Thế nào là một phần mềm tính lương tốt?

Phần mềm tính lương là phần mềm giúp doanh nghiệp lập chính sách lương, tính toán tiền lương hàng tháng. Phần mềm giúp quản lý sự thay đổi về tiền lương khi chính sách thay đổi hoặc có sự thay đổi về cá nhân của người lao động. Phần mềm lương có thể là một cấu phần trong một phần mềm nhân sự. Quy mô của doanh nghiệp, quy mô nhân sự và độ đa dạng của công việc càng lớn thì vai trò của phần mềm lương càng quan trọng.

Bài viết này tập trung thảo luận các yêu cầu phải có đối với một phần mềm quản lý đãi ngộ, hay phần mềm lương cho doanh nghiệp.

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN LƯƠNG

Trước khi tìm hiểu các yếu tố quyết định “thế nào là phần mềm tính lương tốt“, hãy cùng điểm qua một số yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến lương. 

✅Các yếu tố công ty

Đây là các yếu tố thuộc về công ty có ảnh hưởng đến mức lương chung của người lao động hoặc mức lương của một người lao động cụ thể.

• Quỹ lương công ty là một con số ngân sách cố định, hoặc được neo vào kết quả thực hiện chung của công ty. Ví dụ doanh thu và lợi nhuận, theo các kịch bản kết quả kinh doanh của công ty. Quỹ lương phản ánh khả năng chi trả tiền lương của công ty đối với người lao động.
• Vị trí: vị trí mà người lao động nắm giữ trong hệ thống vị trí (cơ cấu tổ chức) của công ty ảnh hướng lớn đến tiền lương. Trong nhiều trường hợp, vị trí là căn cứ quyết định thang lương hay khung lương trong doanh nghiệp. Người lao động giữ các vị trí khác nhau thuộc khung lương khác nhau sẽ ảnh hưởng đáng kế đến tiền lương. 
• Chiến lược nhân sự: xác định nhóm nhân sự chiến lược có thể ảnh hưởng đến việc trả lương cho nhóm này cao hơn thị trường để thu hút nhân sự giỏi. Điều này được phản ánh qua việc điều chỉnh khung lương hoặc phụ cấp tương ứng.
• Các yếu tố về điều kiện làm việc của công ty hoặc của một số loại vị trí đặc biệt có thể là một yếu tố cần tính đến khi xây dựng hệ thống lương. Ví dụ mức độ độc hại trong thực hiện công việc của vị trí, thời gian làm việc của vị trí (ca, kíp, làm đêm…). Hoặc là  khoảng cách từ địa điểm đặt công ty hoặc nhà máy đến khu vực sinh sống của số đông người lao động.
• Kết quả thực hiện công việc của bộ phận trong một số trường hợp có thể được sử dụng như một yếu tố bổ sung để tính lương kết quả của cá nhân, nhằm ràng buộc người lao động vào kết quả của bộ phận.

✅Yếu tố cá nhân

Là các yếu tố như năng lực, kinh nghiệm hay kết quả công việc cá nhân ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương của người lao động.

• Năng lực là một yếu tố quan trọng trong trả lương. Nếu doanh nghiệp trả lương theo phương pháp 3P hoặc một phương pháp nào đó mà năng lực là một yếu tố ảnh hưởng dài hạn đến kết quả và đóng góp của người lao động thì yếu tố này  cần được phản ánh trong phần mềm lương.
• Kinh nghiệm là yếu tố có thể ảnh hưởng đến năng lực, hay xa hơn là kết quả thực hiện. Phần mềm lương cần phản ánh được yếu tố này, tùy theo doanh nghiệp mong muốn đưa yếu tố kinh nghiệm vào hệ thống lương ở mức độ nào. 
• Bằng cấp chuyên môn của người lao động cũng là một trong những yếu tố để doanh nghiệp xem xét khi xác định bậc lương hoặc mức lương. Khi doanh nghiệp cho rằng bằng cấp chuyên môn có thể ảnh hưởng đến năng lực và hiệu quả thực hiện công việc của cá nhân. Doanh nghiệp có thể coi bằng cấp là một đại diện của năng lực, hoặc như một yếu tố khuyến khích trong lương nếu doanh nghiệp đã có kết quả đánh giá năng lực riêng.
• Yếu tố khác, (năng khiếu…) cũng là một trong các yếu tố có thể ảnh hưởng đến mức lương của người lao động khi đây là những tiêu chí cần có để thực hiện tốt các chức năng của vị trí. Nhiều khi các nhà xây dựng phần mềm lương thường quên không xem xét kỹ càng để đưa những biến số này vào trong hệ thống phần mềm. 
• Kết quả công việc hay KPI cá nhân có thể là một yếu tố quan trọng trong việc tính lương biến đổi của người lao động. Vì thế, phần mềm lương chắc chắn phải phản ánh được yếu tố kết quả cá nhân của người lao động, được đưa về cùng một định dạng.

✅Các yếu tố của môi trường kinh doanh hay môi trường nói chung

Yếu tố của môi trường kinh doanh hay môi trường nói chung là các yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng đến tiền lương hoặc thu nhập của người lao động. Các yếu tố này là căn cứ để tham khảo hoặc điều chỉnh chính sách lương. Đó là các yếu tố không nằm trong công thức tính lương trực tiếp của phần mềm lương, trừ các yếu tố liên quan đến quy định về chế độ nghỉ, làm thêm giờ ban đêm, lễ, tết….

• Chính sách và quy định của nhà nước (lương tối thiểu, quy định về chế độ nghỉ, làm thêm giờ…)
• Lạm phát
• Sự khan hiếm của lao động
• Đặc điểm vùng miền

Lương thưởng là vấn đề liên quan trực tiếp đến người lao động – yếu tố quan trọng để hình thành nên một tổ chức. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tạo nên lợi nhuận. Mục đích này cũng nhằm tới hoạt động trả lương cho nhân viên xứng đáng với những gì họ đã làm cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng văn hóa tổ chức gắn kết và cùng hướng về mục tiêu chung. Nếu được như vậy, sau khi kết hợp với các yếu tố ảnh hưởng và quyết định. Phần mềm tính lương sẽ phát huy được tác dụng thật sự của nó. 

CÁC YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH MỘT PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG TỐT

✅CHÍNH SÁCH LƯƠNG

🔺Thiết lập chính sách lương

Một trong những vấn đề cốt lõi của phần mềm lương phải có là thiết lập chính sách lương – quy định cách thức trả lương trong doanh nghiệp. Chính sách lương cần được cụ thể hóa thành một hoặc nhiều công thức tính toán tiền lương của người lao động dựa trên các yếu tố trả lương mà công ty quyết định cũng như hình thức hay phương pháp trả lương.

Công thức tính lương là một hàm số tổng hợp của các yếu tố nói trên, giúp tính toán tiền lương của người lao động theo các yếu tố đầu vào. Có thể sử dụng 1 công thức chung cho các hình thức trả lương khác nhau – thường dẫn đến công thức phức tạp hơn, hoặc nhiều công thức tính lương cho các hình thức trả lương khác nhau – khiến cho 1 công thức đơn lẻ trở nên đơn giản hơn. Cho dù doanh nghiệp lựa chọn hình thức hay công thức trả lương nào, thường tiền lương của người lao động được chia thành lương cố định và lương biến đổi:

Các hình thức trả lương khác nhau (lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán), loại công việc khác nhau (gián tiếp, trực tiếp, quản lý…) quyết định tỉ trọng lương cố định và lương biến đổi khác nhau. Nói cách khác, tỉ trọng giữa lương cố định và lương biến đổi có thể dao động từ 100% và 0% đến 0% và 100%. Tổng tiền lương đơn giản là tổng số của lương cố định và lương biến đổi.

Chính sách lương cần có thời hạn áp dụng (ít nhất là thời điểm bắt đầu áp dụng) và phần mềm lương bắt đầu tính lương theo chính sách này từ thời điểm chính sách có hiệu lực.

🔺Thay đổi chính sách lương

Khi có sự thay đổi về chính sách lương, nhân sự có trách nhiệm có thể chỉnh sửa trực tiếp chính sách trên phần mềm, bao gồm cả thời hạn áp dụng chính sách mới. Khi đó, hệ thống sẽ tạo ra một phiên bản của chính sách lương mới, được áp dụng từ thời hạn mới trong khi chính sách cũ sẽ tự động hết hạn từ thời điểm đó.

🔺Quyết định lương

• Khi một nhân sự có sự thay đổi về vị trí, phần mềm lương cần tạo ra một quyết định lương tương ứng phản ánh những thay đổi về lương và chính sách khác tương ứng với sự thay đổi vị trí của nhân sự và chuyển ra giao diện quyết định để Phòng Nhân sự và BGĐ duyệt.
• Đầu hoặc cuối kỳ, phần mềm lương cần cập nhật những thay đổi của cá nhân người lao động ảnh hưởng đến tiền lương, tự tạo quyết định lương theo đúng chính sách với thời hạn từ thời điểm đầu kỳ hoặc năm tài chính, và chuyển ra giao diện quyết định lươn để Phòng Nhân sự và BGĐ duyệt.

✅NGUỒN DỮ LIỆU

🔺Thông tin về vị trí công việc

Thông tin về vị trí cần được nhập vào phần mềm lương hoặc phần mềm nhân sự chung dưới dạng cây, qua đó thể hiện được tên vị trí và tương quan trên sơ đồ tổ chức công ty. Ngoài ra, yêu cầu năng lực của vị trí, KPI của chức danh cũng cần thể hiện trên phần mềm lương một cách trực tiếp lấy từ những module khác của phân mềm nhân sự.

🔺Dữ liệu nhân sự

Thông tin cá nhân của người lao động như số năm kinh nghiệm, bằng cấp… cần được lấy từ phần mềm nhân sự.

🔺Dữ liệu chấm công

• Dữ liệu về ngày công, được lấy từ máy chấm công, phần mềm chấm công, bảng chấm công, thông qua nhập trực tiếp hoặc tích hợp
• Dữ liệu về ngày nghỉ các loại của người lao động như nghỉ phép, nghỉ chế độ… trên phần mềm nhân sự hoặc hình thức khác

🔺Dữ liệu kết quả công việc

Dữ liệu đánh giá kết quả công việc của người lao động, được lấy từ các phần mềm KPI hay các phần mềm quản lý chức năng chuyên dụng như Phần mềm quản lý sản xuất (ERP…), Phần mềm quản lý kinh doanh (CRM, DMS…)

🔺Dữ liệu về Bảo hiểm bắt buộc, Thuế TNCN và các khoản trừ khác

Để tính toán ra tiền lương chi trả cuối cùng cho người lao động, phần mềm lương cần thiết lập công thức và tích hợp thông tin về các yếu tố liên quan đến các khoản phải trừ qua lương như phần tiền bảo hiểm do người lao động chi trả – thông tin lấy từ phần mềm bảo hiểm; tiền công đoàn phí (nếu có), tiền thuế TNCN (nếu có) và các khoản phải trừ khác (nếu có) có thể được thiết lập công thức tính toán ngay trên phần mềm hoặc được nhập trực tiếp.

✅QUY TRÌNH TÍNH LƯƠNG, DUYỆT LƯƠNG VÀ THANH TOÁN

Một phần mềm tính lương tốt phải có quy trình tính, duyệt lương và thanh toán cụ thể. Việc tính lương trên phần mềm lương có thể thông qua các bước:

🔺Chốt ngày công

Chốt ngày công (trên phần mềm lương hoặc trên phần mềm quản lý công việc, chức năng). Ngày công có thể được chốt tại các hệ thống chuyên biệt hoặc tập trung.

🔺Chốt điểm kết quả công việc

Chốt điểm kết quả công việc hoặc KPI – các trưởng bộ phận thực hiện trên phần mềm quản lý chức năng hoặc phần mềm KPI

🔺Lập bảng tính lương

Lập bảng tính lương – tự động trên phần mềm lương. Bảng lương sau khi lập được chuyển sang giao diện duyệt lương của Trưởng phòng nhân sự hoặc cán bộ tiền lương.

🔺Duyệt lương

• Phòng Nhân sự duyệt bảng lương, điều chỉnh nếu cần. Bảng lương duyệt chuyển sang Ban Giám đốc hoặc CEO
• CEO duyệt lương. Bảng lương sau khi CEO duyệt được chuyển sang giao diện thanh toán của Kế toán.

🔺Thanh toán tiền lương

Kế toán thực hiện việc thanh toán tiền lương cho người lao động

🔺Cung cấp thông tin về thanh toán lương

Cung cấp thông tin về thanh toán lương cho người lao động, thông qua các hình thức phiếu lương hoặc email thông báo. Ở mức độ cao hơn, nếu doanh nghiệp đã có module HR Portal (cổng thông tin nhân viên – là cổng trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và người lao động), người lao động có thể tự kiểm tra thông tin lương trên Portal cá nhân. Nếu có vấn đề thắc mắc, người lao động có thể phản hồi đến Phòng nhân sự thông qua Portal.

✅ĐỘ LINH HOẠT CỦA PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG

Phần mềm được xây dựng cần xem xét tất cả các yếu tố ảnh hưởng để thiết lập các tính năng theo nhiều tình huống khác nhau, nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho người dùng trong quá trình thực hiện. Phần mềm cũng cần được thiết kế đảm bảo có độ mở để đáp ứng được những hình thức trả lương khác nhau trong một doanh nghiệp

✅HỆ THỐNG BÁO CÁO

Phần mềm lương hay Phần mềm quản lý đãi ngộ tốt cũng cần có hệ thống báo cáo lương chi tiết theo các cấp độ cá nhân, bộ phận, công ty (Báo cáo so sánh lương theo kỳ, Báo cáo mức độ sử dụng quỹ lương, tỷ lệ lương cố định – biến đổi, quỹ lương chi trả từng bộ phận…). Các báo cáo nên được thể hiện thông qua dạng biểu đồ một cách trực quan, động, thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu sắc, có thể kết xuất file để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu và phân tích.

Trên đây là một số lưu ý để các doanh nghiệp cân nhắc, xem xét khi lựa chọn một phần mềm lương hay phần mềm Quản lý đãi ngộ tốt. Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù khác nhau. Do vậy, khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm tính lương, doanh nghiệp cần đặt đầu bài/lựa chọn các tính năng phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh, hoạt động và độ phức tạp của tính lương trong doanh nghiệp. Nhưng trên hết, phần mềm vẫn cần đảm bảo được tính linh hoạt với nhiều biến số được dự liệu tương ứng với nhiều hình thức trả lương, tính logic, dễ sử dụng, có nguyên tắc nhất quán, được phân quyền chặt chẽ và theo đúng nguyên tắc quản lý.

Bảng báo cáo phần mềm lương OOC

TOP 5 PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG TỐT NHẤT HIỆN NAY

✅Phần mềm tính lương digiiC&B – quản lý lương hiệu quả

Phần mềm Lương digiiC&B là sản phẩm của công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Phần mềm được xây dựng theo phương pháp 3P, liên kết chặt chẽ với các cấu phần của OOC digiiMS bao gồm Cơ cấu tổ chức, KPI, Đánh giá năng lực và Thông tin nhân sự.

digiiC&B hỗ trợ các doanh nghiệp phân bổ quỹ lương gắn kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược và chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Với bảng tính tự động, phần mềm lương digiiC&B sẽ hỗ trợ hiệu quả cho công tác thiết kế và điều chỉnh hệ thống, chi tiết tính toán đến từng nhân viên.

Sử dụng hệ thống 3P tiên tiến, hiện đại sẽ giúp DN thu hút và giữ nhân tài trong doanh nghiệp nhờ việc tạo ra sự công bằng, khuyến khích hiệu quả công việc do đãi ngộ tương xứng với đóng góp của nhân viên.

Phần mềm lương digiiC&B được thiết kế linh hoạt cho sử dụng, dễ dàng điều chỉnh các biến số của chính sách. Do đó, phần mềm lương digiiC&B giúp DN dễ dàng thiết lập hệ thống đãi ngộ theo phương pháp 3P hay một biến thể nào khác. Phần mềm hỗ trợ tích hợ, tự động cập nhật đầu vào và tính toán, đơn giản hóa quá trình tính toán.

Một số tính năng chính của phần mềm: 

• Hoạch định quỹ lương
• Thiết kế hệ thống khung, bậc lương
• Thiết lập chính sách đãi ngộ
• Lập bảng tính lương
• Lập/Duyệt bảng lương tháng
• Báo cáo tổng hợp thu nhập
• Chi tiết thu nhập người lao động
• Phiếu lương
• Kết nối KPI và kết quả đánh giá năng lực
• Kết nối Portal

✅Phân hệ quản lý tiền lương của 1Office

Phân hệ quản lý tiền lương của 1Office có những tính năng tiêu biểu như sau:

1.Cài đặt bảng lương

Phân hệ quản lý tiền lương của 1Office

2.Tính – Phê duyệt lương tự động

• Tự động sinh ra bảng lương đã cấu hình vào đầu mỗi tháng.
• Tự động tách dòng nếu một nhân sự trong một tháng hưởng nhiều mức lương khác nhau.
• Kế toán, giám đốc kiểm tra và phê duyệt bảng lương 24/7 ngay trên phần mềm.

3.Trả lương 24/7 qua tài khoản ngân hàng

✅Hệ thống quản lý tiền lương trong AMIS.VN

Phần mềm quản trị nhân sự tiền lương AMIS đến từ công ty cổ phẩn MISA. Amis cho phép doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý tiền lương, giảm thiểu được thời gian tính thuế, bảo hiểm cho nhân sự hàng tháng.

Tính năng của hệ thống quản lý tiền lương của Amis là:

• Tạo nhiều kỳ lương trong một tháng, gửi phiếu lương cho nhân viên trong một thao tác:
• Cán bộ nhân sự có thể gửi trực tiếp phiếu lương cho từng nhân viên đồng thời chỉ qua một thao tác duy nhất.
• Cho phép bổ sung thông tin về các khoản thu nhập, khấu trừ, cũng như đối tượng phụ thuộc của từng nhân viên để phục vụ cho việc theo dõi lương trong kỳ.

Giao diện phần mềm tính lương Amis

Đọc thêm: Top 10 phần mềm tính lương được các doanh nghiệp lớn tin dùng nhất

Phần mềm tính lương FTSHRM

Là sản phẩm đến từ công ty FTSVN, Phần mềm tính lương FTSHRM cho phép doanh nghiệp tính toán lương cho nhân viên như: lương thời gian, lương sản phẩm, lương làm thêm giờ, các phụ cấp,…

Một số chức năng chính của phần mềm FTSHRM là:

• Cập nhật và quản lý các loại công theo tháng
• Tính lương dưới nhiều phương thức khác nhau
• Khai báo đơn giá các loại lương theo chức vụ, theo từng nhân viên.
• Kết nối với phân hệ chấm công để tính toán công làm việc, công làm thêm giờ, công nghỉ theo chế độ, công đi học tập…
• Khai báo và tính các loại phụ cấp
• Khai báo và tính các loại giảm trừ
• Quản lý trích nộp bảo hiểm
• Quản lý thuế thu nhập cá nhân
• Hệ thống báo cáo.

Phần mềm tính lương FTSHRM

Phần mềm tính lương ECOUNT

Phần mềm tính lương Ecount là giải pháp nhân sự, tiền lương thích hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Sử dụng Ecount, doanh nghiệp có thể quản lý, hoạch định nguồn lực kinh doanh tốt hơn. Từ đó doanh nghiệp tăng khả năng tiết kiệm được thời gian, chi phí, để dành cho các hoạt động quan trọng khác. 

Phần mềm tính lương Ecount tập trung vào một số tính năng quan trọng như:

• Thiết lập khoản thu nhập,khoản khấu trừ
• Tính toán lương tự động
• Thiết lập bảng lương với danh sách chi tiết
• Khả năng kết nối chức năng khác: khai báo trên nền tảng chi tiết thanh toán lương.

Phần mềm tính lương ECOUNT