Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Việc lựa chọn mô hình phù hợp giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tối ưu nguồn lực và tăng trưởng bền vững. Vì vậy, việc tự xây dựng cơ cấu tổ chức là một trong những yếu tố then chốt mà các lãnh đạo cần quan tâm xây dựng và phát triển.
Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là cách một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan được sắp xếp để thực hiện các hoạt động và đạt được mục tiêu của mình. Nó bao gồm việc phân chia nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức và xác định cách thức phối hợp giữa họ.
Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức
- Phải phù hợp luật pháp Nhà nước
- Phải phù hợp với cơ chế quản trị của doanh nghiệp
- Phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh & quy mô doanh nghiệp
- Có mục tiêu thống nhất
- Chế độ trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi rõ ràng
- Có tính tập trung thống nhất
- Có cơ chế kiểm soát hữu hiệu
- Mang tính hiệu quả
Vai trò của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
- Cơ cấu tổ chức giúp định hướng chiến lược và quản trị hiệu quả. Nó giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ của từng phòng ban.
- Một “cây” cơ cấu tốt sẽ giúp phân công nhiệm vụ rõ ràng. Điều này giúp tránh trùng lập các công việc giữa các phòng ban, từ đó đảm bảo tính chuyên môn hóa cao.
- Cơ cấu tổ chức giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình làm việc bài bản. Như vậy mới có thể đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
- Khi trách nhiệm được phân định rõ ràng, nhân viên sẽ có động lực làm việc hơn. Đồng thời, ban lãnh đạo có thể dễ dàng giám sát hiệu suất và đánh giá kết quả của từng cá nhân, bộ phận.
Một số mô hình cơ cấu tổ chức
Tùy vào quy mô và lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức tương đương. Dưới đây là một số mô hình cơ cấu tổ chức thường gặp.
Tổ chức theo chức năng nhiệm vụ
– Ưu điểm
- Hiệu quả tác nghiệp cao.
- Phát huy ưu điểm của chuyên môn hóa.
- Ŀơn giản hóa việc đào tạo chuyên gia.
- Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên.
– Nhược điểm
- Mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng.
- Cán bộ chức năng thường coi trọng lĩnh vực của mình.
- Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng.
- Chuyên môn hóa quá mức.
- Hạn chế phát triển đội ngũ nhân viên
- Trách nhiệm khó xác định
Tổ chức theo sản phẩm
– Ưu điểm
- Qui trách nhiệm dễ dàng
- Phối hợp hành động giữa các bộ phận hiệu quả hơn.
- Tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển các nhà quản lý chung.
- Các đề xuất của doanh nghiệp dễ được thông hiểu hơn.
- Khách hàng sẽ lưu ý nhiều hơn khi ra quyết định
– Nhược điểm
- Tranh giành nguồn lực giữa các nhà quản lý sản xuất.
- Phát triển ít nhà quản lý chuyên trách.
- Một số mục tiêu và chiến lược nhất định có thể bị coi nhẹ.
Mô hình tổ chức theo địa bàn hoạt động
– Ưu điểm
- Đề ra mục tiêu và chương trình hành động phù hợp các thị trường cụ thể.
- Phối hợp hành động các bộ phận chức năng và hướng các hoạt động này vào các thị trường cụ thể.
- Đào tạo nhà quản lý chung thuận lợi.
- Giảm bớt nghiệp vụ tại địa phương.
– Nhược điểm
- Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng
- Phải có nhiều nhà quản lý
- Công việc có thể bị trùng lặp.
- Khó duy trì việc đề ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung
Tổ chức theo khách hàng
– Ưu điểm
- Hiểu biết khách hàng tốt hơn.
- Chú trọng khách hàng khi ra quyết định.
- Hiệu quả lớn trong việc định hướng nổ lực về bán hàng.
– Nhược điểm
- Tranh giành nguồn lực
- Thiếu chuyên môn hóa
- Không thích hợp với các lĩnh vực hoạt động khác ngoài Marketing và bán hàng.
Tổ chức theo đơn vị kinh doanh chiến lược tổ chức theo các phân khúc thị trường
– Ưu điểm: Tương tự mô hình theo sản phẩm.
– Nhược điểm: Tính phức tạp và công việc bị trùng lặp
Mô hình hỗn hợp kết hợp nhiều mô hình trên
– Ưu điểm
- Lợi dụng ưu điểm và giảm bớt được nhược điểm của những mô hình riêng lẻ.
- Xử lý được các tình huống hết sức phức tạp
- Tác dụng tốt đối với các doanh nghiệp lớn.
- Chuyên môn hóa cơ cấu tổ chức.
– Nhược điểm
- Cơ cấu tổ chức có thể phức tạp.
- Có thể dẫn tới hình thành các doanh nghiệp quá nhỏ.
- Tăng nhược điểm của mỗi loại hình hơn là ưu điểm
Mô hình theo ma trận
– Ưu điểm
- Kết hợp hai hay nhiều mô hình thuần túy.
- Các nhà quản lý viên thuộc cùng mô hình đều ngang hàng nhau, báo cáo cùng một cấp thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực họ phụ trách.
– Nhược điểm
- Vi phạm nguyên tắc “thống nhất chỉ huy”.
- Khắc phục nhược điểm
- Mỗi công nhân viên phải hiểu thấu đáo thẩm quyền của từng nhà quản lý.
- Ban lãnh đạo tối cao phải đảm bảo công nhân viên hiểu điều trên và không nhà quản lý nào lấn át quyền hành của người khác
=> Với mỗi doanh nghiệp sẽ có mục tiêu phát triển khác nhau. Vì vậy, việc tự xây dựng cơ cấu tổ chức là vô cùng quan trọng. Tự xây dựng cơ cấu tổ chức dưới sự hướng dẫn của các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực này sẽ hỗ trợ được cho các doanh nghiệp rất lớn.
Cách lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp
Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực và tăng trưởng bền vững. Để xác định mô hình phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các yếu tố dưới đây.
- Xác định quy mô và ngành nghề kinh doanh
- Đánh giá mức độ phức tạp của công việc
- Xem xét văn hóa doanh nghiệp
- Liên tục điều chỉnh và cải tiến
Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tận dụng tối đa nguồn lực và tạo điều kiện phát triển bền vững. Một doanh nghiệp không chỉ cần một cơ cấu tổ chức phù hợp ngay từ đầu mà còn phải linh hoạt điều chỉnh để thích ứng với sự thay đổi của thị trường.
Đọc thêm:
