao động. Thì 4 yếu tố này cần được phản ánh trong phần mềm lương.

2. Kinh nghiệm

Là yếu tố có thể ảnh hưởng đến năng lực, hay xa hơn là kết quả thực hiện. Phần mềm lương cần phản ánh được yếu tố này. Tùy theo doanh nghiệp mong muốn đưa yếu tố kinh nghiệm vào hệ thống lương ở mức độ nào. 

3. Bằng cấp

Bằng cấp chuyên môn NLĐ cũng là một yếu tố để DN xem xét xác định bậc lương/ mức lương. Khi DN cho rằng bằng cấp có ảnh hưởng đến năng lực và hiệu quả công việc của cá nhân. Doanh nghiệp có thể coi bằng cấp là một đại diện của năng lực. Hoặc như một yếu tố khuyến khích trong lương nếu doanh nghiệp có kết quả đánh giá năng lực riêng.

4. Yếu tố khác, (năng khiếu…)

Là một trong các yếu tố có thể ảnh hưởng đến mức lương NLĐ. Đây là tiêu chí cần để thực hiện tốt các chức năng của vị trí mà hay bị lãng quên. 

5. Kết quả công việc

Hay KPI cá nhân có thể là yếu tố quan trọng của tính lương biến đổi. Phần mềm lương phải phản ánh được yếu tố kết quả cá nhân NLĐ đưa về cùng định dạng.

✅Các yếu tố của môi trường kinh doanh hay môi trường nói chung

Yếu tố của môi trường kinh doanh hay môi trường nói chung là các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến tiền lương hoặc thu nhập của người lao động. Các yếu tố này là căn cứ để tham khảo hoặc điều chỉnh chính sách lương. Đó là các yếu tố không nằm trong công thức tính lương trực tiếp của phần mềm lương. Trừ các yếu tố liên quan đến quy định về chế độ nghỉ, làm thêm giờ ban đêm, lễ, tết….

• Chính sách và quy định của nhà nước (lương tối thiểu, quy định về chế độ nghỉ, làm thêm giờ…)
• Lạm phát
• Sự khan hiếm của lao động
• Đặc điểm vùng miền

Lương thưởng liên quan trực tiếp đến NLĐ – yếu tố quan trọng để hình thành nên một tổ chức. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tạo nên lợi nhuận. Mục đích này cũng nhằm tới trả lương cho nhân viên xứng đáng với những gì họ đóng góp. Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng văn hóa tổ chức gắn kết và cùng hướng về mục tiêu chung. Nếu được như vậy, sau khi kết hợp với các yếu tố ảnh hưởng và quyết định. Phần mềm quản lý tiền lương sẽ phát huy được tác dụng thật sự của nó. 

PHẦN MỀM QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG LÀ GÌ? 

Phần mềm quản lý tiền lương là công cụ giúp DN lập chính sách lương chính xác và hợp lý. Từ đó, DN có thể tính toán tiền lương hàng tháng cũng như quản lý sự thay đổi về tiền lương khi chính sách hoặc người lao động thay đổi. Một phần mềm quản lý tiền lương cần có những tính năng về nghiệp vụ về lương. Ví dụ Lập bảng chấm công theo thời gian. Tính lương theo hệ số hoặc theo mức lương thỏa thuận. Tự động hạch toán chi phí lương, bảo hiểm, thuế TNCN. Lập bảng thanh toán lương, thuế TNCN, bảo hiểm.

CÁC YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH MỘT PHẦN MỀM QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG TỐT

✅CHÍNH SÁCH LƯƠNG

🔺Thiết lập chính sách lương

Một trong những vấn đề cốt lõi của phần mềm lương phải có là thiết lập chính sách lương. Quy định cách thức trả lương trong doanh nghiệp. Chính sách lương cần được cụ thể hóa thành một hoặc nhiều công thức tính toán tiền lương dựa trên các yếu tố trả lương mà công ty quyết định, hình thức hay phương pháp trả lương.

Công thức tính lương là một hàm số tổng hợp của các yếu tố nói trên. Giúp tính toán tiền lương của người lao động theo các yếu tố đầu vào. Có thể sử dụng 1 công thức chung cho các hình thức trả lương khác nhau – thường dẫn đến công thức phức tạp hơn. Hoặc nhiều công thức tính lương cho các hình thức trả lương khác nhau – khiến cho 1 công thức đơn lẻ trở nên đơn giản hơn. Dù lựa chọn hình thức hay công thức trả lương nào, tiền lương của người lao động thường được chia thành lương cố định và lương biến đổi

Các hình thức trả lương khác nhau (lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán), loại công việc khác nhau (gián tiếp, trực tiếp, quản lý…) quyết định tỉ trọng lương cố định và lương biến đổi khác nhau. Nói cách khác, tỉ trọng giữa lương cố định và lương biến đổi có thể dao động từ 100% và 0% đến 0% và 100%. Tổng tiền lương đơn giản là tổng số của lương cố định và lương biến đổi.

Chính sách lương cần có thời hạn áp dụng (ít nhất là thời điểm bắt đầu áp dụng) và phần mềm lương bắt đầu tính lương theo chính sách này từ thời điểm chính sách có hiệu lực.

🔺Thay đổi chính sách lương

Khi có sự thay đổi về chính sách lương, nhân sự có trách nhiệm chỉnh sửa trực tiếp chính sách trên phần mềm, bao gồm cả thời hạn áp dụng chính sách mới. Khi đó, hệ thống sẽ tạo ra một phiên bản của chính sách lương mới, được áp dụng từ thời hạn mới trong khi chính sách cũ sẽ tự động hết hạn từ thời điểm đó.

🔺Quyết định lương

• Khi một nhân sự có sự thay đổi về vị trí, phần mềm lương cần tạo ra một quyết định lương tương ứng phản ánh những thay đổi về lương và chính sách khác tương ứng với sự thay đổi vị trí của nhân sự và chuyển ra giao diện quyết định để Phòng Nhân sự và BGĐ duyệt.
• Đầu hoặc cuối kỳ, phần mềm lương cần cập nhật những thay đổi của cá nhân người lao động ảnh hưởng đến tiền lương, tự tạo quyết định lương theo đúng chính sách với thời hạn từ thời điểm đầu kỳ hoặc năm tài chính, và chuyển ra giao diện quyết định lươn để Phòng Nhân sự và BGĐ duyệt.

✅NGUỒN DỮ LIỆU

🔺Thông tin về vị trí công việc

Thông tin về vị trí cần được nhập vào phần mềm lương hoặc phần mềm nhân sự chung dưới dạng cây, qua đó thể hiện được tên vị trí và tương quan trên sơ đồ tổ chức công ty. Ngoài ra, yêu cầu năng lực của vị trí, KPI của chức danh cũng cần thể hiện trên phần mềm lương một cách trực tiếp lấy từ những module khác của phân mềm nhân sự.

🔺Dữ liệu nhân sự

Thông tin cá nhân của người lao động như số năm kinh nghiệm, bằng cấp… cần được lấy từ phần mềm nhân sự.

🔺Dữ liệu chấm công

• Dữ liệu về ngày công, được lấy từ máy chấm công, phần mềm chấm công, bảng chấm công, thông qua nhập trực tiếp hoặc tích hợp
• Dữ liệu về ngày nghỉ các loại của người lao động như nghỉ phép, nghỉ chế độ… trên phần mềm nhân sự hoặc hình thức khác

🔺Dữ liệu kết quả công việc

Dữ liệu đánh giá kết quả công việc của người lao động, được lấy từ các phần mềm KPI hay các phần mềm quản lý chức năng chuyên dụng như Phần mềm quản lý sản xuất (ERP…), Phần mềm quản lý kinh doanh (CRM, DMS…)

🔺Dữ liệu về Bảo hiểm bắt buộc, Thuế TNCN và các khoản trừ khác

Để tính toán ra tiền lương chi trả cuối cùng cho người lao động, phần mềm lương cần thiết lập công thức và tích hợp thông tin về các yếu tố liên quan đến các khoản phải trừ qua lương như phần tiền bảo hiểm do người lao động chi trả – thông tin lấy từ phần mềm bảo hiểm; tiền công đoàn phí (nếu có), tiền thuế TNCN (nếu có) và các khoản phải trừ khác (nếu có) có thể được thiết lập công thức tính toán ngay trên phần mềm hoặc được nhập trực tiếp.

✅QUY TRÌNH TÍNH LƯƠNG, DUYỆT LƯƠNG VÀ THANH TOÁN

Một phần mềm quản lý tiền lương tốt phải có quy trình tính, duyệt lương và thanh toán cụ thể. Việc tính lương trên phần mềm lương có thể thông qua các bước:

🔺Chốt ngày công

Chốt ngày công (trên phần mềm lương hoặc trên phần mềm quản lý công việc, chức năng). Ngày công có thể được chốt tại các hệ thống chuyên biệt hoặc tập trung.

🔺Chốt điểm kết quả công việc

Chốt điểm kết quả công việc hoặc KPI – các trưởng bộ phận thực hiện trên phần mềm quản lý chức năng hoặc phần mềm KPI

🔺Lập bảng tính lương

Lập bảng tính lương – tự động trên phần mềm lương. Bảng lương sau khi lập được chuyển sang giao diện duyệt lương của Trưởng phòng nhân sự hoặc cán bộ tiền lương.

🔺Duyệt lương

• Phòng Nhân sự duyệt bảng lương, điều chỉnh nếu cần. Bảng lương duyệt chuyển sang Ban Giám đốc hoặc CEO
• CEO duyệt lương. Bảng lương sau khi CEO duyệt được chuyển sang giao diện thanh toán của Kế toán.

🔺Thanh toán tiền lương

Kế toán thực hiện việc thanh toán tiền lương cho người lao động

🔺Cung cấp thông tin về thanh toán lương

Cung cấp thông tin về thanh toán lương cho người lao động, thông qua các hình thức phiếu lương hoặc email thông báo. Ở mức độ cao hơn, nếu doanh nghiệp đã có module HR Portal (cổng thông tin nhân viên – là cổng trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và người lao động), người lao động có thể tự kiểm tra thông tin lương trên Portal cá nhân. Nếu có vấn đề thắc mắc, người lao động có thể phản hồi đến Phòng nhân sự thông qua Portal.

✅ĐỘ LINH HOẠT CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG

Phần mềm được xây dựng cần xem xét tất cả các yếu tố ảnh hưởng để thiết lập các tính năng theo nhiều tình huống khác nhau, nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho người dùng trong quá trình thực hiện. Phần mềm cũng cần được thiết kế đảm bảo có độ mở để đáp ứng được những hình thức trả lương khác nhau trong một doanh nghiệp

✅HỆ THỐNG BÁO CÁO

Phần mềm lương hay Phần mềm quản lý đãi ngộ tốt cũng cần có hệ thống báo cáo lương chi tiết theo các cấp độ cá nhân, bộ phận, công ty (Báo cáo so sánh lương theo kỳ, Báo cáo mức độ sử dụng quỹ lương, tỷ lệ lương cố định – biến đổi, quỹ lương chi trả từng bộ phận…). Các báo cáo nên được thể hiện thông qua dạng biểu đồ một cách trực quan, động, thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu sắc, có thể kết xuất file để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu và phân tích.

Trên đây là một số lưu ý để các doanh nghiệp cân nhắc, xem xét khi lựa chọn một phần mềm lương hay phần mềm Quản lý đãi ngộ tốt. Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù khác nhau. Do vậy, khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý tiền lương, doanh nghiệp cần đặt đầu bài/lựa chọn các tính năng phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh, hoạt động và độ phức tạp của tính lương trong doanh nghiệp. Nhưng trên hết, phần mềm vẫn cần đảm bảo được tính linh hoạt với nhiều biến số được dự liệu tương ứng với nhiều hình thức trả lương, tính logic, dễ sử dụng, có nguyên tắc nhất quán, được phân quyền chặt chẽ và theo đúng nguyên tắc quản lý.

NÊN HAY KHÔNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG MIỄN PHÍ

Phần mềm quản lý tiền lương giúp ích rất nhiều cho công tác trả lương cũng như quản lý nhân sự trong một tổ chức.  Điều này là sự thật không thể bàn cãi. Tuy nhiên để doanh nghiệp lựa chọn phần mềm thực sự phù hợp không phải điều dễ dàng. Bên cạnh đó, để tiết kiệm chi phí, một số DN thường lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý tiền lương miễn phí. Vì đơn giản họ nghĩ rằng, nếu không có hiệu quả thì lập tức loại bỏ, không tiêu tốn bất kỳ chi phí nào. 

Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm miễn phí, có những sự thật mà chúng ta bắt buộc phải hiểu rõ

• Không được hỗ trợ từ nhà cung cấp. Dùng bản miễn phí cũng đồng nghĩa rằng chúng ta phải “tự lực cánh sinh”. Khi gặp khó khăn khi sử dụng, bạn chỉ còn cách đặt câu hỏi lên cộng đồng sử dụng phần mềm. Thiếu sự hỗ trợ khiến việc sử dụng mất nhiều thời gian, thậm chí, DN sẽ đi vào bế tắc. 
• Bảo mật không cao, độ an toàn thấp. Rõ ràng miếng bánh miễn phí không phải miếng bánh ngon nhất. Sử dụng phần mềm miễn phí, bạn không thể chắc chắn được sự an toàn hay bảo mật thông tin. 
• Không phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn. Nếu doanh nghiệp có từ 100 nhân sự trở lên, PM tính lương miễn phí không phải lựa chọn tốt. Nếu doanh nghiệp của bạn sở hữu khối lượng nhân sự lớn, nhiều công nhân, nhà máy, phân xưởng. Hãy đầu tư một phần mềm tính lương đạt chuẩn và phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG TIỀN LƯƠNG TRẢ PHÍ VÀ TRÊN NỀN TẢNG CLOUD

An toàn về bảo mật

Trên nền tảng cloud, phần mềm sử dụng phương thức bảo mật tương tự như của ngân hàng. Do đó, mọi thông tin của doanh nghiệp và ngân hàng sẽ bảo đảm an toàn.

Dễ dàng truy cập

Phần mềm quản lý tiền lương trên cloud cho phép bạn truy cập vào mọi lúc mọi nơi. Việc bạn cần là có các thiết bị truy cập internet. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, xử lý thông tin mọi lúc mọi nơi.

Dữ liệu tập trung

Nền tảng Cloud cho phép  lưu trữ dữ liệu, thông tin từ các nguồn khác nhau ở một nơi duy nhất. Do đó, bộ phận nhân sự có thể quản lý nhân viên thống nhất và hiệu quả hơn.

Tính thuận tiện

Tính lương là công việc mà bất kỳ HR nào cũng hiểu tính phức tạp và mất thời gian của nó. Phần mềm quản lý tiền lương trên cloud giúp bạn xử lý dữ liệu của nhân viên dễ dàng hơn. Điều này làm giảm khả năng xảy ra lỗi và các vấn đề nhức đầu liên quan.

Chi phí hiệu quả

Doanh nghiệp không cần mua hoặc cài đặt trên các thiết bị tốn kém. Với Cloud, bất kỳ thiết nào có kết nối internet đều có thể sử dụng phần mềm trên một trình duyệt web.

Báo cáo nhân sự

Báo cáo xuất nhanh chóng nhờ việc các dữ liệu tập trung, đổ về một nguồn nhất định. Bất kỳ khi nào HR cũng có thể xuất thông tin cần thiết liên quan tới nhân sự.

Tiết kiệm năng lượng

Phần mềm tính lương trên cloud giúp giảm chi phí và năng lượng cần thiết để duy trì các máy chủ cục bộ. Đồng nghĩa với việc giảm lượng CO₂ thải ra trong quá trình sử dụng.

Tất cả những tính năng vượt trội trên hiện đang có mặt tại phần mềm quản lý tiền lương digiiC&B – OOC.

Phần mềm tính lương digiiC&B – quản lý lương hiệu quả

Đọc thêm: Top 10 phần mềm tính lương được các doanh nghiệp lớn tin dùng nhất

✅Phần mềm tính lương digiiC&B – quản lý lương hiệu quả

Phần mềm quản lý tiền lương digiiC&B là sản phẩm của công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Phần mềm được xây dựng theo phương pháp 3P, liên kết chặt chẽ với các cấu phần của OOC digiiMS. Cấu phần bao gồm Cơ cấu tổ chức, Thông tin nhân sự, KPI, Đánh giá năng lực và Cổng thông tin nhân viên

digiiC&B hỗ trợ các doanh nghiệp phân bổ quỹ lương gắn kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược và chuỗi giá trị. Với bảng tính tự động, phần mềm lương digiiC&B sẽ hỗ trợ hiệu quả cho công tác thiết kế và điều chỉnh hệ thống, chi tiết tính toán đến từng nhân viên.

digiiC&B hoàn toàn tương thích với hệ thống lương 3P tiên tiến, hiện đại sẽ giúp DN thu hút và giữ nhân tài trong doanh nghiệp. Đó là nhờ việc tạo ra sự công bằng, khuyến khích hiệu quả công việc, đãi ngộ tương xứng với đóng góp của nhân viên.

Phần mềm lương digiiC&B được thiết kế linh hoạt cho sử dụng, dễ dàng điều chỉnh các biến số của chính sách. Do đó, phần mềm lương digiiC&B giúp DN dễ dàng thiết lập hệ thống đãi ngộ theo phương pháp 3P hay một biến thể nào khác. Phần mềm hỗ trợ tích hợ, tự động cập nhật đầu vào và tính toán, đơn giản hóa quá trình tính toán.

Một số tính năng chính của phần mềm: 

• Hoạch định quỹ lương
• Thiết kế hệ thống khung, bậc lương
• Thiết lập chính sách đãi ngộ
• Lập bảng tính lương
• Lập/Duyệt bảng lương tháng
• Báo cáo tổng hợp thu nhập
• Chi tiết thu nhập người lao động
• Phiếu lương
• Kết nối KPI và kết quả đánh giá năng lực
• Kết nối Portal

TẠI SAO NÊN TRIỂN KHAI PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG digiiC&B

Phần mềm tính lương digiiC&B là sản phẩm của công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Dưới nền tảng gần 20 năm tư vấn quản lý của OCD, OOC sẽ là đơn vị cung.cấp giải pháp tính lương tối ưu, hiệu quả. digiiC&B được thiết kế hợp nhất và chuyên sâu. PM giúp nâng cao.năng lực quản lý của DN chuyên nghiệp, bám sát chiến lược và mô hình kinh doanh.

Trên đây là những chia sẻ của OOC về những tiêu chí cần có của một phần mềm tính lương tốt. Mỗi doanh nghiệp với nhu cầu, tài chính khác nhau sẽ có xu hướng lựa chọn phần mềm khác nhau. OOC hy vọng doanh nghiệp bạn sẽ tìm kiếm được lựa chọn tốt nhất, góp phần gia tăng hiệu suất làm việc hiệu quả.