Các yêu cầu thiết yếu của một phần mềm lương thưởng

Last updated on 23/06/2023

Phần mềm lương thưởng là phần mềm giúp doanh nghiệp lập chính sách lương, tính toán tiền lương hàng tháng. Một phần mềm tốt sẽ giúp quản lý sự thay đổi về tiền lương khi chính sách thay đổi hoặc có sự thay đổi về cá nhân của người lao động.

Hầu hết các phần lương thưởng đều cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ về lương bao gồm: Lập bảng chấm công theo thời gian, tính lương theo hệ số hoặc theo mức lương thỏa thuận; Tự động hạch toán chi phí lương, bảo hiểm, thuế TNCN; Lập bảng thanh toán lương, thuế TNCN, bảo hiểm.

Tuy nhiên, phần mềm lương thưởng hiệu quả nhất vẫn sẽ cần những yêu cầu thiết yếu sau:

Thiết lập chính sách lương trên phần mềm lương thưởng

Chính sách lương là một trong những vấn đề cốt lõi mà mọi phần mềm lương cần phải có. Việc này để nhằm quy định về cách thức trả lương trong doanh nghiệp. Chính sách lương cần được cụ thể hóa thành các công thức tính toán tiền lương của người lao động dựa trên các yếu tố trả lương mà công ty quyết định cũng như phương thức trả lương.

Cập nhật thay đổi chính sách và nhân sự

Đôi khi sẽ có thay đổi về chính sách lương, hoặc về nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp. Khi đó, phần mềm lương cần tạo ra những quyết định về lương tương ứng. Tiếp đó phần mềm cần chuyển ra giao diện quyết định lương để phòng Nhân sự duyệt. 

Thời hạn chính sách

Ngoài ra, chính sách lương luôn cần thời hạn – ít nhất là thời điểm bắt đầu áp dụng. Điều này cần được thể hiện tương ứng trong phần mềm. Mỗi quyết định lương đưa ra trong phần mềm đều cần nhập thời điểm áp dụng. Phần mềm sẽ bắt đầu tính lương theo chính sách mới từ thời điểm đó.

Hệ thống báo cáo trên phần mềm lương thưởng

Phần mềm lương thưởng tốt cần có một hệ thống báo cáo chi tiết và đầy đủ theo các cấp độ cá nhân, bộ phận, công ty bao gồm thang bảng lương, các mức lương cố định, lương biến đổi và các hình thức trả lương tùy thuộc vào vị trí và công việc của mỗi cá nhân. Các báo cáo nên được thể hiện thông qua dạng biểu đồ một cách trực quan, động, thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu sắc, có thể kết xuất file để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu và phân tích.

Độ bảo mật cao

Hiện tại, phần mềm tính lương cho doanh nghiệp khá phổ biến. Ở đây phần mềm bao gồm cả phần mềm miễn phí và phần mềm tính phí. Tuy nhiên, đối với những phần mềm tính lương miễn phí, mức độ đầu tư của chúng rất thấp. Điều này dẫn đến khả năng bảo mật không đảm bảo. Khi đó thông tin của doanh nghiệp rất dễ bị hack hoặc mất.

Để được coi là một phần mềm lương tốt thì yếu tố bảo mật là bắt buộc. Phần mềm cần đảm bảo mọi thông tin của doanh nghiệp phải được giữ kín trong quá trình sử dụng. Sự lựa chọn tốt nhất là các phần mềm được cung cấp bởi các nhà cung ứng uy tín. Ngoài ra là phần mềm có sự đánh giá cao của doanh nghiệp đã sử dụng và có sự hỗ trợ, bảo hành trong quá trình sử dụng.

Dễ sử dụng

Đảm bảo nhân viên hiểu, tiếp nhận và sử dụng được phần mềm là không hề dễ dàng. Vì vậy một phần mềm lương tốt không nên quá phức tạp và khó hiểu.

Yếu tố cần quan tâm ở đây là thời gian đào tạo và mức độ áp dụng của nhân viên. Nếu phần mềm rắc rối, phức tạp thì nhân viên rất khó nhớ và không thể đạt hiệu suất như mong muốn.

Do đó, yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ tiếp nhận cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên. Nếu như tốn thời gian và tiền bạc vào việc ứng dụng phần mềm mà hiệu suất không hề đạt được theo kế hoạch thì đây chính là tổn thất lớn đối với mỗi doanh nghiệp.

Tính linh hoạt

Không có bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào luôn dậm chân tại chỗ. Trong kinh doanh sẽ luôn có sự cạnh tranh để phát triển. Trong quá trình này, doanh nghiệp sẽ luôn có những sự thay đổi trong vận hành. Từ đó có thể tối ưu được thời gian và tăng hiệu suất công việc.

Điều này cũng kéo theo sự thay đổi của các các chính sách về lương, nhân sự. Để có thể thích ứng được quá trình này, phần mềm lương tốt cần có tính linh hoạt. Linh hoạt ở đây có thể hiểu là cho phép thay đổi các công thức tính toán. Đồng thời, có thể thay đổi các phương thức trả lương phù hợp với chính sách của doanh nghiệp.

Tích hợp được với các phần mềm khác

Trong CMCN 4.0 hiện nay, việc áp dụng phần mềm giống như một xu thế, là giải pháp mà hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất công việc.

Tầm quan trọng của việc tích hợp

Có thể thấy một số phần mềm mà doanh nghiệp đang dùng phổ biến hiện nay là  CRM, HRI, KPI, …Trong khi đó, để có thể tính toán lương một cách chính xác cho toàn bộ nhân viên thì tất cả các thông tin này đều phải được tập hợp một cách đầy đủ để cung cấp số liệu cho việc tính toán của phần mềm. Điều này có nghĩa phần mềm cần phải được lập trình để có thể phù hợp với tất cả các phần mềm khác.

BI không phù hợp với tất cả

Trên thực tế, yếu tố này không bắt buộc do doanh nghiệp có thể dùng BI để tích hợp mọi thông tin từ các phần mềm trong doanh nghiệp, phần mềm lương chỉ cần kết nối với BI để có thể lấy được dữ liệu cần thiết. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp nhỏ hoặc không có quá nhiều phần mềm thì doanh nghiệp sẽ phải mất thêm một khoản chi phí lớn mà không thể khai thác được toàn bộ chức năng của BI. Do đó, phần mềm tính lương càng có sự tương thích cao thì sẽ càng được lựa chọn và đánh giá cao.

Phần mềm digiiC&B – xây dựng theo phương pháp trả lương 3P

 

DigiiC&B được xây dựng theo phương pháp 3P, liên kết chặt chẽ với các cấu phần của OOC digiiMS bao gồm Cơ cấu tổ chức, KPI và Đánh giá năng lực và Thông tin nhân sự.

Phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp phân bổ quỹ lương gắn kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược và chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Với bảng tính tự động, phần mềm lương digiiC&B sẽ hỗ trợ hiệu quả cho công tác thiết kế và điều chỉnh hệ thống, chi tiết tính toán đến từng nhân viên.

Sử dụng hệ thống 3P tiên tiến, hiện đại sẽ giúp DN thu hút và giữ nhân tài trong doanh nghiệp nhờ việc tạo ra sự công bằng, khuyến khích hiệu quả công việc do đãi ngộ tương xứng với đóng góp của nhân viên.

Được thiết kế linh hoạt cho sử dụng, dễ dàng điều chỉnh các biến số của chính sách. Do đó, phần mềm lương digiiC&B giúp DN dễ dàng thiết lập hệ thống đãi ngộ theo phương pháp 3P hay một biến thể nào khác. Phần mềm hỗ trợ tích hợ, tự động cập nhật đầu vào và tính toán, đơn giản hóa quá trình tính toán.

Tính năng chính của phần mềm lương thưởng:

• Hoạch định quỹ lương
• Thiết kế hệ thống khung, bậc lương
• Thiết lập chính sách đãi ngộ
• Lập bảng tính lương
• Lập/Duyệt bảng lương tháng
• Báo cáo tổng hợp thu nhập
• Chi tiết thu nhập người lao động
• Phiếu lương
• Kết nối KPI và kết quả đánh giá năng lực
• Kết nối Portal

 

Liên hệ

Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS

digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)

Hotline/Zalo: 0886595688