Bên cạnh việc xác định các chỉ số KPI cụ thể, rõ ràng thì triển khai phần mềm KPIs chính là công cụ hướng tới mục tiêu kinh doanh hiệu quả.
KPI – chỉ số đánh giá hiệu quả thực hiện công việc
KPI (Key Performance Indicator) có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, hay còn gọi là chỉ số KPI. Thông thường, mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành chỉ số KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. phần mềm KPI
KPI thường được phát triển theo phương pháp Bảng điểm cân bằng (BSC), theo đó các chiến lược của công ty được cụ thể hóa thành các mục tiêu chiến lược và trình bày dưới dạng bản đồ chiến lược. Từ các mục tiêu đó, doanh nghiệp cụ thể hóa thành các chỉ tiêu cụ thể, với các chỉ số đo lường (kế hoạch) ở cấp công ty, sau đó chia nhỏ xuống cấp bộ phận và cá nhân.
Triển khai phần mềm KPIs – Hướng đi triển khai thành công hệ thống chỉ tiêu KPI
Một hệ thống chỉ tiêu KPI được triển khai thành công hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: mục tiêu kinh doanh, cách thức hoạt động,…Trong đó, phải đảm bảo rằng hệ thống chỉ tiêu này được thiết kế bám sát chiến lược và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Chỉ tiêu KPI ở từng bộ phận, cá nhân khác nhau phải đảm bảo tính phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của bộ phận, cá nhân ấy. Cũng chính vì thế, chiến lược khi doanh nghiệp đề ra phải đủ rõ ràng và cụ thể, là điều kiện để các hoạt động trong tổ chức được diễn ra nhất quán, đơn giản.
Một hệ thống chỉ tiêu KPI sẽ thực sự trở nên hiệu quả và trở thành công cụ quản lý hữu ích cho doanh nghiệp khi được triển khai phần mềm KPIs phù hợp. Phù hợp không chỉ là đầy đủ các tính năng cần thiết, mà còn phải đáp ứng được những nhu cầu khác của doanh nghiệp, như khả năng tích hợp phần mềm CRM, DMS, phần mềm quản lý dự án, phần mềm kế toán hay quản lý sản xuất,…
Thiết lập mục tiêu cho doanh nghiệp
Một CEO sáng suốt luôn hiểu được vai trò của việc xây dựng hệ thống mục tiêu trong việc “chèo lái” doanh nghiệp phát triển đúng hướng. Xây dựng hệ thống mục tiêu là bước cơ bản của một bản kế hoạch kinh doanh. Hệ thống mục tiêu xác định rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp biết phải đi đâu và làm thế nào để tới được đó.
Để có thể đo lường hiệu suất của mình dựa trên KPI, thì điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm là thiết lập các mục tiêu chung mà họ mong muốn đạt được. Mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra sẽ dựa trên mọi khía cạnh của hoạt động trong doanh nghiệp như các khoản chi tiêu, quản lý tài sản, doanh thu,…
Khác với trước kia, khi mà chuyển đổi số chưa thực sự phát triển và được ứng dụng mạnh mẽ trong doanh nghiệp, thiết lập mục tiêu đa phần dựa trên “mindset” của nhà quản lý, sau đó được đưa xuống và triển khai ở các bộ phận cấp dưới. Ngày nay, triển khai phần mềm KPIs sẽ cung cấp công cụ hiệu quả trong việc phục vụ thiết kế các chỉ tiêu, hay nói cách khác là lập kế hoạch cho doanh nghiệp, từ cấp độ công ty đến từng cá nhân.
Mỗi phòng ban hay cá nhân với những đặc điểm và tính chất khác nhau sẽ được xây dựng một bộ chỉ tiêu riêng và phù hợp với chiến lược ban đầu mà doanh nghiệp đã đề ra. Hiểu được điều này, OOC đã cho ra đời phần mềm KPI digiiTeamW để trợ giúp cho doanh nghiệp thực thi chiến lược một cách hiệu quả:
Phần mềm KPI digiiTeamW giúp doanh nghiệp:
- Tạo mục tiêu/chỉ tiêu/đầu việc
- Thiết lập trọng số mục tiêu, chỉ tiêu hay đầu việc
- Thiết lập công thức tính toán và quy đổi kết quả
- Phân công mục tiêu, chỉ tiêu hay đầu việc cho bộ phận hay nhân sự tương ứng
- Cơ chế tạo chỉ tiêu/giao chỉ tiêu hàng loạt với những bộ phận nhiều nhân sự.
- Tự động hóa phân bổ chỉ tiêu theo khung thời gian (từ năm xuống tháng)
- Theo dõi quá trình thực hiện
- Cập nhật trạng thái thực hiện
- Cập nhật kết quả chỉ tiêu hay công việc
- Đánh giá
- Duyệt kết quả đánh giá
- Xếp hạng bộ phận/nhân sự theo kết quả thực hiện
- Báo cáo kết quả
- Dashboard
- Hỗ trợ tương tác trong bộ phận hoặc team dự án cùng thực hiện một mục tiêu
- Hỗ trợ cơ chế nhiều chức danh/nhân sự hoặc kiêm nhiệm
- Cơ chế nhập liệu linh hoạt – nhập tay, import Excel hoặc tích hợp
- Kết xuất dữ liệu và báo cáo đa định dạng
Đầu mỗi năm tài chính là khoảng thời gian quan trọng để các nhà quản lý xác định hướng đi cho tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo. Đây cũng chính là một trong thời điểm để phần mềm KPI phát huy tính hiệu quả cao.
Thực thi và theo dõi thực hiện mục tiêu
Xác định mục tiêu đã là một chuyện. Mục tiêu đó có thực hiện thành công được hay không lại là một câu chuyện khác. Quá trình này được xoay quanh bởi rất nhiều yếu tố mang tính quyết định: thị trường, vị thế doanh nghiệp, trình độ nhân sự, cách thức làm việc,…Khi mà trước kia, công việc được triển khai tại các bộ phận phòng ban luôn được theo dõi, kiểm tra theo cách thủ công. Bởi vì không có hệ thống theo dõi thường xuyên nên cứ đến mỗi kỳ đánh giá, nhà quản lý phải xem lại hiệu suất làm việc của từng phòng ban, cá nhân, sau đó là tiến hành đánh giá.
Đây là công việc tiêu tốn không ít thời gian của nhà quản lý mà hiệu suất cũng không thể đảm bảo chính xác 100%. Những sai số ít nhiều sẽ phần nào đó ảnh hưởng tới chất lượng đánh giá. Thì hiện nay, bằng việc sử dụng phần mềm KPI, quá trình theo dõi kết quả đánh giá hiệu quả công việc trở nên linh hoạt hơn, dựa theo tần suất, thời gian, theo cấp độ. Triển khai phần mềm KPIs cho phép nhập và duyệt số liệu để đo lường hiệu quả công việc một cách dễ dàng và nhanh chóng. Khi quá trình theo dõi trở nên “đơn giản hóa” thì cùng với đó là vô vàn lợi ích khác đi kèm: giảm thiểu thời gian lãng phí, tăng hiệu suất công việc,…
Hệ thống báo cáo hỗ trợ quản lý hiệu quả
Các báo cáo hằng tháng hay báo cáo thường niên là công cụ hữu ích hỗ trợ nhà quản lý theo dõi, so sánh kết quả công việc theo các kỳ, thời điểm khác nhau. Dựa trên những báo cáo này, doanh nghiệp có thể tự nhận xét về tình trạng hoạt động, từ đó đưa ra giải pháp kịp thời cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Một hệ thống báo cáo cụ thể, rõ ràng và chính xác sẽ là bước đệm quan trọng cho tổng thể sự phát triển của doanh nghiệp.
Trước kia, văn bản giấy, take note hay tài liệu excel là giải pháp cho vòng tròn tạo lập, lưu giữ và trích xuất báo cáo. Chúng ta không thể phủ nhận những lợi ích mà các giải pháp này mang lại. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, tần suất thông tin dày đặc, những báo cáo được cập nhật liên tục thì file excel không còn là một công cụ thực sự mang lại hiệu quả. Hiện nay, với sự ra đời của phần mềm KPI, kết quả thực hiện công việc sẽ được thể hiện dưới dạng dashboard với các báo cáo sinh động, đa dạng theo từng cấp độ, theo thời gian, có so sánh giữa các năm.
Phần mềm KPI cho phép thiết lập cách thức xuất dữ liệu các báo cáo đánh giá hiệu quả công việc bằng các biểu mẫu được chuẩn hóa (excel, img, pdf).Chỉ với những cú nhấp chuột đơn giản, nhà quản lý hoàn toàn có thể kiểm tra tình hình hoạt động kinh doanh của những thời điểm về trước, hiện tại cũng như định hướng cho sự phát triển sau này.
